Como escrever uma solicitação de proposta com modelo e amostra

Esteja você trabalhando para uma pequena agência ou uma grande empresa de marketing, provavelmente precisará preencher uma solicitação de proposta ou RFP.

Sua empresa não pode fazer tudo internamente e, quando sua empresa precisa comprar um produto ou serviço de outro lugar, talvez seja necessário fazer compras. Uma RFP permite coletar ofertas de vários fornecedores e selecionar o fornecedor que melhor atende aos seus critérios, tanto em relação à habilidade quanto ao orçamento.

Sempre que você terceiriza o trabalho para um fornecedor, há um potencial para problemas como falta de comunicação sobre o escopo do trabalho e a remuneração. O que uma boa RFP faz é eliminar as áreas cinzentas para que ambas as partes entendam o que precisa ser entregue, quando e por quanto.

Modelo de RFP

Aqui, fornecemos um modelo de RFP que você pode seguir para a estrutura inicial, bem como um exemplo de RFP para inspiração adicional. Mas não é um tamanho único - você precisará adaptar sua RFP para melhor articular as necessidades de sua empresa.

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Não que você tenha visto o modelo, como você realmente escreve uma RFP? Estamos protegendo você.

1. Defina seu projeto, escopo e orçamento.

Antes de emitir sua RFP, reserve um tempo para definir o projeto que deseja concluir, seu escopo e quanto você pode gastar. Essas informações fornecem a estrutura para sua RFP e ajudam a garantir que ela encontre um equilíbrio entre muito geral e muito detalhado.

2. Forneça informações básicas e introdutórias.

Com orçamento e escopo em mãos, você pode começar a elaborar sua RFP. Embora seja tentador mergulhar nos detalhes, é uma boa ideia fornecer alguns antecedentes e dados introdutórios sobre sua empresa. Isso ajuda a preparar o terreno para potenciais parceiros, dando-lhes uma noção do seu mercado atual, objetivos de negócios e desafios atuais.

3. Descreva os serviços que procura.

Agora é hora de especificar os serviços que você está procurando para ajudar a alcançar seus objetivos. Por exemplo, se você estiver criando um site, poderá procurar uma empresa com experiência em desenvolvimento de front-end e back-end. Se você estiver criando um aplicativo móvel, destaque a necessidade de habilidades específicas nessa área, como experiência em design responsivo e criação de aplicativos para várias plataformas móveis.

4. Detalhe seus critérios de seleção e cronogramas.

A seguir estão os critérios de seleção e os prazos para o seu projeto. Aqui, você pode destacar quais habilidades, serviços e conhecimentos de mercado são necessários para consideração. Este é o momento de ser específico: descrições claras dos critérios de seleção ajudarão a reduzir o risco de classificar várias RFPs que não atendem às suas necessidades.

Também é importante estar na frente sobre seus cronogramas. Dê aos parceiros em potencial uma data final para o envio da RFP, uma data para a seleção final e um cronograma claro do início ao fim do projeto para que as empresas que fazem uma proposta possam ajustar sua oferta.

5. Revise sua RFP e vá ao ar.

Por último, mas nunca menos importante? Revise sua RFP — depois revise-a novamente. Por quê? Porque até mesmo pequenos erros podem atrapalhar os cronogramas do projeto. Considere um zero faltando nos detalhes do seu orçamento ou uma falha de comunicação sobre as datas em que as propostas devem ser entregues e as seleções são feitas; ambos podem forçar o reinício de todo o processo de RFP e desperdiçar um tempo precioso.

Quando estiver satisfeito com a precisão e a integridade de tudo em sua RFP, é hora de entrar em operação. Envie e-mails e publique links em seu site para iniciar o processo de encontrar o provedor mais adequado. Para agilizar esse processo, considere um software de proposta para publicar e gerenciar as respostas à sua RFP.

Agora que você entende o básico sobre como escrever uma RFP, pode criar seu próprio modelo e preenchê-lo para começar a aceitar lances. Usaremos uma empresa fictícia, Caroline's Websites, Inc., para ilustrar exatamente como cada seção deve ser executada.

Amostra de RFP

Nome ou Descrição do Projeto: Serviços de Marketing

Nome da empresa: Caroline's Websites, Inc.

Endereço: 302 Inbound Ave.

Cidade, Estado, CEP: Boston, MA 29814

Pessoa de contato de compras: Caroline Forsey

Número de telefone do PCP: 227-124-2481

Endereço de e-mail do PCP: [email protegido]

Número de fax: N/A

A seguir, entraremos em cada um dos elementos da RFP com informações usando a mesma empresa fictícia.

