Panduan Utama untuk Sumber Daya Manusia

Karyawan Sumber Daya Manusia (SDM) yang luar biasa sangat penting di setiap perusahaan. Mereka menangani semua hubungan karyawan sehingga Anda dapat fokus pada sisi bisnis Anda.

Sebelum kita membahas lebih banyak alasan mengapa perusahaan Anda membutuhkan departemen SDM yang berdampak dan bagaimana Anda dapat membangunnya, mari kita bicara lebih banyak tentang apa arti sebenarnya dari sumber daya manusia.

Berdasarkan definisi ini saja, Anda dapat melihat betapa sulitnya menjalankan operasi Anda dengan sukses tanpa bantuan yang disediakan HR. Itu sebabnya bahkan usaha kecil dan menengah (UKM) memiliki departemen SDM dengan karyawan yang mengawasi semua manajemen, keterlibatan, dan pengembangan antara perusahaan dan karyawannya. Departemen SDM ada untuk mendukung Anda dan karyawan Anda sehingga Anda dapat terus melakukan pekerjaan Anda dengan sukses.

Pekerjaan dan tanggung jawab seorang karyawan sumber daya manusia akan menyentuh sebagian besar bisnis Anda setiap hari. Jadi, apa artinya ini buat Anda? Mari kita tinjau beberapa tanggung jawab paling umum yang dimiliki karyawan ini sehingga Anda dapat lebih memahami dampak SDM terhadap perusahaan Anda.

Menangani hubungan karyawan

HR menangani hubungan karyawan-ke-karyawan serta hubungan karyawan-ke-perusahaan. Ini berarti mereka bekerja untuk mengembangkan interaksi dan perlakuan positif di antara semua karyawan di dalam perusahaan Anda sehingga mereka merasa senang datang ke tempat kerja, berkomitmen pada pekerjaan mereka, dan diinvestasikan dalam pertumbuhan bisnis.

Baik itu masalah pribadi atau masalah yang berhubungan dengan pekerjaan, sumber daya manusia akan menangani semua masalah dengan hati-hati dan tetap memperhatikan kepentingan terbaik perusahaan dan karyawan Anda.

Buat struktur ketenagakerjaan

Departemen SDM Anda akan menangani seluruh rencana kepegawaian Anda — artinya mereka akan mengidentifikasi kesenjangan dalam struktur karyawan Anda saat ini dan mengisinya dengan memperoleh bakat baru. Mereka juga bertanggung jawab untuk memecat setiap talenta yang ada yang tidak memenuhi standar perusahaan. Tim SDM perusahaan Anda akan memastikan Anda memiliki orang yang tepat untuk membantu Anda mengembangkan bisnis.

Kelola kepuasan kerja karyawan

Setelah karyawan Anda mulai bekerja, Anda pasti ingin memastikan bahwa mereka bersemangat untuk datang ke kantor setiap hari dan menambah nilai bagi perusahaan Anda — kegembiraan mereka berhubungan langsung dengan tingkat kepuasan kerja mereka. Jika karyawan Anda senang dengan peran mereka, merasa seolah-olah mereka dapat tumbuh di perusahaan Anda, dan dapat mengubah departemen jika mereka mau, mereka cenderung menjadi anggota tim yang produktif. Tim SDM Anda memastikan karyawan Anda benar-benar merasa puas dengan peran mereka dan akan bekerja dengan mereka jika mereka merasa tidak bahagia atau tidak puas kapan saja.

Kelola tunjangan karyawan

Departemen SDM Anda akan menangani jumlah dan jenis tunjangan karyawan yang ditawarkan perusahaan Anda. Memberikan tunjangan karyawan yang baik sangat penting untuk keberhasilan bisnis Anda karena terbukti dapat menarik dan mempertahankan bakat serta meningkatkan produktivitas karyawan. Tunjangan membuat karyawan puas dengan memberi mereka berbagai fasilitas dan membuat mereka merasa aman dalam peran mereka.

Menangani kompensasi

HR mengelola semua pekerjaan penggajian dan kompensasi, termasuk gaji karyawan, jadwal pembayaran, W2, dan semua dokumen terkait pajak lainnya. Jika seorang karyawan ditawari promosi — atau diberikan bonus — HR akan menangani semua perubahan dalam jadwal pembayaran reguler mereka.

