Şablon ve Örnek ile Teklif Talebi Nasıl Yazılır

İster küçük bir ajans için ister büyük bir pazarlama firması için çalışıyor olun, muhtemelen sonunda bir Teklif Talebi veya RFP doldurmanız gerekecektir.

Şirketiniz her şeyi dahili olarak yapamaz ve işletmenizin başka bir yerden bir ürün veya hizmet satın alması gerektiğinde, alışveriş yapmanız gerekebilir. RFP, çeşitli satıcılardan teklifler toplamanıza ve hem beceri hem de bütçe açısından kriterlerinize en uygun satıcıyı seçmenize olanak tanır.

İşi bir tedarikçiye yaptırdığınız her zaman, işin kapsamı ve tazminat konusunda yanlış iletişim gibi sorunlar için bir potansiyel vardır. İyi bir RFP'nin yaptığı şey, gri alanları ortadan kaldırmaktır, böylece her iki taraf da neyin, ne zaman ve ne kadar teslim edilmesi gerektiğini anlar.

RFP Şablonu

Burada, ilk yapı için takip edebileceğiniz bir RFP şablonu ve daha fazla ilham almak için örnek bir RFP sağladık. Ancak, herkese uyan tek beden değildir - RFP'nizi şirketinizin ihtiyaçlarını en iyi şekilde ifade edecek şekilde uyarlamanız gerekir.

Ücretsiz, düzenlenebilir bir RFP şablonu indirin.

Şablonu gördüğünüzden değil, aslında bir RFP'yi nasıl yazıyorsunuz? Seni koruduk.

1. Projenizi, kapsamınızı ve bütçenizi tanımlayın.

RFP'nizi yayınlamadan önce, tamamlamak istediğiniz projeyi, kapsamını ve ne kadar harcama yapabileceğinizi tanımlamak için zaman ayırın. Bu bilgi, RFP'nizin çerçevesini sağlar ve çok genel ile aşırı ayrıntılı arasında bir denge kurmasını sağlamaya yardımcı olur.

2. Arka plan ve tanıtım bilgileri sağlayın.

Elinizde bütçe ve kapsam ile RFP'nizi oluşturmaya başlayabilirsiniz. Ayrıntılara dalmak cazip gelse de, şirketiniz hakkında bazı arka plan ve tanıtım verileri sağlamak iyi bir fikirdir. Bu, onlara mevcut pazarınız, iş hedefleriniz ve mevcut zorluklarınız hakkında bir fikir vererek potansiyel ortaklar için zemin hazırlamaya yardımcı olur.

3. Aradığınız hizmetleri tanımlayın.

Şimdi, hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olmak için aradığınız hizmetler hakkında ayrıntılı bilgi edinme zamanı. Örneğin, bir web sitesi oluşturuyorsanız, hem ön uç hem de arka uç geliştirme deneyimine sahip bir şirket arayabilirsiniz. Bir mobil uygulama oluşturuyorsanız, duyarlı tasarımda uzmanlık ve birden çok mobil platform için uygulama oluşturma gibi o alandaki belirli becerilere duyulan ihtiyacı vurgulayın.

4. Seçim kriterlerinizi ve zaman çizelgelerinizi detaylandırın.

Sırada, projeniz için seçim kriterleri ve zaman çizelgeleri var. Burada, değerlendirme için hangi becerilerin, hizmetlerin ve pazar uzmanlığının gerekli olduğunu vurgulayabilirsiniz. Kesinlik kazanmanın tam zamanı: Seçim kriterlerinin net tanımları, ihtiyaçlarınızı karşılamayan birden çok RFP'yi sıralama riskini azaltmaya yardımcı olacaktır.

Zaman çizelgeleriniz hakkında açık olmak da önemlidir. Teklif veren şirketlerin tekliflerinde ince ayar yapabilmeleri için potansiyel ortaklara RFP sunumu için bir bitiş tarihi, nihai seçim için bir tarih ve net bir baştan sona proje zaman çizelgesi verin.

5. RFP'nizi düzeltin ve canlı yayına geçin.

Son fakat asla en az? RFP'nizi düzeltin - ardından tekrar düzeltin. Neden? Niye? Çünkü küçük hatalar bile proje zaman çizelgelerini rayından çıkarabilir. Bütçe ayrıntılarınızda sıfır eksikliği veya tekliflerin teslim tarihi ve seçimlerin yapıldığı tarihler hakkında yanlış bir iletişim olduğunu düşünün; her ikisi de tüm RFP sürecinin yeniden başlatılmasını zorlayabilir ve değerli zamanınızı boşa harcayabilir.

