Los mejores sistemas POS de 2022
Publicado: 2022-03-11Atrás quedaron los días en que los sistemas POS incluían solo una caja registradora y tal vez un lector de tarjetas. Los sistemas POS modernos ofrecen más funciones de las que nunca pensó que necesitaba, desde el procesamiento de pagos simples hasta el manejo del tiempo de sus empleados, el seguimiento del inventario (¡y el envío de correos electrónicos a los proveedores cuando tiene poco stock!).
Sin embargo, no todas las empresas se benefician de la compra de todas las campanas y silbatos y, a veces, es más problemático de lo que vale. Por eso es de suma importancia saber qué se ofrece comúnmente, qué es esencial y qué no, y quién encontrará el mayor uso para cada función.
La importancia de elegir un buen sistema POS no se puede exagerar si desea que su negocio prospere: podrá optimizar el proceso de pago, mantener todas sus transacciones y datos en un solo lugar, mejorar su servicio al cliente sin sudar, entre muchas otras ventajas.
Pero, ¿cómo elegir? Siga leyendo para averiguar qué sistemas POS son nuestros favoritos y para obtener una guía más general sobre qué buscar.
Los mejores sistemas POS
Shopify es una de las plataformas de comercio electrónico más populares, por lo que no debería sorprender que su POS sea también el punto de partida para muchos usuarios.
La aplicación POS, sin embargo, va de la mano con el hardware de Shopify que puede alquilar con un margen de beneficio, pero también funciona en dispositivos iOS y Android, lo que lo hace conveniente para usar tanto en tiendas en línea como físicas.
El POS es increíblemente fácil de usar: regístrese para obtener una cuenta (hay una prueba gratuita de 90 días que le permite ver cómo Shopify se adapta a sus necesidades) e instale la aplicación. Las funciones que obtenga dependerán en gran medida del plan que seleccione, y las diferencias de precio son significativas: el plan básico de Shopify ($29/mes) tiene, bueno, todos los elementos básicos que necesita.
El plan Básico carece de informes profesionales, incluidos en el plan Shopify ($79/mes), así como tarifas de envío calculadas por terceros que son exclusivas del plan Avanzado Shopify ($299/mes). Los diferentes planes también incluyen diferentes volúmenes de ubicaciones admitidas y cuentas de personal.
Además, cuanto más caro sea su plan, menos pagará en tarjetas de crédito y otros cargos. Estos precios (que se muestran como un porcentaje, más una cantidad en dólares y centavos) pueden ser muy confusos de calcular, lo que tiende a desanimar a algunas personas, ya que no está claro si el plan Avanzado, significativamente más costoso, le ahorrará dinero en comparación con, digamos, el plano medio.
La mayor ventaja de Square es que es gratis. Por supuesto, ese no es exactamente un modelo comercial lucrativo, por lo que lo compensan cobrando un porcentaje de todos los pagos a través de su sistema, más precisamente, 2.6% + 10 centavos por pago con una Terminal Square.
Si esto es adecuado para usted o no, dependerá en gran medida del pago promedio, ya que es posible que pague significativamente más en tarifas de lo que pagaría por un plan de pago mensual.
El proceso de configuración para todo el hardware de Square es lo suficientemente fácil para que cualquiera pueda comenzar a utilizarlo en poco tiempo, y también deberá instalar la aplicación de Android o iOS, crear una cuenta y comenzar a ingresar a su inventario.
Además, todos los clientes móviles y minoristas obtienen un Square Reader, el hardware más básico, de forma gratuita. Si desea subir de nivel, puede elegir entre Square Terminal, que le permite aceptar pagos e imprimir recibos, y Square Register, que ofrece todas las funciones de un sistema POS totalmente integrado.
La baja barrera de entrada hace que Square POS sea una excelente opción para las empresas que solo ocasionalmente procesan pagos con tarjeta de crédito.
Comparado con nuestros ejemplos anteriores, ShopKeep puede parecer bastante caro, con el plan más básico a partir de $69/mes.
Sin embargo, este TPV no está orientado a comercios muy pequeños, sino a restaurantes, bares y similares.
ShopKeep ofrece un sistema híbrido rápido y receptivo que puede estar basado en la nube o instalado localmente, según las preferencias del cliente.
Junto con el Registro, ShopKeep también ofrece una oficina administrativa integral que le permite manejar a sus empleados y clientes, además de brindarle una descripción general de su negocio junto con informes.
