Полное руководство по управлению персоналом

Выдающиеся сотрудники отдела кадров (HR) имеют решающее значение для каждой компании. Они регулируют все отношения с сотрудниками, чтобы вы могли сосредоточиться на своей стороне бизнеса.

Прежде чем мы обсудим дополнительные причины, по которым вашей компании нужен эффективный отдел кадров и как вы можете его создать, давайте поговорим о том, что на самом деле означают человеческие ресурсы.

Основываясь только на этом определении, вы можете понять, насколько сложно будет успешно управлять вашей работой без помощи, которую предоставляет отдел кадров. Вот почему даже в малых и средних предприятиях (SMB) есть отделы кадров, в которых работают сотрудники, которые контролируют все вопросы управления, взаимодействия и развития между компанией и ее сотрудниками. Отделы кадров существуют для поддержки вас и ваших сотрудников, чтобы вы могли продолжать успешно выполнять свою работу.

Работа и обязанности сотрудника отдела кадров будут ежедневно касаться значительной части вашего бизнеса. Так что это значит для вас? Давайте рассмотрим некоторые из наиболее распространенных обязанностей этих сотрудников, чтобы вы могли лучше понять влияние HR на вашу компанию.

Урегулировать отношения с сотрудниками

HR занимается отношениями между сотрудниками, а также отношениями между сотрудниками и компанией. Это означает, что они работают над развитием позитивного взаимодействия и отношения между всеми сотрудниками вашей компании, чтобы они чувствовали себя хорошо, приходя на работу, были преданы своей работе и инвестировали в рост бизнеса.

Будь то личный вопрос или вопрос, связанный с работой, отдел кадров будет решать все вопросы с осторожностью и учитывать интересы как вашей компании, так и сотрудников.

Создайте структуру занятости

Ваш отдел кадров возьмет на себя весь ваш кадровый план, то есть выявит пробелы в вашей текущей структуре сотрудников и заполнит их, привлекая новые таланты. Они также отвечают за увольнение всех существующих талантов, которые не соответствуют стандартам компании. Отдел кадров вашей компании позаботится о том, чтобы у вас были нужные люди, которые помогут вам в развитии вашего бизнеса.

Управляйте удовлетворенностью сотрудников работой

Как только ваши сотрудники приступят к работе, вы должны убедиться, что они с радостью приходят в офис каждый день и приносят пользу вашей компании — их волнение напрямую связано с уровнем их удовлетворенности работой. Если ваши сотрудники довольны своей ролью, чувствуют, что могут расти в вашей компании и могут менять отделы в будущем, если захотят, они с большей вероятностью станут продуктивными членами команды. Ваша команда HR гарантирует, что ваши сотрудники действительно чувствуют себя удовлетворенными своими ролями, и будет работать с ними, если они почувствуют себя несчастными или неудовлетворенными в любой момент времени.

Управляйте преимуществами сотрудников

Ваш отдел кадров будет заниматься размером и типом льгот для сотрудников, которые предлагает ваша компания. Предоставление хороших льгот сотрудникам имеет решающее значение для успеха вашего бизнеса, поскольку доказано, что они привлекают и удерживают таланты и повышают производительность сотрудников. Льготы поддерживают удовлетворенность сотрудников, предоставляя им различные льготы и заставляя их чувствовать себя в безопасности на своих должностях.

Обработать компенсацию

Отдел кадров управляет всей работой по начислению заработной платы и компенсациям, включая заработную плату сотрудников, графики платежей, W2 и все другие документы, связанные с налогами. Если сотруднику предлагается продвижение по службе или ему присуждается премия, отдел кадров будет обрабатывать все изменения в его регулярных графиках платежей.

Ведение бизнес-плана компании

Ваш отдел кадров поможет вам создать, распространить и поддерживать бизнес-план вашей компании — он служит обзором организационной структуры вашей компании. Он охватывает философию и культурный кодекс вашей компании, то, как вы управляете своими сотрудниками и как вы распределяете свои ресурсы.

Займитесь обучением новых сотрудников

Когда сотрудника нанимают, отдел кадров часто проводит с ним необходимое обучение, в котором он нуждается, прежде чем погрузиться в свои повседневные задачи. Обучение нового сотрудника, будь то один день или шесть недель, имеет решающее значение для того, чтобы этот человек чувствовал себя комфортно в своей новой роли. Это также отличный способ заблаговременно определить ожидания и подготовить их, чтобы они могли оказать влияние как можно быстрее.

Отбор кандидатов на работу

В начале процесса найма вам может быть поручено отбирать кандидатов на работу. На этом первоначальном отборе у вас есть возможность спросить кандидатов об их предыдущих должностях, основных квалификациях и ожиданиях по заработной плате.

