الدليل النهائي للموارد البشرية

يعتبر موظفو الموارد البشرية المتميزون (HR) مهمين في كل شركة. إنهم يتعاملون مع جميع علاقات الموظفين حتى تتمكن من التركيز على الجانب الخاص بك من العمل.

قبل أن نناقش المزيد من الأسباب التي تجعل شركتك بحاجة إلى قسم موارد بشرية مؤثر وكيف يمكنك البدء في بناء قسم ، فلنتحدث أكثر عما تعنيه الموارد البشرية بالفعل.

بناءً على هذا التعريف وحده ، يمكنك أن ترى كيف سيكون من الصعب تشغيل عمليتك بنجاح بدون المساعدة التي يوفرها قسم الموارد البشرية. لهذا السبب حتى الشركات الصغيرة والمتوسطة (SMBs) لديها أقسام موارد بشرية مع موظفين يشرفون على جميع الإدارة والمشاركة والتطوير بين الشركة وموظفيها. توجد أقسام الموارد البشرية لدعمك وموظفيك حتى تتمكن من الاستمرار في أداء وظائفك بنجاح.

سوف يمس عمل ومسؤوليات موظف الموارد البشرية جزءًا كبيرًا من عملك كل يوم. فماذا يعني ذلك بالنسبة لك؟ دعنا نراجع بعض المسؤوليات الأكثر شيوعًا التي يتحملها هؤلاء الموظفون حتى تتمكن من فهم تأثير الموارد البشرية على شركتك بشكل أفضل.

التعامل مع علاقات الموظفين

يتعامل قسم الموارد البشرية مع العلاقات بين الموظف والموظف بالإضافة إلى العلاقة بين الموظف والشركة. هذا يعني أنهم يعملون على تطوير تفاعلات إيجابية ومعاملة بين جميع الموظفين داخل شركتك حتى يشعروا بالرضا عن القدوم إلى العمل ، ويلتزمون بوظائفهم ، ويستثمرون في نمو الأعمال.

سواء كانت مسألة شخصية أو مسألة متعلقة بالعمل ، فإن الموارد البشرية ستتعامل مع جميع القضايا بعناية وتحافظ على المصلحة الفضلى لشركتك وموظفك في الاعتبار.

قم بإنشاء هيكل توظيف

سيتعامل قسم الموارد البشرية لديك مع خطة التوظيف بالكامل - مما يعني أنهم سيحددون الفجوات في هيكل الموظف الحالي الخاص بك ويملأونها من خلال اكتساب مواهب جديدة. إنهم مسؤولون أيضًا عن طرد أي موهبة حالية لا تلبي معايير الشركة. سيضمن فريق الموارد البشرية في شركتك حصولك على الأشخاص المناسبين لمساعدتك على تنمية أعمالك.

إدارة الرضا الوظيفي للموظف

بمجرد أن يبدأ موظفوك العمل ، سترغب في التأكد من أنهم متحمسون للحضور إلى المكتب كل يوم وإضافة قيمة لشركتك - فالإثارة لديهم مرتبطة بشكل مباشر بمستوى رضاهم الوظيفي. إذا كان موظفوك سعداء بأدوارهم ، اشعر كما لو أنهم قادرون على النمو في شركتك ، ويمكنهم تغيير الأقسام في المستقبل إذا اختاروا ذلك ، فمن المرجح أن يكونوا أعضاء فريق منتجين. يضمن فريق الموارد البشرية أن موظفيك يشعرون بالرضا حقًا في أدوارهم وسيعملون معهم إذا شعروا بعدم الرضا أو عدم الرضا في أي وقت.

إدارة مزايا الموظفين

سيتعامل قسم الموارد البشرية لديك مع مقدار ونوع مزايا الموظفين التي تقدمها شركتك. يعد توفير مزايا جيدة للموظفين أمرًا بالغ الأهمية لنجاح عملك لأنه ثبت أنها تجذب المواهب والاحتفاظ بها وتزيد من إنتاجية الموظفين. تحافظ الفوائد على رضا الموظفين من خلال منحهم مجموعة متنوعة من الامتيازات وتجعلهم يشعرون بالأمان في أدوارهم.

التعامل مع التعويض

يدير قسم الموارد البشرية جميع كشوف المرتبات وأعمال التعويض ، بما في ذلك رواتب الموظفين ، وجداول الدفع ، و W2s ، وجميع الأعمال الورقية الأخرى المتعلقة بالضرائب. إذا عُرض على الموظف ترقية - أو حصل على مكافأة - فسيقوم قسم الموارد البشرية بالتعامل مع جميع التغييرات في جداول الدفع العادية.

الحفاظ على خطة عمل الشركة

سيساعدك قسم الموارد البشرية في إنشاء خطة أعمال شركتك وتوزيعها والحفاظ عليها - وهذا بمثابة نظرة عامة على الهيكل التنظيمي لشركتك. يغطي فلسفة شركتك ورمز ثقافتها ، وكيف تدير موظفيك ، وكيف ستوزع مواردك.

التعامل مع تدريب التأجير الجديد

عندما يتم تعيين موظف ، غالبًا ما يأخذهم الموارد البشرية من خلال التدريب الضروري الذي يحتاجونه قبل الغوص في مهامهم اليومية. سواء أكان يومًا واحدًا أو ستة أسابيع ، يعد تدريب التوظيف الجديد أمرًا بالغ الأهمية لجعل هذا الشخص يشعر بالراحة في دوره الجديد. إنها أيضًا طريقة رائعة لتحديد التوقعات مبكرًا وإعدادها حتى يتمكنوا من إحداث تأثير في أسرع وقت ممكن.

