템플릿과 샘플로 제안 요청서를 작성하는 방법

소규모 대행사에서 일하든 주요 마케팅 회사에서 일하든 결국에는 제안 요청(RFP)을 작성해야 할 것입니다.

회사가 내부적으로 모든 것을 할 수는 없으며 비즈니스가 다른 곳에서 제품이나 서비스를 구매해야 하는 경우 쇼핑을 해야 할 수도 있습니다. RFP를 사용하면 다양한 공급업체로부터 제안을 수집하고 기술 및 예산과 관련하여 귀하의 기준에 가장 적합한 공급업체를 선택할 수 있습니다.

공급업체에 작업을 아웃소싱할 때마다 작업 범위 및 보상에 대한 잘못된 의사 소통과 같은 문제가 발생할 가능성이 있습니다. 좋은 RFP는 회색 영역을 제거하여 양 당사자가 무엇을 언제, 얼마나 제공해야 하는지 이해할 수 있도록 합니다.

RFP 템플릿

여기에서는 초기 구조를 위해 따를 수 있는 RFP 템플릿과 추가 영감을 위한 샘플 RFP를 제공했습니다. 그러나 모든 경우에 적용되는 것은 아닙니다. 회사의 요구 사항을 가장 잘 설명할 수 있도록 RFP를 조정해야 합니다.

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템플릿을 본 것이 아니라 실제로 RFP를 작성하는 방법은 무엇입니까? 우리는 당신을 덮었습니다.

1. 프로젝트, 범위 및 예산을 정의합니다.

RFP를 발행하기 전에 완료하려는 프로젝트, 범위 및 지출할 수 있는 금액을 정의하는 데 시간을 할애하십시오. 이 정보는 RFP의 프레임워크를 제공하고 너무 일반적인 것과 지나치게 상세한 것 사이의 균형을 유지하는 데 도움이 됩니다.

2. 배경 및 소개 정보를 제공합니다.

예산과 범위가 있으면 RFP 작성을 시작할 수 있습니다. 세부 사항으로 바로 들어가고 싶지만 회사에 대한 배경 및 소개 데이터를 제공하는 것이 좋습니다. 이는 잠재적인 파트너에게 현재 시장, 비즈니스 목표 및 현재 과제에 대한 감각을 제공함으로써 파트너의 발판을 마련하는 데 도움이 됩니다.

3. 찾고 있는 서비스에 대해 설명하십시오.

이제 목표 달성을 돕기 위해 찾고 있는 서비스에 대해 구체적으로 알아볼 때입니다. 예를 들어 웹 사이트를 구축하는 경우 프런트 엔드 및 백 엔드 개발 경험이 모두 있는 회사를 찾을 수 있습니다. 모바일 앱을 만드는 경우 반응형 디자인의 전문성 및 여러 모바일 플랫폼용 애플리케이션 구축과 같은 해당 영역의 특정 기술이 필요하다는 점을 강조하세요.

4. 선택 기준과 일정을 자세히 설명합니다.

다음은 프로젝트의 선택 기준과 일정입니다. 여기에서 고려해야 할 기술, 서비스 및 시장 전문 지식을 강조할 수 있습니다. 지금은 구체적이어야 할 때입니다. 선택 기준에 대한 명확한 설명은 요구 사항을 충족하지 않는 여러 RFP를 분류할 위험을 줄이는 데 도움이 됩니다.

타임라인에 대해 미리 아는 것도 중요합니다. 제안을 하는 회사가 입찰가를 미세 조정할 수 있도록 잠재적인 파트너에게 RFP 제출 종료 날짜, 최종 선택 날짜 및 명확한 시작부터 완료 프로젝트 타임라인을 제공합니다.

5. RFP를 교정하고 실시간으로 진행합니다.

마지막으로 가장 중요한 것은? RFP를 교정한 다음 다시 교정하십시오. 왜요? 작은 실수라도 프로젝트 일정을 지연시킬 수 있기 때문입니다. 예산 세부 사항에서 누락된 부분이 0이거나 제안 마감일 및 선택이 이루어진 날짜에 대한 잘못된 의사 소통을 고려하십시오. 둘 다 전체 RFP 프로세스를 강제로 다시 시작하고 귀중한 시간을 낭비할 수 있습니다.

