İnsan Kaynakları İçin En İyi Kılavuz

Olağanüstü İnsan Kaynakları (İK) çalışanları her şirkette kritik öneme sahiptir. Tüm çalışan ilişkilerini yönetirler, böylece siz işin kendi tarafına odaklanabilirsiniz.

Şirketinizin neden etkili bir İK departmanına ihtiyaç duyduğunu ve bu departmanı nasıl oluşturabileceğinizi tartışmadan önce, insan kaynaklarının gerçekte ne anlama geldiği hakkında daha fazla konuşalım.

Yalnızca bu tanıma dayanarak, İK'nın sağladığı yardım olmadan operasyonunuzu başarıyla yürütmenin ne kadar zor olacağını görebilirsiniz. Bu nedenle küçük ve orta ölçekli işletmelerin (KOBİ'ler) bile şirket ve çalışanları arasındaki tüm yönetimi, katılımı ve gelişimi denetleyen çalışanları olan İK departmanları vardır. İK departmanları, işinizi başarıyla yapmaya devam edebilmeniz için sizi ve çalışanlarınızı desteklemek için mevcuttur.

Bir insan kaynakları çalışanının işi ve sorumlulukları her gün işinizin büyük bir bölümünü etkileyecektir. Yani bu sizin için ne anlama geliyor? İK'nın şirketiniz üzerindeki etkisini daha iyi anlayabilmeniz için bu çalışanların sahip olduğu en yaygın sorumluluklardan bazılarını gözden geçirelim.

Çalışan ilişkilerini yönetin

İK, çalışan-çalışan ilişkilerinin yanı sıra çalışan-şirket ilişkisini de yönetir. Bu, işe gelme konusunda kendilerini iyi hissetmeleri, işlerine bağlılıkları ve işin büyümesine yatırım yapmaları için şirketinizdeki tüm çalışanlar arasında olumlu etkileşimler ve muamele geliştirmek için çalıştıkları anlamına gelir.

İster kişisel ister işle ilgili bir konu olsun, insan kaynakları tüm sorunları özenle ele alacak ve hem şirketinizin hem de çalışanınızın çıkarlarını göz önünde bulunduracaktır.

Bir istihdam yapısı oluşturun

İK departmanınız tüm personel planınızı yönetecek - yani mevcut çalışan yapınızdaki boşlukları belirleyecek ve yeni yetenekler kazanarak bunları dolduracak. Ayrıca, şirket standartlarını karşılamayan mevcut yetenekleri işten çıkarmaktan da sorumlular. Şirketinizin İK ekibi, işinizi büyütmenize yardımcı olacak doğru insanlara sahip olmanızı sağlayacaktır.

Çalışan iş memnuniyetini yönetin

Çalışanlarınız işe başladıktan sonra, her gün ofise gelmek ve şirketinize değer katmak için heyecanlı olduklarından emin olmak isteyeceksiniz - heyecanları doğrudan iş tatmin düzeyleriyle ilgilidir. Çalışanlarınız rollerinde mutluysa, şirketinizde büyüyebileceklerini hissediyorlarsa ve isterlerse departmanları değiştirebilirlerse, üretken ekip üyeleri olma olasılıkları daha yüksektir. İK ekibiniz, çalışanlarınızın rollerinden gerçekten memnun olmalarını sağlar ve herhangi bir zamanda kendilerini mutsuz veya tatminsiz hissettiklerinde onlarla birlikte çalışır.

Çalışanlara sağlanan faydaları yönetin

İK departmanınız, şirketinizin sunduğu çalışanlara sağlanan faydaların miktarını ve türünü ele alacaktır. İyi çalışanlara sağlanan faydalar sağlamak, işinizin başarısı için kritik öneme sahiptir, çünkü bunların yetenekleri cezbettikleri ve elde tuttukları ve çalışan verimliliğini artırdıkları kanıtlanmıştır. Yan haklar, çalışanlara çeşitli avantajlar sağlayarak ve rollerinde kendilerini güvende hissetmelerini sağlayarak tatmin olmalarını sağlar.

Kol telafisi

İK, çalışan maaşları, ödeme planları, W2'ler ve vergiyle ilgili diğer tüm evraklar dahil olmak üzere tüm bordro ve tazminat işlerini yönetir. Bir çalışana terfi teklif edilirse veya bir ikramiye verilirse, İK düzenli ödeme planlarındaki tüm değişiklikleri halledecektir.