RFP'nizdeki her şeyin doğru ve eksiksiz olduğundan emin olduğunuzda, canlı yayına geçme zamanı. En uygun sağlayıcınızı bulma sürecini başlatmak için e-postalar gönderin ve sitenize bağlantılar gönderin. Bu süreci kolaylaştırmak için, RFP'nize verilen yanıtları yayınlamak ve yönetmek için teklif yazılımını düşünün.

Artık bir RFP yazmanın temellerini anladığınıza göre, kendi şablonunuzu oluşturabilir ve ardından teklifleri kabul etmeye başlayabilmeniz için onu doldurabilirsiniz. Her bölümün tam olarak nasıl yürütülmesi gerektiğini göstermek için hayali bir şirket olan Caroline's Websites, Inc.'i kullanacağız.

RFP Örneği

Proje Adı veya Açıklaması: Pazarlama Hizmetleri

Şirket Adı: Caroline's Websites, Inc.

Adres: 302 Gelen Cad.

Şehir, Eyalet, Posta Kodu: Boston, MA 29814

Satınalma Sorumlusu: Caroline Forsey

PCP Telefon Numarası: 227-124-2481

PCP'nin E-posta Adresi: [email protected]

Faks Numarası: Yok

Ardından, aynı hayali şirketi kullanan bilgilerle RFP'nin öğelerinin her birine gireceğiz.

1. Arka planınızı ve girişinizi yazın.

Giriş paragrafınızda, şirketiniz hakkında - onu kimin kurduğu, şirketinizin hangi ürün veya hizmeti sunduğu, sizi rakiplerinizden ayıran ne olduğu ve nerede bulunduğunuz - hakkında faydalı arka plan bilgileri eklemek isteyeceksiniz. Herhangi bir satıcı sizinle çalışmak konusunda ciddiyse, ilerlemeden önce bu bilgiyi isteyecektir.

Örnek

Caroline's Websites, Inc., 2010 yılında Caroline Forsey tarafından kurulmuş bir web tasarım firmasıdır. Caroline's Websites, Inc., web tasarımına ekip odaklı, çözüm tabanlı bir yaklaşımla gurur duymaktadır. Müşterilerimize kodlama, geliştirme ve markalaşma dahil olmak üzere web tasarım hizmetleri sunuyoruz. Personelimiz Massachusetts'te iki ofiste bulunmaktadır.

2. Proje hedeflerinizi ve hizmet kapsamınızı tanımlayın.

Ardından, tamamlamanız gereken projeyi ve projeden gerçekleştirmeyi umduğunuz hedefleri ana hatlarıyla belirtmek isteyeceksiniz. Mümkün olduğunca spesifik olmanız, hatta ilgili bireysel görevleri ve kriterleri ana hatlarıyla belirtmeniz önemlidir. En iyi adayı nasıl belirleyeceğinizi belirleyen “X” ile birlikte “Ödül X firmasına verilecektir” gibi ifadeler eklemek isteyeceksiniz.

Örnek

Caroline's Websites, Inc., SEO varlığımızı artıran kapsamlı bir entegre pazarlama planı geliştirmek ve yürütmek için tam hizmetli bir iletişim ve pazarlama firmasının hizmetlerini arıyor; daha fazla sosyal medya takipçisi çekiyor; ve potansiyel müşteri yaratma kampanyasını etkili bir şekilde tamamlar. Ödül, en iyi değere ve profesyonel yeteneğe dayalı olarak duyarlı ve sorumlu bir firmaya verilecektir.

Seçilen firma, kapsamlı ve uygun maliyetli bir pazarlama planının geliştirilmesinden ve uygulanmasından sorumlu olacaktır.

Görevler aşağıdaki kriterleri içerir ancak bunlarla sınırlı değildir:

• Potansiyel müşteri yaratma kampanyası
• Ücretli medya stratejisi
• Teminat ve doğrudan posta dahil olmak üzere yaratıcı materyal üretimi
• Çevrimiçi pazarlama kampanyası
• Web sitesi geliştirme
• Arama motoru optimizasyonu
• Genel hesap yönetimi
• Gerektiğinde diğer iletişim ve/veya pazarlamayla ilgili yardım

3. Öngörülen seçim programınızı detaylandırın.

Satıcıların teslim tarihlerinizi karşılayıp karşılayamayacaklarını bilmeleri için ayrıntılı bir program eklemeniz çok önemlidir. Ayrıca, satıcılara projenizle ilgili ne zaman soru sorabilecekleri konusunda bir pencere vermeniz gerekecektir.

