如何使用模板和样本編寫提案請求
已發表: 2022-05-26無論您是為小型代理機構還是大型營銷公司工作，您最終都可能需要填寫徵求建議書或 RFP。
您的公司無法在內部完成所有事情，當您的企業需要從其他地方購買產品或服務時，您可能需要貨比三家。 RFP 允許您收集來自不同供應商的報價，並選擇最符合您的標準的供應商，包括技能和預算。
每當您將工作外包給供應商時，都可能會出現諸如圍繞工作範圍和補償的溝通不暢等問題。 一個好的 RFP 所做的是消除灰色區域，以便雙方了解需要交付什麼、何時交付以及交付多少。
RFP 模板
在這裡，我們提供了一個 RFP 模板，您可以按照這些模板來構建初始結構，以及一個示例 RFP，以獲得更多靈感。 但這並不是萬能的——您需要定制您的 RFP 以最好地表達您公司的需求。
 Template, Blog Image.jpg)
下載免費、可編輯的 RFP 模板。
不是說你看過模板，你是怎麼寫RFP的？ 我們已經為您服務了。
如何編寫 RFP
- 定義您的項目、範圍和預算。
- 提供背景和介紹信息。
- 描述您正在尋找的服務。
- 詳細說明您的選擇標準和時間表。
- 校對您的 RFP 並上線。
1. 定義您的項目、範圍和預算。
在發布您的 RFP 之前，請花時間定義您希望完成的項目、其範圍以及您可以負擔的費用。 此信息為您的 RFP 提供了框架，並有助於確保它在過於籠統和過於詳細之間取得平衡。
2. 提供背景和介紹信息。
有了預算和範圍，您就可以開始製定您的 RFP。 雖然很想深入了解細節，但最好提供一些關於您公司的背景和介紹性數據。 這有助於為潛在合作夥伴搭建舞台，讓他們了解您當前的市場、業務目標和當前挑戰。
3. 描述您正在尋找的服務。
現在是時候具體了解您正在尋找的服務，以幫助您實現目標。 例如，如果您正在建立一個網站，您可能會尋找一家同時具有前端和後端開發經驗的公司。 如果您正在創建移動應用程序，請強調該領域對特定技能的需求，例如響應式設計的專業知識和為多個移動平台構建應用程序。
4. 詳細說明您的選擇標準和時間表。
接下來是項目的選擇標準和時間表。 在這裡，您可以強調需要考慮哪些技能、服務和市場專業知識。 現在是具體的時候了：對選擇標準的清晰描述將有助於降低對不滿足您需求的多個 RFP 進行分類的風險。
提前了解您的時間表也很重要。 為潛在合作夥伴提供 RFP 提交的結束日期、最終選擇的日期以及明確的從開始到結束的項目時間表，以便提出提案的公司可以微調他們的投標。
5. 校對您的 RFP 並上線。
最後但絕不是最不重要的？ 校對您的 RFP - 然後再次校對。 為什麼？ 因為即使是小錯誤也可能破壞項目時間表。 考慮預算細節中的零缺失，或者對提案到期和選擇日期的錯誤傳達； 兩者都可能強制重新啟動整個 RFP 流程並浪費寶貴的時間。
一旦您對 RFP 中的所有內容都準確且完整感到滿意，就可以上線了。 發送電子郵件並在您的網站上發布鏈接，以開始尋找最適合您的提供商的過程。 要簡化此流程，請考慮使用提案軟件發布和管理對您的 RFP 的響應。
現在您了解了編寫 RFP 的基礎知識，您可以構建自己的模板並填寫它，以便您可以開始接受投標。 我們將使用一家虛構的公司 Caroline's Websites, Inc. 來準確說明每個部分應該如何執行。
RFP 樣本
項目名稱或描述：營銷服務
公司名稱：Caroline's Websites, Inc.
地址：302 Inbound Ave.
