Come scrivere una richiesta di proposta con modello e campione

Che tu stia lavorando per una piccola agenzia o una grande azienda di marketing, probabilmente alla fine dovrai compilare una richiesta di proposta o una richiesta di offerta.

La tua azienda non può fare tutto internamente e quando la tua azienda ha bisogno di acquistare un prodotto o un servizio da un'altra parte, potresti aver bisogno di guardarti intorno. Una richiesta di offerta ti consente di raccogliere offerte da vari fornitori e selezionare il fornitore che meglio soddisfa i tuoi criteri, sia in termini di competenze che di budget.

Ogni volta che esternalizzi il lavoro a un fornitore, è possibile che si verifichino problemi come l'errata comunicazione sull'ambito del lavoro e la compensazione. Ciò che fa una buona richiesta di offerta è eliminare le aree grigie in modo che entrambe le parti capiscano cosa deve essere consegnato, quando e per quanto.

Modello RFP

Qui, abbiamo fornito un modello RFP che puoi seguire per la struttura iniziale, nonché un esempio di RFP per ulteriore ispirazione. Ma non è una taglia unica: dovrai personalizzare la tua richiesta di offerta per articolare al meglio le esigenze della tua azienda.

Scarica un modello RFP gratuito e modificabile.

Non che tu abbia visto il modello, come si scrive effettivamente una RFP? Ti abbiamo coperto.

1. Definisci il tuo progetto, ambito e budget.

Prima di emettere la tua richiesta di offerta, prenditi del tempo per definire il progetto che stai cercando di completare, il suo scopo e quanto puoi permetterti di spendere. Queste informazioni forniscono la struttura per la tua RFP e aiutano a garantire che trovi un equilibrio tra troppo generico ed eccessivamente dettagliato.

2. Fornire informazioni di base e introduttive.

Con budget e ambito in mano, puoi iniziare a creare la tua richiesta di offerta. Sebbene sia allettante approfondire i dettagli, è una buona idea fornire alcuni dati di base e introduttivi sulla tua azienda. Questo aiuta a preparare il terreno per potenziali partner dando loro un'idea del mercato attuale, degli obiettivi aziendali e delle sfide attuali.

3. Descrivi i servizi che stai cercando.

Ora è il momento di specificare i servizi che stai cercando per aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi. Ad esempio, se stai creando un sito Web, potresti cercare un'azienda con esperienza di sviluppo sia front-end che back-end. Se stai creando un'app mobile, evidenzia la necessità di competenze specifiche in quell'area, come l'esperienza nella progettazione reattiva e nella creazione di applicazioni per più piattaforme mobili.

4. Dettaglia i criteri di selezione e le scadenze.

Successivamente ci sono i criteri di selezione e le tempistiche per il tuo progetto. Qui puoi evidenziare quali competenze, servizi e competenze di mercato sono necessarie a titolo oneroso. Questo è il momento di essere precisi: descrizioni chiare dei criteri di selezione contribuiranno a ridurre il rischio di smistamento tra più richieste di offerta che non soddisfano le tue esigenze.

È anche importante essere in anticipo sulle scadenze. Fornisci ai potenziali partner una data di fine per l'invio della RFP, una data per la selezione finale e una chiara sequenza temporale dall'inizio alla fine del progetto, in modo che le aziende che presentano una proposta possano perfezionare la loro offerta.

5. Correggi la tua RFP e vai in diretta.

Ultimo ma mai meno? Correggi la tua richiesta di offerta, quindi rileggila di nuovo. Come mai? Perché anche piccoli errori potrebbero far deragliare le tempistiche del progetto. Considera uno zero mancante nei dettagli del tuo budget o un errore di comunicazione sulle date di scadenza delle proposte e sulle selezioni effettuate; entrambi potrebbero forzare il riavvio dell'intero processo RFP e perdere tempo prezioso.

Una volta che sei soddisfatto che tutto sulla tua RFP sia accurato e completo, è il momento di andare in diretta. Invia e-mail e pubblica link sul tuo sito per avviare il processo di ricerca del provider più adatto. Per semplificare questo processo, prendi in considerazione un software di proposta per pubblicare e gestire le risposte alla tua richiesta di offerta.

Ora che hai compreso le basi per scrivere una richiesta di offerta, puoi creare il tuo modello e poi compilarlo in modo da poter iniziare ad accettare offerte. Useremo una società fittizia, Caroline's Websites, Inc., per illustrare esattamente come dovrebbe essere eseguita ogni sezione.

Esempio di richiesta di offerta

Nome o descrizione del progetto: Servizi di marketing

Nome azienda: Caroline's Websites, Inc.

Indirizzo: 302 Inbound Ave.

Città, Stato, CAP: Boston, MA 29814

Persona di contatto per gli appalti: Caroline Forsey

Numero di telefono del PCP: 227-124-2481

Indirizzo e-mail del PCP: [e-mail protetto]

Numero di fax: N/D

Successivamente, esamineremo ciascuno degli elementi della RFP con informazioni utilizzando la stessa società fittizia.

