如何使用模板和样本编写提案请求
已发表: 2022-05-26无论您是为小型代理机构还是大型营销公司工作，您最终都可能需要填写征求建议书或 RFP。
您的公司无法在内部完成所有事情，当您的企业需要从其他地方购买产品或服务时，您可能需要货比三家。 RFP 允许您收集来自不同供应商的报价，并选择最符合您的标准的供应商，包括技能和预算。
每当您将工作外包给供应商时，都可能会出现诸如围绕工作范围和补偿的沟通不畅等问题。 一个好的 RFP 所做的是消除灰色区域，以便双方了解需要交付什么、何时交付以及交付多少。
RFP 模板
在这里，我们提供了一个 RFP 模板，您可以按照这些模板来构建初始结构，以及一个示例 RFP，以获得更多灵感。 但这并不是万能的——您需要定制您的 RFP 以最好地表达您公司的需求。
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下载免费、可编辑的 RFP 模板。
不是说你看过模板，你是怎么写RFP的？ 我们已经为您服务了。
如何编写 RFP
- 定义您的项目、范围和预算。
- 提供背景和介绍信息。
- 描述您正在寻找的服务。
- 详细说明您的选择标准和时间表。
- 校对您的 RFP 并上线。
1. 定义您的项目、范围和预算。
在发布您的 RFP 之前，请花时间定义您希望完成的项目、其范围以及您可以负担的费用。 此信息为您的 RFP 提供了框架，并有助于确保它在过于笼统和过于详细之间取得平衡。
2. 提供背景和介绍信息。
有了预算和范围，您就可以开始制定您的 RFP。 虽然很想深入了解细节，但最好提供一些关于您公司的背景和介绍性数据。 这有助于为潜在合作伙伴搭建舞台，让他们了解您当前的市场、业务目标和当前挑战。
3. 描述您正在寻找的服务。
现在是时候具体了解您正在寻找的服务，以帮助您实现目标。 例如，如果您正在建立一个网站，您可能会寻找一家同时具有前端和后端开发经验的公司。 如果您正在创建移动应用程序，请强调该领域对特定技能的需求，例如响应式设计的专业知识和为多个移动平台构建应用程序。
4. 详细说明您的选择标准和时间表。
接下来是项目的选择标准和时间表。 在这里，您可以强调需要考虑哪些技能、服务和市场专业知识。 现在是具体的时候了：对选择标准的清晰描述将有助于降低对不满足您需求的多个 RFP 进行分类的风险。
提前了解您的时间表也很重要。 为潜在合作伙伴提供 RFP 提交的结束日期、最终选择的日期以及明确的从开始到结束的项目时间表，以便提出提案的公司可以微调他们的投标。
5. 校对您的 RFP 并上线。
最后但绝不是最不重要的？ 校对您的 RFP - 然后再次校对。 为什么？ 因为即使是小错误也可能破坏项目时间表。 考虑预算细节中的零缺失，或者对提案到期和选择日期的错误传达； 两者都可能强制重新启动整个 RFP 流程并浪费宝贵的时间。
一旦您对 RFP 中的所有内容都准确且完整感到满意，就可以上线了。 发送电子邮件并在您的网站上发布链接，以开始寻找最适合您的提供商的过程。 要简化此流程，请考虑使用提案软件发布和管理对您的 RFP 的响应。
现在您了解了编写 RFP 的基础知识，您可以构建自己的模板并填写它，以便您可以开始接受投标。 我们将使用一家虚构的公司 Caroline's Websites, Inc. 来准确说明每个部分应该如何执行。
RFP 样本
项目名称或描述：营销服务
公司名称：Caroline's Websites, Inc.
地址：302 Inbound Ave.
城市，州，邮政编码：马萨诸塞州波士顿 29814
采购联系人：Caroline Forsey
PCP 电话号码：227-124-2481
PCP 的电子邮件地址：[电子邮件保护]
传真号码：不适用
接下来，我们将使用同一个虚构的公司来研究带有信息的 RFP 的每个元素。
1. 写下你的背景和介绍。
在您的介绍性段落中，您需要包含有关您公司的有用背景信息——谁创立了它，您的公司提供什么产品或服务，您与竞争对手的区别，以及您所在的位置。 如果任何供应商认真与您合作，他们会在继续之前需要此信息。
例子
Caroline's Websites, Inc. 是一家网页设计公司，由 Caroline Forsey 于 2010 年创立。Caroline's Websites, Inc. 以团队为导向、基于解决方案的网页设计方法而自豪。 我们为客户提供网页设计服务，包括编码、开发和品牌推广。 我们的员工分布在马萨诸塞州的两个办事处。
2. 定义您的项目目标和服务范围。
接下来，您需要概述您需要完成的项目，以及您希望从该项目中实现的目标。 尽可能具体是很重要的——甚至概述所涉及的个别任务和标准。 您需要包含诸如“该奖项将授予 X 公司”之类的短语，其中“X”确定您将如何确定最佳候选人。
例子
Caroline's Websites, Inc. 正在寻求提供全方位服务的通信和营销公司的服务，以制定和执行全面的整合营销计划，以提高我们的 SEO 影响力； 吸引更多社交媒体关注者； 并有效地完成了潜在客户开发活动。 该奖项将颁发给基于最佳价值和专业能力的响应迅速和负责任的公司。
选定的公司将负责制定和实施全面且具有成本效益的营销计划。
任务包括但可能不限于以下标准：
- 潜在客户生成活动
- 付费媒体策略
- 制作创意材料，包括抵押品和直邮
- 网络营销活动
- 网站增强
- 搜索引擎优化
- 一般账户管理
