Der ultimative Leitfaden für Human Resources

Remarkable Human Resources (HR)-Mitarbeiter sind in jedem Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Sie kümmern sich um alle Mitarbeiterbeziehungen, damit Sie sich auf Ihre Seite des Geschäfts konzentrieren können.

Bevor wir weitere Gründe erörtern, warum Ihr Unternehmen eine wirkungsvolle Personalabteilung benötigt und wie Sie eine solche aufbauen können, lassen Sie uns mehr darüber sprechen, was Personalwesen eigentlich bedeutet.

Allein anhand dieser Definition können Sie sehen, wie schwierig es wäre, Ihr Unternehmen ohne die Unterstützung der Personalabteilung erfolgreich zu führen. Aus diesem Grund haben auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) Personalabteilungen mit Mitarbeitern, die das gesamte Management, Engagement und die Entwicklung zwischen dem Unternehmen und seinen Mitarbeitern überwachen. Personalabteilungen unterstützen Sie und Ihre Mitarbeiter, damit Sie Ihre Arbeit weiterhin erfolgreich erledigen können.

Die Arbeit und Verantwortung eines Personalmitarbeiters berührt jeden Tag einen großen Teil Ihres Unternehmens. Was bedeutet das für Sie? Sehen wir uns einige der häufigsten Verantwortlichkeiten dieser Mitarbeiter an, damit Sie besser verstehen, welche Auswirkungen die Personalabteilung auf Ihr Unternehmen haben wird.

Behandeln Sie die Mitarbeiterbeziehungen

Die Personalabteilung kümmert sich sowohl um die Mitarbeiter-zu-Mitarbeiter-Beziehungen als auch um die Mitarbeiter-zu-Unternehmen-Beziehungen. Das bedeutet, dass sie daran arbeiten, positive Interaktionen und Behandlungen zwischen allen Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen zu entwickeln, damit sie sich wohlfühlen, wenn sie zur Arbeit kommen, sich für ihre Arbeit engagieren und in das Wachstum des Unternehmens investieren.

Ob es sich um eine persönliche Angelegenheit oder ein arbeitsbezogenes Problem handelt, die Personalabteilung behandelt alle Angelegenheiten mit Sorgfalt und behält das beste Interesse sowohl Ihres Unternehmens als auch Ihrer Mitarbeiter im Auge.

Erstellen Sie eine Beschäftigungsstruktur

Ihre Personalabteilung kümmert sich um Ihre gesamte Personalplanung – das heißt, sie identifiziert die Lücken in Ihrer aktuellen Mitarbeiterstruktur und füllt sie durch die Akquise neuer Talente. Sie sind auch dafür verantwortlich, alle vorhandenen Talente zu entlassen, die die Unternehmensstandards nicht erfüllen. Das HR-Team Ihres Unternehmens stellt sicher, dass Sie die richtigen Mitarbeiter haben, die Ihnen beim Wachstum Ihres Unternehmens helfen.

Verwalten Sie die Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiter

Sobald Ihre Mitarbeiter mit der Arbeit begonnen haben, sollten Sie sicherstellen, dass sie sich freuen, jeden Tag ins Büro zu kommen und einen Mehrwert für Ihr Unternehmen zu schaffen – ihre Begeisterung steht in direktem Zusammenhang mit ihrer Arbeitszufriedenheit. Wenn Ihre Mitarbeiter in ihren Rollen zufrieden sind, das Gefühl haben, in Ihrem Unternehmen wachsen zu können und später die Abteilung wechseln können, wenn sie dies wünschen, sind sie mit größerer Wahrscheinlichkeit produktive Teammitglieder. Ihr HR-Team stellt sicher, dass sich Ihre Mitarbeiter in ihren Rollen wirklich zufrieden fühlen, und arbeitet mit ihnen zusammen, wenn sie sich zu irgendeinem Zeitpunkt unglücklich oder unzufrieden fühlen.

