Melhores sistemas POS de 2022
Publicados: 2022-03-11Longe vão os dias em que os sistemas POS incluíam apenas uma caixa registradora e talvez um leitor de cartão. Os sistemas modernos de POS oferecem mais recursos do que você jamais imaginou precisar, desde o simples processamento de pagamentos até o gerenciamento do tempo de seus funcionários, até o rastreamento de estoque (e envio de e-mail aos fornecedores quando o estoque estiver baixo!).
No entanto, nem todos os negócios se beneficiam da compra de todos os sinos e assobios, e às vezes é mais problema do que vale a pena. É por isso que é de suma importância saber o que é comumente oferecido, o que é essencial e o que não é e quem encontrará mais uso para cada recurso.
A importância de escolher um bom sistema de PDV não pode ser exagerada se você deseja que seu negócio prospere: você poderá agilizar o processo de checkout, manter todas as suas transações e dados em um só lugar, melhorar seu atendimento ao cliente sem suar a camisa, entre muitas outras vantagens.
Mas como escolher? Continue lendo para descobrir quais sistemas de PDV são nossos favoritos e para obter um guia mais geral sobre o que procurar.
Os melhores sistemas de PDV
Shopify é uma das plataformas de comércio eletrônico mais populares do mercado, portanto, não é surpresa que seu PDV também seja o preferido de muitos usuários.
O aplicativo POS, no entanto, anda de mãos dadas com o hardware Shopify que você pode alugar com uma marcação - mas também funciona em dispositivos iOS e Android, tornando-o conveniente para uso em lojas online e físicas.
O PDV é incrivelmente fácil de usar: inscreva-se em uma conta (há uma avaliação gratuita de 90 dias que permite ver como Shopify se adapta às suas necessidades) e instale o aplicativo. Os recursos que você obtém dependerão muito do plano selecionado e as diferenças de preço são significativas: o plano Basic Shopify (US $ 29 / mês) tem todos os fundamentos que você precisa.
O plano Básico não possui relatórios profissionais, incluídos no plano Shopify (US$ 79/mês), bem como taxas de frete calculadas por terceiros que são exclusivas do plano Advanced Shopify (US$ 299/mês). Os diferentes planos também incluem diferentes volumes de locais suportados e contas de funcionários.
Além disso, quanto mais caro for o seu plano, menos você estará pagando em cartão de crédito e outras taxas. Esses preços (mostrados como uma porcentagem, mais um valor em dólares e centavos) podem ser muito confusos para calcular, o que tende a desencorajar algumas pessoas, pois não está claro se o plano Avançado, significativamente mais caro, economizará dinheiro em comparação com, digamos, o plano do meio.
A maior vantagem do Square é que ele é gratuito. Claro, esse não é exatamente um modelo de negócios lucrativo, então eles compensam cobrando uma porcentagem de todos os pagamentos através do sistema – mais precisamente, 2,6% + 10 centavos por pagamento com um Square Terminal.
Se isso é ou não uma boa opção para você, dependerá muito do pagamento médio, pois você pode pagar significativamente mais em taxas do que em um plano de pagamento mensal.
O processo de configuração para todo o hardware Square é fácil o suficiente para qualquer pessoa começar a usar rapidamente, e você também precisará instalar o aplicativo Android ou iOS, criar uma conta e começar a inserir seu inventário.
Além disso, todos os clientes móveis e de varejo recebem gratuitamente um Square Reader, o hardware mais básico. Se você quiser subir de nível, pode escolher entre um Square Terminal, que permite aceitar pagamentos e imprimir recibos, e um Square Register, que oferece todos os recursos de um sistema POS totalmente integrado.
A baixa barreira de entrada torna o Square POS uma ótima opção para empresas que apenas ocasionalmente processam pagamentos com cartão de crédito.
Comparado com nossos exemplos anteriores, o ShopKeep pode parecer muito caro, com o plano mais básico começando em $ 69/mês.
No entanto, este POS não é voltado para empresas muito pequenas, mas sim para restaurantes, bares e similares.
O ShopKeep oferece um sistema híbrido rápido e responsivo que pode ser baseado em nuvem ou instalado localmente, dependendo da preferência do cliente.
Juntamente com o Register, o ShopKeep também oferece um back office abrangente que permite lidar com seus funcionários e clientes, além de fornecer uma visão geral do seu negócio junto com relatórios.