Menjaga rencana bisnis perusahaan

Departemen SDM Anda akan membantu Anda membuat, mendistribusikan, dan memelihara rencana bisnis perusahaan Anda — ini berfungsi sebagai gambaran umum tentang struktur organisasi perusahaan Anda . Ini mencakup filosofi dan kode budaya perusahaan Anda, bagaimana Anda mengelola karyawan Anda, dan bagaimana Anda akan mendistribusikan sumber daya Anda.

Menangani pelatihan karyawan baru

Ketika seorang karyawan dipekerjakan, HR akan sering membawa mereka melalui pelatihan yang diperlukan yang mereka butuhkan sebelum terjun ke tugas sehari-hari mereka. Baik satu hari atau enam minggu, pelatihan karyawan baru sangat penting untuk membuat orang tersebut merasa nyaman dengan peran baru mereka. Ini juga merupakan cara yang bagus untuk menetapkan harapan sejak dini dan membuat mereka siap sehingga mereka dapat memberikan dampak secepat mungkin.

Saring kandidat pekerjaan

Di awal proses perekrutan, Anda mungkin ditugaskan untuk menyaring kandidat pekerjaan. Dalam penyaringan awal ini, Anda memiliki kesempatan untuk bertanya kepada kandidat tentang peran mereka sebelumnya, kualifikasi inti, dan ekspektasi gaji.

Ingatlah bahwa saat Anda mengevaluasi setiap kandidat pekerjaan, mereka juga mengevaluasi Anda . Menampilkan diri Anda — dan perusahaan Anda — dengan cara yang baik sangat penting, terutama mengingat 67% pencari kerja memiliki setidaknya satu pengalaman negatif dalam proses perekrutan, dan lebih dari setengahnya telah menolak tawaran karena pengalaman yang buruk.

Buat standar budaya perusahaan

HR bertanggung jawab membantu Anda menciptakan dan memelihara budaya perusahaan Anda — termasuk filosofi, pernyataan misi, dan lingkungan kerja Anda. Ini juga mencakup standar etika, nilai, tujuan, dan harapan perusahaan Anda. SDM dapat menerapkan program, aktivitas, check-in, atau acara di kantor Anda sehingga karyawan Anda dapat belajar dan mengembangkan pemahaman yang lebih baik tentang budaya tersebut.

Menjaga lingkungan kerja yang sehat

Tim SDM Anda akan membantu Anda dalam menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan aman bagi semua karyawan. Peran mereka termasuk menetapkan standar kesehatan dan keselamatan di kantor, mengomunikasikan standar ini kepada semua karyawan, dan menegakkannya seiring pertumbuhan bisnis. Standar-standar ini harus ditulis sehingga mereka dapat merujuknya kapan saja dalam waktu seseorang di perusahaan Anda.

Menangani pekerjaan administrasi yang diperlukan

Banyak pekerjaan administrasi perusahaan Anda ditangani oleh HR. Ini termasuk dokumen yang terkait dengan undang-undang pajak federal dan negara bagian, lamaran pekerjaan, informasi ketepatan waktu dan penggajian, dan kontrak karyawan.

Kami telah menyusun daftar 10 langkah — tidak tercantum dalam urutan tertentu — yang harus Anda ambil untuk membangun departemen SDM yang sukses. Baik Anda mulai mengerjakan daftar ini dengan atau tanpa karyawan sumber daya manusia pertama (atau beberapa pertama) di perusahaan Anda, 10 item dalam daftar ini harus dipertimbangkan dengan cermat.

1. Buat rencana kepegawaian di seluruh perusahaan

Buat rencana kepegawaian di seluruh perusahaan sehingga Anda dapat mengidentifikasi semua posisi yang perlu Anda isi dengan karyawan baru Anda. Ini mungkin juga termasuk memindahkan karyawan saat ini ke peran baru atau bahkan menghapus karyawan dan/atau peran mereka sepenuhnya dari perusahaan.

2. Tetapkan anggaran SDM

Anda memerlukan anggaran untuk departemen sumber daya manusia Anda untuk menutupi biaya pembangunan departemen dan mempekerjakan tim SDM Anda. Anggaran juga akan digunakan untuk program di seluruh perusahaan, dan kegiatan budaya dan pembangunan tim yang dapat diatur oleh SDM.

3. Membuat sistem penggajian dan kompensasi

Anda harus memastikan bahwa Anda memiliki rencana penggajian dan kompensasi untuk semua jenis dan tingkat karyawan. Karyawan Anda akan ingin tahu bagaimana, kapan, dan frekuensi pembayaran mereka saat mereka menerima tawaran pekerjaan. Anda juga memerlukan informasi ini untuk menentukan kisaran gaji untuk semua karyawan Anda.