Mitarbeiterleistungen verwalten

Ihre Personalabteilung kümmert sich um die Höhe und Art der Mitarbeitervergünstigungen, die Ihr Unternehmen anbietet. Die Bereitstellung guter Sozialleistungen ist entscheidend für den Erfolg Ihres Unternehmens, da sie nachweislich Talente anziehen und halten und die Produktivität der Mitarbeiter steigern. Benefits sorgen dafür, dass die Mitarbeiter zufrieden sind, indem sie ihnen eine Vielzahl von Vorteilen bieten und ihnen ein sicheres Gefühl in ihren Rollen geben.

Entschädigung handhaben

Die Personalabteilung verwaltet alle Gehalts- und Vergütungsarbeiten, einschließlich Mitarbeitergehälter, Zahlungspläne, W2s und alle anderen steuerbezogenen Unterlagen. Wenn einem Mitarbeiter eine Beförderung angeboten oder ein Bonus gewährt wird, kümmert sich die Personalabteilung um alle Änderungen in ihren regulären Zahlungsplänen.

Pflegen Sie den Geschäftsplan des Unternehmens

Ihre Personalabteilung unterstützt Sie bei der Erstellung, Verteilung und Pflege des Businessplans Ihres Unternehmens – dieser dient als Überblick über die Organisationsstruktur Ihres Unternehmens . Es behandelt die Philosophie und den Kulturkodex Ihres Unternehmens, wie Sie Ihre Mitarbeiter führen und wie Sie Ihre Ressourcen verteilen.

Behandeln Sie Schulungen für neue Mitarbeiter

Wenn ein Mitarbeiter eingestellt wird, führt die Personalabteilung ihn oft durch die notwendige Schulung, die er benötigt, bevor er in seine täglichen Aufgaben eintaucht. Ob ein Tag oder sechs Wochen, die Schulung neuer Mitarbeiter ist entscheidend, damit sich diese Person in ihrer neuen Rolle wohlfühlt. Es ist auch eine großartige Möglichkeit, frühzeitig Erwartungen zu formulieren und sie vorzubereiten, damit sie so schnell wie möglich Wirkung zeigen können.

Jobkandidaten prüfen

Zu Beginn des Einstellungsverfahrens werden Sie möglicherweise mit dem Screening von Stellenbewerbern beauftragt. In diesem ersten Screening haben Sie die Möglichkeit, Kandidaten zu ihren bisherigen Rollen, Kernqualifikationen und Gehaltsvorstellungen zu befragen.

Denken Sie daran, dass jeder Stellenbewerber, wenn Sie ihn bewerten, auch Sie bewertet . Es ist entscheidend, sich selbst – und Ihr Unternehmen – in einem guten Licht zu präsentieren, insbesondere wenn man bedenkt, dass 67 % der Arbeitssuchenden mindestens eine negative Erfahrung im Einstellungsprozess gemacht haben und mehr als die Hälfte ein Angebot aufgrund einer schlechten Erfahrung abgelehnt haben.

Schaffen Sie Standards für die Unternehmenskultur

Die Personalabteilung ist dafür verantwortlich, Ihnen bei der Schaffung und Pflege Ihrer Unternehmenskultur zu helfen – dazu gehören Ihre Philosophie, Ihr Leitbild und Ihr Arbeitsumfeld. Dazu gehören auch die ethischen Standards, Werte, Ziele und Erwartungen Ihres Unternehmens. Die Personalabteilung kann Programme, Aktivitäten, Check-ins oder Veranstaltungen in Ihrem Büro implementieren, damit Ihre Mitarbeiter lernen und ein besseres Verständnis für die Kultur entwickeln können.

Sorgen Sie für ein gesundes Arbeitsumfeld

Ihr HR-Team unterstützt Sie dabei, ein gesundes und sicheres Arbeitsumfeld für alle Mitarbeiter zu schaffen. Zu ihren Aufgaben gehört es, Gesundheits- und Sicherheitsstandards im Büro festzulegen, diese Standards an alle Mitarbeiter zu kommunizieren und sie einzuhalten, wenn das Unternehmen wächst. Diese Standards sollten so geschrieben werden, dass sie zu jedem Zeitpunkt in Ihrem Unternehmen auf sie verweisen können.

Erledigen Sie notwendige administrative Arbeiten

Ein Großteil der administrativen Arbeit Ihres Unternehmens wird von der Personalabteilung erledigt. Dazu gehören Unterlagen im Zusammenhang mit Bundes- und Landessteuergesetzen, Bewerbungen, Zeiterfassungs- und Gehaltsabrechnungsinformationen sowie Mitarbeiterverträge.

