Najlepsze systemy POS 2022
Opublikowany: 2022-03-11Dawno minęły czasy, kiedy systemy POS składały się tylko z kasy i być może czytnika kart. Nowoczesne systemy POS oferują więcej funkcji, niż kiedykolwiek myślałeś, że potrzebujesz, od prostego przetwarzania płatności, przez obsługę czasu pracowników, po śledzenie zapasów (i wysyłanie e-maili do dostawców, gdy brakuje Ci zapasów!).
Jednak nie każda firma czerpie korzyści z zakupu wszystkich dzwonków i gwizdków, a czasami jest to więcej kłopotów niż jest to warte. Dlatego niezwykle ważne jest, aby wiedzieć, co jest powszechnie oferowane, co jest niezbędne, a co nie, i kto znajdzie największe zastosowanie dla każdej funkcji.
Nie można przecenić znaczenia wyboru dobrego systemu POS, jeśli chcesz, aby Twoja firma prosperowała: będziesz w stanie usprawnić proces realizacji transakcji, zachować wszystkie transakcje i dane w jednym miejscu, poprawić obsługę klienta bez wysiłku, wśród wielu innych korzyści.
Ale jak wybrać? Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, które systemy POS są naszymi ulubionymi, i uzyskać bardziej ogólny przewodnik na temat tego, na co zwrócić uwagę.
Najlepsze systemy POS
Shopify to jedna z najpopularniejszych platform e-commerce, więc nie powinno dziwić, że jej POS jest również miejscem docelowym dla wielu użytkowników.
Aplikacja POS idzie jednak w parze ze sprzętem Shopify, który można wydzierżawić za opłatą – ale działa również na urządzeniach z systemem iOS i Android, dzięki czemu jest wygodna w użyciu zarówno w sklepach internetowych, jak i stacjonarnych.
POS jest niezwykle łatwy w użyciu: załóż konto (dostępna jest bezpłatna 90-dniowa wersja próbna, która pozwala zobaczyć, jak Shopify pasuje do Twoich potrzeb) i zainstaluj aplikację. Funkcje, które otrzymasz, będą w dużej mierze zależeć od wybranego planu, a różnice w cenie są znaczne: plan Basic Shopify (29 USD/mies.) ma, no cóż, wszystkie potrzebne podstawy.
W planie Basic brakuje profesjonalnych raportów, które są zawarte w planie Shopify (79 USD/mies.), a także obliczonych przez inne firmy stawek wysyłki, które są unikalne dla planu Advanced Shopify (299 USD/mies.). Różne plany obejmują również różne ilości obsługiwanych lokalizacji i kont pracowników.
Ponadto im droższy plan, tym mniej płacisz kartą kredytową i inne opłaty. Ceny te (pokazane jako wartość procentowa plus kwota w dolarach i centach) mogą być bardzo mylące w obliczeniach, co zwykle zniechęca niektórych, ponieważ nie jest jasne, czy znacznie droższy plan zaawansowany pozwoli Ci zaoszczędzić pieniądze w porównaniu z, powiedzmy, środkowy plan.
Największą zaletą Square jest to, że jest bezpłatny. Oczywiście nie jest to zbyt lukratywny model biznesowy, więc nadrabiają to, pobierając procent wszystkich płatności za pośrednictwem swojego systemu – dokładniej 2,6% + 10 centów za płatność z Square Terminal.
To, czy jest to dla Ciebie odpowiednie, zależy w dużej mierze od średniej płatności, ponieważ może się okazać, że zapłacisz znacznie więcej opłat niż za miesięczny plan płatności.
Proces konfiguracji dla całego sprzętu Square jest wystarczająco łatwy, aby każdy mógł zacząć działać w mgnieniu oka, a ponadto musisz zainstalować aplikację na Androida lub iOS, utworzyć konto i zacząć wprowadzać swój ekwipunek.
Dodatkowo wszyscy klienci mobilni i detaliczni otrzymują bezpłatnie Square Reader, najbardziej podstawowy sprzęt. Jeśli chcesz podnieść poziom, możesz wybrać pomiędzy Square Terminal, który umożliwia przyjmowanie płatności i drukowanie paragonów, a Square Register, który oferuje wszystkie funkcje w pełni zintegrowanego systemu POS.
