Cele mai bune sisteme POS din 2022
Publicat: 2022-03-11Au trecut de mult vremurile în care sistemele POS cuprindeau doar o casă de marcat și poate un cititor de carduri. Sistemele POS moderne oferă mai multe funcții decât ați crezut vreodată că aveți nevoie, de la simpla procesare a plăților, la gestionarea timpului angajaților dvs., la urmărirea stocurilor (și trimiterea de e-mail la furnizori atunci când nu aveți stoc!).
Cu toate acestea, nu orice afacere beneficiază de achiziționarea tuturor clopotelor și fluierelor și, uneori, sunt mai multe probleme decât merită. De aceea, este de o importanță capitală să știm ce este oferit în mod obișnuit, ce este esențial și ce nu și cine va găsi cea mai mare utilizare pentru fiecare caracteristică.
Importanța alegerii unui sistem POS bun nu poate fi exagerată dacă doriți ca afacerea dvs. să prospere: veți putea să simplificați procesul de finalizare a comenzii, să vă păstrați toate tranzacțiile și datele într-un singur loc, să vă ridicați la nivel serviciul pentru clienți fără să vă transpirați, printre multe alte avantaje.
Dar cum să alegi? Citiți mai departe pentru a afla care sisteme POS sunt favoritele noastre și pentru un ghid mai general despre ce să aveți în vedere.
Cele mai bune sisteme POS
Shopify este una dintre cele mai populare platforme de comerț electronic din jur, așa că nu ar trebui să fie surprinzător faptul că POS-ul său este, de asemenea, soluția pentru mulți utilizatori.
Cu toate acestea, aplicația POS merge mână în mână cu hardware-ul Shopify pe care îl puteți închiria cu un marcaj – dar funcționează și pe dispozitivele iOS și Android, făcându-l ușor de utilizat atât în magazinele online, cât și în magazinele fizice.
POS-ul este incredibil de ușor de utilizat: creați un cont (există o perioadă de încercare gratuită de 90 de zile care vă permite să vedeți cum Shopify se potrivește nevoilor dvs.) și instalați aplicația. Funcțiile pe care le obțineți vor depinde în mare măsură de planul pe care îl selectați, iar diferențele de preț sunt semnificative: planul Basic Shopify (29 USD/lună) are, ei bine, toate elementele de bază de care aveți nevoie.
Planului de bază lipsesc rapoarte profesionale, incluse în planul Shopify (79 USD/lună), precum și tarife de expediere calculate de terți, care sunt unice pentru planul Advanced Shopify (299 USD/lună). Planurile diferite includ, de asemenea, diferite volume de locații acceptate și conturi de personal.
În plus, cu cât planul dvs. este mai scump, cu atât plătiți mai puțin cu cardul de credit și alte comisioane. Aceste prețuri (indicate ca procent, plus o sumă în dolari și cenți) pot fi foarte confuze de calculat, ceea ce tinde să-i deranjeze pe unii oameni, deoarece nu este clar dacă planul Advanced, mult mai scump, vă va economisi bani în comparație cu, de exemplu, planul de mijloc.
Cel mai mare avantaj al Square este că este gratuit. Desigur, acesta nu este tocmai un model de afaceri profitabil, așa că ei compensează prin perceperea unui procent din toate plățile prin sistemul lor – mai precis, 2,6% + 10 cenți per plată cu un terminal Square.
Dacă acest lucru este potrivit sau nu pentru dvs., va depinde în mare măsură de plata medie, deoarece s-ar putea să vă aflați că plătiți mult mai mult în taxe decât ați plăti pentru un plan de plată lunar.
Procesul de configurare pentru tot hardware-ul Square este suficient de ușor pentru ca oricine să pornească și să ruleze în cel mai scurt timp și va trebui, de asemenea, să instalați aplicația pentru Android sau iOS, să creați un cont și să începeți să vă introduceți inventarul.
