I migliori sistemi POS del 2022
Pubblicato: 2022-03-11Sono lontani i tempi in cui i sistemi POS comprendevano solo un registratore di cassa e forse un lettore di carte. I moderni sistemi POS offrono più funzionalità di quelle che avresti mai pensato di aver bisogno, dalla semplice elaborazione dei pagamenti, alla gestione del tempo dei tuoi dipendenti, al monitoraggio dell'inventario (e all'invio di email ai fornitori quando sei a corto di scorte!).
Tuttavia, non tutte le aziende traggono vantaggio dall'acquisto di tutti i campanelli e fischietti, e talvolta è più un problema di quanto valga la pena. Ecco perché è di fondamentale importanza sapere cosa viene comunemente offerto, cosa è essenziale e cosa non lo è e chi troverà il maggior uso per ciascuna funzionalità.
L'importanza di scegliere un buon sistema POS non può essere sopravvalutata se vuoi che la tua attività prosperi: sarai in grado di snellire il processo di checkout, mantenere tutte le tue transazioni e dati in un unico posto, migliorare il tuo servizio clienti senza sudare, tra molti altri vantaggi.
Ma come scegliere? Continua a leggere per scoprire quali sistemi POS sono i nostri preferiti e per una guida più generale su cosa cercare.
I migliori sistemi POS
Shopify è una delle piattaforme di e-commerce più popolari in circolazione, quindi non dovrebbe sorprendere che il suo POS sia anche il punto di riferimento per molti utenti.
L'app POS, tuttavia, va di pari passo con l'hardware Shopify che puoi affittare con un ricarico, ma funziona anche su dispositivi iOS e Android, rendendolo comodo da usare sia nei negozi online che in quelli fisici.
Il POS è incredibilmente facile da usare: crea un account (c'è una prova gratuita di 90 giorni che ti consente di vedere come Shopify si adatta alle tue esigenze) e installa l'app. Le funzionalità che ottieni dipenderanno fortemente dal piano selezionato e le differenze di prezzo sono significative: il piano Shopify di base ($ 29/mese) ha, beh, tutte le basi di cui hai bisogno.
Il piano Basic non ha rapporti professionali, inclusi nel piano Shopify ($ 79/mese), così come tariffe di spedizione calcolate da terze parti che sono uniche per il piano Avanzato Shopify ($ 299/mese). I diversi piani includono anche diversi volumi di sedi supportate e account del personale.
Inoltre, più costoso è il tuo piano, meno paghi con carta di credito e altre commissioni. Questi prezzi (mostrati come percentuale, più un importo in dollari e centesimi) possono essere molto confusi da calcolare, il che tende a scoraggiare alcune persone poiché non è chiaro se il piano Advanced significativamente più costoso ti farà risparmiare denaro rispetto, ad esempio, il piano di mezzo.
Il più grande vantaggio di Square è che è gratuito. Ovviamente, questo non è esattamente un modello di business redditizio, quindi lo compensano addebitandoti una percentuale di tutti i pagamenti attraverso il loro sistema, più precisamente, 2,6% + 10 centesimi per pagamento con uno Square Terminal.
Il fatto che questo sia adatto o meno per te dipenderà fortemente dal pagamento medio, poiché potresti ritrovarti a pagare molto di più in commissioni rispetto a un piano di pagamento mensile.
Il processo di configurazione per tutto l'hardware Square è abbastanza semplice da consentire a chiunque di essere installato e funzionante in pochissimo tempo e dovrai anche installare l'app Android o iOS, creare un account e iniziare a inserire il tuo inventario.
Inoltre, tutti i clienti mobili e al dettaglio ricevono gratuitamente uno Square Reader, l'hardware più semplice. Se vuoi salire di livello, puoi scegliere tra uno Square Terminal, che ti consente di accettare pagamenti e stampare ricevute, e uno Square Register, che offre tutte le funzionalità di un sistema POS completamente integrato.
La bassa barriera all'ingresso rende Square POS un'ottima scelta per le aziende che elaborano solo occasionalmente pagamenti con carta di credito.
Rispetto ai nostri esempi precedenti, ShopKeep potrebbe sembrare piuttosto costoso, con il piano più semplice a partire da $ 69/mese.
Tuttavia, questo POS non è rivolto a piccolissime attività, ma piuttosto a ristoranti, bar e simili.
ShopKeep offre un sistema ibrido rapido e reattivo che può essere basato su cloud o installato localmente, a seconda delle preferenze del cliente.
Insieme a Register, ShopKeep offre anche un back office completo che ti consente di gestire i tuoi dipendenti e clienti, oltre a offrirti una panoramica della tua attività insieme a report.