Wir haben eine Liste von 10 Schritten zusammengestellt, die nicht in einer bestimmten Reihenfolge aufgeführt sind, die Sie unternehmen sollten, um eine erfolgreiche Personalabteilung aufzubauen. Unabhängig davon, ob Sie diese Liste mit oder ohne den ersten (oder die ersten paar) Personalmitarbeiter Ihres Unternehmens durcharbeiten, sollten alle 10 Punkte auf dieser Liste sorgfältig geprüft werden.

1. Erstellen Sie einen unternehmensweiten Personalplan

Erstellen Sie einen unternehmensweiten Personalplan, damit Sie alle Positionen identifizieren können, die Sie mit Ihren neuen Mitarbeitern besetzen müssen. Dies kann auch beinhalten, aktuelle Mitarbeiter in neue Rollen zu versetzen oder sogar Mitarbeiter und/oder ihre Rollen vollständig aus dem Unternehmen zu entfernen.

2. Legen Sie ein HR-Budget fest

Sie benötigen ein Budget für Ihre Personalabteilung , um die Kosten für den Aufbau der Abteilung und die Einstellung Ihres Personalteams zu decken. Das Budget wird auch für unternehmensweite Programme und Kultur- und Teambuilding-Aktivitäten verwendet, die die Personalabteilung organisieren kann.

3. Erstellen Sie ein Gehaltsabrechnungs- und Vergütungssystem

Sie müssen sicherstellen, dass Sie Gehaltsabrechnungs- und Vergütungspläne für alle Arten und Ebenen von Mitarbeitern haben. Ihre Mitarbeiter werden wissen wollen, wie, wann und in welcher Häufigkeit sie bezahlt werden, sobald sie ihr Stellenangebot erhalten. Sie benötigen diese Informationen auch, um die Gehaltsspannen für alle Ihre Mitarbeiter festzulegen.

4. Schreiben Sie Stellenbeschreibungen

Mit Stellenbeschreibungen, die auf Ihrer Website und auf Jobseiten wie LinkedIn und Glassdoor veröffentlicht werden, ziehen Sie Bewerber an. Sie sollten Stellenbeschreibungen für alle HR-Rollen erstellen, für die Sie einstellen müssen. Wenn Sie dann einige dieser HR-Stellen besetzen, sollten diese neuen Mitarbeiter in der Lage sein, Sie bei der Erstellung aller anderen Stellenbeschreibungen für Ihr wachsendes Unternehmen zu unterstützen.

5. Legen Sie klare Leistungspläne fest

Ein klarer und gründlicher Leistungsplan ist entscheidend für die Gewinnung und Bindung von Talenten . Sie sollten alle Vorteile, die Sie Ihren neuen Mitarbeitern anbieten, darlegen, damit sie sich bei ihrer Entscheidung, Ihrem Team beizutreten, gut fühlen und in ihren Rollen sicher und unterstützt sind.

6. Erstellen Sie ein Mitarbeiterhandbuch

Ein Mitarbeiterhandbuch (ob gedruckt oder digital) ist eine großartige Möglichkeit, vom ersten Tag an klare Erwartungen in Bezug auf Verhalten, Sicherheit, Gesundheit und Kultur am Arbeitsplatz zu formulieren. Ihr Handbuch sollte Antworten auf alle Fragen enthalten, die Ihre Mitarbeiter möglicherweise zu diesen Themen haben – und zu allen anderen, die Sie für angebracht halten –, wenn sie die Schulung durchlaufen und die Arbeit in Ihrem Unternehmen beginnen.

7. Legen Sie Sicherheitsverfahren fest

Ihre Mitarbeiter sind höchstwahrscheinlich ungefähr acht Stunden pro Tag im Büro – was bedeutet, dass es ein gesunder und sicherer Ort sein muss, an dem sie viel Zeit verbringen können. Wenn sich einer Ihrer Mitarbeiter im Büro jemals unsicher oder dem Risiko eines psychischen oder physischen Schadens ausgesetzt fühlt, ist es sehr schwierig, von ihm zu erwarten, dass er produktiv ist.

