Sistem POS Terbaik 2022
Diterbitkan: 2022-03-11Sudah lama berlalu ketika sistem POS hanya terdiri dari mesin kasir dan mungkin pembaca kartu. Sistem POS modern menawarkan lebih banyak fitur daripada yang pernah Anda pikirkan, mulai dari pemrosesan pembayaran sederhana, hingga penanganan waktu karyawan Anda, hingga pelacakan inventaris (dan mengirim email ke vendor saat Anda kehabisan stok!).
Namun, tidak setiap bisnis mendapat manfaat dari membeli semua lonceng dan peluit, dan terkadang itu lebih merepotkan daripada nilainya. Itulah mengapa sangat penting untuk mengetahui apa yang biasanya ditawarkan, apa yang penting dan apa yang tidak, dan siapa yang akan menemukan kegunaan paling banyak untuk setiap fitur.
Pentingnya memilih sistem POS yang baik tidak dapat dilebih-lebihkan jika Anda ingin bisnis Anda berkembang: Anda akan dapat merampingkan proses checkout, menyimpan semua transaksi dan data Anda di satu tempat, meningkatkan layanan pelanggan Anda tanpa berkeringat, di antara banyak keuntungan lainnya.
Tapi bagaimana memilih? Baca terus untuk mengetahui sistem POS mana yang menjadi favorit kami dan untuk panduan yang lebih umum tentang apa yang harus diwaspadai.
Sistem POS terbaik
Shopify adalah salah satu platform e-niaga paling populer, jadi tidak mengherankan jika POS-nya juga menjadi tujuan bagi banyak pengguna.
Namun, aplikasi POS berjalan seiring dengan perangkat keras Shopify yang dapat Anda sewakan dengan markup – tetapi juga berfungsi pada perangkat iOS dan Android, membuatnya nyaman untuk digunakan di toko online dan toko fisik.
POS sangat mudah digunakan: mendaftar untuk sebuah akun (ada uji coba 90 hari gratis yang memungkinkan Anda melihat bagaimana Shopify sesuai dengan kebutuhan Anda) dan menginstal aplikasi. Fitur yang Anda dapatkan akan sangat bergantung pada paket yang Anda pilih, dan perbedaan harga sangat signifikan: paket Basic Shopify ($29/bln) memiliki, yah, semua dasar yang Anda butuhkan.
Paket Dasar tidak memiliki laporan profesional, termasuk dalam paket Shopify ($79/bln), serta tarif pengiriman terhitung pihak ketiga yang unik untuk paket Shopify Lanjutan ($299/bln). Rencana yang berbeda juga mencakup volume yang berbeda dari lokasi yang didukung dan akun staf.
Selain itu, semakin mahal paket Anda, semakin sedikit Anda membayar dengan kartu kredit dan biaya lainnya. Harga ini (ditampilkan sebagai persentase, ditambah jumlah dalam dolar dan sen) bisa sangat membingungkan untuk dihitung, yang cenderung membuat beberapa orang kecewa karena tidak jelas apakah paket Lanjutan yang jauh lebih mahal akan menghemat uang Anda dibandingkan dengan, katakanlah, rencana tengah.
Keuntungan terbesar Square adalah gratis. Tentu saja, itu bukan model bisnis yang menguntungkan, jadi mereka menebusnya dengan menagih Anda persentase dari semua pembayaran melalui sistem mereka – lebih tepatnya, 2,6% + 10 sen per pembayaran dengan Terminal Persegi.
Apakah ini cocok untuk Anda atau tidak akan sangat bergantung pada pembayaran rata-rata, karena Anda mungkin mendapati diri Anda membayar lebih banyak biaya secara signifikan daripada yang Anda lakukan untuk paket pembayaran bulanan.
Proses penyiapan untuk semua perangkat keras Square cukup mudah bagi siapa saja untuk bangun dan berjalan dalam waktu singkat, dan Anda juga harus menginstal aplikasi Android atau iOS, membuat akun, dan mulai memasukkan inventaris Anda.