Per quanto riguarda l'inventario, non solo sarai in grado di tracciare i tuoi articoli, ma puoi anche impostare i cosiddetti punti di riordino, in cui indichi il venditore e l'importo che devi ordinare una volta che un articolo sta per esaurirsi. Ti consente anche di aggiungere articoli separati, quindi raggrupparli insieme, come quando crei cesti regalo.
Come abbiamo detto, il prezzo parte da $ 69/mese per il piano Basic e sale a $ 199/mese per il piano Advanced, con il piano Essential che arriva a $ 99/mese. Ognuna di queste commissioni viene calcolata per registro dotato del POS, quindi l'importo tende ad aumentare, soprattutto con commissioni di transazione e minimi mensili. Questo è il motivo per cui ShopKeep è considerato l'opzione perfetta per coloro che possono utilizzare al massimo tutte le loro funzionalità (soprattutto quelle che non troverebbero altrove).
Lightspeed offre soluzioni POS per ristoranti e attività di vendita al dettaglio tenendo conto delle esigenze individuali (sebbene sia possibile ottenere anche pacchetti preconfezionati). Il livello di personalizzazione che otterrai dipenderà da ciò che chiedi loro, ma ciò significa che avrai bisogno di una più stretta collaborazione con Lightspeed per realizzarlo - e significa anche che il prezzo viene calcolato caso per caso, a partire da $ 59/mese per i ristoranti e $ 69/mese per le attività di vendita al dettaglio.
Se sei un fan di Apple, apprezzerai l'approccio di Lightspeed: il kit è basato su Mac e tutto il software è stato progettato per funzionare su iOS o Mac OS e attualmente né Windows né Android sono supportati.
Il sistema è integrato professionalmente, il che significa che il loro consulente verrà e eseguirà l'installazione per te, oltre a fornirti una panoramica di base di tutto ciò che hai acquistato.
Se hai mai acquistato qualcosa online, è probabile che tu abbia un conto PayPal. Questo è uno dei motivi per cui il suo sistema POS è così conveniente: la maggior parte delle persone ha già un account, si integra bene con altri servizi PayPal e se fino ad ora hai utilizzato l'account con regolarità, utilizzare la sua app POS mobile è abbastanza intuitivo.
Avrai bisogno di un lettore di carte PayPal, acquistato tramite l'azienda o rivenditori selezionati, nonché l'app mobile (disponibile su App Store e Google Play). Puoi scegliere tra quattro diversi lettori di carte, che vanno da $ 19,99 (accetta solo carte magnetiche) a $ 99,99 (ha una tastiera per il PIN).
Non ci sono commissioni mensili, ma PayPal ti addebiterà il 2,7% (senza una tariffa fissa aggiuntiva!) Di ogni passaggio, chip, tocco e pagamento al check-in, una commissione del 3,5% + $ 0,15 per i pagamenti inseriti manualmente, una valuta del 2,5% commissione di conversione e un forfait di $ 20 per gli storni di addebito (i rimborsi costano la commissione di transazione originale).
Un altro inconveniente è la commissione transfrontaliera sulle carte non statunitensi. Inoltre, gli utenti hanno segnalato problemi con la stabilità dell'account, cosa che non incontrano molti altri fornitori di POS.
Scegliere l'hardware POS giusto
Abbiamo accennato al fatto che il POS ora va ben oltre ciò che è stato offerto nelle sue prime iterazioni. Al giorno d'oggi, un sistema POS ha un'intera gamma di opzioni e possibilità, che comprendono tutto ciò che riguarda i pagamenti, ma spesso anche l'inventario, il tempo dei dipendenti e persino le buste paga e le impostazioni dei clienti. Ciò significa che devi capire quale hardware ti serve in grado di supportare tutte queste opzioni, o almeno quelle di cui hai bisogno.
La prima scelta è tra mobile e desktop, poiché entrambi hanno i loro vantaggi e svantaggi.
● Desktop. Il problema principale qui è che i desktop occupano spazio. Ciò significa che dovrai trovarlo un posto e impegnarti effettivamente, dal momento che non sono facili da spostare. Questo, ovviamente, significa che sono l'opzione migliore per le attività fisiche, poiché molti fornitori di POS offrono funzionalità più solide su desktop e una versione ridotta su dispositivi mobili.
● Cellulare. D'altra parte, se sei il tipo di attività che è costantemente in movimento, come i venditori porta a porta, trarresti vantaggio dall'avere un sistema mobile come un tablet con un lettore di carte. Sono anche abbastanza utili durante i giorni di punta nel negozio per aggiungere ulteriori opzioni di pagamento. Se la tua attività è relativamente piccola e/o ha meno scorte, potresti trarre vantaggio dalla versione mobile complessivamente più economica, mentre il desktop ti costerebbe di più sia in anticipo che per tutta la sua durata.