RFP의 모든 내용이 정확하고 완전하다고 생각되면 이제 게시할 차례입니다. 이메일을 보내고 사이트에 링크를 게시하여 가장 적합한 제공업체를 찾는 프로세스를 시작하십시오. 이 프로세스를 간소화하려면 RFP에 대한 응답을 게시하고 관리하는 제안 소프트웨어를 고려하십시오.

이제 RFP 작성의 기본 사항을 이해했으므로 고유한 템플릿을 작성한 다음 입찰 수락을 시작할 수 있도록 작성할 수 있습니다. 가상의 회사인 Caroline's Websites, Inc.를 사용하여 각 섹션이 어떻게 실행되어야 하는지 정확하게 설명합니다.

RFP 샘플

프로젝트 이름 또는 설명: 마케팅 서비스

회사 이름: Caroline's Websites, Inc.

주소: 302 Inbound Ave.

시, 주, 우편 번호: Boston, MA 29814

조달 담당자: Caroline Forsey

PCP 전화번호: 227-124-2481

PCP의 이메일 주소: [이메일 보호됨]

팩스 번호: N/A

다음으로 동일한 가상 회사를 사용하는 정보가 포함된 RFP의 각 요소에 대해 알아보겠습니다.

1. 당신의 배경과 소개를 쓰십시오.

소개 단락에는 회사를 설립한 사람, 회사에서 제공하는 제품 또는 서비스, 경쟁업체와 차별화되는 점, 현재 위치 등 회사에 대한 유용한 배경 정보를 포함할 수 있습니다. 어떤 공급업체라도 귀하와 협력하는 것을 진지하게 생각한다면 앞으로 나아가기 전에 이 정보를 원할 것입니다.

예시

Caroline's Websites, Inc.는 2010년 Caroline Forsey가 만든 웹 디자인 회사입니다. Caroline's Websites, Inc.는 웹 디자인에 대한 팀 중심의 솔루션 기반 접근 방식을 자랑스럽게 생각합니다. 코딩, 개발 및 브랜딩을 포함한 웹 디자인 서비스를 고객에게 제공합니다. 우리 직원은 매사추세츠의 두 사무실에 있습니다.

2. 프로젝트 목표와 서비스 범위를 정의합니다.

다음으로 완료해야 하는 프로젝트와 프로젝트에서 달성할 것으로 예상되는 목표를 간략하게 설명합니다. 관련된 개별 작업과 기준을 설명하는 경우에도 가능한 한 구체적으로 파악하는 것이 중요합니다. 최고의 후보자를 결정하는 방법을 나타내는 "X"와 함께 "상은 X 회사에 수여됩니다"와 같은 문구를 포함할 수 있습니다.

예시

Caroline's Websites, Inc.는 당사의 SEO 인지도를 높이는 포괄적인 통합 마케팅 계획을 개발 및 실행하기 위해 풀 서비스 커뮤니케이션 및 마케팅 회사의 서비스를 찾고 있습니다. 더 많은 소셜 미디어 추종자를 끌어들입니다. 리드 생성 캠페인을 효과적으로 완료합니다. 최고의 가치와 전문성을 바탕으로 책임감 있고 책임감 있는 기업에 시상합니다.

선정된 회사는 포괄적이고 비용 효율적인 마케팅 계획의 개발 및 구현을 담당하게 됩니다.

작업에는 다음 기준이 포함되지만 이에 국한되지는 않습니다.

• 리드 생성 캠페인
• 유료 미디어 전략
• 담보, DM 등 창작물 제작
• 온라인 마케팅 캠페인
• 웹사이트 개선
• 검색 엔진 최적화
• 일반 계정 관리
• 필요한 경우 기타 커뮤니케이션 및/또는 마케팅 관련 지원

3. 예상되는 선택 일정을 자세히 설명합니다.

