Cum se scrie o cerere de ofertă cu șablon și eșantion

Indiferent dacă lucrați pentru o agenție mică sau pentru o firmă de marketing importantă, probabil că în cele din urmă va trebui să completați o Cerere de propunere sau RFP.

Compania dvs. nu poate face totul pe plan intern și, atunci când afacerea dvs. trebuie să achiziționeze un produs sau un serviciu din altă parte, este posibil să fie nevoie să faceți cumpărături. Un RFP vă permite să colectați oferte de la diverși furnizori și să selectați furnizorul care corespunde cel mai bine criteriilor dvs., atât în ​​ceea ce privește competențele, cât și bugetul.

De fiecare dată când externalizați munca către un furnizor, există un potențial pentru probleme precum comunicarea greșită în ceea ce privește domeniul de activitate și compensația. Ceea ce face un RFP bun este să elimine zonele gri, astfel încât ambele părți să înțeleagă ce trebuie să fie livrat, când și pentru cât de mult.

Șablon RFP

Aici, am furnizat un șablon RFP pe care îl puteți urma pentru structura inițială, precum și un exemplu RFP pentru inspirație suplimentară. Dar nu este unic pentru toate – va trebui să vă personalizați cererea de propuneri pentru a exprima cel mai bine nevoile companiei dvs.

Descărcați un șablon RFP gratuit, editabil.

Nu că ați văzut șablonul, cum scrieți de fapt un RFP? Vă avem acoperit.

1. Definiți-vă proiectul, domeniul de aplicare și bugetul.

Înainte de a vă emite cererea de propuneri, acordați-vă timp pentru a defini proiectul pe care doriți să îl finalizați, domeniul de aplicare al acestuia și cât vă puteți permite să cheltuiți. Aceste informații oferă cadrul pentru cererea dvs. de propuneri și vă ajută să vă asigurați că atinge un echilibru între prea general și prea detaliat.

2. Furnizați informații de bază și introductive.

Cu bugetul și domeniul de aplicare în mână, puteți începe să vă creați cererea de propuneri. Deși este tentant să vă scufundați în detalii, este o idee bună să furnizați câteva date de bază și introductive despre compania dvs. Acest lucru ajută la pregătirea potențialilor parteneri, oferindu-le o idee despre piața dvs. actuală, obiectivele de afaceri și provocările actuale.

3. Descrieți serviciile pe care le căutați.

Acum este timpul să detaliați serviciile pe care le căutați pentru a vă ajuta să vă atingeți obiectivele. De exemplu, dacă construiți un site web, ați putea căuta o companie cu experiență de dezvoltare atât front-end, cât și back-end. Dacă creați o aplicație mobilă, evidențiați necesitatea unor abilități specifice în acea zonă, cum ar fi expertiza în proiectarea receptivă și crearea de aplicații pentru mai multe platforme mobile.

4. Detaliați criteriile și calendarele dvs. de selecție.

Urmează criteriile de selecție și termenele pentru proiectul dvs. Aici, puteți evidenția ce abilități, servicii și expertiză pe piață sunt necesare pentru a fi luate în considerare. Acesta este momentul să vă concretizați: Descrierile clare ale criteriilor de selecție vor ajuta la reducerea riscului de sortare prin mai multe cereri de propuneri care nu corespund nevoilor dvs.

De asemenea, este important să fii direct cu privire la calendarele tale. Oferiți partenerilor potențiali o dată de încheiere pentru depunerea cererii de propunere, o dată pentru selecția finală și un calendar clar al proiectului de la început până la sfârșit, astfel încât companiile care fac o propunere să își poată ajusta oferta.

5. Verifică-ți cererea de propuneri și intră în direct.

Nu în ultimul rând? Verificați-vă cererea de propuneri – apoi corectați-o din nou. De ce? Pentru că chiar și greșelile mici ar putea deraia termenele proiectului. Luați în considerare o lipsă zero în detaliile bugetului dvs. sau o comunicare greșită cu privire la datele de scadență a propunerilor și la care sunt făcute selecții; ambele ar putea forța repornirea întregului proces RFP și ar putea pierde timp prețios.