În plus, toți clienții de telefonie mobilă și cu amănuntul primesc un Square Reader, cel mai elementar hardware, gratuit. Dacă doriți să creșteți nivelul, puteți alege între un terminal Square, care vă permite să acceptați plăți și să tipăriți chitanțe, și un Square Register, care oferă toate caracteristicile unui sistem POS complet integrat.
Bariera scăzută la intrare face din Square POS o alegere excelentă pentru companiile care procesează doar ocazional plățile cu cardul de credit.
În comparație cu exemplele noastre anterioare, ShopKeep poate părea destul de scump, cu cel mai de bază plan începând de la 69 USD/lună.
Cu toate acestea, acest POS nu este orientat către afaceri foarte mici, ci mai degrabă restaurante, baruri și altele asemenea.
ShopKeep oferă un sistem hibrid rapid și receptiv, care poate fi fie bazat pe cloud, fie instalat local, în funcție de preferințele clientului.
Alături de Register, ShopKeep oferă, de asemenea, un back office cuprinzător care vă permite să vă ocupați de angajații și clienții dvs., precum și de a vă oferi o imagine de ansamblu asupra afacerii dvs. împreună cu rapoarte.
În ceea ce privește inventarul, nu numai că vei putea să-ți urmărești articolele, dar și să poți seta așa-numitele puncte de recomandă, unde indicați furnizorul și suma pe care trebuie să o comandați odată ce un articol scade. De asemenea, vă permite să adăugați articole separate, apoi să le grupați împreună, ca atunci când creați coșuri cadou.
După cum am spus, prețul începe de la 69 USD/lună pentru planul de bază și crește până la 199 USD/lună pentru planul Avansat, planul Esențial venind la 99 USD/lună. Fiecare dintre aceste taxe este calculată pe registru echipat de POS, astfel încât suma tinde să se adună, mai ales cu taxele de tranzacție și minimele lunare. Acesta este motivul pentru care ShopKeep este considerată opțiunea perfectă pentru cei care își pot folosi toate caracteristicile la maximum (în special cele pe care nu le-ar găsi în altă parte).
Lightspeed oferă soluții POS pentru restaurante și afaceri cu amănuntul, luând în considerare nevoile individuale (deși puteți obține și pachete prefabricate). Nivelul de personalizare pe care îl veți obține va depinde de ceea ce cereți de la ei, dar acest lucru înseamnă că veți avea nevoie de o cooperare mai strânsă cu Lightspeed pentru a realiza acest lucru - și înseamnă, de asemenea, că prețul este calculat de la caz la caz, începând cu 59 USD/lună pentru restaurante și 69 USD/lună pentru afaceri cu amănuntul.
Dacă sunteți un fan Apple, vă va plăcea abordarea Lightspeed: kitul este bazat pe Mac și tot software-ul a fost proiectat să ruleze fie pe iOS, fie pe Mac OS și nici Windows, nici Android nu sunt acceptate în prezent.
Sistemul este integrat profesional, ceea ce înseamnă că consultantul lor va veni și va face configurarea pentru dvs., precum și vă va oferi o descriere de bază a tot ceea ce ați achiziționat.
Dacă ați cumpărat vreodată ceva online, sunt șanse să aveți un cont PayPal. Acesta este unul dintre motivele pentru care sistemul său POS este atât de convenabil: majoritatea oamenilor au deja un cont, se integrează bine cu alte servicii PayPal și, dacă ați folosit contul cu o regularitate până acum, folosirea aplicației sale mobile POS este destul de intuitivă.
Veți avea nevoie de un cititor de carduri PayPal, achiziționat fie prin intermediul companiei, fie prin anumite retaileri, precum și aplicația mobilă (disponibilă în App Store și Google Play). Puteți alege dintre patru cititoare de carduri diferite, variind de la 19,99 USD (aceste doar carduri cu glisare) la 99,99 USD (are o tastatură pentru PIN).
