Kompletny przewodnik po zasobach ludzkich

Wybitni pracownicy działu kadr (HR) mają kluczowe znaczenie w każdej firmie. Zajmują się wszystkimi relacjami z pracownikami, dzięki czemu możesz skupić się na swojej stronie biznesu.

Zanim omówimy więcej powodów, dla których Twoja firma potrzebuje wpływowego działu HR i jak możesz go zbudować, porozmawiajmy więcej o tym, co tak naprawdę oznacza zasoby ludzkie.

W oparciu o samą tę definicję możesz zobaczyć, jak trudno byłoby pomyślnie prowadzić działalność bez pomocy zapewnianej przez dział HR. Dlatego nawet małe i średnie firmy (SMB) mają działy HR z pracownikami, którzy nadzorują całe zarządzanie, zaangażowanie i rozwój między firmą a jej pracownikami. Działy HR istnieją po to, aby wspierać Ciebie i Twoich pracowników, abyś mógł z powodzeniem kontynuować swoją pracę.

Praca i obowiązki pracownika działu kadr będą codziennie wpływać na dużą część Twojej firmy. Więc co to dla ciebie oznacza? Przyjrzyjmy się niektórym z najczęstszych obowiązków tych pracowników, abyś mógł lepiej zrozumieć wpływ HR na Twoją firmę.

Obsługuj relacje pracownicze

HR zajmuje się relacjami pracownik-pracownik, a także relacjami pracownik-firma. Oznacza to, że pracują nad rozwijaniem pozytywnych interakcji i traktowania wśród wszystkich pracowników w Twojej firmie, aby czuli się dobrze z przyjściem do pracy, byli zaangażowani w swoją pracę i inwestowali w rozwój firmy.

Niezależnie od tego, czy jest to sprawa osobista, czy kwestia związana z pracą, dział zasobów ludzkich zajmie się wszystkimi sprawami z należytą starannością i będzie mieć na uwadze najlepszy interes zarówno Twojej firmy, jak i pracownika.

Stwórz strukturę zatrudnienia

Twój dział HR zajmie się całym Twoim planem kadrowym — co oznacza, że ​​zidentyfikuje luki w Twojej obecnej strukturze pracowników i wypełni je, pozyskując nowe talenty. Odpowiadają również za zwalnianie wszelkich istniejących talentów, które nie spełniają standardów firmy. Zespół HR Twojej firmy zapewni Ci odpowiednich ludzi, którzy pomogą Ci rozwinąć Twój biznes.

Zarządzaj satysfakcją pracowników

Gdy Twoi pracownicy rozpoczną pracę, upewnij się, że są podekscytowani codziennym przychodzeniem do biura i dodawaniem wartości do Twojej firmy — ich podekscytowanie jest bezpośrednio związane z poziomem ich satysfakcji z pracy. Jeśli Twoi pracownicy są szczęśliwi w swoich rolach, czują, że mogą rozwijać się w Twojej firmie i mogą zmieniać działy, jeśli zechcą, to jest bardziej prawdopodobne, że będą produktywnymi członkami zespołu. Twój zespół HR zapewnia, że ​​Twoi pracownicy naprawdę czują się usatysfakcjonowani w swoich rolach i będą z nimi współpracować, jeśli w dowolnym momencie poczują się nieszczęśliwi lub niezadowoleni.

Zarządzaj świadczeniami pracowniczymi

Twój dział HR zajmie się wysokością i rodzajem świadczeń pracowniczych oferowanych przez Twoją firmę. Zapewnianie dobrych świadczeń pracowniczych ma kluczowe znaczenie dla sukcesu Twojej firmy, ponieważ udowodniono, że przyciągają i zatrzymują talenty oraz zwiększają produktywność pracowników. Korzyści zapewniają satysfakcję pracowników, dając im różnorodne korzyści i sprawiając, że czują się bezpiecznie w swoich rolach.

Obsługuj odszkodowanie

Dział HR zarządza wszystkimi pracami związanymi z płacami i wynagrodzeniami, w tym wynagrodzeniami pracowników, harmonogramami płatności, W2 i wszelkimi innymi dokumentami związanymi z podatkami. Jeśli pracownikowi zostanie zaoferowana promocja — lub przyznana premia — dział HR zajmie się wszystkimi zmianami w jego regularnych harmonogramach płatności.