Şirketin iş planını sürdürmek

İK departmanınız şirketinizin iş planını oluşturmanıza, dağıtmanıza ve sürdürmenize yardımcı olacaktır - bu, şirketinizin organizasyon yapısına genel bir bakış olarak hizmet eder. Şirketinizin felsefesini ve kültür kodunu, çalışanlarınızı nasıl yönettiğinizi ve kaynaklarınızı nasıl dağıtacağınızı kapsar.

Yeni işe alım eğitimini ele alın

Bir çalışan işe alındığında, İK genellikle onları günlük görevlerine dalmadan önce ihtiyaç duydukları gerekli eğitimden geçirir. İster bir gün ister altı hafta olsun, yeni işe alım eğitimi, o kişinin yeni görevinde rahat hissetmesini sağlamak için çok önemlidir. Ayrıca, beklentileri erkenden belirlemenin ve mümkün olduğunca çabuk bir etki yaratabilmeleri için onları hazırlamanın harika bir yoludur.

Ekran işi adayları

İşe alma sürecinin başlangıcında, iş adaylarını taramakla görevlendirilebilirsiniz. Bu ilk elemede adaylara önceki rolleri, temel nitelikleri ve maaş beklentileri hakkında soru sorma fırsatınız var.

Her bir iş adayını değerlendirirken onların da sizi değerlendirdiğini unutmayın . Özellikle iş arayanların %67'sinin işe alım sürecinde en az bir olumsuz deneyim yaşadığı ve yarısından fazlasının kötü bir deneyim nedeniyle bir teklifi reddettiği düşünüldüğünde, kendinizi ve şirketinizi iyi bir ışık altında sunmak çok önemlidir.

Şirket kültürü standartları oluşturun

İK, şirket kültürünüzü oluşturmanıza ve sürdürmenize yardımcı olmaktan sorumludur - buna felsefeniz, misyon beyanınız ve çalışma ortamınız dahildir. Ayrıca şirketinizin etik standartlarını, değerlerini, hedeflerini ve beklentilerini de içerir. İK, çalışanlarınızın kültürü daha iyi anlamasını ve geliştirmesini sağlamak için ofisinizde programlama, etkinlikler, check-in'ler veya etkinlikler uygulayabilir.

Sağlıklı bir çalışma ortamı sağlayın

İK ekibiniz, tüm çalışanlar için sağlıklı ve güvenli bir çalışma ortamı yaratmanıza yardımcı olacaktır. Görevleri, ofiste sağlık ve güvenlik standartlarını belirlemek, bu standartları tüm çalışanlara iletmek ve iş büyüdükçe onları desteklemektir. Bu standartlar, şirketinizdeki herhangi bir zamanda herhangi bir noktada bunlara atıfta bulunabilmeleri için yazılmalıdır.

Gerekli idari işleri yürütmek

Şirketinizin idari işlerinin çoğu İK tarafından gerçekleştirilir. Buna federal ve eyalet vergi yasaları, iş başvuruları, zaman tutma ve bordro bilgileri ve çalışan sözleşmeleriyle ilgili evraklar dahildir.

Başarılı bir İK departmanı oluşturmak için atmanız gereken belirli bir sırada listelenmeyen 10 adımdan oluşan bir liste hazırladık. Bu liste üzerinde şirketinizin ilk (veya ilk birkaç) insan kaynakları çalışanı/çalışanı olsun ya da olmasın çalışmaya başlayın, bu listedeki 10 öğenin tümü dikkatlice düşünülmelidir.

1. Şirket çapında bir personel planı oluşturun

Yeni işe alımlarınızla doldurmanız gereken tüm pozisyonları tanımlayabilmeniz için şirket çapında bir personel planı oluşturun. Bu aynı zamanda mevcut çalışanları yeni rollere taşımayı ve hatta çalışanları ve/veya rollerini şirketten tamamen kaldırmayı içerebilir.

2. Bir İK bütçesi belirleyin

Departman kurma ve İK ekibinizi işe alma maliyetlerini karşılamak için insan kaynakları departmanınız için bir bütçeye ihtiyacınız olacak. Bütçe ayrıca şirket çapında programlamaya ve İK'nın düzenleyebileceği kültür ve ekip oluşturma faaliyetlerine gidecek.

3. Bir bordro ve tazminat sistemi yapın

Her tür ve seviyedeki çalışan için maaş bordrosu ve tazminat planlarınızın olduğundan emin olmanız gerekir. Çalışanlarınız, iş tekliflerini aldıkları anda kendilerine nasıl, ne zaman ve hangi sıklıkta ödeneceklerini bilmek isteyeceklerdir. Tüm çalışanlarınız için maaş aralıklarını belirlemek için de bu bilgilere ihtiyacınız olacak.