4. Tulis deskripsi pekerjaan

Deskripsi pekerjaan yang diposting di situs web Anda dan situs pekerjaan seperti LinkedIn dan Glassdoor adalah cara Anda menarik pelamar. Anda ingin membuat deskripsi pekerjaan untuk semua peran SDM yang perlu Anda pekerjakan. Kemudian, saat Anda mengisi beberapa lowongan SDM ini, karyawan baru tersebut akan dapat membantu Anda membuat semua deskripsi pekerjaan lain untuk perusahaan Anda yang sedang berkembang.

5. Susun rencana manfaat yang jelas

Rencana manfaat yang jelas dan menyeluruh sangat penting untuk menarik dan mempertahankan bakat . Anda akan ingin menjelaskan semua manfaat yang Anda tawarkan kepada karyawan baru Anda sehingga mereka dapat merasa senang dengan keputusan mereka untuk bergabung dengan tim Anda serta merasa aman dan didukung dalam peran mereka.

6. Buat buku pegangan karyawan

Buku pegangan karyawan (baik cetak atau digital) adalah cara yang bagus untuk menetapkan harapan yang jelas sejak hari pertama tentang perilaku, keselamatan, kesehatan, dan budaya di tempat kerja. Buku pegangan Anda harus mencakup jawaban atas semua pertanyaan yang mungkin dimiliki karyawan Anda tentang topik ini — dan pertanyaan lain yang Anda anggap cocok — saat mereka menjalani pelatihan dan mulai bekerja di perusahaan Anda.

7. Tetapkan prosedur keselamatan

Karyawan Anda kemungkinan besar berada di kantor selama kira-kira delapan jam per hari — yang berarti itu perlu menjadi tempat yang sehat dan aman bagi mereka untuk menghabiskan banyak waktu. Jika salah satu karyawan Anda pernah merasa tidak aman atau berisiko mengalami cedera mental atau fisik di kantor, akan sangat sulit untuk mengharapkan mereka menjadi produktif.

Untuk menghindari hal ini, Anda harus menetapkan standar kesehatan dan keselamatan di tempat kerja, yang dapat Anda sertakan dalam buku pegangan karyawan Anda. Nyatakan prosedur keselamatan Anda untuk berbagai jenis pertengkaran pribadi dan prosedur untuk keadaan darurat dan potensi situasi tak terduga atau berbahaya lainnya sehingga setiap orang dapat menanganinya dengan tepat.

8. Kumpulkan catatan administrasi

Meskipun Anda mungkin memiliki asisten eksekutif yang mengumpulkan dan mengatur banyak catatan administrasi perusahaan Anda, banyak dokumentasi harus dikumpulkan, diatur, dan dikelola secara terpisah oleh departemen SDM Anda. Item ini mungkin termasuk lamaran pekerjaan, rencana tunjangan, dokumen pajak, dan rincian kompensasi dan penggajian.

9. Perlihatkan poster pekerjaan yang diperlukan

Undang-undang negara bagian dan federal mengharuskan perusahaan dan tim SDM mereka untuk menggantung poster pekerjaan tertentu di sekitar kantor mereka sehingga terlihat oleh semua orang yang memasuki ruangan. Beberapa poster wajib ini berubah seiring waktu, jadi pastikan untuk mengikuti undang-undang dan persyaratan negara bagian dan negara Anda.

10. Buat kinerja dan proses umpan balik

Keberhasilan dan kepuasan karyawan adalah komponen utama dari perusahaan yang makmur — tanpa dua hal ini, akan sulit untuk mempertahankan bakat terbaik Anda. Faktanya, perusahaan yang menerapkan umpan balik karyawan reguler memiliki tingkat turnover 14,9% lebih rendah daripada perusahaan yang tidak.

Anda akan ingin membuat kinerja di seluruh perusahaan dan proses umpan balik untuk memastikan semua orang memegang standar tertentu yang Anda dan tim HR Anda tetapkan dan pertahankan.

Evaluasi kinerja karyawan memastikan semua karyawan bekerja secara maksimal. Waktu ini juga harus dihabiskan untuk memastikan karyawan Anda puas dengan pekerjaan mereka, merasa seolah-olah mereka dapat tumbuh bersama perusahaan Anda, dan menikmati menjadi anggota tim Anda.

Apa yang Harus Diperhatikan dalam Kandidat SDM

Sekarang setelah Anda memiliki pemahaman yang lebih baik tentang tanggung jawab SDM dan bagaimana Anda dapat mulai membangun departemen Anda sendiri, mari kita tinjau beberapa hal yang harus Anda identifikasi pada calon SDM potensial, termasuk jenis pendidikan dan pengalaman kerja.

