Beste Kassensysteme von 2022
Veröffentlicht: 2022-03-11Die Zeiten, in denen POS-Systeme nur aus einer Kasse und vielleicht einem Kartenleser bestanden, sind längst vorbei. Moderne POS-Systeme bieten mehr Funktionen, als Sie jemals für nötig gehalten hätten, von der einfachen Zahlungsabwicklung über die Verwaltung der Zeit Ihrer Mitarbeiter bis hin zur Bestandsverfolgung (und E-Mails an Lieferanten, wenn der Vorrat knapp wird!).
Allerdings profitiert nicht jedes Unternehmen vom Kauf aller Glocken und Pfeifen, und manchmal ist es mehr Ärger als es wert ist. Aus diesem Grund ist es von größter Bedeutung zu wissen, was häufig angeboten wird, was wesentlich ist und was nicht, und wer die jeweilige Funktion am meisten nutzt.
Die Bedeutung der Wahl eines guten POS-Systems kann nicht genug betont werden, wenn Sie möchten, dass Ihr Unternehmen floriert: Sie können den Bezahlvorgang rationalisieren, alle Ihre Transaktionen und Daten an einem Ort aufbewahren, Ihren Kundenservice verbessern, ohne ins Schwitzen zu geraten, unter vielen anderen Vergünstigungen.
Aber wie wählen? Lesen Sie weiter, um herauszufinden, welche POS-Systeme unsere Favoriten sind, und um eine allgemeinere Anleitung zu erhalten, worauf Sie achten sollten.
Die besten Kassensysteme
Shopify ist eine der beliebtesten E-Commerce-Plattformen überhaupt, daher sollte es nicht überraschen, dass der POS auch für viele Benutzer die Anlaufstelle ist.
Die POS-App geht jedoch Hand in Hand mit Shopify-Hardware, die Sie gegen einen Aufschlag mieten können – sie funktioniert aber auch auf iOS- und Android-Geräten, sodass sie sowohl in Online- als auch in stationären Geschäften bequem verwendet werden kann.
Der POS ist unglaublich einfach zu bedienen: Melden Sie sich für ein Konto an (es gibt eine kostenlose 90-Tage-Testversion, mit der Sie sehen können, wie Shopify Ihren Anforderungen entspricht) und installieren Sie die App. Die Funktionen, die Sie erhalten, hängen stark von dem von Ihnen ausgewählten Plan ab, und die Preisunterschiede sind erheblich: Der Basic Shopify-Plan ($ 29 / Monat) hat, nun ja, alle Grundlagen, die Sie brauchen.
Dem Basic-Plan fehlen professionelle Berichte, die im Shopify-Plan (79 $/Monat) enthalten sind, sowie von Drittanbietern berechnete Versandkosten, die nur für den Advanced Shopify-Plan gelten (299 $/Monat). Die verschiedenen Pläne beinhalten auch unterschiedliche Volumina an unterstützten Standorten und Mitarbeiterkonten.
Je teurer Ihr Plan ist, desto weniger zahlen Sie außerdem an Kreditkarten- und anderen Gebühren. Diese Preise (angezeigt in Prozent, plus einem Betrag in Dollar und Cent) können sehr verwirrend zu berechnen sein, was einige Leute eher abschreckt, da unklar ist, ob Sie mit dem deutlich teureren Advanced-Plan Geld sparen im Vergleich zu beispielsweise der Mittelplan.
Der größte Vorteil von Square ist, dass es kostenlos ist. Das ist natürlich nicht gerade ein lukratives Geschäftsmodell, also machen sie das wett, indem sie Ihnen einen Prozentsatz aller Zahlungen über ihr System in Rechnung stellen – genauer gesagt 2,6 % + 10 Cent pro Zahlung mit einem Square Terminal.
Ob dies für Sie geeignet ist oder nicht, hängt stark von der durchschnittlichen Zahlung ab, da Sie möglicherweise deutlich mehr Gebühren zahlen als bei einem monatlichen Zahlungsplan.
Der Einrichtungsprozess für alle Square-Hardware ist so einfach, dass jeder sie in kürzester Zeit in Betrieb nehmen kann, und Sie müssen auch die Android- oder iOS-App installieren, ein Konto erstellen und mit der Eingabe Ihres Inventars beginnen.