Um dies zu vermeiden, sollten Sie Gesundheits- und Sicherheitsstandards am Arbeitsplatz festlegen, die Sie in Ihr Mitarbeiterhandbuch aufnehmen können. Geben Sie Ihre Sicherheitsverfahren für verschiedene Arten von persönlichen Auseinandersetzungen und Verfahren für Notfälle und andere potenziell unerwartete oder gefährliche Situationen an, damit jeder angemessen damit umgehen kann.

8. Sammeln Sie Verwaltungsunterlagen

Obwohl Sie möglicherweise einen Assistenten der Geschäftsleitung haben, der viele Verwaltungsunterlagen Ihres Unternehmens sammelt und organisiert, sollten viele Unterlagen von Ihrer Personalabteilung separat gesammelt, organisiert und verwaltet werden. Diese Elemente können Stellenbewerbungen, Leistungspläne, Steuerunterlagen sowie Einzelheiten zu Vergütung und Gehaltsabrechnung umfassen.

9. Zeigen Sie die erforderlichen Beschäftigungsplakate an

Staatliche und bundesstaatliche Gesetze verlangen von Unternehmen und ihren Personalabteilungen, dass sie bestimmte Beschäftigungsplakate in ihren Büros aufhängen , damit sie für jeden sichtbar sind, der den Raum betritt. Einige dieser erforderlichen Plakate ändern sich im Laufe der Zeit, halten Sie sich also unbedingt an die Gesetze und Anforderungen Ihres Staates und Landes.

10. Erstellen Sie Leistungs- und Feedbackprozesse

Erfolg und Zufriedenheit der Mitarbeiter sind wichtige Bestandteile eines erfolgreichen Unternehmens – ohne diese beiden Dinge wäre es schwierig, Ihre besten Talente zu halten. Tatsächlich haben Unternehmen, die regelmäßiges Mitarbeiterfeedback implementieren, eine um 14,9 % niedrigere Fluktuationsrate als Unternehmen, die dies nicht tun.

Sie sollten unternehmensweite Leistungs- und Feedbackprozesse erstellen, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter einen bestimmten Standard einhalten, den Sie und Ihr HR-Team festlegen und aufrechterhalten.

Mitarbeiterleistungsbewertungen stellen sicher, dass alle Mitarbeiter ihr volles Potenzial ausschöpfen. Diese Zeit sollte auch darauf verwendet werden, sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter mit ihrer Arbeit zufrieden sind, das Gefühl haben, mit Ihrem Unternehmen wachsen zu können, und gerne ein Mitglied Ihres Teams sind.

Worauf Sie bei einem HR-Kandidaten achten sollten

Nachdem Sie nun die Verantwortlichkeiten der Personalabteilung besser verstanden haben und wissen, wie Sie mit dem Aufbau Ihrer eigenen Abteilung beginnen können, wollen wir uns einige der Dinge ansehen, die Sie bei potenziellen Personalkandidaten identifizieren sollten, einschließlich Bildungstyp und Berufserfahrung.

Ausbildung und Hintergrund des Personalkandidaten

Es ist kein Geheimnis, dass viele Menschen oft in den Bereich Human Resources „fallen“. Damit meine ich, dass viele Leute, die in diesem Bereich landen, nicht unbedingt in ihre Grundausbildung gehen und denken, dass sie eine Karriere im Personalwesen anstreben. Wenn dies bei einigen Ihrer HR-Bewerber der Fall ist, gibt es einige Anzeichen dafür, dass Sie trotz seines Bildungshintergrunds einen großartigen Kandidaten gefunden haben.

• HR-Zertifizierungen, wie z. B. die Zertifizierung der Society for Human Resource Management (SHRM) oder eine der verschiedenen anderen, die vom HR Certification Institute angeboten werden.
  