Pendidikan dan Latar Belakang Kandidat Sumber Daya Manusia

Bukan rahasia lagi bahwa banyak orang sering “terjerumus” ke bidang sumber daya manusia. Maksud saya, banyak orang yang berakhir di lapangan tidak perlu melanjutkan pendidikan sarjana mereka dengan berpikir bahwa mereka ingin berkarir di bidang SDM. Jika hal ini terjadi pada beberapa pelamar SDM Anda, ada beberapa indikator bahwa Anda telah menemukan kandidat yang hebat terlepas dari latar belakang pendidikan mereka.

• Sertifikasi SDM, seperti sertifikasi Society for Human Resource Management (SHRM) atau salah satu dari berbagai sertifikasi lain yang ditawarkan oleh Lembaga Sertifikasi SDM.
  
• Etos kerja yang besar, kepribadian, dan kemampuan untuk menjadi strategis . Ini adalah kunci untuk menemukan kandidat yang akan mewakili perusahaan Anda dengan baik dan memiliki kemampuan beradaptasi untuk tumbuh dalam peran mereka. Jika Anda melihat janji, Anda juga dapat memberikan kandidat jenis ini kesempatan untuk mendapatkan sertifikasi dan/atau pendidikan pascasarjana di bidang tersebut saat mereka mulai bekerja di perusahaan Anda.

Jika Anda mempertimbangkan kandidat yang sedikit lebih berpengalaman untuk departemen SDM Anda, berikut adalah beberapa indikator yang harus dicari:

• Gelar sarjana dalam Manajemen Sumber Daya Manusia, Administrasi Bisnis, atau bidang yang terkait erat.
• Gelar master di bidang Sumber Daya Manusia atau Sumber Daya Manusia dan Hubungan Karyawan (HRER), atau bidang yang terkait erat seperti Administrasi Bisnis.
• Pengalaman HR sebelumnya, apakah itu magang atau pekerjaan di perusahaan lain.

Peran di Departemen Sumber Daya Manusia Anda

Sekarang kita telah membahas persyaratan dan karakteristik umum yang harus Anda pertimbangkan untuk dicari dalam kandidat SDM Anda, mari selami beberapa peran aktual yang harus Anda isi di dalam departemen.

Kami akan mulai dengan struktur departemen SDM Anda. Tergantung pada ukuran perusahaan Anda, Anda mungkin atau mungkin tidak memerlukan semua posisi dan level ini di departemen SDM Anda sendiri. Hal penting lainnya yang perlu diperhatikan adalah bahwa judul peran ini dan tingkat penempatannya juga bervariasi berdasarkan perusahaan, tetapi diagram ini akan memberi Anda gambaran umum tentang struktur departemen SDM.

Sumber

Jadi, apa yang sebenarnya dilakukan oleh karyawan SDM dalam peran ini? Dan apa perbedaan antara masing-masing posisi? Kami akan membahas jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini di bawah ini.

Peran Sumber Daya Manusia Tingkat Awal

Pekerjaan HR entry-level cocok untuk orang-orang di sekolah, baru saja lulus, atau memasuki lapangan untuk pertama kalinya. Peran mereka mungkin termasuk asisten dan pekerja magang SDM, spesialis, generalis, atau perekrut.

Asisten SDM/Magang

Asisten SDM dan pekerja magang SDM biasanya bertanggung jawab atas pekerjaan administratif — seperti mengatur dokumen, menyelesaikan bagian pemberi kerja dari informasi perekrutan baru, dan pekerjaan lain yang diminta atasan mereka — yang perlu dilakukan agar semua orang di departemen dapat tetap produktif dan fokus pada tugas yang lebih kompleks.

spesialis HR

Spesialis SDM fokus pada satu departemen atau disiplin tertentu dalam sumber daya manusia. Spesialisasi tersebut meliputi pengembangan SDM, manajemen SDM, dan pengembangan organisasi. Tujuan mereka adalah menjadi ahli dalam spesialisasi pilihan mereka. Misalnya, spesialis tunjangan akan diminta untuk mengetahui dan memahami detail yang mendalam dari rencana tunjangan perusahaan dan dapat menjelaskan informasi tersebut kepada karyawan baru dan karyawan saat ini.