Имейте в виду, что когда вы оцениваете каждого кандидата на работу, они также оценивают вас . Представление себя и своей компании в хорошем свете имеет решающее значение, особенно если учесть, что 67% соискателей имели хотя бы один негативный опыт в процессе найма, и более половины отклонили предложение из-за плохого опыта.

Создайте стандарты корпоративной культуры

HR отвечает за то, чтобы помочь вам создать и поддерживать культуру вашей компании, включая вашу философию, миссию и рабочую среду. Он также включает этические стандарты, ценности, цели и ожидания вашей компании. Отдел кадров может реализовывать программы, мероприятия, проверки или мероприятия в вашем офисе, чтобы ваши сотрудники могли учиться и лучше понимать культуру.

Поддерживайте здоровую рабочую атмосферу

Ваш отдел кадров поможет вам создать здоровую и безопасную рабочую среду для всех сотрудников. Их роль включает в себя установление стандартов здоровья и безопасности в офисе, доведение этих стандартов до всех сотрудников и соблюдение их по мере роста бизнеса. Эти стандарты должны быть написаны так, чтобы они могли ссылаться на них в любой момент времени, когда кто-то работает в вашей компании.

Выполнение необходимой административной работы

Большая часть административной работы вашей компании выполняется отделом кадров. Это включает в себя документы, связанные с федеральным и государственным налоговым законодательством, заявлениями о приеме на работу, информацией об учете рабочего времени и заработной плате, а также трудовыми договорами.

Мы составили список из 10 шагов, перечисленных не в определенном порядке, которые вы должны предпринять, чтобы создать успешный отдел кадров. Независимо от того, начинаете ли вы работать с этим списком с первым (или несколькими первыми) сотрудником отдела кадров вашей компании или без него, все 10 пунктов в этом списке следует тщательно обдумать.

1. Создайте штатное расписание для всей компании

Создайте кадровый план для всей компании, чтобы вы могли определить все должности, которые вам понадобятся для заполнения вашими новыми сотрудниками. Это может также включать перевод текущих сотрудников на новые должности или даже полное удаление сотрудников и/или их ролей из компании.

2. Установите HR-бюджет

Вам понадобится бюджет для вашего отдела кадров , чтобы покрыть расходы на создание отдела и найм вашей HR-команды. Бюджет также пойдет на общекорпоративное программирование, а HR может организовать культурные и тимбилдинговые мероприятия.

3. Составьте систему начисления заработной платы и компенсаций

Вам необходимо убедиться, что у вас есть планы заработной платы и компенсаций для всех типов и уровней сотрудников. Ваши сотрудники захотят узнать, как, когда и с какой периодичностью им будут платить, как только они получат предложение о работе. Вам также понадобится эта информация, чтобы определить диапазоны заработной платы для всех ваших сотрудников.

4. Напишите описание работы

Описания вакансий, размещенные на вашем веб-сайте и сайтах по трудоустройству, таких как LinkedIn и Glassdoor, помогут вам привлечь соискателей. Вы захотите создать описания вакансий для всех должностей отдела кадров, на которые вам нужно нанять сотрудников. Затем, когда вы заполните некоторые из этих вакансий в отделе кадров, эти новые сотрудники смогут помочь вам в создании всех других должностных инструкций для вашей растущей компании.

5. Разработайте четкие планы выплат

Четкий и тщательный план льгот имеет решающее значение для привлечения и удержания талантов . Вы захотите изложить все преимущества, которые вы предлагаете своим новым сотрудникам, чтобы они могли чувствовать себя хорошо из-за своего решения присоединиться к вашей команде, а также чувствовать себя в безопасности и получать поддержку в своих ролях.

6. Создайте руководство для сотрудников

Справочник для сотрудников (будь то печатный или цифровой) — отличный способ с первого дня установить четкие ожидания в отношении поведения на рабочем месте, безопасности, здоровья и культуры. В вашем справочнике должны быть ответы на все вопросы, которые могут возникнуть у ваших сотрудников по этим темам, а также на любые другие, которые вы сочтете подходящими, когда они проходят обучение и начинают работать в вашей компании.

7. Установите процедуры безопасности

Ваши сотрудники, скорее всего, проводят в офисе около восьми часов в день, а это значит, что это должно быть здоровое и безопасное место, где они могут проводить много времени. Если один из ваших сотрудников когда-либо чувствовал себя в офисе небезопасно или подвергался риску психического или физического вреда, было бы очень трудно ожидать, что он будет продуктивным.