1. Scrivi il tuo background e la tua introduzione.

Nel paragrafo introduttivo, vorrai includere utili informazioni di base sulla tua azienda: chi l'ha fondata, quale prodotto o servizio offre la tua azienda, cosa ti distingue dalla concorrenza e dove ti trovi. Se un fornitore è seriamente intenzionato a lavorare con te, vorrà queste informazioni prima di andare avanti.

Esempio

Caroline's Websites, Inc. è un'azienda di web design creata da Caroline Forsey nel 2010. Caroline's Websites, Inc. è orgogliosa di un approccio al web design orientato al team e basato su soluzioni. Forniamo ai nostri clienti servizi di web design tra cui codifica, sviluppo e branding. Il nostro personale si trova in due uffici nel Massachusetts.

2. Definisci gli obiettivi del tuo progetto e la portata dei servizi.

Successivamente, ti consigliamo di delineare il progetto che devi completare e gli obiettivi che ti aspetti di raggiungere dal progetto. È importante che tu sia il più specifico possibile, anche delineando i singoli compiti e i criteri coinvolti. Ti consigliamo di includere frasi come "Il premio sarà assegnato all'azienda X", con la "X" che stabilisce come determinerai il miglior candidato.

Esempio

Caroline's Websites, Inc. sta cercando i servizi di una società di comunicazione e marketing a servizio completo per sviluppare ed eseguire un piano di marketing integrato completo che aumenti la nostra presenza SEO; attira più follower sui social media; e completa efficacemente una campagna di lead generation. Il premio sarà assegnato a un'azienda reattiva e responsabile basata sul miglior valore e capacità professionale.

L'azienda selezionata sarà responsabile dello sviluppo e dell'attuazione di un piano di marketing completo ed economico.

Le attività includono, ma non possono essere limitate ai seguenti criteri:

• Campagna di lead generation
• Strategia mediatica a pagamento
• Produzione di materiale creativo inclusi collaterali e direct mail
• Campagna di marketing online
• Miglioramento del sito web
• Ottimizzazione del motore di ricerca
• Gestione generale dell'account
• Altre comunicazioni e/o assistenza di marketing secondo necessità

3. Dettaglia il tuo programma di selezione previsto.

È fondamentale includere un programma dettagliato in modo che i fornitori sappiano se possono rispettare le scadenze. Dovrai anche dare ai fornitori una finestra per quando possono porre domande sul tuo progetto.

Esempio

La tempistica della richiesta di proposta è la seguente:

Richiesta di richiesta di offerta: 1 giugno 20XX

Scadenza per gli offerenti per presentare domande: 5 luglio 20XX

[Nome azienda] Risponde alle domande dell'offerente: 20 luglio 20XX

Selezione dei migliori offerenti / Notifica agli offerenti non selezionati: 31 luglio 20XX

Inizio dei negoziati: 5 agosto 20XX

Aggiudicazione del contratto / Notifica agli offerenti non selezionati: 31 agosto 20XX

4. Descrivere il tempo e il luogo per la presentazione delle proposte.

Simile al paragrafo 3, questa è un'informazione importante che vorresti presentare chiaramente, in modo che i fornitori sappiano come e dove presentarsi per essere presi in considerazione.

Esempio

La RFP sarà pubblicata sul nostro sito Web, Carolinewebsites.com, e può essere scaricata da lì direttamente a partire dalle 10:00 del 1 giugno 20XX.

I rispondenti a questa RFP devono presentare un originale e cinque copie della loro proposta. Le risposte devono pervenire entro e non oltre il 25 luglio 20XX. Le risposte devono essere chiaramente contrassegnate come "RFP-MarketingServices" e inviate per posta o consegnate alla persona di contatto sopra elencata.

5. Definisci chiaramente la tua sequenza temporale.

Includendo un intervallo di tempo nella tua richiesta di offerta, sei in grado di eliminare qualsiasi fornitore che non può lavorare entro i tuoi limiti di tempo. Se sei flessibile sul tuo tempo, puoi scrivere qualcosa del tipo: "La nostra azienda spera di completare il progetto entro sei mesi, ma siamo aperti alla negoziazione per il candidato giusto".

Esempio

Caroline's Websites, Inc. necessita che il progetto venga completato entro 8 mesi.

6. Specificare gli elementi chiave di una proposta.

Se non descrivi in ​​modo chiaro e specifico ciò che ti aspetti che gli offerenti includano nella loro proposta, non puoi necessariamente biasimarli se non lo includono. È fondamentale delineare una lista di controllo in modo che i fornitori sappiano quali elementi ti aspetti di ricevere. È anche un buon test per chi è in grado di gestire le tue richieste: se un fornitore non è in grado di completare tutti gli elementi della tua proposta, probabilmente non puoi nemmeno fidarti di lui per completare il tuo progetto.