- 根据需要提供其他沟通和/或营销相关协助
3. 详细说明您预期的选择时间表。
包含详细的时间表至关重要，以便供应商知道他们是否能够满足您的最后期限。 您还需要为供应商提供一个窗口，让他们可以就您的项目提出问题。
例子
征求建议书时间表如下：
征求 RFP：20XX 年 6 月 1 日
投标人提交问题的截止日期：20XX 年 7 月 5 日
[公司名称] 回复投标人问题：20XX 年 7 月 20 日
最佳投标人的选择/未成功投标人的通知：20XX 年 7 月 31 日
谈判开始：20XX 年 8 月 5 日
合同授予/中标人通知：20XX 年 8 月 31 日
4. 说明提交提案的时间和地点。
与第 3 段类似，这是您想要清楚地呈现的重要信息，因此供应商知道如何以及在何处提交自己以供考虑。
例子
RFP 将发布在我们的网站 Carolinewebsites.com 上，并且可以在 20XX 年 6 月 1 日上午 10 点直接从那里下载。
本 RFP 的响应者必须提交一份提案原件和五份副本。 必须在 20XX 年 7 月 25 日之前收到回复。 回复应清楚地标明“RFP-MarketingServices”，并邮寄或交付给上面列出的联系人。
5. 明确定义您的时间线。
通过在您的 RFP 中包含一个时间框架，您可以消除任何无法在您的时间限制内工作的供应商。 如果你的时间灵活，你可以写这样的话，“我们公司希望在六个月内完成这个项目，但我们愿意就合适的人选进行谈判。”
例子
Caroline's Websites, Inc. 需要在 8 个月内完成该项目。
6. 指定提案的关键要素。
如果您没有明确和具体地概述您希望投标人在他们的提案中包含的内容，那么如果他们不包含这些内容，您就不一定会责怪他们。 列出清单至关重要，以便供应商知道您希望收到哪些元素。 这也是一个很好的测试谁有能力处理你的需求——如果供应商不能完成你提案的所有元素，你可能也不能相信他们完成你的项目。
例子
提交的文件必须至少包含以下要素：
- 公司描述，包括总体概况、创意团队的名称和证书、全职员工的数量。
- 一页纸的叙述，概述了公司的优势和独特的技能或能力，因为它们可能与 Caroline's Websites, Inc. 相关。
- 为当前和过去的客户创建的社交媒体广告、直接响应材料、抵押品和网站开发的代表性选择。
7. 明确你的评价标准。
概述您的期望将有助于消除不符合期望的供应商。 对于本节，您需要与您的团队进行一些头脑风暴，以列出您认为是令人印象深刻的候选人的最佳指标的强制性项目清单。 您的清单可能包括过去工作的样本、与类似行业的公司合作的成功记录、满足您需求的专业知识和技术技能，以及您价格范围内的服务成本。
例子
成功的受访者将拥有：
- 拥有至少 24 个月的营销机构工作经验，并具备营销、创意服务、制作、媒体规划和投放、直接响应和研究方面的全方位服务和内部能力。
- 公司和可提供这些服务的个人的教育、经验、知识、技能和资格。
- 具有竞争力的服务成本。
- 公司在与类似客户合作方面的专业知识。
8. 描述任何可能的障碍。
在这里，您需要概述可能阻止某些供应商成功完成项目的任何障碍，例如有限的资源或自定义网站。 这使您可以消除不满意的投标人，还可以帮助您确定哪些供应商具有应对这些挑战的技能和专业知识。
例子
目前，Caroline's Websites, Inc. 目前在我们的网站上有自定义编码，投标人应注意这一点。
9. 说明您的项目预算。
任何供应商都需要知道您能够为他们的服务支付多少费用，然后他们才会继续出价。
例子
Caroline's Websites, Inc. 的项目预算为 8,750.00 美元。
编写这些元素的目的是阐明 Caroline's Websites, Inc. 希望完成的项目范围，以便供应商知道是否投标。 定义项目允许投标人确定他们是否合适以及他们可能收取多少费用。 从长远来看，尽可能透明有助于（甚至保护）双方。
RFP 与 RFI
信息请求 (RFI) 通常在 RFP 之前。 RFI 用于确定潜在供应商，而 RFP 帮助公司做出最终决定。
顾名思义，RFI 是关于收集信息的。 公司使用它们来了解市场上有哪些解决方案，以及提供这些解决方案的公司如何帮助解决关键问题或完成关键任务。 RFI 要求公司提交关于他们做什么、他们提供什么以及他们如何帮助实现特定目标的数据。
与此同时，RFP 遵循 RFI。 使用从 RFI 获得的信息，公司构建 RFP，详细说明他们正在寻找什么、他们计划花费多少以及如何选择供应商。 实际上，RFI 有助于缩小 RFP 的范围，以帮助简化选择过程。
值得注意？ 如果您确切知道要寻找什么产品或服务，还有另一种选择：询价 (RFQ)。 与要求潜在合作伙伴根据他们的专业知识和经验提交提案的 RFP 不同，RFQ 与成本有关：您询问特定供应商在“Y”时间范围内交付“X”服务或解决方案的成本“Z”条件。
为您的 RPF 实现最佳结果
您的 RPF 为公司竞标超出您的内部专业知识范围的项目奠定了基础，但对于您的业务成功仍然至关重要。
因此，值得确保您的 RFP 清晰、简洁，并捕获有关您的需求的关键细节，以帮助为您的项目找到最合适的合作伙伴。 不知道从哪里开始？ 获取 HubSpot 的免费 RFP 模板副本，按照上述步骤进行操作，然后开始您的项目。
编者注：这篇文章最初发表于 2018 年 6 月，为了全面性而进行了更新。