4. İş tanımlarını yazın

Web sitenizde ve LinkedIn ve Glassdoor gibi iş sitelerinde yayınlanan iş tanımları, başvuru sahiplerini nasıl çekeceğinizdir. İşe almanız gereken tüm İK rolleri için iş tanımları oluşturmak isteyeceksiniz. Ardından, bu İK açıklarından bazılarını doldururken, bu yeni işe alınanlar, büyüyen şirketiniz için diğer tüm iş tanımlarını oluşturmada size yardımcı olabilir.

5. Net bir fayda planı hazırlayın

Yeteneği çekmek ve elde tutmak için net ve kapsamlı bir fayda planı çok önemlidir . Yeni işe aldığınız kişilere sunduğunuz tüm avantajları, ekibinize katılma kararları konusunda kendilerini iyi hissetmeleri ve rollerinde güvende ve desteklenmeleri için ortaya koymak isteyeceksiniz.

6. Bir çalışan el kitabı oluşturun

Bir çalışan el kitabı (basılı veya dijital), işyeri davranışı, güvenlik, sağlık ve kültür hakkında ilk günden net beklentileri belirlemenin harika bir yoludur. El kitabınız, çalışanlarınızın bu konular ve uygun gördüğünüz diğer konular hakkında, eğitimden geçerken ve şirketinizde çalışmaya başlarken sorabilecekleri tüm soruların yanıtlarını içermelidir.

7. Güvenlik prosedürlerini ayarlayın

Çalışanlarınız büyük olasılıkla günde yaklaşık sekiz saat ofistedir - bu, onların çok fazla zaman harcamaları için sağlıklı ve güvenli bir yer olması gerektiği anlamına gelir. Çalışanlarınızdan biri ofiste kendini güvensiz hissettiyse veya zihinsel veya fiziksel zarar görme riski altındaysa, onlardan üretken olmalarını beklemek çok zor olurdu.

Bunu önlemek için, çalışan el kitabınıza dahil edebileceğiniz iş yeri sağlık ve güvenlik standartlarını belirlemelisiniz. Herkesin uygun şekilde üstesinden gelebilmesi için, farklı türdeki kişisel anlaşmazlıklar ve acil durumlar ve diğer olası beklenmeyen veya tehlikeli durumlar için prosedürler için güvenlik prosedürlerinizi belirtin.

8. İdari kayıtları toplayın

Şirketinizin idari kayıtlarının çoğunu toplayan ve organize eden bir yönetici asistanınız olsa da, İK departmanınız tarafından çok sayıda doküman ayrı ayrı toplanmalı, organize edilmeli ve yönetilmelidir. Bu öğeler iş başvurularını, sosyal yardım planlarını, vergi belgelerini ve tazminat ve bordro ayrıntılarını içerebilir.

9. Gerekli istihdam posterlerini sergileyin

Eyalet ve federal yasalar, şirketlerin ve İK ekiplerinin , alana giren herkes tarafından görülebilmesi için ofislerinin etrafına belirli istihdam posterleri asmalarını şart koşuyor. Bu zorunlu posterlerden bazıları zamanla değişir, bu nedenle eyaletinizin ve ülkenizin yasalarına ve gereksinimlerine uyduğunuzdan emin olun.

10. Performans ve geri bildirim süreçleri oluşturun

Çalışan başarısı ve memnuniyeti, müreffeh bir şirketin ana bileşenleridir - bu iki şey olmadan, en iyi yeteneğinizi elde tutmak zor olurdu. Aslında, düzenli çalışan geri bildirimi uygulayan şirketler, uygulamayan şirketlere göre %14,9 daha düşük devir oranlarına sahiptir.

Herkesin sizin ve İK ekibinizin belirlediği ve sürdürdüğü belirli bir standarda bağlı kalmasını sağlamak için şirket çapında performans ve geri bildirim süreçleri oluşturmak isteyeceksiniz.

Çalışan performans değerlendirmeleri, tüm çalışanların tam potansiyellerine kadar çalışmasını sağlar. Bu süre ayrıca çalışanlarınızın işlerinden memnun olmalarını, şirketinizle birlikte büyüyebileceklerini hissetmelerini ve ekibinizin bir üyesi olmaktan keyif almalarını sağlamak için de harcanmalıdır.