En cuanto al inventario, no solo podrá realizar un seguimiento de sus artículos, sino que también puede establecer los llamados puntos de reorden, donde indica el proveedor y la cantidad que necesita pedir una vez que un artículo se está agotando. También le permite agregar artículos separados y luego agruparlos, como cuando crea canastas de regalo.
Como dijimos, el precio comienza en $ 69 / mes para el plan básico y sube a $ 199 / mes para el plan avanzado, y el plan esencial llega a $ 99 / mes. Cada una de estas tarifas se calcula por registro equipado por el POS, por lo que la cantidad tiende a sumar, especialmente con tarifas de transacción y mínimos mensuales. Esta es la razón por la que ShopKeep se considera la opción perfecta para aquellos que pueden utilizar todas sus funciones al máximo (especialmente aquellas que no encontrarán en ningún otro lugar).
Lightspeed ofrece soluciones POS para restaurantes y negocios minoristas teniendo en cuenta las necesidades individuales (aunque también puede obtener paquetes prefabricados). El nivel de personalización que obtendrá dependerá de lo que les solicite, pero esto significa que necesitará una cooperación más estrecha con Lightspeed para que esto suceda, y también significa que el precio se calcula caso por caso, a partir de $59/mes para restaurantes y $69/mes para comercios minoristas.
Si es fanático de Apple, le gustará el enfoque de Lightspeed: el kit está basado en Mac y todo el software fue diseñado para ejecutarse en iOS o Mac OS, y actualmente no se admiten Windows ni Android.
El sistema está integrado profesionalmente, lo que significa que su consultor vendrá y hará la configuración por usted, así como también le dará un resumen básico de todo lo que ha comprado.
Si alguna vez ha comprado algo en línea, es probable que tenga una cuenta de PayPal. Esta es una de las razones por las que su sistema POS es tan conveniente: la mayoría de las personas ya tienen una cuenta, se integra bien con otros servicios de PayPal, y si ha usado la cuenta con regularidad hasta ahora, usar su aplicación POS móvil es bastante intuitivo.
Necesitará un lector de tarjetas de PayPal, comprado a través de la empresa o de minoristas selectos, así como la aplicación móvil (disponible en App Store y Google Play). Puede elegir entre cuatro lectores de tarjetas diferentes, que van desde $ 19.99 (solo acepta tarjetas magnéticas) hasta $ 99.99 (tiene un teclado para el PIN).
No hay tarifas mensuales, pero PayPal le cobrará el 2,7 % (¡sin una tarifa plana adicional!) de cada pago con tarjeta, chip, toque y check-in, una tarifa del 3,5 % + $0,15 por pagos ingresados manualmente, una moneda del 2,5 % tarifa de conversión y $ 20 fijos para devoluciones de cargo (los reembolsos cuestan la tarifa de transacción original).
Otro inconveniente es la tarifa transfronteriza en las tarjetas fuera de los EE. UU. Además, los usuarios han informado problemas con la estabilidad de la cuenta, algo con lo que no se encuentran muchos otros proveedores de POS.
Elegir el hardware de punto de venta adecuado
Hemos mencionado que POS ahora va mucho más allá de lo que se ofrecía en sus primeras iteraciones. Hoy en día, un sistema POS tiene una gran variedad de opciones y posibilidades, que abarcan todo lo relacionado con los pagos, pero a menudo también el inventario, el tiempo de los empleados e incluso la nómina y la configuración del cliente. Esto significa que debe averiguar qué hardware necesita que pueda admitir todas estas opciones, o al menos las que necesita.
La primera elección es entre móvil y escritorio, ya que ambos tienen sus propias ventajas e inconvenientes.
● Escritorio. El problema principal aquí es que los escritorios ocupan espacio. Esto significa que tendrás que encontrarle un lugar y realmente comprometerte con él, ya que no son fáciles de mover. Esto, por supuesto, significa que son la mejor opción para las empresas físicas, ya que muchos proveedores de POS ofrecen funciones más sólidas en el escritorio y una versión reducida en el móvil.
● Móvil. Por otro lado, si usted es el tipo de empresa que está en constante movimiento, como vendedores de puerta en puerta, se beneficiaría de tener un sistema móvil como una tableta con un lector de tarjetas. También son bastante útiles durante los días ocupados en la tienda para agregar opciones de pago adicionales. Si su empresa es relativamente pequeña y/o tiene menos inventario, podría beneficiarse de la versión móvil más económica en general, mientras que la computadora de escritorio le costaría más tanto por adelantado como durante su vida útil.