Niska bariera wejścia sprawia, że Square POS jest doskonałym wyborem dla firm, które tylko sporadycznie przetwarzają płatności kartą kredytową.
W porównaniu z naszymi poprzednimi przykładami ShopKeep może wydawać się dość drogi, a najbardziej podstawowy plan zaczyna się od 69 USD/mies.
Jednak ten POS nie jest nastawiony na bardzo małe firmy, ale raczej na restauracje, bary i tym podobne.
ShopKeep zapewnia szybki, responsywny system hybrydowy, który może być oparty na chmurze lub instalowany lokalnie, w zależności od preferencji klienta.
Wraz z rejestrem ShopKeep oferuje również kompleksowe zaplecze, które pozwala obsługiwać pracowników i klientów, a także zapewnia przegląd Twojej firmy wraz z raportami.
Jeśli chodzi o inwentarz, nie tylko będziesz mógł śledzić swoje przedmioty, ale możesz także ustawić tak zwane punkty ponownego zamawiania, w których podajesz dostawcę i ilość, którą musisz zamówić, gdy artykuł jest na wyczerpaniu. Pozwala także dodawać oddzielne przedmioty, a następnie łączyć je razem, na przykład podczas tworzenia koszy upominkowych.
Jak już powiedzieliśmy, ceny zaczynają się od 69 USD miesięcznie w przypadku planu podstawowego i wzrastają do 199 USD miesięcznie w przypadku planu zaawansowanego, a plan Essential kosztuje 99 USD miesięcznie. Każda z tych opłat jest naliczana dla kasy wyposażonej w POS, więc suma ma tendencję do sumowania się, zwłaszcza w przypadku opłat transakcyjnych i miesięcznych minimów. Dlatego ShopKeep jest uważany za idealną opcję dla tych, którzy mogą maksymalnie wykorzystać wszystkie swoje funkcje (zwłaszcza te, których nie znajdą nigdzie indziej).
Lightspeed oferuje rozwiązania POS dla firm restauracyjnych i detalicznych, biorąc pod uwagę indywidualne potrzeby (choć możesz również otrzymać gotowe pakiety). Poziom personalizacji, jaki otrzymasz, będzie zależał od tego, o co ich poprosisz, ale oznacza to, że będziesz potrzebować bliższej współpracy z Lightspeed, aby tak się stało – a także oznacza to, że cena jest obliczana indywidualnie dla każdego przypadku, zaczynając od 59 USD/mies. dla restauracji i 69 USD/mies. dla firm detalicznych.
Jeśli jesteś fanem Apple, spodoba ci się podejście Lightspeed: zestaw jest oparty na Macu, a całe oprogramowanie zostało zaprojektowane do działania na iOS lub Mac OS, a ani Windows, ani Android nie są obecnie obsługiwane.
System jest profesjonalnie zintegrowany, co oznacza, że ich konsultant przyjdzie i dokona konfiguracji za Ciebie, a także przedstawi podstawowy przegląd wszystkiego, co kupiłeś.
Jeśli kiedykolwiek kupiłeś coś online, prawdopodobnie masz konto PayPal. To jeden z powodów, dla których jego system POS jest tak wygodny: większość ludzi ma już konto, dobrze integruje się z innymi usługami PayPal, a jeśli do tej pory korzystałeś z konta z jakąkolwiek regularnością, korzystanie z mobilnej aplikacji POS jest dość intuicyjne.
Będziesz potrzebować czytnika kart PayPal, zakupionego za pośrednictwem firmy lub wybranych sprzedawców, a także aplikacji mobilnej (dostępnej w App Store i Google Play). Możesz wybierać spośród czterech różnych czytników kart, od 19,99 USD (zajmuje tylko karty przesuwane) do 99,99 USD (ma klawiaturę do kodu PIN).