城市，州，郵政編碼：馬薩諸塞州波士頓 29814
採購聯繫人：Caroline Forsey
PCP 電話號碼：227-124-2481
PCP 的電子郵件地址：[電子郵件保護]
傳真號碼：不適用
接下來，我們將使用同一個虛構的公司來研究帶有信息的 RFP 的每個元素。
1. 寫下你的背景和介紹。
在您的介紹性段落中，您需要包含有關您公司的有用背景信息——誰創立了它，您的公司提供什麼產品或服務，您與競爭對手的區別，以及您所在的位置。 如果任何供應商認真與您合作，他們會在繼續之前需要此信息。
例子
Caroline's Websites, Inc. 是一家網頁設計公司，由 Caroline Forsey 於 2010 年創立。Caroline's Websites, Inc. 以團隊為導向、基於解決方案的網頁設計方法而自豪。 我們為客戶提供網頁設計服務，包括編碼、開發和品牌推廣。 我們的員工分佈在馬薩諸塞州的兩個辦事處。
2. 定義您的項目目標和服務範圍。
接下來，您需要概述您需要完成的項目，以及您希望從該項目中實現的目標。 盡可能具體是很重要的——甚至概述所涉及的個別任務和標準。 您需要包含諸如“該獎項將授予 X 公司”之類的短語，其中“X”確定您將如何確定最佳候選人。
例子
Caroline's Websites, Inc. 正在尋求提供全方位服務的通信和營銷公司的服務，以製定和執行全面的整合營銷計劃，以提高我們的 SEO 影響力； 吸引更多社交媒體關注者； 並有效地完成了潛在客戶開發活動。 該獎項將頒發給基於最佳價值和專業能力的響應迅速和負責任的公司。
選定的公司將負責制定和實施全面且具有成本效益的營銷計劃。
任務包括但可能不限於以下標準：
- 潛在客戶生成活動
- 付費媒體策略
- 製作創意材料，包括抵押品和直郵
- 網絡營銷活動
- 網站增強
- 搜索引擎優化
- 一般賬戶管理
- 根據需要提供其他溝通和/或營銷相關協助
3. 詳細說明您預期的選擇時間表。
包含詳細的時間表至關重要，以便供應商知道他們是否能夠滿足您的最後期限。 您還需要為供應商提供一個窗口，讓他們可以就您的項目提出問題。
例子
徵求建議書時間表如下：
徵求 RFP：20XX 年 6 月 1 日
投標人提交問題的截止日期：20XX 年 7 月 5 日
[公司名稱] 回复投標人問題：20XX 年 7 月 20 日
最佳投標人的選擇/未成功投標人的通知：20XX 年 7 月 31 日
談判開始：20XX 年 8 月 5 日
合同授予/中標人通知：20XX 年 8 月 31 日
4. 說明提交提案的時間和地點。
與第 3 段類似，這是您想要清楚地呈現的重要信息，因此供應商知道如何以及在何處提交自己以供考慮。
例子
RFP 將發佈在我們的網站 Carolinewebsites.com 上，並且可以在 20XX 年 6 月 1 日上午 10 點直接從那裡下載。
本 RFP 的響應者必須提交一份提案原件和五份副本。 必須在 20XX 年 7 月 25 日之前收到回复。 回复應清楚地標明“RFP-MarketingServices”，並郵寄或交付給上面列出的聯繫人。
5. 明確定義您的時間線。
通過在您的 RFP 中包含一個時間框架，您可以消除任何無法在您的時間限制內工作的供應商。 如果你的時間靈活，你可以寫這樣的話，“我們公司希望在六個月內完成這個項目，但我們願意就合適的人選進行談判。”
例子
Caroline's Websites, Inc. 需要在 8 個月內完成該項目。
6. 指定提案的關鍵要素。