Selain itu, semua pelanggan seluler dan ritel mendapatkan Square Reader, perangkat keras paling dasar, gratis. Jika Anda ingin menaikkannya, Anda dapat memilih antara Terminal Kotak, yang memungkinkan Anda menerima pembayaran dan mencetak tanda terima, dan Daftar Kotak, yang menawarkan semua fitur sistem POS yang terintegrasi penuh.
Hambatan masuk yang rendah menjadikan Square POS pilihan tepat untuk bisnis yang hanya sesekali memproses pembayaran kartu kredit.
Dibandingkan dengan contoh kami sebelumnya, ShopKeep mungkin tampak cukup mahal, dengan paket paling dasar mulai dari $69/bln.
Namun, POS ini tidak ditujukan untuk bisnis yang sangat kecil, melainkan restoran, bar, dan sejenisnya.
ShopKeep menghadirkan sistem hybrid yang cepat dan responsif yang dapat berbasis cloud atau diinstal secara lokal, tergantung pada preferensi pelanggan.
Bersamaan dengan Register, ShopKeep juga menawarkan back office yang komprehensif yang memungkinkan Anda menangani karyawan dan pelanggan Anda, serta memberi Anda gambaran umum tentang bisnis Anda beserta laporannya.
Adapun inventaris, Anda tidak hanya dapat melacak item Anda, tetapi Anda juga dapat mengatur apa yang disebut titik pemesanan ulang, di mana Anda menyatakan vendor dan jumlah yang Anda butuhkan untuk memesan setelah item hampir habis. Ini juga memungkinkan Anda menambahkan item terpisah, lalu menggabungkannya menjadi satu, seperti saat Anda membuat keranjang hadiah.
Seperti yang kami katakan, harga mulai dari $69/bln untuk paket Dasar dan naik menjadi $199/bln untuk paket Lanjutan, dengan paket Esensial mulai dari $99/bln. Masing-masing biaya ini dihitung per register yang dilengkapi POS, sehingga jumlahnya cenderung bertambah, apalagi dengan biaya transaksi dan minimum bulanan. Inilah mengapa ShopKeep dianggap sebagai pilihan sempurna bagi mereka yang dapat memanfaatkan semua fitur mereka secara maksimal (terutama yang tidak akan mereka temukan di tempat lain).
Lightspeed menawarkan solusi POS untuk bisnis restoran dan ritel dengan mempertimbangkan kebutuhan individu (walaupun Anda juga bisa mendapatkan paket yang sudah jadi). Tingkat personalisasi yang akan Anda dapatkan akan tergantung pada apa yang Anda minta dari mereka, tetapi ini berarti Anda akan membutuhkan kerja sama yang lebih erat dengan Lightspeed untuk mewujudkannya – dan itu juga berarti harga dihitung berdasarkan kasus per kasus, mulai dari $59/bln untuk restoran dan $69/bln untuk bisnis ritel.
Jika Anda adalah penggemar Apple, Anda akan menyukai pendekatan Lightspeed: kit ini berbasis Mac dan semua perangkat lunak dirancang untuk berjalan di iOS atau Mac OS, dan baik Windows maupun Android saat ini tidak didukung.
Sistem ini terintegrasi secara profesional, artinya konsultan mereka akan datang dan melakukan penyiapan untuk Anda, serta memberi Anda ikhtisar dasar dari semua yang telah Anda beli.
Jika Anda pernah membeli sesuatu secara online, kemungkinan Anda memiliki akun PayPal. Inilah salah satu alasan mengapa sistem POS-nya sangat nyaman: kebanyakan orang sudah memiliki akun, ini terintegrasi dengan baik dengan layanan PayPal lainnya, dan jika Anda telah menggunakan akun tersebut dengan teratur hingga sekarang, menggunakan aplikasi POS selulernya cukup intuitif.
Anda akan memerlukan pembaca kartu PayPal, yang dibeli melalui perusahaan atau pengecer tertentu, serta aplikasi seluler (tersedia di App Store dan Google Play). Anda dapat memilih dari empat pembaca kartu yang berbeda, mulai dari $19,99 (hanya membutuhkan kartu gesek) hingga $99,99 (memiliki keypad untuk PIN).