Odată ce sunteți mulțumit că totul din cererea dvs. de propuneri este exact și complet, este timpul să lansați. Trimite e-mailuri și postează link-uri pe site-ul tău pentru a începe procesul de găsire a furnizorului tău cel mai potrivit. Pentru a simplifica acest proces, luați în considerare propunerea de software pentru a publica și a gestiona răspunsurile la cererea dvs. de propuneri.

Acum că înțelegeți elementele de bază ale scrierii unei cereri de propuneri, vă puteți crea propriul șablon și apoi îl completați, astfel încât să puteți începe să acceptați oferte. Vom folosi o companie fictivă, Caroline's Websites, Inc., pentru a ilustra exact cum trebuie executată fiecare secțiune.

Exemplu RFP

Numele sau descrierea proiectului: Servicii de marketing

Nume companie: Caroline's Websites, Inc.

Adresa: 302 Inbound Ave.

Oraș, stat, cod poștal: Boston, MA 29814

Persoana de contact pentru achiziții: Caroline Forsey

Numărul de telefon al PCP: 227-124-2481

Adresa de e-mail a PCP: [email protected]

Număr de fax: N/A

În continuare, vom intra în fiecare dintre elementele RFP cu informații folosind aceeași companie fictive.

1. Scrieți antecedentele și introducerea.

În paragraful introductiv, veți dori să includeți informații utile despre compania dvs. - cine a fondat-o, ce produs sau serviciu oferă compania dvs., ce vă diferențiază de concurenți și unde vă aflați. Dacă vreun furnizor este serios să lucreze cu dvs., va dori aceste informații înainte de a merge mai departe.

Exemplu

Caroline's Websites, Inc. este o firmă de design web creată de Caroline Forsey în 2010. Caroline's Websites, Inc. se mândrește cu o abordare a designului web orientată spre echipă și bazată pe soluții. Oferim clienților noștri servicii de web design, inclusiv codificare, dezvoltare și branding. Personalul nostru este situat în două birouri din Massachusetts.

2. Definiți obiectivele proiectului și domeniul de aplicare al serviciilor.

În continuare, veți dori să subliniați proiectul de care aveți nevoie să îl finalizați și obiectivele pe care vă așteptați să le îndepliniți din proiect. Este important să fiți cât mai specific posibil - chiar și să subliniați sarcinile și criteriile individuale implicate. Veți dori să includeți expresii precum „Premiul va fi acordat firmei X”, iar „X” stabilește modul în care veți determina cel mai bun candidat.

Exemplu

Caroline's Websites, Inc. caută serviciile unei firme de comunicații și marketing cu servicii complete pentru a dezvolta și executa un plan de marketing integrat cuprinzător care să ne sporească prezența SEO; atrage mai mulți urmăritori pe rețelele sociale; și finalizează eficient o campanie de generare de clienți potențiali. Premiul va fi acordat unei firme receptive și responsabile, bazate pe cea mai bună valoare și capacitate profesională.

Firma selectată va fi responsabilă pentru dezvoltarea și implementarea unui plan de marketing cuprinzător și rentabil.

Sarcinile includ, dar nu se pot limita la următoarele criterii:

• Campanie de generare de lead-uri
• Strategie media plătită
• Producția de material creativ, inclusiv colateral și corespondență directă
• Campanie de marketing online
• Îmbunătățirea site-ului
• Optimizare motor de căutare
• Managementul general al contului
• Alte comunicări și/sau asistență legată de marketing, după cum este necesar

3. Detaliați programul de selecție anticipat.

Este esențial să includeți un program detaliat, astfel încât furnizorii să știe dacă vă pot respecta termenele limită. De asemenea, va trebui să oferiți furnizorilor o fereastră pentru când pot pune întrebări cu privire la proiectul dvs.