Nie ma żadnych opłat miesięcznych, ale PayPal pobierze 2,7% (bez dodatkowej opłaty zryczałtowanej!) za każdą płatność za przeciągnięcie, chip, dotknięcie i zameldowanie, opłatę 3,5% + 0,15 USD za ręcznie wprowadzone płatności, 2,5% waluty opłata za konwersję i zryczałtowane 20 USD za obciążenia zwrotne (zwroty kosztują pierwotną opłatę transakcyjną).
Kolejną wadą jest opłata transgraniczna na kartach spoza USA. Ponadto użytkownicy zgłaszali problemy ze stabilnością konta, na które nie ma wielu innych dostawców POS.
Wybór odpowiedniego sprzętu POS
Wspomnieliśmy, że POS wykracza teraz daleko poza to, co było oferowane w pierwszych kilku iteracjach. W dzisiejszych czasach system POS ma całą gamę opcji i możliwości, obejmujących wszystkie rzeczy związane z płatnościami, ale często także stany magazynowe, czas pracy, a nawet płace i ustawienia klienta. Oznacza to, że musisz dowiedzieć się, jakiego sprzętu potrzebujesz, który obsługuje wszystkie te opcje – lub przynajmniej te, których potrzebujesz.
Pierwszy wybór to telefon komórkowy i komputer stacjonarny, ponieważ oba mają swoje zalety i wady.
● Pulpit. Głównym problemem jest to, że komputery stacjonarne zajmują miejsce. Oznacza to, że będziesz musiał znaleźć to miejsce i faktycznie się do tego zobowiązać, ponieważ nie jest łatwo je przenieść. Oznacza to oczywiście, że są one najlepszą opcją dla firm tradycyjnych, ponieważ wielu dostawców POS oferuje bardziej niezawodne funkcje na komputerach stacjonarnych i zmniejszoną wersję na urządzeniach mobilnych.
● Mobilny. Z drugiej strony, jeśli prowadzisz firmę, która jest w ciągłym ruchu, jak sprzedawcy od drzwi do drzwi, skorzystasz z posiadania systemu mobilnego, takiego jak tablet z czytnikiem kart. Przydają się również podczas pracowitych dni w sklepie, aby dodać dodatkowe opcje kasy. Jeśli Twoja firma jest stosunkowo mała i/lub ma mniej zasobów reklamowych, możesz skorzystać z ogólnie tańszej wersji mobilnej, podczas gdy komputer stacjonarny będzie kosztował więcej zarówno z góry, jak i przez cały okres użytkowania.
● Hybrydowy. Oczywiście nie ma powodu, aby wybierać, jeśli nie chcesz. Wielu dużych sprzedawców detalicznych stosuje zarówno stacjonarne, jak i mobilne punkty sprzedaży, zwłaszcza jeśli mają kilka lokalizacji. Jeśli możesz znaleźć zastosowanie dla obu, dlaczego nie zastosować podejścia łączonego?
Urządzenia peryferyjne
Po dokonaniu tego najbardziej podstawowego wyboru nadal musisz wybierać spośród wszystkich oferowanych urządzeń peryferyjnych. Ceny zależą od producenta, tego, czy są uwzględnione w abonamencie miesięcznym, oraz od ich poziomu złożoności.
● Czytnik kart kredytowych. To absolutna konieczność; wiele osób nie nosi przy sobie gotówki, a nie chcesz stracić na wyprzedaży tylko dlatego, że nie akceptujesz kart (co jest normą prawie wszędzie).
Co więcej, pasek magnetyczny zmierza do wycofania z produkcji (ponieważ znaczna liczba transakcji swiped okazuje się oszukańcza), aby ludzie przestawiali się na karty chipowe EMV, mające na celu ograniczenie oszustw związanych z kartami kredytowymi. W związku z tym czytnik kart musi również akceptować płatności chipami EMV.
● Inne opcje płatności. Należą do nich płatności zbliżeniowe, takie jak dotknij i zapłać, płatności mobilne lub płatności zbliżeniowe (NFC). Dotyczy to nie tylko smartfonów, ale także breloczków, opasek na rękę i zawieszek. Płatności NFC są uważane za jeszcze bezpieczniejsze niż transakcje chipowe EMV, ponieważ zazwyczaj są szyfrowane za pomocą tokenizacji.