Tidak ada biaya bulanan, tetapi PayPal akan menagih Anda 2,7% (tanpa biaya tetap tambahan!) dari setiap gesekan, chip, ketuk, dan pembayaran check-in, biaya 3,5% + $0,15 untuk pembayaran yang dimasukkan secara manual, mata uang 2,5% biaya konversi, dan $20 tetap untuk tolak bayar (pengembalian dana dikenakan biaya transaksi awal).
Kelemahan lain adalah biaya lintas batas pada kartu non-AS. Plus, pengguna telah melaporkan masalah dengan stabilitas akun, sesuatu yang tidak dialami oleh banyak penyedia POS lainnya.
Memilih perangkat keras POS yang Tepat
Kami telah menyebutkan bahwa POS sekarang jauh melampaui apa yang ditawarkan dalam beberapa iterasi awalnya. Saat ini, sistem POS memiliki serangkaian pilihan dan kemungkinan, mencakup semua hal pembayaran, tetapi seringkali juga inventaris, waktu karyawan dan bahkan penggajian, dan pengaturan pelanggan. Ini berarti Anda perlu mencari tahu perangkat keras mana yang Anda butuhkan yang dapat mendukung semua opsi ini – atau setidaknya yang Anda butuhkan.
Pilihan pertama adalah antara mobile dan desktop, karena keduanya memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing.
● Desktop. Masalah utama di sini adalah bahwa desktop memakan ruang. Ini berarti Anda perlu mencari tempat dan benar-benar berkomitmen untuk itu, karena mereka tidak mudah dipindahkan. Ini, tentu saja, berarti mereka adalah pilihan terbaik untuk bisnis fisik, karena banyak penyedia POS menawarkan fitur yang lebih kuat di desktop, dan versi yang lebih kecil di ponsel.
● Ponsel. Di sisi lain, jika Anda adalah tipe bisnis yang terus bergerak, seperti penjual dari pintu ke pintu, Anda akan mendapat manfaat dari memiliki sistem seluler seperti tablet dengan pembaca kartu. Mereka juga cukup berguna selama hari-hari sibuk di toko untuk menambahkan opsi checkout tambahan. Jika bisnis Anda relatif kecil dan/atau memiliki lebih sedikit inventaris, Anda mungkin mendapat manfaat dari versi seluler yang lebih murah secara keseluruhan, sedangkan desktop akan membebani Anda lebih banyak di awal dan sepanjang masa pakainya.
● Hibrida. Tentu saja, tidak ada alasan untuk memilih jika Anda tidak mau. Banyak pengecer besar menggunakan POS desktop dan seluler, terutama jika mereka memiliki beberapa lokasi. Jika Anda dapat menemukan kegunaan keduanya, mengapa tidak menggunakan pendekatan gabungan?
Periferal
Setelah pilihan paling dasar ini dibuat, Anda masih harus memilih di antara semua periferal berbeda yang ditawarkan. Harga tergantung pada produsen, apakah termasuk dalam paket bulanan atau tidak, dan pada tingkat kerumitannya.
● Pembaca kartu kredit. Ini adalah keharusan mutlak; banyak orang tidak membawa uang tunai, dan Anda tidak ingin kehilangan penjualan hanya karena Anda tidak menerima kartu (seperti yang biasa terjadi di hampir semua tempat).
Selain itu, strip magnetik sedang menuju penghentian produksi (karena jumlah transaksi yang tidak dapat diabaikan ternyata penipuan) sehingga orang beralih ke kartu chip EMV, yang dimaksudkan untuk mengurangi penipuan kartu kredit. Oleh karena itu, pembaca kartu juga harus menerima pembayaran chip EMV.
● Pilihan pembayaran lainnya. Ini termasuk pembayaran tanpa kontak, seperti ketuk dan bayar, dan pembayaran seluler, atau pembayaran komunikasi jarak dekat (NFC). Ini tidak hanya mencakup smartphone, tetapi juga key fobs, gelang, dan tag, antara lain. Pembayaran NFC dianggap lebih aman daripada transaksi chip EMV, karena biasanya dienkripsi melalui tokenisasi.
● Laci uang. Banyak orang masih membayar tunai, dan laci uang yang aman adalah suatu keharusan untuk toko batu bata dan mortir.