Bir İK Adayında Nelere Bakmalı?

Artık İK'nın sorumluluklarını ve kendi departmanınızı oluşturmaya nasıl başlayabileceğinizi daha iyi anladığınıza göre, eğitim türü ve iş deneyimi dahil olmak üzere potansiyel İK adaylarında belirlemeniz gereken bazı şeyleri gözden geçirelim.

İnsan Kaynakları Adayı Eğitimi ve Geçmişi

Çoğu insanın insan kaynakları alanına “düştüğü” bir sır değil. Bununla, alanı bitiren birçok insan, İK alanında kariyer yapmak istediklerini düşünerek lisans eğitimlerine gitmezler. Bazı İK başvuru sahipleri için durum buysa, eğitim geçmişlerine rağmen harika bir aday bulduğunuzu gösteren birkaç gösterge vardır.

• İnsan Kaynakları Yönetimi Derneği (SHRM) sertifikası veya İK Sertifikasyon Enstitüsü tarafından sunulan çeşitli diğerlerinden biri gibi İK sertifikaları .
  
• Harika iş ahlakı, kişilik ve stratejik olma yeteneği . Şirketinizi iyi temsil edecek ve rollerine uyum sağlama yeteneğine sahip bir aday bulmak çok önemlidir. Umut veriyorsanız, bu tür adaylara şirketinizde çalışmaya başladıklarında alanında sertifika ve/veya lisansüstü eğitim alma fırsatı da sağlayabilirsiniz.

İK departmanınız için biraz daha deneyimli adaylar düşünüyorsanız, aramanız gereken bazı göstergeler şunlardır:

• İnsan Kaynakları Yönetimi, İşletme veya yakından ilgili bir alanda lisans derecesi .
• İnsan Kaynakları veya İnsan Kaynakları ve Çalışan İlişkileri (İKER) veya İşletme gibi yakından ilgili bir alanda yüksek lisans derecesi .
• İster staj ister başka bir şirkette iş(ler) olsun , önceki İK deneyimi .

İnsan Kaynakları Departmanınızdaki Roller

Artık İK adaylarınızda aramanız gereken genel gereksinimleri ve özellikleri ele aldığımıza göre, departman içinde doldurmanız gereken bazı gerçek rollere geçelim.

İK departmanı yapınızla başlayacağız. Şirketinizin büyüklüğüne bağlı olarak, kendi İK departmanınızda bu pozisyonların ve seviyelerin tümüne ihtiyacınız olabilir veya olmayabilir. Unutulmaması gereken bir diğer önemli nokta, bu rollerin unvanlarının ve yerleştirildikleri seviyenin de şirkete göre değişiklik gösterdiğidir, ancak bu diyagram size bir İK departmanı yapısı hakkında genel bir fikir verecektir.

Kaynak

Peki bu rollerdeki İK çalışanları aslında ne yapıyor? Ve her pozisyon arasındaki farklar nelerdir? Bu soruların cevaplarını aşağıda ele alacağız.

Giriş Seviyesi İnsan Kaynakları Rolleri

Giriş seviyesi İK işleri, okuldaki, yeni mezun olmuş veya alana ilk kez giren kişiler için uygundur. Rolleri asistanlar ve İK stajyerleri, uzmanlar, genel uzmanlar veya işe alım görevlileri içerebilir.

İK Asistanı / Stajyer

İK asistanları ve İK stajyerleri, tipik olarak, evrak işlerini organize etmek, yeni işe alma bilgilerinin işveren kısımlarını tamamlamak ve üstlerinin onlardan istediği diğer işleri tamamlamak gibi - departmandaki diğer herkesin yapılması gereken idari işlerden sorumludur. üretken kalabilir ve daha karmaşık görevlere odaklanabilir.

İK uzmanı

İK uzmanları, insan kaynakları içinde belirli bir departman veya disipline odaklanır. Bu uzmanlıklar arasında İK geliştirme, İK yönetimi ve organizasyonel gelişim yer almaktadır. Amaçları, seçtikleri uzmanlık alanında uzman olmaktır. Örneğin, bir sosyal yardım uzmanının bir şirketin sosyal yardım planının özel ayrıntılarını bilmesi ve anlaması ve bu bilgileri yeni işe alınanlara ve mevcut çalışanlara açıklayabilmesi gerekir.

insan kaynakları koordinatörü

İK uzmanları, departmanın birçok farklı alanını ve ihtiyaçlarını kapsayan bilgiye sahiptir. Bu tür bir roldeki kişiler, ücretlendirme, çalışan ilişkileri ve işyeri ortamı gibi İK ile ilgili aklınıza gelebilecek daha tipik görevler üzerinde çalışacaklardır.