Quanto ao inventário, você não apenas poderá rastrear seus itens, mas também poderá definir os chamados pontos de reabastecimento, onde você indica o fornecedor e o valor que precisa pedir quando um item estiver acabando. Ele também permite adicionar itens separados e agrupá-los, como quando você está criando cestas de presentes.
Como dissemos, os preços começam em US$ 69/mês para o plano Básico e vão até US$ 199/mês para o plano Avançado, com o plano Essential chegando a US$ 99/mês. Cada uma dessas taxas é calculada por registrador equipado pelo PDV, então o valor tende a somar, principalmente com taxas de transação e mínimos mensais. É por isso que o ShopKeep é considerado a opção perfeita para quem pode utilizar todos os seus recursos ao máximo (especialmente aqueles que não encontrariam em outro lugar).
A Lightspeed oferece soluções de POS para restaurantes e empresas de varejo, levando em consideração as necessidades individuais (embora você também possa obter pacotes pré-fabricados). O nível de personalização que você obterá dependerá do que você pedir a eles, mas isso significa que você precisará de uma cooperação mais próxima com a Lightspeed para que isso aconteça - e também significa que o preço é calculado caso a caso, começando em US$ 59/mês para restaurantes e US$ 69/mês para empresas de varejo.
Se você é fã da Apple, vai gostar da abordagem do Lightspeed: o kit é baseado em Mac e todo o software foi projetado para rodar em iOS ou Mac OS, e nem Windows nem Android são suportados atualmente.
O sistema é integrado profissionalmente, o que significa que o consultor deles virá e fará a configuração para você, além de fornecer um resumo básico de tudo o que você comprou.
Se você já comprou alguma coisa online, é provável que você tenha uma conta do PayPal. Essa é uma das razões pelas quais seu sistema de PDV é tão conveniente: a maioria das pessoas já possui uma conta, ele se integra bem a outros serviços do PayPal e, se você usou a conta com alguma regularidade até agora, usar seu aplicativo de PDV móvel é bastante intuitivo.
Você precisará de um leitor de cartão do PayPal, adquirido por meio da empresa ou de varejistas selecionados, bem como o aplicativo móvel (disponível na App Store e no Google Play). Você pode escolher entre quatro leitores de cartão diferentes, que variam de $ 19,99 (leva apenas cartões magnéticos) a $ 99,99 (possui um teclado para o PIN).
Não há taxas mensais, mas o PayPal cobrará 2,7% (sem uma taxa fixa adicional!) de cada pagamento por furto, chip, toque e check-in, uma taxa de 3,5% + $ 0,15 para pagamentos inseridos manualmente, uma moeda de 2,5% taxa de conversão e uma taxa fixa de $ 20 para estornos (os reembolsos custam a taxa de transação original).
Outra desvantagem é a taxa transfronteiriça em cartões fora dos EUA. Além disso, os usuários relataram problemas com a estabilidade da conta, algo que muitos outros provedores de PDV não encontram.
Escolhendo o hardware POS certo
Mencionamos que o POS agora vai muito além do que foi oferecido em suas poucas iterações iniciais. Hoje em dia, um sistema POS tem toda uma gama de opções e possibilidades, abrangendo todos os pagamentos, mas muitas vezes também estoque, tempo de funcionário e até folha de pagamento e configurações de clientes. Isso significa que você precisa descobrir qual hardware precisa que possa suportar todas essas opções – ou pelo menos as que você precisa.
A primeira escolha é entre mobile e desktop, já que ambos têm suas próprias vantagens e desvantagens.
● Área de trabalho. O principal problema aqui é que os desktops ocupam espaço. Isso significa que você precisará encontrar um lugar e realmente se comprometer com ele, já que eles não são fáceis de mover. Isso, é claro, significa que eles são a melhor opção para empresas físicas, já que muitos provedores de PDV oferecem recursos mais robustos no desktop e uma versão reduzida no celular.
● Móvel. Por outro lado, se você é o tipo de negócio que está em constante movimento, como vendedores de porta em porta, você se beneficiaria de ter um sistema móvel como um tablet com leitor de cartões. Eles também são bastante úteis durante os dias movimentados na loja para adicionar opções extras de checkout. Se sua empresa for relativamente pequena e/ou tiver menos estoque, você poderá se beneficiar da versão móvel mais barata, enquanto a área de trabalho custaria mais antecipadamente e ao longo de sua vida útil.