Exemplu

Termenul cererii de ofertă este următorul:

Solicitare RFP: 1 iunie 20XX

Termenul limită pentru care ofertanții pot depune întrebări: 5 iulie 20XX

[Numele companiei] Răspunde la întrebările ofertanților: 20 iulie 20XX

Selectarea celor mai buni ofertanți/Notificare pentru ofertanții nereușiți: 31 iulie 20XX

Începutul negocierilor: 5 august 20XX

Atribuirea contractului / Notificarea ofertanților nereușiți: 31 august 20XX

4. Descrieți ora și locul pentru depunerea propunerilor.

Similar cu paragraful 3, aceasta este o informație importantă pe care veți dori să le prezentați în mod clar, astfel încât furnizorii să știe cum și unde să se prezinte pentru a fi luate în considerare.

Exemplu

RFP va fi postat pe site-ul nostru web, Carolinewebsites.com, și poate fi descărcat de acolo direct începând cu ora 10:00 pe 1 iunie 20XX.

Respondenții la această cerere de propuneri trebuie să trimită un original și cinci copii ale propunerii lor. Răspunsurile trebuie primite până la 25 iulie 20XX. Răspunsurile ar trebui să fie marcate clar „RFP-MarketingServices” și trimise prin poștă sau livrate persoanei de contact enumerate mai sus.

5. Definiți-vă clar cronologia.

Prin includerea unui interval de timp în cererea dvs. de propuneri, puteți elimina orice furnizor care nu poate lucra în limitele dvs. de timp. Dacă sunteți flexibil în ceea ce privește timpul dvs., puteți scrie ceva de genul „Compania noastră speră să termine proiectul în termen de șase luni, dar suntem deschiși la negocieri pentru candidatul potrivit.”

Exemplu

Caroline's Websites, Inc. are nevoie ca proiectul să fie finalizat în termen de 8 luni.

6. Specificați elementele cheie ale unei propuneri.

Dacă nu descrieți în mod clar și specific ceea ce vă așteptați ca ofertanții să includă în propunerea lor, nu îi puteți reproșa neapărat dacă nu îl includ. Este esențial să schițați o listă de verificare, astfel încât furnizorii să știe ce elemente vă așteptați să primiți. Este, de asemenea, un test bun pentru cine este capabil să abordeze cerințele dvs. - dacă un furnizor nu poate finaliza toate elementele propunerii dvs., probabil că nici nu aveți încredere în el pentru a vă finaliza proiectul.

Exemplu

O cerere trebuie să includă cel puțin următoarele elemente:

• Descrierea firmei care include o prezentare generală, numele și acreditările echipei creative, numărul de angajați cu normă întreagă.
• O narațiune de o pagină care evidențiază punctele forte ale companiei și abilitățile sau abilitățile distinctive care ar putea avea legătură cu site-urile web Caroline, Inc.
• O selecție reprezentativă de reclame pe rețelele sociale, materiale cu răspuns direct, garanții și dezvoltare de site-uri web create pentru clienții actuali și anteriori.

7. Faceți clar criteriile dvs. de evaluare.

Sublinierea așteptărilor dvs. va ajuta la eliminarea vânzătorilor care nu le îndeplinesc. Pentru această secțiune, veți dori să faceți niște brainstorming cu echipa dvs. pentru a veni cu o listă obligatorie de elemente pe care le considerați cei mai buni indicatori ai candidaților impresionanți. Lista dvs. ar putea include mostre ale muncii anterioare, un record de succes dovedit cu companii din industrii similare, expertiza și abilitățile tehnice pentru a vă satisface cerințele și un cost al serviciilor în intervalul dvs. de preț.