● Szuflada kasowa. Wiele osób nadal płaci gotówką, a bezpieczna szuflada na gotówkę jest koniecznością w sklepie stacjonarnym.
● Drukarki pokwitowań. Paragony ze starej szkoły nie są już tak potrzebne, jak kiedyś, zwłaszcza w związku z pojawieniem się paragonów wysyłanych SMS-ami i e-mailami. Te ostatnie również zanieczyszczają znacznie mniej niż ich poprzednicy. Jednak niektóre jurysdykcje nadal wymagają wydrukowanych rachunków, więc przed zakupem sprawdź, czy dotyczy to Ciebie.
● Skanery kodów kreskowych. Chociaż nie są one niezbędne, szczególnie dla małych i średnich firm, nadal są bardzo przydatne, gdy chcesz usprawnić proces realizacji transakcji. Możesz wybrać między skanerem stacjonarnym, na którym należy podać kod kreskowy przedmiotu, a skanerem ręcznym, który jest szczególnie przydatny podczas sprawdzania przedmiotów o dużych gabarytach. Oczywiście możesz również wybrać oba, w zależności od potrzeb.
● Stojaki na tablety. Chociaż mogą wydawać się nieistotne w porównaniu z innymi wymienionymi opcjami sprzętowymi, jeśli używasz systemu mobilnego, absolutnie nie ma potrzeby, aby był stale trzymany.
Konkretne funkcje do wyboru
Po wybraniu sprzętu nadal musisz wybierać między różnymi podejściami, w tym różnymi planami płatności, integracjami oprogramowania i funkcjami niszowymi, które mogą nie być obsługiwane przez wszystkich dostawców.
● Systemy oparte na chmurze a systemy lokalne. Ta druga opcja szybko wychodzi z mody ze względu na zalety systemów opartych na chmurze. Systemy oparte na chmurze oferują dostęp z dowolnego miejsca, pod warunkiem, że masz połączenie z Internetem i nie wymagają od Ciebie dodatkowej opieki, co oznacza, że w razie potrzeby możesz prowadzić swoją firmę zdalnie. Jednak zależy Ci również na dobrym połączeniu internetowym (chociaż niektórzy dostawcy oferują również tryb offline, ale z pewnością nie jest to normą). Należy jednak pamiętać, że bardzo niewiele firm mających kontakt z klientami korzysta z zalet systemów lokalnych, zwłaszcza biorąc pod uwagę koszty i wymagania związane z konfiguracją i utrzymaniem.
● Oprogramowanie jako usługa (SaaS) a licencja na oprogramowanie. Jest to wybór między płaceniem miesięcznej opłaty za wersję SaaS, która idzie w parze z systemami opartymi na chmurze, a uzyskiwaniem wszystkich aktualizacji i ulepszeń w miarę ich wdrażania, a zakupem licencji na oprogramowanie, która zapewnia produkt w stanie, w jakim jest. , dzięki czemu jesteś jego właścicielem, ale bez ciągłego wsparcia oferowanego przez SaaS. Ponadto wielu dostawców wymaga okresowego odnawiania licencji, więc wszelkie oszczędności, które możesz uzyskać w dłuższej perspektywie.
● Obsługa klienta. Wielu dostawców systemów POS pobiera dodatkowe opłaty za ciągłą obsługę klienta, ale jeśli nie masz dedykowanego zespołu IT, który poradzi sobie przynajmniej z najczęstszymi problemami, możesz skorzystać z dodatkowych opłat, aby zachować spokój. Jednak najlepiej byłoby, gdyby dostawca w ogóle nie pobierał opłat za obsługę klienta – jeśli to możliwe, poszukaj tej opcji.
● Różne integracje oprogramowania. Możesz sądzić, że tak naprawdę nie potrzebujesz żadnego z poniższych, ale jeśli korzystasz z nich regularnie, ich integracja z systemem POS może znacznie ułatwić Ci życie. Na przykład wiele systemów integruje się z narzędziami księgowymi, podczas gdy firma, która chce rozwinąć się w sklep internetowy, powinna również zainteresować się integracjami z e-commerce. Może nawet skorzystasz na wdrożeniu programu lojalnościowego dla swoich klientów, aby mogli do Ciebie wracać – w ten sposób system POS z tymi dodatkowymi funkcjami opłaca się bardziej, niż początkowo możesz oczekiwać.