Utrzymaj biznesplan firmy

Twój dział HR pomoże Ci w tworzeniu, rozpowszechnianiu i utrzymaniu biznesplanu Twojej firmy — służy to jako przegląd struktury organizacyjnej Twojej firmy . Obejmuje filozofię i kodeks kultury Twojej firmy, sposób zarządzania pracownikami oraz sposób dystrybucji zasobów.

Obsługuj szkolenie dla nowych pracowników

Kiedy pracownik zostaje zatrudniony, dział HR często przeprowadza go przez niezbędne szkolenie, którego potrzebuje, zanim zagłębi się w jego codzienne zadania. Niezależnie od tego, czy jeden dzień, czy sześć tygodni, szkolenie dla nowych pracowników ma kluczowe znaczenie, aby ta osoba czuła się komfortowo w nowej roli. To także świetny sposób na określenie oczekiwań na wczesnym etapie i przygotowanie ich, aby mogli jak najszybciej wywrzeć wpływ.

Kandydaci do pracy na ekranie

Na początku procesu rekrutacji możesz otrzymać zadanie sprawdzenia kandydatów do pracy. Na tym wstępnym przeglądzie masz okazję zapytać kandydatów o ich poprzednie role, podstawowe kwalifikacje i oczekiwania płacowe.

Pamiętaj, że gdy oceniasz każdego kandydata do pracy, ocenia on również Ciebie . Przedstawienie siebie i swojej firmy w dobrym świetle ma kluczowe znaczenie, zwłaszcza biorąc pod uwagę, że 67% osób poszukujących pracy miało co najmniej jedno negatywne doświadczenie w procesie zatrudniania, a ponad połowa odrzuciła ofertę z powodu złego doświadczenia.

Tworzenie standardów kultury firmy

Dział HR odpowiada za pomoc w tworzeniu i utrzymywaniu kultury firmy — obejmuje to filozofię, misję i środowisko pracy. Obejmuje również standardy etyczne, wartości, cele i oczekiwania Twojej firmy. HR może wdrożyć programowanie, działania, check-in lub wydarzenia w Twoim biurze, aby Twoi pracownicy mogli uczyć się i lepiej rozumieć kulturę.

Utrzymuj zdrowe środowisko pracy

Twój zespół HR pomoże Ci stworzyć zdrowe i bezpieczne środowisko pracy dla wszystkich pracowników. Ich rola obejmuje ustalanie standardów BHP w biurze, przekazywanie tych standardów wszystkim pracownikom oraz przestrzeganie ich w miarę rozwoju firmy. Standardy te powinny być napisane tak, aby mogły się do nich odwoływać w dowolnym momencie czyjejś pracy w Twojej firmie.

Zajmuj się niezbędnymi pracami administracyjnymi

Dużą część pracy administracyjnej Twojej firmy zajmuje się HR. Obejmuje to dokumenty związane z federalnymi i stanowymi przepisami podatkowymi, podaniami o pracę, informacjami dotyczącymi czasu pracy i płac oraz umowami pracowniczymi.

Przygotowaliśmy listę 10 kroków — nie wymienionych w określonej kolejności — które należy wykonać, aby zbudować odnoszący sukcesy dział HR. Niezależnie od tego, czy zaczniesz przeglądać tę listę z pierwszym (lub kilkoma pierwszymi) pracownikami działu kadr, czy bez niego, wszystkie 10 pozycji z tej listy należy dokładnie rozważyć.

1. Stwórz plan zatrudnienia dla całej firmy

Stwórz plan zatrudnienia dla całej firmy, aby określić wszystkie stanowiska, które będziesz potrzebować do obsadzenia nowymi pracownikami. Może to również obejmować przeniesienie obecnych pracowników do nowych ról lub nawet całkowite usunięcie pracowników i/lub ich ról z firmy.

2. Ustaw budżet HR

Będziesz potrzebował budżetu dla swojego działu kadr, aby pokryć koszty budowy działu i zatrudnienia zespołu HR. Budżet zostanie również przeznaczony na programowanie ogólnofirmowe, a także na działania związane z kulturą i budowaniem zespołów, które HR może organizować.

3. Stwórz system płac i wynagrodzeń

Musisz upewnić się, że masz plany wynagrodzeń i wynagrodzeń dla wszystkich typów i poziomów pracowników. Twoi pracownicy będą chcieli wiedzieć, jak, kiedy i z jaką częstotliwością otrzymają wynagrodzenie w momencie otrzymania oferty pracy. Informacje te będą również potrzebne do określenia zakresów wynagrodzeń dla wszystkich Twoich pracowników.