Чтобы избежать этого, вы должны установить стандарты охраны труда и техники безопасности на рабочем месте, которые вы можете включить в свое руководство для сотрудников. Укажите свои меры безопасности для различных типов личных ссор и действий в чрезвычайных ситуациях и других потенциальных неожиданных или опасных ситуациях, чтобы каждый мог справиться с ними надлежащим образом.

8. Собирайте административные записи

Хотя у вас может быть помощник руководителя, который собирает и упорядочивает множество административных записей вашей компании, большое количество документации должно собираться, систематизироваться и управляться отдельно вашим отделом кадров. Эти элементы могут включать заявления о приеме на работу, планы льгот, налоговые документы, а также сведения о компенсации и заработной плате.

9. Разместите необходимые плакаты по трудоустройству

Законы штатов и федеральные законы требуют, чтобы компании и их отделы кадров развешивали в своих офисах специальные плакаты о трудоустройстве , чтобы их могли видеть все, кто входит в помещение. Некоторые из этих обязательных плакатов со временем меняются, поэтому обязательно соблюдайте законы и требования вашего штата и страны.

10. Создайте процессы производительности и обратной связи

Успех и удовлетворенность сотрудников являются основными составляющими процветающей компании. Без этих двух вещей было бы сложно сохранить ваши лучшие таланты. На самом деле, компании, которые осуществляют регулярную обратную связь с сотрудниками, имеют текучесть кадров на 14,9% ниже, чем компании, которые этого не делают.

Вы захотите создать общекорпоративные процессы производительности и обратной связи, чтобы гарантировать, что все придерживаются определенного стандарта, который вы и ваша команда по персоналу установили и поддерживаете.

Оценка эффективности работы сотрудников гарантирует, что все сотрудники работают в полную силу. Это время также следует потратить на то, чтобы убедиться, что ваши сотрудники довольны своей работой, чувствуют, что они могут расти вместе с вашей компанией, и им нравится быть членом вашей команды.

Что искать в кандидате в HR

Теперь, когда вы лучше понимаете обязанности HR и то, как вы можете начать создавать свой собственный отдел, давайте рассмотрим некоторые вещи, которые вы должны определить в потенциальных кандидатах в HR, включая тип образования и опыт работы.

Образование и опыт кандидата в отдел кадров

Не секрет, что многие люди часто «попадают» в кадровую сферу. Под этим я подразумеваю, что многие люди, которые в конечном итоге работают в этой области, не обязательно поступают в бакалавриат, думая, что они хотят сделать карьеру в области управления персоналом. Если это относится к некоторым из ваших кандидатов в HR, есть несколько признаков того, что вы нашли отличного кандидата, несмотря на его образование.

• Сертификаты HR, такие как сертификат Общества управления человеческими ресурсами (SHRM) или один из различных других, предлагаемых Институтом сертификации HR.
  
• Отличная рабочая этика, индивидуальность и способность мыслить стратегически . Очень важно найти кандидата, который будет хорошо представлять вашу компанию и сможет приспособиться к своей роли. Если вы видите перспективу, вы также можете предоставить этому типу кандидатов возможность получить сертификат и/или последипломное образование в этой области, когда они начнут работать в вашей компании.

Если вы рассматриваете несколько более опытных кандидатов в свой отдел кадров, вот несколько индикаторов, на которые следует обращать внимание:

• Степень бакалавра в области управления человеческими ресурсами, делового администрирования или тесно связанной области.
• Степень магистра в области управления персоналом или управления персоналом и отношений с работниками (HRER) или в тесно связанной области, такой как деловое администрирование.
• Предыдущий опыт работы с персоналом, будь то стажировка или работа в другой компании.

Должности в вашем отделе кадров

Теперь, когда мы рассмотрели общие требования и характеристики, которые вам следует искать в своих кандидатах в отдел кадров, давайте углубимся в некоторые из реальных ролей, которые вам нужно будет выполнять в отделе.

Начнем со структуры вашего отдела кадров. В зависимости от размера вашей компании вам могут понадобиться или не понадобиться все эти должности и уровни в вашем собственном отделе кадров. Еще одна важная вещь, которую следует отметить, это то, что названия этих ролей и уровень, на котором они находятся, также различаются в зависимости от компании, но эта диаграмма даст вам общее представление о структуре отдела кадров.

Источник

Так что же на самом деле делают сотрудники отдела кадров в этих ролях? И в чем разница между каждой позицией? Ниже мы рассмотрим ответы на эти вопросы.

Начальные должности отдела кадров

Работа в сфере управления персоналом начального уровня подходит для людей, которые учатся в школе, недавно закончили учебу или впервые выходят на поле. В их роли могут входить помощники и стажеры отдела кадров, специалисты, универсалы или рекрутеры.