● Funkcje niszowe. Restauracja lub piekarnia może skorzystać na posiadaniu systemu ostrzegającego, gdy zapasy są niskie, a niektóre systemy POS pozwalają nawet ustawić dane kontaktowe dostawcy i automatycznie zamówić nową przesyłkę. Jeśli na przykład Twoja kawiarnia ma stosunkowo częste zamówienia, możesz je również wstępnie ustawić, aby nie trzeba było ręcznie wprowadzać każdej pozycji.
Analityka detaliczna przydaje się również, jeśli chcesz śledzić, które produkty radzą sobie lepiej niż inne, aby odpowiednio dostosować ceny, a nawet wiedzieć, którą drogę wybrać, gdy rozwijasz swoją firmę.
Typowe pułapki, na które należy uważać
Niestety, jak wszystko inne, wybór idealnego systemu POS dla Twojej firmy wiąże się z pewnymi dość powszechnymi pułapkami – albo tymi, w które możesz wpaść z powodu braku doświadczenia, albo tymi, które zostały umieszczone tam z założenia, aby Cię zwabić i wykorzystać. Należy unikać obu, ale to drugie jest bardziej podstępną opcją. Wiedza o tym, co to jest, pozwala uniknąć potencjalnego popełnienia kosztownych błędów.
● Ukryte i/lub wysokie opłaty. Wiele firm przetwarzających płatności pobiera opłaty za płatności kartą kredytową, zwłaszcza jeśli w ogóle nie pobierają żadnych opłat miesięcznych. Najczęściej są to opłaty, które pobierają procent od każdej transakcji plus stałą opłatę (zwykle od 10 do 40 centów, w zależności od dostawcy).
Jeśli obsługujesz wiele małych transakcji, na przykład sprzedaż pamiątek, dodatkowa opłata ryczałtowa może Cię kosztować więcej, niż jest warta. W takim przypadku poszukaj opłat, które są tylko procentami. Jednak są to zwykle wrogowie firmy sprzedającej drogie przedmioty.
Kluczem jest tutaj rozpoznanie ich i przystosowanie się do twojej sytuacji. Niektórzy dostawcy pobierają opłaty za obsługę klienta, co może być nieprzyjemnym szokiem, jeśli wcześniej tego nie wiesz. Na koniec nie zapomnij sprawdzić, czy podatek lokalny jest wliczony w cenę miesięczną, czy nie.
● Długie kontrakty. Może wydawać się tańszy niż miesięczny abonament, ale zazwyczaj się opłaca na dłuższą metę. Dostawcy oferujący długie umowy zwykle ustalają opłaty za przetwarzanie kart kredytowych wyższe niż standardowe w branży, podnoszą opłaty za wsparcie i/lub niektóre podstawowe funkcje oraz pobierają dodatkową (z dużą marżą) opłatę za wcześniejsze rozwiązanie umowy. W większości przypadków najlepszym rozwiązaniem jest wykupienie abonamentu miesięcznego u dostawcy SaaS POS.
● Bezwarunkowe posiadanie. Jest bardzo niewiele korzyści z posiadania własnego punktu sprzedaży, zamiast wynajmowania go na okres miesięczny (a nawet roczny), chyba że jesteś fabryką ponad 500 pracowników, która nie współpracuje z klientami końcowymi. Ryzykujesz zapłatę wygórowanej kwoty tylko za programistę, aby zaprzestał produkcji tego produktu lub nawet zbankrutował, nowe prawo zmusza cię do aktualizacji oprogramowania po jeszcze wyższych kosztach lub system POS po prostu nie jest odpowiedni dla Twojej firmy (która może być trudna do oceny przed rutynowym użyciem). Wszystko to są bardzo realne zagrożenia, które mogą kosztować Cię więcej, niż się spodziewałeś, a oszczędności, które poczynisz w porównaniu z miesięcznym wynajmem, szybko zostaną utracone.