Darüber hinaus erhalten alle Mobil- und Einzelhandelskunden kostenlos einen Square Reader, die einfachste Hardware. Wenn Sie es aufrüsten möchten, können Sie zwischen einem Square Terminal wählen, mit dem Sie Zahlungen akzeptieren und Quittungen drucken können, und einem Square Register, das alle Funktionen eines vollständig integrierten Kassensystems bietet.
Die niedrige Eintrittsbarriere macht Square POS zu einer großartigen Wahl für Unternehmen, die nur gelegentlich Kreditkartenzahlungen verarbeiten.
Im Vergleich zu unseren vorherigen Beispielen mag ShopKeep ziemlich teuer erscheinen, wobei der einfachste Plan bei 69 $/Monat beginnt.
Allerdings richtet sich dieser POS nicht an Kleinstunternehmen, sondern eher an Restaurants, Bars und Co.
ShopKeep bietet ein schnelles, reaktionsschnelles Hybridsystem, das je nach Kundenwunsch entweder cloudbasiert oder lokal installiert sein kann.
Neben dem Register bietet ShopKeep auch ein umfassendes Backoffice, mit dem Sie Ihre Mitarbeiter und Kunden verwalten und Ihnen einen Überblick über Ihr Geschäft sowie Berichte geben können.
Was den Lagerbestand betrifft, so können Sie nicht nur Ihre Artikel verfolgen, sondern auch sogenannte Nachbestellpunkte festlegen, bei denen Sie den Lieferanten und die Menge angeben, die Sie bestellen müssen, wenn ein Artikel zur Neige geht. Außerdem können Sie separate Artikel hinzufügen und sie dann zusammen bündeln, z. B. beim Erstellen von Geschenkkörben.
Wie gesagt, die Preise beginnen bei 69 $/Monat für den Basic-Plan und steigen auf 199 $/Monat für den Advanced-Plan, wobei der Essential-Plan 99 $/Monat kostet. Jede dieser Gebühren wird pro Kasse berechnet, die vom POS ausgestattet ist, sodass sich der Betrag tendenziell summiert, insbesondere bei Transaktionsgebühren und monatlichen Mindestbeträgen. Aus diesem Grund gilt ShopKeep als die perfekte Option für diejenigen, die alle ihre Funktionen maximal nutzen können (insbesondere diejenigen, die sie anderswo nicht finden würden).
Lightspeed bietet POS-Lösungen für Restaurant- und Einzelhandelsunternehmen unter Berücksichtigung individueller Bedürfnisse (obwohl Sie auch vorgefertigte Pakete erhalten können). Der Grad der Personalisierung, den Sie erhalten, hängt davon ab, was Sie von ihnen verlangen, aber das bedeutet, dass Sie eine engere Zusammenarbeit mit Lightspeed benötigen, um dies zu erreichen – und es bedeutet auch, dass der Preis von Fall zu Fall berechnet wird, beginnend bei 59 $/Monat für Restaurants und 69 $/Monat für Einzelhandelsgeschäfte.
Wenn Sie ein Apple-Fan sind, wird Ihnen der Ansatz von Lightspeed gefallen: Das Kit ist Mac-basiert und die gesamte Software wurde entwickelt, um entweder auf iOS oder Mac OS zu laufen, und weder Windows noch Android werden derzeit unterstützt.
Das System ist professionell integriert, was bedeutet, dass der Berater kommt und die Einrichtung für Sie vornimmt und Ihnen einen grundlegenden Überblick über alles gibt, was Sie gekauft haben.
Wenn Sie jemals etwas online gekauft haben, haben Sie wahrscheinlich ein PayPal-Konto. Dies ist einer der Gründe, warum das POS-System so praktisch ist: Die meisten Menschen haben bereits ein Konto, es lässt sich gut in andere PayPal-Dienste integrieren, und wenn Sie das Konto bisher regelmäßig verwendet haben, ist die Verwendung der mobilen POS-App recht intuitiv.
Sie benötigen einen PayPal-Kartenleser, der entweder über das Unternehmen oder ausgewählte Einzelhändler erworben wurde, sowie die mobile App (erhältlich im App Store und bei Google Play). Sie können aus vier verschiedenen Kartenlesern wählen, die von 19,99 $ (nur Magnetkarten) bis 99,99 $ (mit einer Tastatur für die PIN) reichen.
Es fallen keine monatlichen Gebühren an, aber PayPal berechnet Ihnen 2,7 % (ohne zusätzliche Pauschalgebühr!) von jeder Swipe-, Chip-, Tap- und Check-in-Zahlung, eine Gebühr von 3,5 % + 0,15 $ für manuell eingegebene Zahlungen, eine Währung von 2,5 % Umwandlungsgebühr und eine Pauschale von 20 $ für Rückbuchungen (Rückerstattungen kosten die ursprüngliche Transaktionsgebühr).