Nu există taxe lunare, dar PayPal vă va percepe 2,7% (fără o taxă fixă adăugată!) din fiecare plată prin glisare, cip, atingere și înregistrare, o taxă de 3,5% + 0,15 USD pentru plățile introduse manual, o monedă de 2,5% taxa de conversie și o plată fixă de 20 USD pentru rambursări (rambursările costă taxa de tranzacție inițială).
Un alt dezavantaj este taxa transfrontalieră pentru cardurile din afara SUA. În plus, utilizatorii au raportat probleme cu stabilitatea contului, ceva cu care nu se întâlnesc mulți alți furnizori POS.
Alegerea hardware-ului POS potrivit
Am menționat că acum POS depășește cu mult ceea ce a fost oferit în câteva iterații inițiale. În zilele noastre, un sistem POS are o gamă întreagă de opțiuni și posibilități, cuprinzând toate lucrurile legate de plăți, dar adesea și inventarul, timpul angajaților și chiar salariile și setările clienților. Aceasta înseamnă că trebuie să vă dați seama de ce hardware aveți nevoie și care poate suporta toate aceste opțiuni – sau cel puțin pe cele de care aveți nevoie.
Prima alegere este între mobil și desktop, deoarece ambele au propriile avantaje și dezavantaje.
● Desktop. Problema principală aici este că desktopurile ocupă spațiu. Aceasta înseamnă că va trebui să-i găsești un loc și să te angajezi efectiv în el, deoarece nu sunt ușor de mutat. Acest lucru, desigur, înseamnă că sunt cea mai bună opțiune pentru afacerile fizice, deoarece mulți furnizori de POS oferă funcții mai robuste pe desktop și o versiune redusă pe mobil.
● Mobil. Pe de altă parte, dacă ești genul de afacere care este în continuă mișcare, precum vânzătorii din ușă în ușă, ai beneficia de un sistem mobil precum o tabletă cu cititor de carduri. De asemenea, sunt destul de utile în zilele aglomerate în magazin pentru a adăuga opțiuni suplimentare de plată. Dacă afacerea dvs. este relativ mică și/sau are mai puțin stoc, ați putea beneficia de versiunea mobilă mai ieftină, în timp ce desktop-ul v-ar costa mai mult atât inițial, cât și pe toată durata de viață.
● Hibrid. Nu există, desigur, niciun motiv să alegi dacă nu vrei. Mulți comercianți mari folosesc atât POS desktop, cât și mobil, mai ales dacă au mai multe locații. Dacă puteți găsi o utilizare pentru ambele, de ce să nu folosiți abordarea combinată?
Periferice
Odată ce a fost făcută această alegere de bază, mai trebuie să alegeți dintre toate diferitele periferice oferite. Prețurile depind de producător, dacă sunt sau nu incluse într-un plan lunar și de nivelul lor de complexitate.
● Cititor de carduri de credit. Aceasta este o necesitate absolută; mulți oameni nu poartă numerar și nu vrei să pierzi la o vânzare doar pentru că nu accepti carduri (cum este norma aproape peste tot).
În plus, banda magnetică se îndreaptă spre eliminarea treptată a producției (întrucât un număr neneglijabil de tranzacții cu glisare se dovedesc a fi frauduloase), astfel încât oamenii fac trecerea către carduri cu cip EMV, menite să reducă frauda cu cardul de credit. Prin urmare, cititorul de carduri trebuie să accepte și plăți cu cip EMV.
● Alte opțiuni de plată. Acestea includ plățile fără contact, cum ar fi plăți prin atingere și plată, și plățile mobile sau plățile de comunicare în câmp apropiat (NFC). Aceasta include nu numai smartphone-uri, ci și brelocuri, brățări și etichete, printre altele. Plățile NFC sunt considerate chiar mai sigure decât tranzacțiile cu cipuri EMV, deoarece sunt de obicei criptate prin tokenizare.
● Sertar de numerar. Mulți oameni încă plătesc în numerar, iar un sertar de numerar sigur este o necesitate pentru un magazin de cărămidă și mortar.