● Híbrido. Por supuesto, no hay razón para elegir si no quieres. Muchos minoristas grandes emplean POS de escritorio y móviles, especialmente si tienen varias ubicaciones. Si puede encontrar un uso para ambos, ¿por qué no utilizar el enfoque combinado?
Periféricos
Una vez que se ha hecho esta elección básica, aún debe elegir entre todos los diferentes periféricos que se ofrecen. Los precios dependen del fabricante, de si están incluidos o no en un plan mensual, y de su nivel de complejidad.
● Lector de tarjetas de crédito. Esta es una necesidad absoluta; mucha gente no lleva dinero en efectivo, y no querrás perder una venta solo porque no aceptas tarjetas (como es la norma en casi todas partes).
Además, la banda magnética se está eliminando gradualmente de la producción (ya que una cantidad no despreciable de transacciones pasadas resultan ser fraudulentas), por lo que las personas están cambiando a tarjetas con chip EMV, destinadas a reducir el fraude con tarjetas de crédito. Por lo tanto, el lector de tarjetas también debe aceptar pagos con chip EMV.
● Otras opciones de pago. Estos incluyen pagos sin contacto, como tocar y pagar, pagos móviles o pagos de comunicación de campo cercano (NFC). Esto incluye no solo teléfonos inteligentes, sino también llaveros, pulseras y etiquetas, entre otros. Los pagos NFC se consideran incluso más seguros que las transacciones con chip EMV, ya que normalmente se cifran mediante tokenización.
● Cajón portamonedas. Mucha gente todavía paga en efectivo, y un cajón de efectivo seguro es imprescindible para una tienda física.
● Impresoras de recibos. Los recibos de la vieja escuela ya no son tan necesarios como solían ser, especialmente con la llegada de los recibos enviados por mensaje de texto y correo electrónico. Estos últimos también contaminan significativamente menos que sus predecesores. Sin embargo, algunas jurisdicciones aún requieren recibos impresos, así que verifique si esto se aplica a usted antes de comprar.
● Escáneres de códigos de barras. Aunque no son esenciales, especialmente para las pequeñas y medianas empresas, siguen siendo bastante útiles cuando busca optimizar el proceso de pago. Puede elegir entre un escáner estacionario, en el que se debe pasar el código de barras del artículo, o uno de mano que es especialmente útil cuando se revisan artículos voluminosos. Por supuesto, también puedes elegir ambos, dependiendo de tus necesidades.
● Soportes para tabletas. Si bien pueden parecer poco importantes en comparación con las otras opciones de hardware que hemos enumerado, si está utilizando un sistema móvil, no hay absolutamente ninguna necesidad de mantenerlo constantemente.
Funciones específicas entre las que puede elegir
Una vez que haya seleccionado su hardware, aún debe elegir entre los diferentes enfoques, incluidos diferentes planes de pago, integraciones de software y características de nicho que pueden no ser compatibles con todos los proveedores.
● Sistemas basados en la nube frente a locales. Esta última opción está pasando de moda rápidamente, debido a las ventajas que ofrecen los sistemas basados en la nube. Los sistemas basados en la nube le ofrecen acceso desde cualquier lugar, siempre que tenga una conexión a Internet y no necesiten ningún mantenimiento adicional de su parte, lo que significa que puede administrar su negocio de forma remota si es necesario. Sin embargo, también depende de una buena conexión a Internet (aunque algunos proveedores también ofrecen el modo fuera de línea, pero esto ciertamente no es la norma). Sin embargo, debe tener en cuenta que muy pocas empresas orientadas al cliente se benefician de las ventajas de los sistemas locales, especialmente cuando se consideran los costos y los requisitos de configuración y mantenimiento.
● Software como servicio (SaaS) frente a licencia de software. Esta es la elección entre pagar una tarifa mensual por la versión SaaS, que va de la mano con los sistemas basados en la nube, y obtener todas las actualizaciones y mejoras a medida que se implementan, en lugar de comprar una licencia de software que le brinda el producto tal como está. , convirtiéndolo en su propietario, pero sin el soporte continuo que ofrece SaaS. Además, muchos proveedores requieren que renueves tu licencia periódicamente, por lo que cualquier ahorro que puedas hacer se compensará a largo plazo.