如果您沒有明確和具體地概述您希望投標人在他們的提案中包含的內容，那麼如果他們不包含這些內容，您就不一定會責怪他們。 列出清單至關重要，以便供應商知道您希望收到哪些元素。 這也是一個很好的測試誰有能力處理你的需求——如果供應商不能完成你提案的所有元素，你可能也不能相信他們完成你的項目。
例子
提交的文件必須至少包含以下要素：
- 公司描述，包括總體概況、創意團隊的名稱和證書、全職員工的數量。
- 一頁紙的敘述，概述了公司的優勢和獨特的技能或能力，因為它們可能與 Caroline's Websites, Inc. 相關。
- 為當前和過去的客戶創建的社交媒體廣告、直接響應材料、抵押品和網站開發的代表性選擇。
7. 明確你的評價標準。
概述您的期望將有助於消除不符合期望的供應商。 對於本節，您需要與您的團隊進行一些頭腦風暴，以列出您認為是令人印象深刻的候選人的最佳指標的強制性項目清單。 您的清單可能包括過去工作的樣本、與類似行業的公司合作的成功記錄、滿足您需求的專業知識和技術技能，以及您價格範圍內的服務成本。
例子
成功的受訪者將擁有：
- 擁有至少 24 個月的營銷機構工作經驗，並具備營銷、創意服務、製作、媒體規劃和投放、直接響應和研究方面的全方位服務和內部能力。
- 公司和可提供這些服務的個人的教育、經驗、知識、技能和資格。
- 具有競爭力的服務成本。
- 公司在與類似客戶合作方面的專業知識。
8. 描述任何可能的障礙。
在這裡，您需要概述可能阻止某些供應商成功完成項目的任何障礙，例如有限的資源或自定義網站。 這使您可以消除不滿意的投標人，還可以幫助您確定哪些供應商具有應對這些挑戰的技能和專業知識。
例子
目前，Caroline's Websites, Inc. 目前在我們的網站上有自定義編碼，投標人應注意這一點。
9. 說明您的項目預算。
任何供應商都需要知道您能夠為他們的服務支付多少費用，然後他們才會繼續出價。
例子
Caroline's Websites, Inc. 的項目預算為 8,750.00 美元。
編寫這些元素的目的是闡明 Caroline's Websites, Inc. 希望完成的項目範圍，以便供應商知道是否投標。 定義項目允許投標人確定他們是否合適以及他們可能收取多少費用。 從長遠來看，盡可能透明有助於（甚至保護）雙方。
RFP 與 RFI
信息請求 (RFI) 通常在 RFP 之前。 RFI 用於確定潛在供應商，而 RFP 幫助公司做出最終決定。
顧名思義，RFI 是關於收集信息的。 公司使用它們來了解市場上有哪些解決方案，以及提供這些解決方案的公司如何幫助解決關鍵問題或完成關鍵任務。 RFI 要求公司提交關於他們做什麼、他們提供什麼以及他們如何幫助實現特定目標的數據。
與此同時，RFP 遵循 RFI。 使用從 RFI 獲得的信息，公司構建 RFP，詳細說明他們正在尋找什麼、他們計劃花費多少以及如何選擇供應商。 實際上，RFI 有助於縮小 RFP 的範圍，以幫助簡化選擇過程。
值得注意？ 如果您確切知道要尋找什麼產品或服務，還有另一種選擇：詢價 (RFQ)。 與要求潛在合作夥伴根據他們的專業知識和經驗提交提案的 RFP 不同，RFQ 與成本有關：您詢問特定供應商在“Y”時間範圍內交付“X”服務或解決方案的成本“Z”條件。
為您的 RPF 實現最佳結果
您的 RPF 為公司競標超出您的內部專業知識範圍的項目奠定了基礎，但對於您的業務成功仍然至關重要。
因此，值得確保您的 RFP 清晰、簡潔，並捕獲有關您的需求的關鍵細節，以幫助為您的項目找到最合適的合作夥伴。 不知道從哪裡開始？ 獲取 HubSpot 的免費 RFP 模板副本，按照上述步驟進行操作，然後開始您的項目。
編者註：這篇文章最初發表於 2018 年 6 月，為了全面性而進行了更新。