● Híbrido. É claro que não há razão para escolher se você não quiser. Muitos grandes varejistas empregam POS desktop e móvel, especialmente se tiverem vários locais. Se você pode encontrar um uso para ambos, por que não usar a abordagem combinada?
Periféricos
Uma vez feita esta escolha mais básica, você ainda precisa escolher entre todos os diferentes periféricos oferecidos. Os preços dependem do fabricante, se estão ou não incluídos em um plano mensal e do seu nível de complexidade.
● Leitor de cartão de crédito. Esta é uma necessidade absoluta; muitas pessoas não carregam dinheiro e você não quer perder uma venda só porque não aceita cartões (como é a norma em quase todos os lugares).
Além disso, a tarja magnética está caminhando para ser descontinuada (já que um número não negligenciável de transações roubadas acaba sendo fraudulento) para que as pessoas estejam mudando para cartões com chip EMV, destinados a reduzir a fraude de cartão de crédito. Portanto, o leitor de cartão também deve aceitar pagamentos com chip EMV.
● Outras opções de pagamento. Isso inclui pagamentos sem contato, como tocar e pagar, e pagamentos móveis ou pagamentos de comunicação de campo próximo (NFC). Isso inclui não apenas smartphones, mas também chaveiros, pulseiras e etiquetas, entre outros. Os pagamentos NFC são considerados ainda mais seguros do que as transações com chip EMV, pois normalmente são criptografados por meio de tokenização.
● Gaveta de dinheiro. Muitas pessoas ainda pagam em dinheiro, e uma gaveta de dinheiro segura é uma obrigação para uma loja física.
● Impressoras de recibos. Os recibos da velha escola não são tão necessários quanto costumavam ser, especialmente com o advento dos recibos por mensagens de texto e e-mail. Estes últimos também poluem significativamente menos do que seus antecessores. No entanto, algumas jurisdições ainda exigem recibos impressos, portanto, verifique se isso se aplica a você antes de comprar.
● Leitores de código de barras. Embora não sejam essenciais, especialmente para pequenas e médias empresas, ainda são bastante úteis quando você deseja agilizar o processo de checkout. Você pode escolher entre um scanner estacionário, onde o código de barras do item precisa ser passado sobre ele, ou um portátil que é especialmente útil ao verificar itens volumosos. Claro, você também pode escolher ambos, dependendo de suas necessidades.
● Suportes para tablets. Embora possam parecer sem importância em comparação com as outras opções de hardware que listamos, se você estiver usando um sistema móvel, não há absolutamente nenhuma necessidade de mantê-lo constantemente.
Recursos específicos que você pode escolher
Depois de selecionar seu hardware, você ainda precisa escolher entre as diferentes abordagens, incluindo diferentes planos de pagamento, integrações de software e recursos de nicho que podem não ser suportados por todos os provedores.
● Sistemas baseados em nuvem versus sistemas locais. A última opção está saindo de moda rapidamente, devido às vantagens que os sistemas baseados em nuvem oferecem. Os sistemas baseados em nuvem oferecem acesso de qualquer lugar, desde que você tenha uma conexão com a Internet e não precise de nenhuma manutenção extra, o que significa que você pode administrar seus negócios remotamente, se necessário. No entanto, você também depende de uma boa conexão com a internet (embora alguns provedores também ofereçam o modo offline, mas isso certamente não é a norma). Você deve ter em mente, no entanto, que muito poucas empresas voltadas para o cliente se beneficiam das vantagens dos sistemas locais, especialmente ao considerar os custos e os requisitos de configuração e manutenção.
● Software-as-a-Service (SaaS) vs Licença de Software. Esta é a escolha entre pagar uma taxa mensal pela versão SaaS, que anda de mãos dadas com os sistemas baseados em nuvem, e obter todas as atualizações e melhorias à medida que são lançadas, versus comprar uma licença de software que oferece o produto como está , tornando-o o proprietário dele, mas sem o suporte contínuo que o SaaS oferece. Além disso, muitos provedores exigem que você renove sua licença periodicamente, portanto, qualquer economia que você possa fazer a longo prazo.