● Atención al cliente. Muchos proveedores de sistemas POS le cobrarán más por la atención al cliente continua, pero si no tiene un equipo de TI dedicado que pueda manejar al menos los problemas más comunes, puede beneficiarse pagando más para su tranquilidad. Sin embargo, idealmente, el proveedor no le cobrará nada por la atención al cliente; si es posible, busque esta opción.
● Diferentes integraciones de software. Puede creer que realmente no necesita ninguno de los siguientes, pero si los usa regularmente, tenerlos integrados con su sistema POS puede hacer que su vida sea mucho más fácil en el futuro. Por ejemplo, muchos sistemas se integran con herramientas de contabilidad, mientras que una empresa que quiere expandirse a una tienda en línea también debería buscar integraciones de comercio electrónico. Tal vez incluso se beneficiaría de implementar un programa de fidelización para sus clientes para que sigan volviendo a usted; de esta manera, el sistema POS con estas características adicionales paga más de lo que inicialmente esperaba.
● Funciones de nicho. Un restaurante o una panadería podrían beneficiarse de tener un sistema que emita una alerta cuando las existencias estén bajas, mientras que algunos sistemas POS incluso le permiten configurar la información de contacto de su proveedor y solicitar un nuevo envío automáticamente. Si su cafetería, por ejemplo, tiene algunos pedidos relativamente comunes, también puede preestablecerlos para que no tenga que ingresar cada artículo manualmente.
Los análisis minoristas también son útiles si desea realizar un seguimiento de qué artículos funcionan mejor que otros para ajustar el precio en consecuencia, o incluso para saber qué camino tomar cuando está expandiendo su negocio.
Errores comunes a tener en cuenta
Desafortunadamente, como todo lo demás, elegir el sistema POS perfecto para su negocio conlleva algunos escollos relativamente comunes, ya sea aquellos en los que puede encontrarse debido a la inexperiencia o aquellos que se pusieron allí por diseño para atraerlo y aprovecharlo. Ambos deben ser evadidos, pero el último es la opción más insidiosa de los dos. Saber cuáles son es muy útil para evitar que cometa algunos errores costosos.
● Tarifas ocultas y/o altas. Muchos procesadores de pago le cobrarán tarifas por los pagos con tarjeta de crédito, especialmente si no le cobran ninguna tarifa mensual. Las más comunes son las tarifas que cobran un porcentaje de cada transacción, más una tarifa plana (generalmente de 10 a 40 centavos de dólar, según el proveedor).
Si está manejando muchas transacciones pequeñas, por ejemplo, vendiendo recuerdos, la tarifa plana adicional puede costarle más de lo que vale. En ese caso, busque tarifas que sean solo porcentajes. Sin embargo, esos suelen ser enemigos de un negocio que vende artículos caros.
La clave aquí es reconocerlos y adaptarse, en función de su situación. Algunos proveedores le cobrarán por la atención al cliente, lo que puede ser una sorpresa desagradable si no lo sabía de antemano. Por último, pero no menos importante, no olvide verificar si su impuesto local está incluido en el precio mensual o no.
● Contratos largos. Puede parecer más barato que una suscripción mensual, pero generalmente vale la pena a largo plazo. Los proveedores que ofrecen contratos largos generalmente establecen sus tarifas de procesamiento de tarjetas de crédito más altas que el estándar de la industria, aumentan las tarifas de soporte y/o algunas funciones básicas y le cobran más (por un amplio margen) por la terminación anticipada. En la mayoría de los casos, obtener un plan mensual con un proveedor de POS SaaS es el mejor curso de acción.
● Posesión absoluta. Hay muy pocos beneficios de poseer su POS en lugar de alquilarlo mensualmente (o incluso anualmente), a menos que sea una fábrica de más de 500 empleados que no trabaja con clientes finales. Corre el riesgo de pagar una cantidad exorbitante de dinero solo para que el desarrollador de software descontinúe ese producto o incluso cierre el negocio, una nueva ley lo obliga a actualizar su software a un costo aún mayor, o el sistema POS simplemente no es una buena opción para su negocio (que puede ser difícil de evaluar antes de que se use de forma rutinaria). Todos estos son peligros muy reales que pueden costarle más de lo que había previsto, y los ahorros que obtiene en comparación con el alquiler mensual se pierden rápidamente.