4. Napisz opisy stanowisk

Opisy stanowisk zamieszczone w Twojej witrynie i witrynach z ofertami pracy, takich jak LinkedIn i Glassdoor, pomogą Ci przyciągnąć kandydatów. Będziesz chciał stworzyć opisy stanowisk dla wszystkich ról HR, do których musisz zatrudnić. Następnie, gdy wypełnisz niektóre z tych stanowisk HR, ci nowi pracownicy powinni być w stanie pomóc Ci w tworzeniu wszystkich innych opisów stanowisk dla Twojej rozwijającej się firmy.

5. Przedstaw jasne plany świadczeń

Jasny i dokładny plan świadczeń ma kluczowe znaczenie dla przyciągania i zatrzymywania talentów . Będziesz chciał przedstawić wszystkie korzyści, które oferujesz swoim nowym pracownikom, aby mogli czuć się dobrze z decyzją o dołączeniu do Twojego zespołu, a także być bezpieczni i wspierani w swoich rolach.

6. Stwórz poradnik dla pracowników

Podręcznik dla pracowników (drukowany lub cyfrowy) to świetny sposób na określenie jasnych oczekiwań od pierwszego dnia w zakresie zachowania w miejscu pracy, bezpieczeństwa, zdrowia i kultury. Twój podręcznik powinien zawierać odpowiedzi na wszystkie pytania, jakie Twoi pracownicy mogą mieć w związku z tymi tematami – i innymi, które uznasz za stosowne – podczas przechodzenia przez szkolenie i rozpoczynania pracy w Twojej firmie.

7. Ustaw procedury bezpieczeństwa

Twoi pracownicy najprawdopodobniej przebywają w biurze przez około osiem godzin dziennie — co oznacza, że ​​musi to być zdrowe i bezpieczne miejsce do spędzania dużej ilości czasu. Jeśli któryś z Twoich pracowników kiedykolwiek poczułby się niebezpiecznie lub narażony na obrażenia psychiczne lub fizyczne w biurze, bardzo trudno byłoby oczekiwać od niego produktywności.

Aby tego uniknąć, powinieneś ustalić standardy BHP w miejscu pracy, które możesz zawrzeć w swoim podręczniku pracownika. Określ swoje procedury bezpieczeństwa dla różnych rodzajów osobistych sprzeczek oraz procedury na wypadek sytuacji awaryjnych i innych potencjalnych nieoczekiwanych lub niebezpiecznych sytuacji, aby każdy mógł odpowiednio sobie z nimi poradzić.

8. Zbierz dokumentację administracyjną

Chociaż możesz mieć asystenta wykonawczego, który gromadzi i organizuje wiele dokumentów administracyjnych Twojej firmy, wiele dokumentacji powinno być gromadzone, organizowane i zarządzane oddzielnie przez dział HR. Pozycje te mogą obejmować podania o pracę, plany świadczeń, dokumenty podatkowe oraz szczegóły dotyczące wynagrodzenia i listy płac.

9. Wyświetl niezbędne plakaty dotyczące zatrudnienia

Przepisy stanowe i federalne wymagają, aby firmy i ich zespoły HR rozwieszały wokół swoich biur specjalne plakaty z informacją o zatrudnieniu , aby były widoczne dla każdego, kto wejdzie do przestrzeni. Niektóre z tych wymaganych plakatów zmieniają się z biegiem czasu, więc upewnij się, że przestrzegasz przepisów i wymagań obowiązujących w Twoim stanie i kraju.

10. Twórz procesy wydajności i informacji zwrotnej

Sukces i satysfakcja pracowników to główne elementy dobrze prosperującej firmy — bez tych dwóch rzeczy utrzymanie najlepszych talentów byłoby trudne. W rzeczywistości firmy, które wdrażają regularne informacje zwrotne od pracowników, mają wskaźniki rotacji niższe o 14,9% niż firmy, które tego nie robią.

Będziesz chciał stworzyć ogólnofirmowe procesy wydajności i informacji zwrotnej, aby zapewnić wszystkim przestrzeganie określonych standardów, które ustaliłeś i utrzymujesz Ty i Twój zespół HR.

Oceny wydajności pracowników zapewniają, że wszyscy pracownicy wykorzystują swój pełny potencjał. Ten czas należy również poświęcić na upewnienie się, że Twoi pracownicy są zadowoleni ze swojej pracy, czują, że mogą rozwijać się wraz z Twoją firmą i cieszą się z bycia członkiem Twojego zespołu.