● Printer tanda terima. Tanda terima sekolah lama tidak lagi diperlukan seperti dulu, terutama dengan munculnya tanda terima yang dikirim melalui SMS dan email. Yang terakhir juga mencemari secara signifikan lebih sedikit daripada pendahulunya. Namun, beberapa yurisdiksi masih memerlukan tanda terima tercetak, jadi periksa apakah ini berlaku untuk Anda sebelum membeli.
● Pemindai kode batang. Meskipun mereka tidak penting, terutama untuk usaha kecil dan menengah, mereka masih cukup berguna ketika Anda ingin merampingkan proses checkout. Anda dapat memilih antara pemindai stasioner, di mana kode batang item harus melewatinya, atau pemindai genggam yang sangat berguna saat memeriksa barang besar. Tentu saja, Anda juga dapat memilih keduanya, tergantung pada kebutuhan Anda.
● Dudukan tablet. Meskipun mungkin tampak tidak penting dibandingkan dengan opsi perangkat keras lain yang telah kami daftarkan, jika Anda menggunakan sistem seluler, sama sekali tidak perlu untuk menahannya terus-menerus.
Fitur khusus yang dapat Anda pilih
Setelah perangkat keras Anda dipilih, Anda masih harus memilih di antara pendekatan yang berbeda, termasuk rencana pembayaran yang berbeda, integrasi perangkat lunak, dan fitur khusus yang mungkin tidak didukung oleh semua penyedia.
● Sistem berbasis cloud vs di tempat. Opsi terakhir akan segera ketinggalan zaman, karena keunggulan yang ditawarkan sistem berbasis cloud. Sistem berbasis cloud menawarkan Anda akses dari mana saja, asalkan Anda memiliki koneksi internet, dan tidak memerlukan perawatan ekstra dari Anda, artinya Anda dapat menjalankan bisnis Anda dari jarak jauh jika perlu. Namun, Anda juga bergantung pada koneksi internet yang baik (walaupun beberapa penyedia juga menawarkan mode offline, tetapi ini tentu bukan norma). Namun, Anda harus ingat bahwa sangat sedikit bisnis yang berhadapan dengan pelanggan yang mendapat manfaat dari manfaat sistem di lokasi, terutama saat mempertimbangkan biaya dan persyaratan penyiapan dan pemeliharaan.
● Software-as-a-Service (SaaS) vs Lisensi Perangkat Lunak. Ini adalah pilihan antara membayar biaya bulanan untuk versi SaaS, yang sejalan dengan sistem berbasis cloud, dan mendapatkan semua pembaruan dan peningkatan saat diluncurkan, versus membeli lisensi perangkat lunak yang memberi Anda produk apa adanya. , menjadikan Anda pemiliknya, tetapi tanpa dukungan berkelanjutan yang ditawarkan SaaS. Selain itu, banyak penyedia mengharuskan Anda untuk memperbarui lisensi Anda secara berkala, sehingga penghematan apa pun yang dapat Anda lakukan akan seimbang dalam jangka panjang.
● Dukungan pelanggan. Banyak penyedia sistem POS akan mengenakan biaya tambahan untuk dukungan pelanggan yang berkelanjutan, tetapi jika Anda tidak memiliki tim TI khusus yang dapat menangani setidaknya masalah paling umum, Anda mungkin mendapat manfaat dari membayar ekstra untuk ketenangan pikiran. Namun, idealnya, penyedia tidak akan membebankan biaya untuk dukungan pelanggan sama sekali – jika memungkinkan, cari opsi ini.
● Integrasi perangkat lunak yang berbeda. Anda mungkin percaya bahwa Anda tidak benar-benar membutuhkan salah satu dari yang berikut ini, tetapi jika Anda menggunakannya secara teratur, memilikinya terintegrasi dengan sistem POS Anda dapat membuat hidup Anda jauh lebih mudah di kemudian hari. Misalnya, banyak sistem terintegrasi dengan alat akuntansi, sementara bisnis yang ingin berkembang menjadi toko online harus melihat integrasi e-niaga juga. Mungkin Anda bahkan akan mendapat manfaat dari penerapan program loyalitas bagi pelanggan Anda agar mereka tetap kembali kepada Anda – dengan cara ini, sistem POS dengan fitur tambahan ini memberikan hasil lebih dari yang mungkin Anda harapkan.