Ein weiterer Nachteil ist die grenzüberschreitende Gebühr für Nicht-US-Karten. Außerdem haben Benutzer Probleme mit der Kontostabilität gemeldet, auf die nicht viele andere POS-Anbieter stoßen.
Auswahl der richtigen POS-Hardware
Wir haben erwähnt, dass POS jetzt weit über das hinausgeht, was in den ersten paar Iterationen angeboten wurde. Heutzutage hat ein Kassensystem eine ganze Reihe von Optionen und Möglichkeiten, die alle Aspekte des Zahlungsverkehrs umfassen, aber oft auch Inventar, Mitarbeiterzeit und sogar Gehaltsabrechnung und Kundeneinstellungen. Das bedeutet, dass Sie herausfinden müssen, welche Hardware Sie benötigen, die alle diese Optionen unterstützen kann – oder zumindest die, die Sie benötigen.
Die erste Wahl ist zwischen Mobil und Desktop, da beide ihre eigenen Vor- und Nachteile haben.
● Desktop. Das Hauptproblem hierbei ist, dass Desktops Platz beanspruchen. Das bedeutet, dass Sie einen Platz dafür finden und sich tatsächlich dazu verpflichten müssen, da sie nicht leicht zu bewegen sind. Dies bedeutet natürlich, dass sie die beste Option für stationäre Unternehmen sind, da viele POS-Anbieter robustere Funktionen auf dem Desktop und eine abgespeckte Version auf Mobilgeräten anbieten.
● Mobil. Auf der anderen Seite, wenn Sie die Art von Unternehmen sind, die ständig in Bewegung sind, wie beispielsweise Verkäufer von Tür zu Tür, würden Sie von einem mobilen System wie einem Tablet mit Kartenleser profitieren. Sie sind auch an arbeitsreichen Tagen im Geschäft sehr nützlich, um zusätzliche Checkout-Optionen hinzuzufügen. Wenn Ihr Unternehmen relativ klein ist und/oder über weniger Inventar verfügt, profitieren Sie möglicherweise von der insgesamt günstigeren mobilen Version, während die Desktop-Version Sie sowohl im Voraus als auch während ihrer gesamten Lebensdauer mehr kosten würde.
● Hybrid. Es gibt natürlich keinen Grund, sich zu entscheiden, wenn Sie es nicht wollen. Viele große Einzelhändler setzen sowohl Desktop- als auch mobile POS ein, insbesondere wenn sie mehrere Standorte haben. Wenn Sie für beide eine Verwendung finden, warum nicht den kombinierten Ansatz verwenden?
Peripherie
Nachdem Sie diese grundlegendste Wahl getroffen haben, müssen Sie sich noch zwischen all den verschiedenen angebotenen Peripheriegeräten entscheiden. Die Preise hängen vom Hersteller ab, ob sie in einem monatlichen Plan enthalten sind oder nicht, und von ihrem Komplexitätsgrad.
● Kreditkartenleser. Dies ist ein absolutes Muss; Viele Menschen tragen kein Bargeld mit sich herum, und Sie möchten keinen Verkauf verpassen, nur weil Sie keine Karten akzeptieren (wie es fast überall üblich ist).
Darüber hinaus wird der Magnetstreifen allmählich aus der Produktion genommen (da sich eine nicht zu vernachlässigende Anzahl von geklauten Transaktionen als betrügerisch herausstellt), sodass die Menschen auf EMV-Chipkarten umsteigen, um den Kreditkartenbetrug zu reduzieren. Daher muss der Kartenleser auch EMV-Chipzahlungen akzeptieren.
● Andere Zahlungsmöglichkeiten. Dazu gehören kontaktlose Zahlungen wie Tap-and-Pay und mobile Zahlungen oder Zahlungen über Nahfeldkommunikation (NFC). Dazu gehören nicht nur Smartphones, sondern unter anderem auch Schlüsselanhänger, Armbänder und Tags. NFC-Zahlungen gelten als noch sicherer als EMV-Chip-Transaktionen, da sie typischerweise mittels Tokenisierung verschlüsselt werden.
● Kassenschublade. Viele Menschen zahlen immer noch bar und eine sichere Kassenlade ist ein Muss für ein stationäres Geschäft.