● Imprimante de chitanțe. Chitamentele vechi nu sunt atât de necesare ca înainte, mai ales odată cu apariția chitanțelor prin mesaje text și prin e-mail. Acestea din urmă poluează, de asemenea, semnificativ mai puțin decât predecesorii lor. Cu toate acestea, unele jurisdicții necesită în continuare chitanțe tipărite, așa că verificați dacă acest lucru este valabil pentru dvs. înainte de a cumpăra.
● Scanere de coduri de bare. Deși nu sunt esențiale, în special pentru întreprinderile mici și mijlocii, ele sunt totuși destul de utile atunci când căutați să simplificați procesul de plată. Puteți alege între un scaner staționar, unde codul de bare al articolului trebuie trecut peste el, sau unul portabil, care este util în special atunci când verificați articole voluminoase. Desigur, le poți alege și pe ambele, în funcție de nevoile tale.
● Suporturi pentru tablete. Deși pot părea neimportante în comparație cu celelalte opțiuni hardware pe care le-am enumerat, dacă utilizați un sistem mobil, nu este absolut necesar ca acesta să fie ținut constant.
Caracteristici specifice din care puteți alege
Odată ce ați selectat hardware-ul, mai trebuie să alegeți între diferitele abordări, inclusiv diferite planuri de plată, integrări software și caracteristici de nișă care este posibil să nu fie acceptate de toți furnizorii.
● Sisteme bazate pe cloud versus sisteme on-premise. Ultima opțiune se demodează rapid, datorită avantajelor oferite de sistemele bazate pe cloud. Sistemele bazate pe cloud vă oferă acces de oriunde, cu condiția să aveți o conexiune la internet și să nu aveți nevoie de nicio întreținere suplimentară din partea dvs., ceea ce înseamnă că vă puteți conduce afacerea de la distanță dacă este necesar. Totuși, depindeți și de o conexiune bună la internet (deși unii furnizori oferă și modul offline, dar cu siguranță acesta nu este norma). Trebuie să rețineți, totuși, că foarte puține companii care se confruntă cu clienții beneficiază de avantajele sistemelor on-premise, mai ales când se iau în considerare costurile și cerințele de configurare și întreținere.
● Software-as-a-Service (SaaS) vs Licență software. Aceasta este alegerea între plata unei taxe lunare pentru versiunea SaaS, care merge mână în mână cu sistemele bazate pe cloud, și obținerea tuturor actualizărilor și îmbunătățirilor pe măsură ce acestea sunt lansate, față de achiziționarea unei licențe software care vă oferă produsul așa cum este. , făcându-vă proprietarul acestuia, dar fără suportul continuu oferit de SaaS. În plus, mulți furnizori vă solicită să vă reînnoiți licența periodic, astfel încât orice economii pe care le puteți face chiar și pe termen lung.
● Asistență clienți. Mulți furnizori de sisteme POS vă vor taxa suplimentar pentru asistența continuă pentru clienți, dar dacă nu aveți o echipă IT dedicată care să se ocupe cel puțin de cele mai frecvente probleme, puteți beneficia de plata suplimentară pentru liniște sufletească. Cu toate acestea, în mod ideal, furnizorul nu vă va taxa deloc pentru asistența clienților – dacă este posibil, căutați această opțiune.
● Diferite integrări software. S-ar putea să credeți că nu aveți nevoie cu adevărat de niciunul dintre următoarele, dar dacă le utilizați în mod regulat, integrarea lor cu sistemul dvs. POS vă poate face viața mult mai ușoară pe viitor. De exemplu, multe sisteme se integrează cu instrumentele de contabilitate, în timp ce o afacere care dorește să se extindă într-un magazin online ar trebui să se uite și la integrările comerțului electronic. Poate chiar ai beneficia de implementarea unui program de loialitate pentru clienții tăi, pentru a-i face să revină la tine – în acest fel, sistemul POS cu aceste caracteristici adăugate dă rezultate mai mult decât te-ai putea aștepta inițial.