공급업체가 마감일을 맞출 수 있는지 알 수 있도록 자세한 일정을 포함하는 것이 중요합니다. 또한 공급업체가 귀하의 프로젝트에 관해 질문할 수 있는 시간을 제공해야 합니다.

예시

제안 요청 일정은 다음과 같습니다.

RFP 요청: 20XX년 6월 1일

입찰자 질문 제출 마감일: 20XX년 7월 5일

[회사 이름] 입찰자 질문에 응답: 20XX년 7월 20일

최고입찰자 선정 / 낙찰자 통보: 20XX년 7월 31일

협상 시작: 20XX년 8월 5일

계약 낙찰 / 낙찰자 통지: 20XX년 8월 31일

4. 제안서 제출 시간과 장소를 설명합니다.

단락 #3과 유사하게 이것은 명확하게 제시해야 하는 중요한 정보이므로 공급업체는 고려를 위해 자신을 제출하는 방법과 위치를 알 수 있습니다.

예시

RFP는 당사 웹사이트인 Carolinewebsites.com에 게시되며 20XX년 6월 1일 오전 10시부터 해당 웹사이트에서 직접 다운로드할 수 있습니다.

이 RFP에 대한 응답자는 원본 1개와 제안서 사본 5개를 제출해야 합니다. 응답은 늦어도 20XX년 7월 25일까지 접수되어야 합니다. 응답은 "RFP-MarketingServices"라고 명확하게 표시하고 우편으로 보내거나 위에 나열된 담당자에게 전달해야 합니다.

5. 타임라인을 명확하게 정의하십시오.

RFP에 시간 프레임을 포함하면 시간 제약 조건 내에서 일할 수 없는 공급업체를 제거할 수 있습니다. 시간에 여유가 있다면 다음과 같이 작성할 수 있습니다. "우리 회사는 6개월 이내에 프로젝트를 완료하기를 희망하지만 적합한 후보자를 위해 협상할 준비가 되어 있습니다."

예시

Caroline's Websites, Inc.는 8개월 이내에 프로젝트를 완료해야 합니다.

6. 제안의 핵심 요소를 지정합니다.

입찰자가 제안서에 포함할 것으로 예상하는 내용을 명확하고 구체적으로 설명하지 않으면 입찰자가 제안서를 포함하지 않는다고 해서 반드시 비난할 수는 없습니다. 공급업체가 귀하가 받을 것으로 예상되는 요소를 알 수 있도록 체크리스트를 요약하는 것이 중요합니다. 또한 누가 귀하의 요구를 처리할 수 있는지에 대한 좋은 테스트입니다. 공급업체가 제안의 모든 요소를 ​​완료할 수 없다면 프로젝트를 완료하기 위해 공급업체도 신뢰할 수 없을 것입니다.

예시

제출물에는 최소한 다음 요소가 포함되어야 합니다.

• 일반 개요, 크리에이티브 팀의 이름 및 자격 증명, 정규직 직원 수를 포함하는 회사에 대한 설명입니다.
• Caroline's Websites, Inc.와 관련하여 회사의 강점과 차별화된 기술 또는 능력을 간략하게 설명하는 한 페이지짜리 설명입니다.
• 현재 및 과거 고객을 위해 만든 소셜 미디어 광고, 직접 반응 자료, 자료 및 웹사이트 개발의 대표적인 선택.

7. 평가 기준을 명확히 하십시오.

기대치를 설명하면 기대치를 충족하지 못하는 공급업체를 제거하는 데 도움이 됩니다. 이 섹션에서는 팀과 함께 브레인스토밍을 통해 인상적인 후보자를 나타내는 가장 좋은 지표라고 생각하는 필수 항목 목록을 작성하고 싶을 것입니다. 귀하의 목록에는 과거 작업의 샘플, 유사한 산업의 회사에서 입증된 성공 기록, 귀하의 요구 사항을 충족하는 전문 지식 및 기술 기술, 귀하의 가격대 내 서비스 비용이 포함될 수 있습니다.