1. Escreva seu histórico e introdução.

Em seu parágrafo introdutório, você deve incluir informações úteis sobre sua empresa – quem a fundou, qual produto ou serviço sua empresa oferece, o que o diferencia dos concorrentes e onde você está localizado. Se algum fornecedor for sério sobre trabalhar com você, eles vão querer essas informações antes de seguir em frente.

Exemplo

Caroline's Websites, Inc. é uma empresa de web design criada por Caroline Forsey em 2010. Caroline's Websites, Inc. orgulha-se de uma abordagem de web design orientada para equipes e baseada em soluções. Fornecemos aos nossos clientes serviços de web design, incluindo codificação, desenvolvimento e branding. Nossa equipe está localizada em dois escritórios em Massachusetts.

2. Defina os objetivos do projeto e o escopo dos serviços.

Em seguida, você desejará delinear o projeto que precisa ser concluído e as metas que espera atingir com o projeto. É importante que você seja o mais específico possível – até mesmo delineando as tarefas e os critérios individuais envolvidos. Você deve incluir frases como “O prêmio será dado à empresa X”, com o “X” estabelecendo como você determinará o melhor candidato.

Exemplo

Caroline's Websites, Inc. está procurando os serviços de uma empresa de comunicação e marketing de serviço completo para desenvolver e executar um plano de marketing integrado abrangente que aumente nossa presença em SEO; atrai mais seguidores nas redes sociais; e conclui efetivamente uma campanha de geração de leads. O prêmio será concedido a uma empresa responsiva e responsável com base no melhor valor e capacidade profissional.

A empresa selecionada será responsável pelo desenvolvimento e implementação de um plano de marketing abrangente e econômico.

As tarefas incluem, mas não se limitam aos seguintes critérios:

• Campanha de geração de leads
• Estratégia de mídia paga
• Produção de material criativo incluindo colaterais e mala direta
• Campanha de marketing on-line
• Melhoria do site
• Motor de Otimização de Busca
• Gerenciamento geral de contas
• Outras comunicações e/ou assistência relacionada a marketing, conforme necessário

3. Detalhe seu cronograma de seleção antecipado.

É crucial que você inclua um cronograma detalhado para que os fornecedores saibam se podem cumprir seus prazos. Você também precisará dar aos fornecedores uma janela para quando eles podem fazer perguntas sobre seu projeto.

Exemplo

O cronograma da Solicitação de Propostas é o seguinte:

Solicitação de RFP: 1º de junho de 20XX

Prazo final para os licitantes enviarem perguntas: 5 de julho de 20XX

[Nome da empresa] responde às perguntas do proponente: 20 de julho de 20XX

Seleção dos principais licitantes / Notificação aos licitantes malsucedidos: 31 de julho de 20XX

Início da negociação: 5 de agosto de 20XX

Adjudicação/Notificação do Contrato aos Licitantes Indeferidos: 31 de agosto de 20XX

4. Descreva o horário e local para apresentação de propostas.

Semelhante ao parágrafo 3, esta é uma informação importante que você deve apresentar claramente, para que os fornecedores saibam como e onde se submeter para consideração.

Exemplo

A RFP será publicada em nosso site, Carolinewebsites.com, e poderá ser baixada diretamente de lá a partir das 10h do dia 1º de junho de 20XX.

Os respondentes a esta RFP devem apresentar um original e cinco cópias de sua proposta. As respostas devem ser recebidas até 25 de julho de 20XX. As respostas devem ser claramente marcadas como "RFP-MarketingServices" e enviadas por correio ou entregues à pessoa de contato listada acima.

5. Defina claramente sua linha do tempo.

Ao incluir um período de tempo em sua RFP, você pode eliminar qualquer fornecedor que não possa trabalhar dentro de suas restrições de tempo. Se você for flexível em seu tempo, pode escrever algo como “Nossa empresa espera terminar o projeto em seis meses, mas estamos abertos a negociações para o candidato certo”.

Exemplo

Caroline's Websites, Inc. precisa que o projeto seja concluído em 8 meses.

6. Especifique os elementos-chave de uma proposta.

Se você não delinear clara e especificamente o que espera que os licitantes incluam em sua proposta, você não pode necessariamente culpá-los se eles não incluírem. É fundamental que você descreva uma lista de verificação para que os fornecedores saibam quais elementos você espera receber. Também é um bom teste para saber quem é capaz de lidar com suas demandas — se um fornecedor não puder concluir todos os elementos de sua proposta, você provavelmente também não poderá confiar nele para concluir seu projeto.