● Suporte ao cliente. Muitos provedores de sistemas de PDV cobram mais pelo suporte contínuo ao cliente, mas se você não tiver uma equipe de TI dedicada que possa lidar pelo menos com os problemas mais comuns, poderá se beneficiar de pagar mais para ficar tranquilo. No entanto, idealmente, o provedor não cobrará pelo suporte ao cliente – se possível, procure essa opção.
● Diferentes integrações de software. Você pode acreditar que realmente não precisa de nenhum dos itens a seguir, mas se você os usa regularmente, integrá-los ao seu sistema POS pode tornar sua vida significativamente mais fácil no futuro. Por exemplo, muitos sistemas se integram a ferramentas de contabilidade, enquanto uma empresa que deseja expandir para uma loja online também deve analisar as integrações de comércio eletrônico. Talvez você até se beneficie da implementação de um programa de fidelidade para seus clientes para mantê-los voltando para você – desta forma, o sistema POS com esses recursos adicionais compensa mais do que você pode esperar inicialmente.
● Recursos de nicho. Um restaurante ou padaria pode se beneficiar de ter um sistema que emita um alerta quando o estoque estiver baixo, enquanto alguns sistemas de PDV permitem que você defina as informações de contato do seu fornecedor e solicite uma nova remessa automaticamente. Se a sua cafeteria, por exemplo, tiver alguns pedidos relativamente comuns, você também pode predefini-los para não precisar inserir cada item manualmente.
A análise de varejo também é útil se você quiser rastrear quais itens se saem melhor do que outros para ajustar os preços de acordo ou até mesmo saber qual caminho seguir quando estiver expandindo seus negócios.
Armadilhas comuns a serem observadas
Infelizmente, como todo o resto, escolher o sistema POS perfeito para o seu negócio vem com algumas armadilhas relativamente comuns – aquelas que você pode encontrar devido à inexperiência ou aquelas que foram colocadas lá por design para atraí-lo e tirar vantagem de você. Ambos devem ser evitados, mas o último é a opção mais insidiosa dos dois. Saber o que são é um longo caminho para evitar que você cometa alguns erros caros.
● Taxas ocultas e/ou altas. Muitos processadores de pagamento cobram taxas sobre pagamentos com cartão de crédito, especialmente se não estiverem cobrando nenhuma taxa mensal. As mais comuns são as taxas que levam uma porcentagem de cada transação, mais uma taxa fixa (geralmente de 10 a 40 centavos de dólar, dependendo do provedor).
Se você estiver lidando com muitas transações pequenas, por exemplo, vendendo lembranças, a taxa fixa adicional pode custar mais do que vale. Nesse caso, procure taxas que sejam apenas porcentagens. No entanto, esses geralmente são os inimigos de uma empresa que vende itens caros.
A chave aqui é reconhecê-los e se adaptar, com base na sua situação. Alguns provedores cobram pelo suporte ao cliente, o que pode ser um choque desagradável se você não estiver ciente disso de antemão. Por último, mas não menos importante, não se esqueça de verificar se o seu imposto local está incluído no preço mensal ou não.
● Contratos longos. Pode parecer mais barato do que uma assinatura mensal, mas geralmente compensa a longo prazo. Os provedores que oferecem contratos longos geralmente definem suas taxas de processamento de cartão de crédito mais altas do que o padrão do setor, aumentam as taxas de suporte e/ou alguns recursos básicos e cobram extra (por uma ampla margem) pela rescisão antecipada. Na maioria dos casos, obter um plano mensal com um provedor de SaaS POS é o melhor curso de ação.
● Possuir total. Há muito poucos benefícios em possuir seu PDV em vez de alugá-lo mensalmente (ou mesmo anualmente), a menos que você tenha uma fábrica com mais de 500 funcionários que não trabalhe com clientes finais. Você corre o risco de pagar uma quantia exorbitante de dinheiro apenas para o desenvolvedor de software descontinuar esse produto ou até mesmo sair do negócio, uma nova lei obriga você a atualizar seu software a um custo ainda maior ou o sistema POS simplesmente não é uma boa opção para o seu negócio (o que pode ser difícil de avaliar antes de ser usado rotineiramente). Todos esses são perigos muito reais que podem custar mais do que você esperava, e as economias que você faz em comparação com o aluguel mensal são rapidamente perdidas.