• Hervorragende Arbeitsmoral, Persönlichkeit und die Fähigkeit, strategisch vorzugehen . Es ist entscheidend, einen Kandidaten zu finden, der Ihr Unternehmen gut repräsentiert und die Anpassungsfähigkeit hat, um in seine Rolle hineinzuwachsen. Wenn Sie vielversprechend sind, können Sie dieser Art von Kandidaten auch die Möglichkeit bieten, eine Zertifizierung und/oder eine postgraduale Ausbildung in diesem Bereich zu erwerben, wenn sie in Ihrem Unternehmen arbeiten.

Wenn Sie etwas erfahrenere Kandidaten für Ihre Personalabteilung in Betracht ziehen, sollten Sie nach folgenden Indikatoren suchen:

• Bachelor-Abschluss in Human Resources Management, Betriebswirtschaftslehre oder einem eng verwandten Bereich.
• Master-Abschluss in Human Resources oder Human Resources and Employee Relations (HRER) oder einem eng verwandten Bereich wie Betriebswirtschaftslehre.
• Vorherige HR-Erfahrung, sei es ein Praktikum oder Job(s) in einem anderen Unternehmen.

Rollen in Ihrer Personalabteilung

Nachdem wir nun die allgemeinen Anforderungen und Eigenschaften behandelt haben, nach denen Sie bei Ihren HR-Kandidaten suchen sollten, lassen Sie uns auf einige der tatsächlichen Rollen eingehen, die Sie innerhalb der Abteilung besetzen müssen.

Wir beginnen mit Ihrer Personalabteilungsstruktur. Je nach Größe Ihres Unternehmens benötigen Sie möglicherweise alle diese Positionen und Ebenen in Ihrer eigenen Personalabteilung. Eine weitere wichtige Sache, die zu beachten ist, ist, dass die Titel dieser Rollen und die Ebene, auf der sie platziert sind, ebenfalls je nach Unternehmen variieren, aber dieses Diagramm gibt Ihnen eine allgemeine Vorstellung von der Struktur einer Personalabteilung.

Quelle

Was machen HR-Mitarbeiter in diesen Rollen eigentlich? Und was sind die Unterschiede zwischen den einzelnen Positionen? Wir werden die Antworten auf diese Fragen unten behandeln.

Einstiegsrollen in der Personalabteilung

HR-Einstiegsjobs eignen sich für Menschen in der Schule, die gerade ihren Abschluss gemacht haben oder zum ersten Mal in das Feld eintreten. Ihre Rollen können Assistenten und HR-Praktikanten, Spezialisten, Generalisten oder Personalvermittler umfassen.

HR-Assistentin/ Intern

HR-Assistenten und HR-Praktikanten sind in der Regel für die Verwaltungsarbeit zuständig – wie das Organisieren von Papierkram, das Ausfüllen der Arbeitgeberteile von Neueinstellungen und andere Arbeiten, die ihre Vorgesetzten von ihnen verlangen – die für alle anderen in der Abteilung erledigt werden müssen kann produktiv bleiben und sich auf komplexere Aufgaben konzentrieren.

HR-Spezialist

HR-Spezialisten konzentrieren sich auf eine bestimmte Abteilung oder Disziplin innerhalb des Personalwesens. Diese Spezialgebiete umfassen Personalentwicklung, Personalmanagement und Organisationsentwicklung. Ihr Ziel ist es, ein Experte in ihrem gewählten Fachgebiet zu werden. Beispielsweise müsste ein Leistungsspezialist die intimen Details des Leistungsplans eines Unternehmens kennen und verstehen und in der Lage sein, diese Informationen neuen Mitarbeitern und aktuellen Mitarbeitern zu erklären.

HR Generalist

HR-Generalisten verfügen über Kenntnisse, die mehrere unterschiedliche Bereiche der Abteilung und ihrer Bedürfnisse abdecken. Menschen in dieser Art von Rolle werden an den typischeren Aufgaben arbeiten, an die Sie vielleicht in Bezug auf HR denken, wie z. B. Vergütung, Mitarbeiterbeziehungen und Arbeitsumfeld.

Personalvermittler

Die einzige Aufgabe eines Personalvermittlers besteht darin, beeindruckende Talente für das Unternehmen zu gewinnen. Sie finden neue Mitarbeiter, um die Lücken im Personalplan des Unternehmens zu füllen, damit das Unternehmen weiter wachsen und so produktiv wie möglich bleiben kann.