Exemplo

Uma submissão deve incluir, no mínimo, os seguintes elementos:

• Descrição da empresa que inclui uma visão geral, nomes e credenciais da equipe criativa, número de funcionários em tempo integral.
• Uma narrativa de uma página descrevendo os pontos fortes da empresa e as habilidades ou capacidades diferenciadas que possam estar relacionadas aos sites da Caroline, Inc.
• Uma seleção representativa de anúncios de mídia social, material de resposta direta, material de apoio e desenvolvimento de sites criados para clientes atuais e antigos.

7. Deixe claros seus critérios de avaliação.

Delinear suas expectativas ajudará a eliminar fornecedores que não as atendem. Para esta seção, você deve fazer um brainstorming com sua equipe para criar uma lista obrigatória de itens que você considera os melhores indicadores de candidatos impressionantes. Sua lista pode incluir amostras de trabalhos anteriores, um histórico de sucesso comprovado com empresas de setores semelhantes, a experiência e as habilidades técnicas para atender às suas demandas e um custo de serviços dentro de sua faixa de preço.

Exemplo

O respondente bem-sucedido terá:

• Experiência de trabalho como agência de marketing por um período mínimo de 24 meses e possuir recursos internos de serviço completo para marketing, serviços criativos, produção, planejamento e posicionamento de mídia, resposta direta e pesquisa.
• A educação, experiência, conhecimento, habilidades e qualificações da empresa e dos indivíduos que estarão disponíveis para fornecer esses serviços.
• O custo competitivo dos serviços.
• A experiência da empresa em trabalhar com clientes semelhantes.

8. Descreva quaisquer obstáculos possíveis.

Aqui, você desejará descrever quaisquer obstáculos, como recursos limitados ou um site personalizado, que possam impedir que determinados fornecedores concluam o projeto com êxito. Isso permite que você elimine licitantes insatisfatórios e também o ajudará a determinar quais fornecedores têm as habilidades e conhecimentos para enfrentar esses desafios.

Exemplo

Neste momento, Caroline's Websites, Inc. possui codificação personalizada em nosso site, da qual os licitantes devem estar cientes.

9. Indique o seu orçamento para o projeto.

Qualquer fornecedor precisa saber quanto você pode pagar por seus serviços antes de avançar com sua oferta.

Exemplo

O orçamento da Caroline's Websites, Inc. para o projeto é de $ 8.750,00.

Esses elementos foram escritos de forma a esclarecer o escopo do projeto que a Caroline's Websites, Inc. deseja concluir para que os fornecedores saibam se devem ou não fazer uma oferta. Definir o projeto permite que o licitante determine se ele é adequado e quanto provavelmente cobraria. Ser o mais transparente possível serve para beneficiar (e até proteger) ambas as partes no longo prazo.

Como o nome deixa claro, RFIs são sobre a coleta de informações. Eles são usados ​​pelas empresas para ter uma noção de quais soluções estão no mercado e como as empresas que oferecem essas soluções podem ajudar a resolver um problema-chave ou concluir uma tarefa-chave. As RFIs pedem às empresas que enviem dados sobre o que fazem, o que oferecem e como podem ajudar a atingir metas específicas.

As RFPs, por sua vez, seguem as RFIs. Usando as informações obtidas de RFIs, as empresas criam RFPs que detalham exatamente o que estão procurando, quanto planejam gastar e como os fornecedores serão selecionados. Com efeito, as RFIs ajudam a restringir o escopo das RFPs para ajudar a simplificar o processo de seleção.

Vale nada? Há também outra opção se você souber exatamente qual produto ou serviço está procurando: Solicitação de cotação (RFQ). Ao contrário de uma RFP, que solicita que parceiros em potencial enviem uma proposta com base em seus conhecimentos e experiência, uma RFQ é sobre custo: você está perguntando a um fornecedor específico quanto custaria entregar um serviço ou solução “X” no prazo “Y” sob Condições “Z”.

Obtendo os melhores resultados para seu RPF

Seu RPF prepara o cenário para que as empresas licitem projetos que estão fora do escopo de sua experiência interna, mas ainda são essenciais para o sucesso do seu negócio.

Como resultado, vale a pena garantir que sua RFP seja clara, concisa e capture os principais detalhes sobre suas necessidades para ajudar a encontrar o parceiro mais adequado para seu projeto. Não sabe por onde começar? Pegue uma cópia do modelo de RFP gratuito da HubSpot, siga as etapas acima e coloque seus projetos em andamento.

Nota do editor: Esta postagem foi publicada originalmente em junho de 2018 e foi atualizada para maior abrangência.