Czego szukać u kandydata HR

Teraz, gdy już lepiej rozumiesz obowiązki HR i jak możesz zacząć budować własny dział, przyjrzyjmy się niektórym rzeczom, które powinieneś zidentyfikować u potencjalnych kandydatów HR, w tym rodzaj wykształcenia i doświadczenie zawodowe.

Wykształcenie i wykształcenie kandydata w zakresie zasobów ludzkich

Nie jest tajemnicą, że wiele osób często „wpada” w dziedzinę zasobów ludzkich. Mam na myśli to, że wielu ludzi, którzy kończą w terenie, niekoniecznie idzie na studia licencjackie, myśląc, że chcą kariery w HR. Jeśli tak jest w przypadku niektórych kandydatów z działu HR, istnieje kilka wskaźników, że znalazłeś świetnego kandydata pomimo ich wykształcenia.

• Certyfikaty HR, takie jak certyfikat Towarzystwa Zarządzania Zasobami Ludzkimi (SHRM) lub jeden z wielu innych oferowanych przez Instytut Certyfikacji HR.
  
• Świetna etyka pracy, osobowość i umiejętność strategicznego myślenia . Kluczem jest znalezienie kandydata, który będzie dobrze reprezentował Twoją firmę i będzie miał zdolności adaptacyjne, aby dorosnąć do swojej roli. Jeśli widzisz obietnicę, możesz również zapewnić tego typu kandydatom możliwość zdobycia certyfikatu i / lub wykształcenia podyplomowego w tej dziedzinie, gdy rozpoczynają pracę w Twojej firmie.

Jeśli zastanawiasz się nad nieco bardziej doświadczonymi kandydatami do działu HR, oto kilka wskaźników, na które należy zwrócić uwagę:

• Licencjat z zarządzania zasobami ludzkimi, administracji biznesowej lub ściśle pokrewnej dziedziny.
• Magister zasobów ludzkich lub zasobów ludzkich i relacji z pracownikami (HRER) lub ściśle pokrewna dziedzina, taka jak Business Administration.
• Wcześniejsze doświadczenie HR, niezależnie od tego, czy jest to staż, czy praca w innej firmie.

Role w Twoim Dziale Kadr

Teraz, gdy omówiliśmy już ogólne wymagania i cechy, których powinieneś szukać wśród swoich kandydatów HR, przyjrzyjmy się niektórym z rzeczywistych ról, które musisz obsadzić w dziale.

Zaczniemy od struktury Twojego działu HR. W zależności od wielkości Twojej firmy, możesz potrzebować wszystkich tych stanowisk i poziomów we własnym dziale HR lub nie. Inną ważną rzeczą, na którą należy zwrócić uwagę, jest to, że tytuły tych ról i poziom, na którym są umieszczane, również różnią się w zależności od firmy, ale ten diagram zapewni ogólne pojęcie o strukturze działu HR.

Źródło

Czym więc właściwie zajmują się pracownicy HR na tych stanowiskach? A jakie są różnice między poszczególnymi pozycjami? Odpowiedzi na te pytania omówimy poniżej.

Role zasobów ludzkich na poziomie podstawowym

Zadania HR na poziomie podstawowym są odpowiednie dla osób w szkole, niedawno ukończyły studia lub wchodzą w pole po raz pierwszy. Ich role mogą obejmować asystentów i stażystów HR, specjalistów, specjalistów ogólnych lub rekruterów.

Asystent HR/ Stażysta

Asystenci HR i stażyści HR są zazwyczaj odpowiedzialni za prace administracyjne – takie jak organizowanie dokumentów, wypełnianie części informacji o nowym zatrudnieniu dla pracodawcy i inne prace, o które proszą ich przełożeni – to musi być wykonane, aby wszyscy inni w dziale może pozostać produktywny i skupić się na bardziej złożonych zadaniach.

Specjalista ds. HR

Specjaliści HR koncentrują się na jednym konkretnym dziale lub dyscyplinie w ramach zasobów ludzkich. Te specjalności obejmują rozwój HR, zarządzanie zasobami ludzkimi oraz rozwój organizacyjny. Ich celem jest zostanie ekspertem w wybranej przez siebie specjalności. Na przykład specjalista ds. świadczeń musiałby znać i rozumieć szczegółowe szczegóły planu świadczeń firmy oraz być w stanie wyjaśnić te informacje nowym pracownikom i obecnym pracownikom.