● Caracteristici de nișă. Un restaurant sau o brutărie ar putea beneficia de un sistem care oferă o alertă atunci când stocul este scăzut, în timp ce unele sisteme POS vă permit chiar să setați informațiile de contact ale vânzătorului și să comandați automat o nouă livrare. Dacă cafeneaua dvs., de exemplu, are niște comenzi relativ obișnuite, le puteți, de asemenea, să le prestabiliți, astfel încât să nu fie nevoie să introduceți manual fiecare articol.
Analizele de vânzare cu amănuntul sunt, de asemenea, utile dacă doriți să urmăriți ce articole funcționează mai bine decât altele pentru a ajusta prețurile în consecință sau chiar pentru a ști pe ce drum să urmați atunci când vă extindeți afacerea.
Capcanele obișnuite la care trebuie să fii atent
Din păcate, la fel ca orice altceva, alegerea sistemului POS perfect pentru afacerea dvs. vine cu câteva capcane relativ comune – fie cele în care puteți trece din cauza lipsei de experiență, fie cele care au fost puse acolo prin proiectare pentru a vă atrage și a profita de dvs. Ambele ar trebui evitate, dar cea din urmă este opțiunea mai insidioasă dintre cele două. A ști care sunt acestea te ajută în mare măsură să te împiedici să comiți potențial unele greșeli costisitoare.
● Taxe ascunse și/sau mari. Mulți procesatori de plăți vă vor percepe comisioane pentru plățile cu cardul de credit, mai ales dacă nu vă percep nicio taxă lunară. Cele mai frecvente sunt taxele care preiau un procent din fiecare tranzacție, plus o taxă fixă (de obicei, 10 până la 40 de cenți de dolari, în funcție de furnizor).
Dacă gestionați o mulțime de tranzacții mici, de exemplu, vindeți suveniruri, taxa fixă adăugată vă poate costa mai mult decât merită. În acest caz, căutați taxe care sunt doar procente. Cu toate acestea, aceștia sunt de obicei inamicul unei afaceri care vinde articole scumpe.
Cheia aici este să le recunoașteți și să vă adaptați, în funcție de situația dvs. Unii furnizori vă vor taxa pentru asistența clienților, ceea ce poate fi un șoc urât dacă nu erați conștient de acest lucru în prealabil. Nu în ultimul rând, nu uitați să verificați dacă taxa locală este inclusă sau nu în prețul lunar.
● Contracte lungi. Poate părea mai ieftin decât un abonament lunar, dar de obicei plătește pe termen lung. Furnizorii care oferă contracte lungi își stabilesc, de obicei, taxele de procesare a cardului de credit mai mari decât standardul industriei, măresc taxele pentru asistență și/sau unele caracteristici de bază și vă percepe suplimentar (cu o marjă largă) pentru rezilierea anticipată. În cele mai multe cazuri, obținerea unui plan lunar cu un furnizor SaaS POS este cea mai bună cale de acțiune.
● Deține în mod direct. Există foarte puține avantaje de a deține POS-ul dvs. direct, mai degrabă decât de a-l închiria lunar (sau chiar anual), cu excepția cazului în care sunteți o fabrică de peste 500 de angajați care nu lucrează cu clienții finali. Riști să plătești o sumă exorbitantă de bani doar pentru ca dezvoltatorul de software să întrerupă acel produs sau chiar să iasă din afacere, o nouă lege te obligă să-ți actualizezi software-ul la un cost și mai mare sau sistemul POS pur și simplu nu este potrivit. pentru afacerea dvs. (care poate fi dificil de evaluat înainte de a fi utilizat în mod obișnuit). Toate acestea sunt pericole foarte reale care te pot costa mai mult decât ai anticipat, iar economiile pe care le faci în comparație cu închirierea lunară se pierd rapid.