예시

성공적인 응답자는 다음을 갖게 됩니다.

• 최소 24개월 동안 마케팅 대행사로 일한 경험이 있으며 마케팅, 크리에이티브 서비스, 프로덕션, 미디어 기획 및 배치, 직접 반응, 연구에 대한 풀 서비스 사내 역량을 보유하고 있습니다.
• 이러한 서비스를 제공할 수 있는 회사 및 개인의 교육, 경험, 지식, 기술 및 자격.
• 서비스 비용 경쟁력.
• 유사한 고객과 협력하는 회사의 전문성.

8. 가능한 장애물을 설명하십시오.

여기에서 특정 공급업체가 프로젝트를 성공적으로 완료하는 데 방해가 될 수 있는 제한된 리소스 또는 사용자 지정 웹 사이트와 같은 모든 장애물에 대해 설명하고 싶을 것입니다. 이를 통해 불만족스러운 입찰자를 제거할 수 있으며 이러한 문제를 해결할 수 있는 기술과 전문 지식을 갖춘 공급업체를 결정할 수도 있습니다.

예시

현재 Caroline's Websites, Inc.는 현재 당사 웹사이트에 사용자 정의 코딩이 있으며 입찰자는 이를 알고 있어야 합니다.

9. 프로젝트에 대한 예산을 명시하십시오.

모든 공급업체는 입찰을 진행하기 전에 서비스에 대해 지불할 수 있는 금액을 알아야 합니다.

예시

Caroline's Website, Inc.의 프로젝트 예산은 $8,750.00입니다.

이러한 요소는 Caroline's Website, Inc.가 완료하려는 프로젝트의 범위를 명확히 하여 공급자가 입찰 여부를 알 수 있도록 작성되었습니다. 프로젝트를 정의하면 입찰자가 자신이 적합한지, 얼마를 청구할 것인지 결정할 수 있습니다. 가능한 한 투명하면 장기적으로 양 당사자에게 이익이 되고 심지어 보호할 수도 있습니다.

이름에서 알 수 있듯이 RFI는 정보 수집에 관한 것입니다. 시장에 어떤 솔루션이 있고 이러한 솔루션을 제공하는 회사가 주요 문제를 해결하거나 주요 작업을 완료하는 데 어떻게 도움이 될 수 있는지 파악하기 위해 회사에서 사용합니다. RFI는 기업이 무엇을 하고 무엇을 제공하며 특정 목표를 달성하는 데 어떻게 도움이 되는지에 대한 데이터를 제출하도록 요청합니다.

한편 RFP는 RFI를 따릅니다. RFI에서 얻은 정보를 사용하여 회사는 찾고 있는 항목, 지출 계획 및 공급업체 선택 방법을 정확히 자세히 설명하는 RFP를 작성합니다. 실제로 RFI는 RFP의 범위를 좁혀 선택 프로세스를 간소화하는 데 도움이 됩니다.

가치가 없다? 찾고 있는 제품이나 서비스가 무엇인지 정확히 알고 있다면 또 다른 옵션이 있습니다. 견적 요청(RFQ)입니다. 잠재 파트너에게 자신의 전문 지식과 경험을 바탕으로 제안서를 제출하도록 요청하는 RFP와 달리, RFQ는 비용에 관한 것입니다. "Z" 조건.

RPF에 대한 최상의 결과 실현

RPF는 회사가 내부 전문 지식의 범위를 벗어나지만 비즈니스 성공에 여전히 중요한 프로젝트에 입찰할 수 있는 단계를 설정합니다.

따라서 RFP가 명확하고 간결하며 프로젝트에 가장 적합한 파트너를 찾는 데 도움이 되도록 요구 사항에 대한 주요 세부 정보를 캡처해야 합니다. 어디서부터 시작해야 할지 모르겠다고요? HubSpot의 무료 RFP 템플릿 사본을 가져와 위의 단계에 따라 프로젝트를 진행하세요.

편집자 주: 이 게시물은 원래 2018년 6월에 게시되었으며 포괄적으로 업데이트되었습니다.