Rollen in der Personalabteilung auf mittlerer Ebene

Wenn sich Mitarbeiter in der Personalabteilung nach oben arbeiten und mehr Erfahrung sammeln, werden sie wahrscheinlich in eine HR-Rolle auf mittlerer Ebene wechseln. Beispiele für diese Jobs sind fortgeschrittene Spezialisten, Personalmanager und leitende Personalvermittler.

Fortgeschrittener Spezialist

Ein fortgeschrittener Spezialist ist in der Regel jemand, der aus einer HR-Spezialistenrolle befördert wurde. Ihre Arbeit kann die Entwicklung von Stellenbeschreibungen für spezifische, technische Rollen innerhalb ihres Spezialgebiets und die Ausbildung von Einsteigerspezialisten in ihrer gewählten Disziplin umfassen. Advanced Specialists dienen als hochkarätige Experten eines Unternehmens für ihr spezifisches Thema im HR-Bereich.

HR Manager

Ein HR-Manager kann eine Gruppe von Einstiegs- oder sogar HR-Mitarbeitern der mittleren Ebene beaufsichtigen. Sie übernehmen in der Regel mehr komplexe HR-Aufgaben wie die Erstellung und Verwaltung unternehmensweiter Richtlinien, Werte und Kultur.

Senior Recruiter

Senior Recruiter fungieren als Ihr ganz persönlicher Personaldienstleister. Sie können ein Team von Recruitern auf Einstiegsniveau beaufsichtigen, die daran arbeiten, ideale Kandidaten für offene Stellen in Ihrem Unternehmen zu identifizieren. Abhängig von Ihrem Budget und Ihren Ressourcen können erfahrene Personalvermittler für Ihr Unternehmen arbeiten oder Sie können sie als Drittanbieter einstellen.

Hochrangige Positionen in der Personalabteilung

Wenn jemand die meiste Zeit seiner Karriere im HR-Bereich bleibt, kann er in eine hochrangige Position in Ihrem Unternehmen wechseln. Diese Rollen können einen Personalberater, einen Personalleiter, einen Personalbeschaffungsleiter oder einen Vizepräsidenten des Personalleiters (Chief of Human Resources Officer, CHRO) umfassen.

Personalberater

Ein Personalberater überwacht in der Regel die gesamte Personalverwaltung und stellt sicher, dass Sie alle Unternehmens-, Landes- und Bundesrichtlinien und -gesetze einhalten. Sie können Fachexperten für eine bestimmte Personalpolitik sein. Personen in dieser Rolle können abhängig von Ihrem Budget und Ihren Ressourcen als externe Hilfe eingestellt werden.

Leiter der Personalabteilung

Wenn ein HR-Manager befördert wird, kann diese Person in die Rolle eines HR-Direktors wechseln. In den meisten KMUs beaufsichtigt der Personalleiter normalerweise alle Abteilungsaktivitäten und berichtet direkt an den CEO.

Einstellungsleiter

Personalbeschaffungsmanager beaufsichtigen die Personalbeschaffungsteams Ihres Unternehmens. Sie unterzeichnen Ihren Personalplan und stellen sicher, dass alle Ihre Rollenlücken geschlossen und der Talentbedarf gedeckt wird.

Vice President of HR oder Chief Human Resources Officer (CHRO)

In einem größeren Unternehmen haben Sie möglicherweise einen Vice President of Human Resources oder einen Chief Human Resources Officer. Diese Person berichtet direkt an den CEO, überwacht den gesamten HR-Betrieb und erstellt übergreifende Abteilungsziele.

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Ein fantastisches Personalteam ist für den Erfolg Ihres Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Ihre Personalabteilung verwaltet Ihre Mitarbeiterbeziehungen, Einstellungen, Schulungen, Karriereentwicklung, Sozialleistungen und Unternehmenskultur. Ohne HR wären Ihre Mitarbeiter einfach nicht in der Lage, ihre Arbeit zu erledigen. Denken Sie zunächst über die Anzahl und Art der HR-Mitarbeiter nach, die Sie benötigen, und beginnen Sie mit dem Aufbau Ihrer Abteilung, damit Ihr Unternehmen weiter wachsen kann.