Örnek

Teklif Talebi zaman çizelgesi aşağıdaki gibidir:

RFP Talebi: 1 Haziran 20XX

Teklif Sahiplerinin Sorularını Göndermeleri İçin Son Tarih: 5 Temmuz 20XX

[Şirket Adı] Teklif Sahibinin Sorularına Yanıt Veriyor: 20 Temmuz 20XX

En İyi Teklif Verenlerin Seçimi / Başarısız Teklif Sahiplerine Bildirim: 31 Temmuz 20XX

Pazarlığın Başlangıcı: 5 Ağustos 20XX

Sözleşme Kararı / Başarısız Teklif Sahiplerine Bildirim: 31 Ağustos 20XX

4. Tekliflerin sunulacağı yeri ve zamanı tanımlayın.

Paragraf #3'e benzer şekilde, bu önemli bir bilgidir, böylece satıcılar kendilerini değerlendirme için nasıl ve nereye göndereceklerini bilirler.

Örnek

RFP web sitemiz Carolinewebsites.com'da yayınlanacak ve 1 Haziran 20XX günü saat 10.00'dan itibaren doğrudan buradan indirilebilir.

Bu RFP'ye yanıt verenler, tekliflerinin bir asıl ve beş kopyasını sunmalıdır. Yanıtlar en geç 25 Temmuz 20XX tarihine kadar alınmalıdır. Yanıtlar açıkça "RFP-Pazarlama Hizmetleri" olarak işaretlenmeli ve yukarıda listelenen ilgili kişiye postalanmalı veya teslim edilmelidir.

5. Zaman çizelgenizi net bir şekilde tanımlayın.

RFP'nize bir zaman çerçevesi ekleyerek, zaman kısıtlamalarınız dahilinde çalışamayan herhangi bir satıcıyı ortadan kaldırabilirsiniz. Zamanınız konusunda esnekseniz, “Şirketimiz projeyi altı ay içinde bitirmeyi umuyor, ancak doğru aday için müzakereye açığız” gibi bir şey yazabilirsiniz.

Örnek

Caroline's Websites, Inc.'in 8 ay içinde tamamlanması gereken projeye ihtiyacı var.

6. Bir teklifin temel unsurlarını belirtin.

Teklif sahiplerinin tekliflerine dahil etmelerini beklediğiniz şeyi açıkça ve spesifik olarak ana hatlarıyla belirtmezseniz, tekliflerini dahil etmedikleri takdirde onları mutlaka suçlayamazsınız. Satıcıların hangi öğeleri almayı beklediğinizi bilmeleri için bir kontrol listesi hazırlamanız çok önemlidir. Ayrıca, taleplerinizi kimin karşılayabileceğine dair iyi bir testtir - eğer bir satıcı teklifinizin tüm unsurlarını tamamlayamazsa, muhtemelen projenizi tamamlamaları için onlara da güvenemezsiniz.

Örnek

Bir başvuru, asgari olarak aşağıdaki unsurları içermelidir:

• Genel bir bakışı, yaratıcı ekibin adlarını ve kimlik bilgilerini, tam zamanlı çalışan sayısını içeren firmanın tanımı.
• Caroline's Websites, Inc. ile ilgili olabilecekleri gibi, firmanın güçlü yanlarını ve ayırt edici becerilerini veya yeteneklerini özetleyen tek sayfalık bir anlatım.
• Mevcut ve geçmiş müşteriler için oluşturulmuş temsili bir sosyal medya reklamları, doğrudan yanıt materyali, teminat ve web sitesi geliştirme seçimi.

7. Değerlendirme kriterlerinizi netleştirin.

Beklentilerinizi özetlemek, onları karşılamayan satıcıları ortadan kaldırmaya yardımcı olacaktır. Bu bölüm için, etkileyici adayların en iyi göstergeleri olduğunu düşündüğünüz öğelerin zorunlu bir listesini oluşturmak için ekibinizle biraz beyin fırtınası yapmak isteyeceksiniz. Listeniz, geçmiş çalışmalardan örnekler, benzer sektörlerdeki şirketlerle kanıtlanmış bir başarı kaydı, taleplerinizi karşılayacak uzmanlık ve teknik beceriler ve fiyat aralığınızdaki hizmetlerin maliyetini içerebilir.