İşveren

Bir işe alım görevlisinin tek işi, şirket için etkileyici yetenekler getirmektir. Şirketin personel planındaki boşlukları dolduracak yeni insanlar bulurlar, böylece iş büyümeye devam edebilir ve mümkün olduğunca üretken kalabilir.

Orta Düzey İnsan Kaynakları Rolleri

İK'dakiler üst sıralarda yükseldikçe ve daha fazla deneyim kazandıkça, muhtemelen orta seviye bir İK rolüne geçeceklerdir. Bu işlere örnek olarak ileri düzey uzmanlar, İK yöneticileri ve kıdemli işe alım görevlileri dahildir.

Gelişmiş Uzman

Gelişmiş bir uzman, tipik olarak bir İK uzmanı rolünden terfi ettirilen kişidir. Çalışmaları, uzmanlık alanlarındaki belirli, teknik roller için iş tanımları geliştirmeyi ve seçtikleri disiplinde giriş seviyesi uzmanları yetiştirmeyi içerebilir. Gelişmiş uzmanlar, bir şirketin İK içindeki belirli konularına ilişkin üst düzey uzmanları olarak hizmet eder.

İK Yöneticisi

Bir İK yöneticisi, bir grup giriş veya hatta orta düzey İK çalışanını denetleyebilir. Genellikle şirket çapında politikalar, değerler ve kültür oluşturma ve yönetme gibi daha karmaşık İK görevlerinin üstesinden gelirler.

Kıdemli İşveren

Kıdemli işe alım görevlileri, kendi personel hizmetiniz olarak işlev görür. Şirketinizdeki açık pozisyonlar için ideal adayları belirlemek için çalışan giriş seviyesindeki bir işe alım ekibini denetleyebilirler. Kıdemli işe alım görevlileri şirketiniz için çalışabilir veya bütçenize ve kaynaklarınıza bağlı olarak onları üçüncü taraf hizmeti olarak işe alabilirsiniz.

Üst Düzey İnsan Kaynakları Rolleri

Birisi kariyerinin büyük bir bölümünde İK alanında kalırsa, şirketinizde üst düzey bir pozisyona geçebilir. Bu roller, bir İK danışmanı, İK direktörü, işe alım müdürü veya İK insan kaynakları sorumlusu (CHRO) başkan yardımcısı içerebilir.

İK Danışmanı

Bir İK danışmanı tipik olarak tüm İK idari işlerini denetler ve tüm şirket, eyalet ve federal politika ve yasaları karşıladığınızdan emin olur. Belirli bir İK ile ilgili politika konusunda konu uzmanları olabilirler. Bu roldeki kişiler, bütçenize ve kaynaklarınıza bağlı olarak üçüncü taraf yardımı olarak işe alınabilir.

İK Direktörü

Bir İK yöneticisi terfi ettirilirse, o kişi bir İK Direktörü rolüne geçebilir. Çoğu KOBİ'de, İK Direktörü tipik olarak tüm departman faaliyetlerini denetler ve doğrudan CEO'ya rapor verir.

İşe Alım Yöneticisi

İşe alım yöneticileri, şirketinizin işe alım ekiplerini denetler. Personel planınızı imzalarlar ve tüm rol boşluklarınızın doldurulmasını ve yetenek ihtiyaçlarınızın karşılanmasını sağlarlar.

İK Başkan Yardımcısı veya İnsan Kaynakları Başkanı (CHRO)

Daha büyük bir şirkette, bir insan kaynakları başkan yardımcınız veya bir insan kaynakları başkanınız olabilir. Bu kişi doğrudan CEO'ya rapor verir, tüm İK operasyonunu denetler ve kapsayıcı departman hedefleri oluşturur.

sana geri dön

Harika bir insan kaynakları ekibine sahip olmak, işinizin başarısı için çok önemlidir. İK departmanınız çalışan ilişkilerinizi, işe alımlarınızı, eğitiminizi, kariyer gelişiminizi, sosyal yardımlarınızı ve şirket kültürünüzü yönetecektir. İK olmadan, çalışanlarınız işlerini yapamazlardı. İhtiyaç duyacağınız İK çalışanlarının sayısını ve türünü düşünerek başlayın ve şirketinizin büyümeye devam edebilmesi için departmanınızı oluşturmaya başlayın.