Generalista ds. HR

Generaliści HR posiadają wiedzę obejmującą wiele różnych obszarów działu i jego potrzeb. Osoby na tego typu stanowiskach będą pracować nad bardziej typowymi zadaniami, o których myślisz w odniesieniu do HR, takimi jak wynagrodzenie, relacje z pracownikami i środowisko pracy.

Rekruter

Jedynym zadaniem rekrutera jest pozyskiwanie imponujących talentów do firmy. Znajdują nowych ludzi, którzy wypełnią luki w planie kadrowym firmy, aby firma mogła się dalej rozwijać i pozostać tak produktywną, jak to tylko możliwe.

Role zasobów ludzkich średniego szczebla

W miarę jak pracownicy HR wspinają się po szczeblach kariery i zdobywają więcej doświadczenia, prawdopodobnie przejdą do roli HR średniego szczebla. Przykładami takich miejsc pracy są zaawansowani specjaliści, menedżerowie HR i starsi rekruterzy.

Zaawansowany Specjalista

Zaawansowany specjalista to zazwyczaj ktoś, kto awansował ze stanowiska specjalisty HR. Ich praca może obejmować opracowywanie opisów stanowisk dla określonych, technicznych ról w ramach ich specjalizacji oraz szkolenie początkujących specjalistów w wybranej dyscyplinie. Zaawansowani specjaliści służą jako eksperci wysokiego szczebla firmy w zakresie ich konkretnego tematu w ramach HR.

Menedżer HR

Menedżer HR może nadzorować grupę początkujących lub nawet pracowników HR średniego szczebla. Zazwyczaj zajmują się bardziej złożonymi zadaniami HR, takimi jak tworzenie i zarządzanie ogólnofirmowymi zasadami, wartościami i kulturą.

Starszy Rekruter

Starsi rekruterzy działają jako Twoja własna usługa rekrutacyjna. Mogą nadzorować zespół rekruterów na poziomie podstawowym, którzy pracują nad identyfikacją idealnych kandydatów na wolne stanowiska w Twojej firmie. Starsi rekruterzy mogą pracować dla Twojej firmy lub możesz ich zatrudnić jako usługę zewnętrzną, w zależności od budżetu i zasobów.

Role zasobów ludzkich wysokiego szczebla

Jeśli ktoś pozostanie w branży HR przez większość swojej kariery, może przenieść się na wysokie stanowisko w Twojej firmie. Role te mogą obejmować konsultanta HR, dyrektora HR, menedżera ds. rekrutacji lub wiceprezesa szefa HR ds. zasobów ludzkich (CHRO).

Konsultant HR

Konsultant HR zazwyczaj nadzoruje wszystkie prace administracyjne związane z zasobami ludzkimi i upewnia się, że przestrzegasz wszystkich zasad i przepisów obowiązujących w firmie, stanach i federalnych. Mogą być ekspertami merytorycznymi w określonej polityce kadrowej. Osoby pełniące tę rolę mogą zostać zatrudnione jako pomoc zewnętrzna w zależności od Twojego budżetu i zasobów.

Dyrektor HR

Jeśli menedżer HR zostanie awansowany, osoba ta może przejść na stanowisko dyrektora HR. W większości małych i średnich firm dyrektor ds. HR zazwyczaj nadzoruje wszystkie działania działu i podlega bezpośrednio dyrektorowi generalnemu.

Menedżer ds. Rekrutacji

Menedżerowie ds. rekrutacji nadzorują zespoły rekrutacyjne w Twojej firmie. Podpisują się na Twoim planie kadrowym i zapewniają wypełnienie wszystkich luk w Twoich rolach oraz zaspokojenie potrzeb w zakresie talentów.

Wiceprezes HR lub Dyrektor ds. Zasobów Ludzkich (CHRO)

W większej firmie możesz mieć wiceprezesa ds. zasobów ludzkich lub dyrektora ds. zasobów ludzkich. Osoba ta podlega bezpośrednio prezesowi, nadzoruje całą działalność HR i tworzy nadrzędne cele działu.

Wrócić do Ciebie

Posiadanie fantastycznego zespołu zasobów ludzkich ma kluczowe znaczenie dla sukcesu Twojej firmy. Twój dział HR będzie zarządzać Twoimi relacjami z pracownikami, zatrudnianiem, szkoleniami, rozwojem kariery, świadczeniami i kulturą firmy. Bez HR Twoi pracownicy po prostu nie byliby w stanie wykonywać swojej pracy. Zacznij od zastanowienia się nad liczbą i rodzajem pracowników HR, których będziesz potrzebować, i zacznij budować swój dział, aby Twoja firma mogła się dalej rozwijać.