● Belegdrucker. Quittungen der alten Schule sind nicht mehr so notwendig wie früher, insbesondere mit dem Aufkommen von Quittungen per SMS und E-Mail. Letztere verschmutzen auch deutlich weniger als ihre Vorgänger. Einige Gerichtsbarkeiten verlangen jedoch immer noch gedruckte Quittungen, also prüfen Sie vor dem Kauf, ob dies auf Sie zutrifft.
● Barcode-Scanner. Obwohl sie nicht unbedingt erforderlich sind, insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen, sind sie dennoch sehr nützlich, wenn Sie den Bezahlvorgang optimieren möchten. Sie haben die Wahl zwischen einem stationären Scanner, über den der Barcode des Artikels geführt werden muss, oder einem tragbaren Scanner, der besonders nützlich ist, wenn Sie sperrige Artikel ausleihen. Natürlich können Sie je nach Bedarf auch beides wählen.
● Tablet-Ständer. Auch wenn sie im Vergleich zu den anderen von uns aufgelisteten Hardwareoptionen unwichtig erscheinen mögen, wenn Sie ein mobiles System verwenden, besteht absolut keine Notwendigkeit, es ständig in der Hand zu halten.
Spezifische Funktionen, aus denen Sie wählen können
Sobald Sie Ihre Hardware ausgewählt haben, müssen Sie sich noch zwischen den verschiedenen Ansätzen entscheiden, einschließlich verschiedener Zahlungspläne, Softwareintegrationen und Nischenfunktionen, die möglicherweise nicht von allen Anbietern unterstützt werden.
● Cloudbasierte vs. On-Premise-Systeme. Letztere Option gerät aufgrund der Vorteile, die Cloud-basierte Systeme bieten, schnell aus der Mode. Cloud-basierte Systeme bieten Ihnen Zugriff von überall, vorausgesetzt, Sie haben eine Internetverbindung und benötigen keine zusätzliche Wartung von Ihnen, sodass Sie Ihr Geschäft bei Bedarf aus der Ferne führen können. Allerdings ist man auch auf eine gute Internetverbindung angewiesen (einige Anbieter bieten zwar auch einen Offline-Modus an, aber das ist sicherlich nicht der Normalfall). Sie sollten jedoch bedenken, dass nur sehr wenige Unternehmen mit Kundenkontakt von den Vorteilen von On-Premise-Systemen profitieren, insbesondere wenn Sie die Kosten und Anforderungen für Einrichtung und Wartung berücksichtigen.
● Software-as-a-Service (SaaS) vs. Softwarelizenz. Dies ist die Wahl zwischen der Zahlung einer monatlichen Gebühr für die SaaS-Version, die mit Cloud-basierten Systemen einhergeht, und dem Erhalt aller Updates und Verbesserungen bei deren Einführung, oder dem Kauf einer Softwarelizenz, mit der Sie das Produkt so erhalten, wie es ist , wodurch Sie der Eigentümer davon werden, jedoch ohne den kontinuierlichen Support, den SaaS bietet. Außerdem verlangen viele Anbieter, dass Sie Ihre Lizenz regelmäßig erneuern, sodass sich eventuelle Einsparungen langfristig ausgleichen.
● Kundenbetreuung. Viele Anbieter von POS-Systemen berechnen Ihnen zusätzliche Gebühren für den kontinuierlichen Kundensupport, aber wenn Sie kein dediziertes IT-Team haben, das zumindest die häufigsten Probleme lösen kann, können Sie davon profitieren, für mehr Sicherheit zu zahlen. Im Idealfall berechnet Ihnen der Anbieter den Kundensupport jedoch überhaupt nicht – suchen Sie nach Möglichkeit nach dieser Option.
● Verschiedene Software-Integrationen. Sie glauben vielleicht, dass Sie keines der folgenden Dinge wirklich brauchen, aber wenn Sie sie regelmäßig verwenden, kann die Integration in Ihr POS-System Ihr Leben später erheblich erleichtern. Beispielsweise lassen sich viele Systeme mit Buchhaltungstools integrieren, während ein Unternehmen, das zu einem Online-Shop expandieren möchte, auch E-Commerce-Integrationen prüfen sollte. Vielleicht würden Sie sogar davon profitieren, ein Treueprogramm für Ihre Kunden zu implementieren, damit sie immer wieder zu Ihnen kommen – auf diese Weise zahlt sich das Kassensystem mit diesen zusätzlichen Funktionen mehr aus, als Sie vielleicht zunächst erwarten.