HR Generalis

Generalis SDM memiliki pengetahuan yang mencakup berbagai bidang departemen dan kebutuhannya. Orang-orang dalam jenis peran ini akan mengerjakan tugas-tugas yang lebih umum yang mungkin Anda pikirkan mengenai SDM, seperti kompensasi, hubungan karyawan, dan lingkungan tempat kerja.

Perekrut

Satu-satunya pekerjaan perekrut adalah membawa bakat yang mengesankan bagi perusahaan. Mereka menemukan orang-orang baru untuk mengisi kekosongan dalam rencana kepegawaian perusahaan sehingga bisnis dapat terus tumbuh dan tetap seproduktif mungkin.

Peran Sumber Daya Manusia Tingkat Menengah

Karena orang-orang di HR bekerja dengan cara mereka dan memperoleh lebih banyak pengalaman, mereka kemungkinan akan pindah ke peran HR tingkat menengah. Contoh pekerjaan ini termasuk spesialis tingkat lanjut, manajer SDM, dan perekrut senior.

Spesialis Lanjutan

Spesialis tingkat lanjut biasanya adalah seseorang yang dipromosikan dari peran spesialis SDM. Pekerjaan mereka mungkin termasuk mengembangkan deskripsi pekerjaan untuk peran teknis tertentu dalam spesialisasi mereka dan melatih spesialis tingkat pemula dalam disiplin pilihan mereka. Spesialis tingkat lanjut berfungsi sebagai pakar tingkat tinggi perusahaan mengenai topik khusus mereka dalam SDM.

Manajer HR

Manajer SDM mungkin mengawasi sekelompok karyawan baru atau bahkan karyawan SDM tingkat menengah. Mereka biasanya akan menangani lebih banyak tugas SDM yang kompleks seperti membuat dan mengelola kebijakan, nilai, dan budaya di seluruh perusahaan.

Perekrut Senior

Perekrut senior berfungsi sebagai layanan kepegawaian Anda sendiri. Mereka mungkin mengawasi tim perekrut pemula yang bekerja untuk mengidentifikasi kandidat ideal untuk posisi terbuka di perusahaan Anda. Perekrut senior dapat bekerja untuk perusahaan Anda, atau Anda dapat mempekerjakan mereka sebagai layanan pihak ketiga tergantung pada anggaran dan sumber daya Anda.

Peran Sumber Daya Manusia Tingkat Tinggi

Jika seseorang akhirnya tinggal di bidang SDM untuk sebagian besar karir mereka, mereka mungkin pindah ke posisi tingkat tinggi di perusahaan Anda. Peran ini mungkin termasuk konsultan SDM, direktur SDM, manajer perekrutan, atau wakil presiden kepala SDM petugas sumber daya manusia (CHRO).

Konsultan SDM

Konsultan SDM biasanya mengawasi semua pekerjaan administrasi SDM dan memastikan Anda memenuhi semua kebijakan dan undang-undang perusahaan, negara bagian, dan federal. Mereka dapat menjadi ahli materi pelajaran pada kebijakan terkait SDM tertentu. Orang dalam peran ini dapat dipekerjakan sebagai bantuan pihak ketiga tergantung pada anggaran dan sumber daya Anda.

Direktur SDM

Jika seorang manajer SDM dipromosikan, orang itu mungkin pindah ke peran Direktur SDM. Di sebagian besar UKM, Direktur SDM biasanya mengawasi semua aktivitas departemen dan melapor langsung kepada CEO.

Manajer Perekrutan

Manajer perekrutan mengawasi tim perekrutan perusahaan Anda. Mereka menandatangani rencana kepegawaian Anda dan memastikan semua kesenjangan peran Anda terisi dan kebutuhan bakat terpenuhi.

Wakil Presiden SDM atau Chief Human Resources Officer (CHRO)

Di perusahaan yang lebih besar, Anda mungkin memiliki wakil presiden sumber daya manusia atau direktur sumber daya manusia. Orang ini melapor langsung ke CEO, mengawasi seluruh operasi SDM, dan menciptakan tujuan departemen yang menyeluruh.

Kembali kepada Anda

Memiliki tim sumber daya manusia yang fantastis sangat penting untuk keberhasilan bisnis Anda. Departemen SDM Anda akan mengelola hubungan karyawan, perekrutan, pelatihan, pengembangan karir, tunjangan, dan budaya perusahaan. Tanpa SDM, karyawan Anda tidak akan dapat melakukan pekerjaan mereka. Mulailah dengan memikirkan jumlah dan jenis karyawan SDM yang Anda perlukan dan mulailah membangun departemen Anda sehingga perusahaan Anda dapat terus berkembang.