Esempio

Una presentazione deve, come minimo, includere i seguenti elementi:

• Descrizione dell'azienda che include una panoramica generale, nomi e credenziali del team creativo, numero di dipendenti a tempo pieno.
• Una narrazione di una pagina che delinea i punti di forza dell'azienda e distingue le abilità o capacità in quanto potrebbero riguardare i siti Web di Caroline, Inc.
• Una selezione rappresentativa di annunci sui social media, materiale di risposta diretta, materiale collaterale e sviluppo di siti Web creati per i clienti attuali e passati.

7. Rendi chiari i tuoi criteri di valutazione.

Delineare le tue aspettative aiuterà a eliminare i fornitori che non le soddisfano. Per questa sezione, ti consigliamo di fare un po' di brainstorming con il tuo team per elaborare un elenco obbligatorio di elementi che ritieni siano i migliori indicatori di candidati impressionanti. Il tuo elenco potrebbe includere esempi di lavori passati, un comprovato record di successo con aziende in settori simili, l'esperienza e le capacità tecniche per soddisfare le tue richieste e un costo dei servizi all'interno della tua fascia di prezzo.

Esempio

Il rispondente di successo avrà:

• Esperienza di lavoro come agenzia di marketing per un minimo di 24 mesi e possedere capacità interne complete per marketing, servizi creativi, produzione, pianificazione e posizionamento dei media, risposta diretta e ricerca.
• L'istruzione, l'esperienza, le conoscenze, le abilità e le qualifiche dell'azienda e delle persone che saranno disponibili a fornire questi servizi.
• Il costo competitivo dei servizi.
• L'esperienza dell'azienda nel lavorare con clienti simili.

8. Descrivi eventuali blocchi stradali.

Qui, ti consigliamo di delineare eventuali ostacoli, come risorse limitate o un sito Web personalizzato, che potrebbero impedire a determinati fornitori di completare con successo il progetto. Ciò ti consente di eliminare gli offerenti insoddisfacenti e ti aiuterà anche a determinare quali fornitori hanno le capacità e le competenze per affrontare tali sfide.

Esempio

Al momento, Caroline's Websites, Inc. ha attualmente una codifica personalizzata sul nostro sito Web, di cui gli offerenti dovrebbero essere a conoscenza.

9. Indica il tuo budget per il progetto.

Qualsiasi fornitore deve sapere quanto sei in grado di pagargli per i suoi servizi prima di andare avanti con la sua offerta.

Esempio

Il budget di Caroline's Websites, Inc. per il progetto è di $ 8.750,00.

Questi elementi sono stati scritti in modo da chiarire l'ambito del progetto che Caroline's Websites, Inc. vuole completare in modo che i fornitori sappiano se fare un'offerta o meno. La definizione del progetto consente all'offerente di determinare se sono adatti e quanto probabilmente addebiterà. Essere il più trasparenti possibile serve a avvantaggiare (e persino a proteggere) entrambe le parti nel lungo periodo.

Come chiarisce il nome, le RFI riguardano la raccolta di informazioni. Sono utilizzati dalle aziende per avere un'idea di quali soluzioni ci sono sul mercato e di come le aziende che offrono queste soluzioni potrebbero aiutare a risolvere un problema chiave o completare un'attività chiave. Le RFI chiedono alle aziende di inviare dati su cosa fanno, cosa offrono e come possono aiutare a raggiungere obiettivi specifici.

Le RFP, nel frattempo, seguono le RFI. Utilizzando le informazioni ottenute dalle RFI, le aziende creano RFP che descrivono esattamente ciò che stanno cercando, quanto intendono spendere e come verranno selezionati i fornitori. In effetti, le RFI aiutano a restringere l'ambito delle RFP per semplificare il processo di selezione.

Degno di nota? C'è anche un'altra opzione se sai esattamente quale prodotto o servizio stai cercando: Richiesta di preventivo (RFQ). A differenza di una richiesta di offerta, che chiede ai potenziali partner di presentare una proposta in base alla loro competenza ed esperienza, una richiesta di offerta riguarda i costi: stai chiedendo a un fornitore specifico quanto costerebbe fornire un servizio o una soluzione "X" in un intervallo di tempo "Y" in Condizioni “Z”.

Ottenere i migliori risultati per il tuo RPF

Il tuo RPF prepara le basi affinché le aziende possano fare offerte per progetti che esulano dall'ambito delle tue competenze interne, ma sono comunque fondamentali per il successo della tua attività.

Di conseguenza, vale la pena assicurarsi che la tua richiesta di offerta sia chiara, concisa e catturi i dettagli chiave sulle tue esigenze per aiutarti a trovare il partner più adatto al tuo progetto. Non sai da dove cominciare? Prendi una copia del modello RFP gratuito di HubSpot, segui i passaggi precedenti e avvia i tuoi progetti.

Nota del redattore: questo post è stato originariamente pubblicato a giugno 2018 ed è stato aggiornato per completezza.