● Nischenfunktionen. Ein Restaurant oder eine Bäckerei könnte von einem System profitieren, das einen Alarm ausgibt, wenn der Vorrat niedrig ist, während Sie bei einigen POS-Systemen sogar die Kontaktinformationen Ihres Lieferanten festlegen und automatisch eine neue Lieferung bestellen können. Wenn Ihr Café beispielsweise einige relativ häufige Bestellungen hat, können Sie diese auch voreinstellen, sodass Sie nicht jeden Artikel manuell eingeben müssen.
Einzelhandelsanalysen sind auch praktisch, wenn Sie nachverfolgen möchten, welche Artikel besser abschneiden als andere, um die Preise entsprechend anzupassen, oder sogar wissen möchten, welchen Weg Sie einschlagen müssen, wenn Sie Ihr Geschäft erweitern.
Häufige Fallstricke, auf die Sie achten sollten
Leider ist die Wahl des perfekten POS-Systems für Ihr Unternehmen, wie alles andere, mit einigen relativ häufigen Fallstricken verbunden – entweder mit solchen, in die Sie aufgrund von Unerfahrenheit geraten können, oder mit solchen, die absichtlich dort platziert wurden, um Sie anzulocken und Sie auszunutzen. Beides sollte vermieden werden, aber letzteres ist die heimtückischere Option der beiden. Zu wissen, was diese sind, trägt wesentlich dazu bei, Sie davor zu bewahren, einige kostspielige Fehler zu begehen.
● Versteckte und/oder hohe Gebühren. Viele Zahlungsabwickler berechnen Ihnen Gebühren für Kreditkartenzahlungen, insbesondere wenn sie Ihnen überhaupt keine monatlichen Gebühren berechnen. Am häufigsten sind die Gebühren, die einen Prozentsatz jeder Transaktion einnehmen, zuzüglich einer Pauschalgebühr (normalerweise 10 bis 40 Dollarcent, je nach Anbieter).
Wenn Sie viele kleine Transaktionen abwickeln, zum Beispiel Souvenirs verkaufen, kann Sie die zusätzliche Pauschalgebühr mehr kosten, als sie wert ist. Suchen Sie in diesem Fall nach Gebühren, die nur Prozentsätze sind. Diese sind jedoch normalerweise der Feind eines Unternehmens, das teure Artikel verkauft.
Der Schlüssel hier ist, sie zu erkennen und sich an Ihre Situation anzupassen. Einige Anbieter berechnen Ihnen den Kundensupport, was ein böser Schock sein kann, wenn Sie sich dessen nicht vorher bewusst waren. Vergessen Sie zu guter Letzt nicht zu prüfen, ob Ihre Ortstaxe im Monatspreis enthalten ist oder nicht.
● Lange Verträge. Es mag billiger erscheinen als ein monatliches Abonnement, aber es zahlt sich normalerweise auf lange Sicht aus. Anbieter, die lange Verträge anbieten, setzen ihre Kreditkarten-Bearbeitungsgebühren in der Regel höher als der Branchenstandard, erhöhen die Gebühren für den Support und/oder einige grundlegende Funktionen und berechnen Ihnen (mit einer großen Spanne) zusätzliche Gebühren für die vorzeitige Kündigung. In den meisten Fällen ist es die beste Vorgehensweise, einen Monatsplan bei einem SaaS-POS-Anbieter zu erhalten.
● Uneingeschränkter Besitz. Es gibt nur sehr wenige Vorteile, wenn Sie Ihren POS vollständig besitzen, anstatt ihn auf monatlicher (oder sogar jährlicher) Basis zu mieten, es sei denn, Sie sind eine Fabrik mit über 500 Mitarbeitern, die nicht mit Endkunden zusammenarbeitet. Sie riskieren, einen exorbitanten Geldbetrag zu zahlen, nur damit der Softwareentwickler dieses Produkt einstellt oder sogar sein Geschäft aufgibt, ein neues Gesetz zwingt Sie, Ihre Software zu noch höheren Kosten zu aktualisieren, oder das POS-System passt einfach nicht für Ihr Unternehmen (was vor der routinemäßigen Verwendung schwierig zu bewerten sein kann). All dies sind sehr reale Gefahren, die Sie mehr kosten können, als Sie erwartet haben, und die Einsparungen, die Sie im Vergleich zur monatlichen Miete erzielen, sind schnell verloren.