Örnek

Başarılı yanıtlayıcı şunlara sahip olacaktır:

• En az 24 ay boyunca pazarlama ajansı olarak çalışmayı deneyimleyin ve pazarlama, yaratıcı hizmetler, prodüksiyon, medya planlama ve yerleştirme, doğrudan yanıt ve araştırma için tam hizmet, kurum içi yeteneklere sahip olun.
• Firmanın ve bu hizmetleri sunacak kişilerin eğitim, deneyim, bilgi, beceri ve nitelikleri.
• Hizmetlerin rekabetçi maliyeti.
• Firmanın benzer müşterilerle çalışma konusundaki uzmanlığı.

8. Olası engelleri tanımlayın.

Burada, belirli satıcıların projeyi başarıyla tamamlamasını engelleyebilecek sınırlı kaynaklar veya özel bir web sitesi gibi engellerin ana hatlarını çizmek isteyeceksiniz. Bu, yetersiz teklif verenleri ortadan kaldırmanıza olanak tanır ve ayrıca hangi satıcıların bu zorlukların üstesinden gelmek için beceri ve uzmanlığa sahip olduğunu belirlemenize yardımcı olur.

Örnek

Şu anda, Caroline's Websites, Inc. web sitemizde teklif sahiplerinin bilmesi gereken özel kodlamalara sahiptir.

9. Proje için bütçenizi belirtin.

Herhangi bir satıcı, tekliflerinde ilerlemeden önce, hizmetleri için onlara ne kadar ödeyebileceğinizi bilmelidir.

Örnek

Caroline's Websites, Inc.'in proje için bütçesi 8.750,00 dolardır.

Bu unsurlar, Caroline's Websites, Inc.'in tamamlanmasını istediği projenin kapsamını netleştirecek ve böylece tedarikçilerin teklif verip vermeyeceğini bilebilecek şekilde yazılmıştır. Projeyi tanımlamak, teklif sahibinin projeye uygun olup olmadıklarını ve muhtemelen ne kadar ücret talep edeceklerini belirlemesine olanak tanır. Mümkün olduğunca şeffaf olmak, uzun vadede her iki tarafa da fayda sağlamaya (ve hatta korumaya) hizmet eder.

Adından da anlaşılacağı gibi, RFI'ler bilgi toplamakla ilgilidir. Şirketler tarafından piyasada hangi çözümlerin bulunduğuna ve bu çözümleri sunan şirketlerin önemli bir sorunu çözmeye veya önemli bir görevi tamamlamaya nasıl yardımcı olabileceğine dair bir fikir edinmek için kullanılırlar. RFI'lar şirketlerden yaptıkları, sundukları ve belirli hedeflere ulaşmaya nasıl yardımcı olabilecekleri hakkında veri göndermelerini ister.

Bu arada RFP'ler, RFI'leri takip eder. Şirketler, RFI'lerden elde edilen bilgileri kullanarak tam olarak ne aradıklarını, ne kadar harcamayı planladıklarını ve satıcıların nasıl seçileceğini ayrıntılandıran RFP'ler oluşturur. Gerçekte, RFI'ler, seçim sürecini kolaylaştırmaya yardımcı olmak için RFP'lerin kapsamını daraltmaya yardımcı olur.

Kayda değer mi? Tam olarak hangi ürün veya hizmeti aradığınızı biliyorsanız, başka bir seçenek daha vardır: Teklif talebi (RFQ). Potansiyel ortaklardan uzmanlıklarına ve deneyimlerine dayalı olarak bir teklif sunmalarını isteyen bir RFP'nin aksine, bir RFQ maliyetle ilgilidir: Belirli bir satıcıya, "Y" zaman diliminde "X" hizmetini veya çözümünü sunmanın maliyetini soruyorsunuz. "Z" koşulları.

RPF'niz için En İyi Sonuçları Gerçekleştirme

RPF'niz, şirketlerin sizin iç uzmanlığınızın kapsamı dışında kalan ama yine de işinizin başarılı olması için kritik olan projelere teklif vermesi için zemin hazırlar.

Sonuç olarak, RFP'nizin net, özlü olduğundan ve projeniz için en uygun ortağı bulmanıza yardımcı olmak için ihtiyaçlarınız hakkındaki temel ayrıntıları içerdiğinden emin olmanız önemlidir. Nereden başlayacağınızdan emin değil misiniz? HubSpot'un ücretsiz RFP şablonunun bir kopyasını alın, yukarıdaki adımları izleyin ve projelerinizi başlatın.

Editörün notu: Bu gönderi ilk olarak Haziran 2018'de yayınlandı ve kapsamlı olması için güncellendi.