● Fitur khusus. Restoran atau toko roti dapat memperoleh manfaat dari memiliki sistem yang memberikan peringatan saat stok hampir habis, sementara beberapa sistem POS bahkan memungkinkan Anda mengatur info kontak vendor Anda dan memesan pengiriman baru secara otomatis. Jika kedai kopi Anda, misalnya, memiliki beberapa pesanan yang relatif umum, Anda juga dapat mengaturnya terlebih dahulu sehingga Anda tidak perlu memasukkan setiap item secara manual.
Analisis ritel juga berguna jika Anda ingin melacak item mana yang berkinerja lebih baik daripada yang lain untuk menyesuaikan harga yang sesuai, atau bahkan untuk mengetahui jalan mana yang harus diambil saat Anda mengembangkan bisnis.
Jebakan umum yang harus diwaspadai
Sayangnya, seperti yang lainnya, memilih sistem POS yang sempurna untuk bisnis Anda memiliki beberapa jebakan yang relatif umum – baik yang dapat Anda hadapi karena kurangnya pengalaman, atau yang dirancang untuk memikat Anda dan memanfaatkan Anda. Keduanya harus dihindari, tetapi yang terakhir adalah pilihan yang lebih berbahaya dari keduanya. Mengetahui apa ini sangat membantu mencegah Anda dari kemungkinan melakukan beberapa kesalahan yang merugikan.
● Tersembunyi dan/atau biaya tinggi. Banyak pemroses pembayaran akan membebankan biaya kepada Anda untuk pembayaran kartu kredit, terutama jika mereka tidak membebankan biaya bulanan sama sekali. Yang paling umum adalah biaya yang mengambil persentase dari setiap transaksi, ditambah biaya tetap (biasanya 10 hingga 40 sen dolar, tergantung pada penyedianya).
Jika Anda menangani banyak transaksi kecil, misalnya menjual suvenir, biaya tetap yang ditambahkan dapat membuat Anda lebih mahal daripada nilainya. Dalam hal ini, cari biaya yang hanya persentase. Namun, itu biasanya musuh bisnis yang menjual barang-barang mahal.
Kuncinya di sini adalah mengenali mereka dan beradaptasi, berdasarkan situasi Anda. Beberapa penyedia akan menagih Anda untuk dukungan pelanggan, yang bisa menjadi kejutan buruk jika Anda tidak mengetahui hal ini sebelumnya. Last but not least, jangan lupa untuk memeriksa apakah pajak lokal Anda sudah termasuk dalam harga bulanan atau tidak.
● Kontrak panjang. Ini mungkin tampak lebih murah daripada berlangganan bulanan, tetapi biasanya terbayar dalam jangka panjang. Penyedia yang menawarkan kontrak panjang biasanya menetapkan biaya pemrosesan kartu kredit mereka lebih tinggi dari standar industri, meningkatkan biaya untuk dukungan dan/atau beberapa fitur dasar, dan membebankan biaya tambahan (dengan margin yang lebar) kepada Anda untuk penghentian dini. Dalam kebanyakan kasus, mendapatkan paket bulanan dengan penyedia SaaS POS adalah tindakan terbaik.
● Memiliki langsung. Ada sangat sedikit manfaat untuk memiliki POS Anda secara langsung daripada menyewanya secara bulanan (atau bahkan tahunan) kecuali Anda adalah 500+ karyawan pabrik yang tidak bekerja dengan pelanggan akhir. Anda berisiko membayar sejumlah besar uang hanya untuk pengembang perangkat lunak untuk menghentikan produk itu atau bahkan keluar dari bisnis, undang-undang baru memaksa Anda untuk memperbarui perangkat lunak Anda dengan biaya yang lebih tinggi, atau sistem POS tidak cocok untuk bisnis Anda (yang mungkin sulit dievaluasi sebelum digunakan secara rutin). Semua ini adalah bahaya yang sangat nyata yang dapat membebani Anda lebih dari yang Anda perkirakan, dan penghematan yang Anda lakukan dibandingkan dengan menyewa bulanan dengan cepat hilang.