● Ibrido. Non c'è, ovviamente, alcun motivo per scegliere se non vuoi. Molti grandi rivenditori utilizzano POS sia desktop che mobili, soprattutto se hanno più sedi. Se riesci a trovare un uso per entrambi, perché non utilizzare l'approccio combinato?
periferiche
Una volta effettuata questa scelta di base, devi comunque scegliere tra tutte le diverse periferiche offerte. I prezzi dipendono dal produttore, indipendentemente dal fatto che siano inclusi o meno in un piano mensile, e dal loro livello di complessità.
● Lettore di carte di credito. Questo è un must assoluto; molte persone non si portano dietro contanti e tu non vuoi perdere una vendita solo perché non accetti carte (come è la norma quasi ovunque).
Inoltre, la striscia magnetica sta per essere gradualmente ritirata dalla produzione (poiché un numero non trascurabile di transazioni strisciate risulta essere fraudolento) in modo che le persone stiano passando alle carte con chip EMV, volte a ridurre le frodi con carte di credito. Pertanto, il lettore di carte deve accettare anche pagamenti con chip EMV.
● Altre opzioni di pagamento. Questi includono pagamenti contactless, come tap-and-pay e pagamenti mobili o pagamenti Near Field Communication (NFC). Ciò include non solo smartphone, ma anche portachiavi, braccialetti e tag, tra gli altri. I pagamenti NFC sono considerati ancora più sicuri delle transazioni con chip EMV, poiché in genere sono crittografati mediante tokenizzazione.
● Cassetto contanti. Molte persone pagano ancora in contanti e un cassetto sicuro è un must per un negozio di mattoni e malta.
● Stampanti per ricevute. Le ricevute della vecchia scuola non sono più necessarie come una volta, specialmente con l'avvento delle ricevute via SMS e via e-mail. Questi ultimi inquinano anche significativamente meno dei loro predecessori. Tuttavia, alcune giurisdizioni richiedono ancora ricevute stampate, quindi controlla se questo si applica a te prima dell'acquisto.
● Scanner di codici a barre. Sebbene non siano essenziali, specialmente per le piccole e medie imprese, sono comunque piuttosto utili quando stai cercando di semplificare il processo di pagamento. Puoi scegliere tra uno scanner fisso, in cui è necessario passare il codice a barre dell'articolo, o uno palmare particolarmente utile per il check-out di articoli ingombranti. Naturalmente, puoi anche scegliere entrambi, a seconda delle tue esigenze.
● Supporti per tablet. Sebbene possano sembrare poco importanti rispetto alle altre opzioni hardware che abbiamo elencato, se stai utilizzando un sistema mobile, non è assolutamente necessario che venga tenuto costantemente in mano.
Funzionalità specifiche tra cui puoi scegliere
Una volta selezionato l'hardware, devi comunque scegliere tra i diversi approcci, inclusi diversi piani di pagamento, integrazioni software e funzionalità di nicchia che potrebbero non essere supportate da tutti i fornitori.
● Sistemi basati su cloud e on-premise. Quest'ultima opzione sta andando fuori moda rapidamente, a causa dei vantaggi offerti dai sistemi basati su cloud. I sistemi basati su cloud ti offrono l'accesso da qualsiasi luogo, a condizione che tu disponga di una connessione Internet, e non necessiti di ulteriore manutenzione da parte tua, il che significa che puoi gestire la tua attività da remoto, se necessario. Tuttavia, dipendi anche da una buona connessione Internet (sebbene alcuni provider offrano anche la modalità offline, ma questa non è certo la norma). Tieni presente, tuttavia, che pochissime aziende a contatto con i clienti beneficiano dei vantaggi dei sistemi on-premise, soprattutto se si considerano i costi e i requisiti di installazione e manutenzione.
● Software-as-a-Service (SaaS) vs Licenza software. Questa è la scelta tra il pagamento di un canone mensile per la versione SaaS, che va di pari passo con i sistemi basati su cloud, e l'ottenimento di tutti gli aggiornamenti e i miglioramenti man mano che vengono implementati, rispetto all'acquisto di una licenza software che ti offre il prodotto così com'è , facendone il proprietario, ma senza il continuo supporto offerto da SaaS. Inoltre, molti fornitori richiedono il rinnovo periodico della licenza, in modo da compensare eventuali risparmi a lungo termine.