Exemplu

Respondentul de succes va avea:

• Experiență de lucru ca agenție de marketing pentru cel puțin 24 de luni și posedă servicii complete, capacități interne pentru marketing, servicii creative, producție, planificare și plasare media, răspuns direct și cercetare.
• Educația, experiența, cunoștințele, abilitățile și calificările firmei și ale persoanelor care vor fi disponibile pentru a furniza aceste servicii.
• Costul competitiv al serviciilor.
• Expertiza firmei în lucrul cu clienți similari.

8. Descrieți eventualele blocaje.

Aici, veți dori să subliniați orice obstacole, cum ar fi resurse limitate sau un site web personalizat, care ar putea împiedica anumiți furnizori să finalizeze cu succes proiectul. Acest lucru vă permite să eliminați ofertanții nesatisfăcători și, de asemenea, vă va ajuta să determinați care furnizori au abilitățile și expertiza pentru a face față acestor provocări.

Exemplu

În acest moment, Caroline's Websites, Inc. are în prezent codificare personalizată pe site-ul nostru web, despre care ofertanții ar trebui să fie conștienți.

9. Indicați bugetul pentru proiect.

Orice furnizor trebuie să știe cât de mult îi puteți plăti pentru serviciile sale înainte de a continua cu oferta sa.

Exemplu

Bugetul Caroline's Websites, Inc. pentru proiect este de 8.750,00 USD.

Aceste elemente au fost scrise astfel încât să clarifice domeniul de aplicare al proiectului pe care Caroline's Websites, Inc. dorește să fie finalizat, astfel încât furnizorii să știe dacă să facă sau nu o ofertă. Definirea proiectului permite ofertantului să determine dacă se potrivesc și cât de mult ar percepe probabil. A fi cât mai transparent posibil servește să beneficieze (și chiar să protejeze) ambele părți pe termen lung.

După cum este clar și numele, RFI-urile se referă la colectarea de informații. Sunt folosite de companii pentru a-și face o idee despre soluțiile care există pe piață și despre modul în care companiile care oferă aceste soluții ar putea ajuta la rezolvarea unei probleme cheie sau la îndeplinirea unei sarcini cheie. RFI-urile cer companiilor să trimită date despre ceea ce fac, ce oferă și cum pot ajuta la atingerea unor obiective specifice.

RFP-urile, între timp, urmează RFI-urile. Folosind informațiile obținute de la RFI, companiile construiesc cereri de propuneri care detaliază exact ceea ce caută, cât plănuiesc să cheltuiască și cum vor fi selectați furnizorii. De fapt, RFI-urile ajută la restrângerea domeniului de aplicare a cererilor de propuneri pentru a ajuta la eficientizarea procesului de selecție.

Nu valoreaza nimic? Există și o altă opțiune dacă știți exact ce produs sau serviciu căutați: Solicitare de ofertă (RFQ). Spre deosebire de o cerere de propuneri, care cere partenerilor potențiali să trimită o propunere pe baza expertizei și experienței lor, o cerere de propuneri se referă la costuri: întrebați un anumit furnizor cât ar costa să livreze serviciul sau soluția „X” în intervalul de timp „Y”. Condiții „Z”.

Realizarea celor mai bune rezultate pentru RPF dvs

RPF-ul dumneavoastră pregătește scena pentru ca companiile să liciteze pentru proiecte care nu fac parte din domeniul de aplicare al expertizei dumneavoastră interne – dar sunt încă esențiale pentru succesul afacerii dumneavoastră.

Prin urmare, merită să vă asigurați că cererea dvs. de propuneri este clară, concisă și surprinde detaliile cheie despre nevoile dvs. pentru a ajuta la găsirea celui mai potrivit partener pentru proiectul dvs. Nu sunteți sigur de unde să începeți? Luați o copie a șablonului gratuit RFP HubSpot, urmați pașii de mai sus și începeți proiectele.

Nota editorului: această postare a fost publicată inițial în iunie 2018 și a fost actualizată pentru a fi completă.