Ассистент отдела кадров / Стажер

Помощники по кадрам и стажеры по кадрам, как правило, отвечают за административную работу, такую ​​как организация документов, заполнение частей информации о новых сотрудниках для работодателя и другую работу, которую их начальство просит от них, — это необходимо сделать, чтобы все остальные в отделе может оставаться продуктивным и сосредоточиться на более сложных задачах.

Специалист отдела кадров

Специалисты по персоналу сосредотачиваются на одном конкретном отделе или дисциплине в рамках отдела кадров. Эти специальности включают развитие персонала, управление персоналом и организационное развитие. Их цель – стать экспертом в выбранной ими специальности. Например, специалист по льготам должен знать и понимать мельчайшие детали плана льгот компании и быть в состоянии объяснить эту информацию новым сотрудникам и нынешним сотрудникам.

Специалист по персоналу

HR-специалисты обладают знаниями, которые охватывают несколько различных областей деятельности отдела и его потребностей. Люди в этом типе роли будут работать над более типичными задачами, которые вы можете себе представить в отношении HR, такими как компенсация, отношения с сотрудниками и рабочая среда.

Рекрутер

Единственная работа рекрутера — привлечь в компанию впечатляющие таланты. Они находят новых людей, чтобы заполнить пробелы в штатном расписании компании, чтобы бизнес мог продолжать расти и оставаться максимально продуктивным.

Должности среднего уровня в отделе кадров

По мере того, как HR-специалисты продвигаются по служебной лестнице и приобретают больше опыта, они, скорее всего, перейдут на должность HR-менеджера среднего уровня. Примеры таких вакансий включают продвинутых специалистов, менеджеров по персоналу и старших рекрутеров.

Продвинутый специалист

Продвинутый специалист — это, как правило, тот, кто был повышен в должности с должности специалиста по кадрам. Их работа может включать в себя разработку должностных инструкций для конкретных технических ролей в рамках их специальности и обучение специалистов начального уровня в выбранной ими дисциплине. Продвинутые специалисты выступают в качестве экспертов высокого уровня компании по своей конкретной теме в рамках HR.

Менеджер по персоналу

Менеджер по персоналу может контролировать группу начальных или даже средних сотрудников отдела кадров. Обычно они занимаются более сложными HR-задачами, такими как создание и управление общекорпоративными политиками, ценностями и культурой.

Старший рекрутер

Старшие рекрутеры функционируют как ваша собственная кадровая служба. Они могут курировать команду рекрутеров начального уровня, которые работают над поиском идеальных кандидатов на открытые вакансии в вашей компании. Старшие рекрутеры могут работать в вашей компании или вы можете нанять их в качестве сторонней службы в зависимости от вашего бюджета и ресурсов.

Должности высокого уровня в отделе кадров

Если кто-то в конечном итоге останется в сфере HR на протяжении большей части своей карьеры, он может перейти на высокопоставленную должность в вашей компании. Эти роли могут включать консультанта по персоналу, директора по персоналу, менеджера по подбору персонала или вице-президента по персоналу, начальника отдела кадров (CHRO).

Консультант по персоналу

Консультант по персоналу обычно наблюдает за всей административной работой отдела кадров и следит за тем, чтобы вы соблюдали все политики и законы компании, штата и федерального уровня. Они могут быть профильными экспертами по конкретной кадровой политике. Люди в этой роли могут быть наняты в качестве сторонней помощи в зависимости от вашего бюджета и ресурсов.

Директор по персоналу

Если менеджер по персоналу получает повышение, этот человек может перейти на должность директора по персоналу. В большинстве компаний малого и среднего бизнеса директор по персоналу обычно наблюдает за всей деятельностью отдела и отчитывается непосредственно перед генеральным директором.

Менеджер по подбору персонала

Менеджеры по подбору персонала контролируют рекрутинговые команды вашей компании. Они подписывают ваш штатный план и гарантируют, что все пробелы в ваших ролях заполнены, а потребности в талантах удовлетворены.

Вице-президент по персоналу или директор по персоналу (CHRO)

В более крупной компании у вас может быть вице-президент по персоналу или главный специалист по персоналу. Этот человек подчиняется непосредственно генеральному директору, наблюдает за всей работой отдела кадров и ставит общие цели отдела.

Вернуться к вам

Наличие фантастической команды человеческих ресурсов имеет важное значение для успеха вашего бизнеса. Ваш отдел кадров будет управлять вашими отношениями с сотрудниками, наймом, обучением, развитием карьеры, льготами и корпоративной культурой. Без HR ваши сотрудники просто не смогли бы выполнять свою работу. Начните с того, что подумайте о количестве и типах сотрудников отдела кадров, которые вам понадобятся, и начните строить свой отдел, чтобы ваша компания могла продолжать расти.