● Assistenza clienti. Molti fornitori di sistemi POS ti addebiteranno un extra per l'assistenza clienti continua, ma se non hai un team IT dedicato in grado di gestire almeno i problemi più comuni, potresti trarre vantaggio dal pagamento di un extra per la massima tranquillità. Tuttavia, idealmente, il provider non ti addebiterà affatto l'assistenza clienti: se possibile, cerca questa opzione.
● Diverse integrazioni software. Potresti credere di non aver davvero bisogno di nessuno dei seguenti elementi, ma se li usi regolarmente, averli integrati con il tuo sistema POS può semplificarti notevolmente la vita lungo la strada. Ad esempio, molti sistemi si integrano con strumenti di contabilità, mentre un'azienda che desidera espandersi in un negozio online dovrebbe esaminare anche le integrazioni dell'e-commerce. Forse potresti anche trarre vantaggio dall'implementazione di un programma fedeltà per i tuoi clienti per farli tornare da te: in questo modo, il sistema POS con queste funzionalità aggiuntive paga più di quanto potresti aspettarti inizialmente.
● Funzionalità di nicchia. Un ristorante o una panetteria potrebbe trarre vantaggio dall'avere un sistema che invia un avviso quando le scorte sono in esaurimento, mentre alcuni sistemi POS ti consentono persino di impostare le informazioni di contatto del tuo fornitore e ordinare automaticamente una nuova spedizione. Se la tua caffetteria, ad esempio, ha degli ordini relativamente comuni, puoi anche preimpostarli in modo da non dover inserire manualmente ogni articolo.
Le analisi di vendita al dettaglio sono utili anche se desideri tenere traccia degli articoli che funzionano meglio di altri al fine di adeguare i prezzi di conseguenza, o anche per sapere quale strada intraprendere quando stai espandendo la tua attività.
Insidie comuni a cui prestare attenzione
Sfortunatamente, come tutto il resto, la scelta del sistema POS perfetto per la tua attività comporta alcune insidie relativamente comuni: quelle in cui puoi incappare a causa dell'inesperienza o quelle che sono state messe lì di progettazione per attirarti e trarre vantaggio da te. Entrambi dovrebbero essere evitati, ma quest'ultima è l'opzione più insidiosa delle due. Sapere cosa sono fa molto per impedirti di commettere potenzialmente alcuni errori costosi.
● Commissioni nascoste e/o elevate. Molti processori di pagamento ti addebiteranno commissioni sui pagamenti con carta di credito, soprattutto se non ti addebitano alcun canone mensile. Le più comuni sono le commissioni che prendono una percentuale di ogni transazione, più una tariffa fissa (di solito da 10 a 40 centesimi di dollaro, a seconda del provider).
Se stai gestendo molte piccole transazioni, ad esempio vendendo souvenir, la tariffa fissa aggiuntiva può costarti più di quanto valga. In tal caso, cerca le commissioni che sono solo percentuali. Tuttavia, quelli sono solitamente i nemici di un'azienda che vende articoli costosi.
La chiave qui è riconoscerli e adattarsi, in base alla tua situazione. Alcuni fornitori ti addebiteranno l'assistenza clienti, il che può essere un brutto shock se non ne fossi a conoscenza in anticipo. Ultimo ma non meno importante, non dimenticare di controllare se la tua tassa locale è inclusa nel prezzo mensile o meno.
● Contratti lunghi. Può sembrare più economico di un abbonamento mensile, ma di solito paga a lungo termine. I fornitori che offrono contratti lunghi di solito impostano le commissioni di elaborazione della carta di credito più elevate rispetto allo standard del settore, aumentano le tariffe per il supporto e/o alcune funzionalità di base e addebitano costi aggiuntivi (con un ampio margine) per la risoluzione anticipata. Nella maggior parte dei casi, ottenere un piano mensile con un provider POS SaaS è la migliore linea d'azione.
● Possedere a titolo definitivo. Ci sono pochissimi vantaggi nel possedere il tuo POS a titolo definitivo piuttosto che noleggiarlo su base mensile (o anche annuale) a meno che tu non sia una fabbrica di oltre 500 dipendenti che non lavora con i clienti finali. Rischi di pagare una somma esorbitante solo per lo sviluppatore di software per interrompere quel prodotto o addirittura cessare l'attività, una nuova legge ti costringe ad aggiornare il tuo software a un costo ancora più alto, o il sistema POS semplicemente non è adatto per la tua attività (che può essere difficile da valutare prima che venga utilizzata di routine). Tutti questi sono pericoli molto reali che possono costarti più di quanto avevi previsto e i risparmi che fai rispetto all'affitto mensile vanno rapidamente persi.