فحص المرشحين للوظيفة

في بداية عملية التوظيف ، قد يتم تكليفك بفحص المرشحين للوظائف. في هذا الفحص الأولي ، لديك الفرصة لسؤال المرشحين عن أدوارهم السابقة ومؤهلاتهم الأساسية وتوقعات الرواتب.

ضع في اعتبارك أنه أثناء تقييمك لكل مرشح وظيفة ، فإنهم يقومون أيضًا بتقييمك . يعد تقديم نفسك - وشركتك - في ضوء جيد أمرًا بالغ الأهمية ، لا سيما بالنظر إلى أن 67٪ من الباحثين عن عمل لديهم تجربة سلبية واحدة على الأقل في عملية التوظيف ، وأن أكثر من نصفهم رفضوا عرضًا بسبب التجربة السيئة.

إنشاء معايير ثقافة الشركة

الموارد البشرية هي المسؤولة عن مساعدتك في إنشاء ثقافة شركتك والحفاظ عليها - وهذا يشمل فلسفتك وبيان مهمتك وبيئة عملك. ويشمل أيضًا المعايير الأخلاقية لشركتك ، والقيم ، والأهداف ، والتوقعات. قد ينفذ قسم الموارد البشرية البرمجة أو الأنشطة أو عمليات تسجيل الوصول أو الأحداث في مكتبك حتى يتمكن موظفوك من التعلم وتطوير فهم أفضل للثقافة.

الحفاظ على بيئة عمل صحية

سيساعدك فريق الموارد البشرية في إنشاء بيئة عمل صحية وآمنة لجميع الموظفين. يشمل دورهم وضع معايير الصحة والسلامة في المكتب ، وإيصال هذه المعايير إلى جميع الموظفين ، ودعمها مع نمو الأعمال. يجب كتابة هذه المعايير حتى يتمكنوا من الرجوع إليها في أي وقت في وقت وجود شخص ما في شركتك.

التعامل مع الأعمال الإدارية اللازمة

يتولى قسم الموارد البشرية الكثير من الأعمال الإدارية لشركتك. يتضمن ذلك الأعمال الورقية المتعلقة بقوانين الضرائب الفيدرالية وقوانين الولايات ، وتطبيقات الوظائف ، وحفظ الوقت ومعلومات الرواتب ، وعقود الموظفين.

لقد قمنا بتجميع قائمة من 10 خطوات - غير مدرجة في أي ترتيب محدد - يجب أن تتخذها لبناء قسم موارد بشرية ناجح. سواء بدأت العمل من خلال هذه القائمة مع أو بدون أول موظف (أو موظفين) موارد بشرية بشركتك (أو أول عدد قليل منهم) ، يجب مراعاة جميع العناصر العشرة في هذه القائمة بعناية.

1. إنشاء خطة توظيف على مستوى الشركة

قم بإنشاء خطة توظيف على مستوى الشركة حتى تتمكن من تحديد جميع الوظائف التي ستحتاج إلى شغلها بالتعيينات الجديدة. قد يشمل ذلك أيضًا نقل الموظفين الحاليين إلى أدوار جديدة أو حتى إزالة الموظفين و / أو أدوارهم بالكامل من الشركة.

2. تعيين ميزانية الموارد البشرية

ستحتاج إلى ميزانية لقسم الموارد البشرية لتغطية تكاليف إنشاء القسم وتوظيف فريق الموارد البشرية لديك. ستذهب الميزانية أيضًا إلى البرمجة على مستوى الشركة ، وأنشطة الثقافة وبناء الفريق التي قد تنظمها الموارد البشرية.

3. عمل نظام كشوف المرتبات والتعويضات

ستحتاج إلى التأكد من وجود خطط الرواتب والتعويضات المعمول بها لجميع أنواع ومستويات الموظفين. سيرغب موظفوك في معرفة كيف ومتى وتواتر دفع رواتبهم في اللحظة التي يتلقون فيها عرض عملهم. ستحتاج أيضًا إلى هذه المعلومات لتحديد نطاقات الرواتب لجميع موظفيك.

4. كتابة الوصف الوظيفي

الأوصاف الوظيفية المنشورة على موقع الويب الخاص بك ومواقع العمل مثل LinkedIn و Glassdoor هي الطريقة التي ستجذب بها المتقدمين. سترغب في إنشاء أوصاف وظيفية لجميع أدوار الموارد البشرية التي تحتاج إلى التوظيف من أجلها. بعد ذلك ، بينما تملأ بعض الوظائف الشاغرة في الموارد البشرية ، يجب أن يكون هؤلاء الموظفون الجدد قادرين على مساعدتك في إنشاء جميع التوصيفات الوظيفية الأخرى لشركتك المتنامية.

5. ضع خطة مزايا واضحة

تعد خطة الفوائد الواضحة والشاملة أمرًا بالغ الأهمية لجذب المواهب والاحتفاظ بها . سترغب في تحديد جميع المزايا التي تقدمها لموظفيك الجدد حتى يشعروا بالرضا عن قرارهم بالانضمام إلى فريقك بالإضافة إلى الأمان والدعم في أدوارهم.

6. إنشاء دليل الموظف

يعد دليل الموظف (سواء كان مطبوعًا أو رقميًا) طريقة رائعة لوضع توقعات واضحة من اليوم الأول حول السلوك في مكان العمل والسلامة والصحة والثقافة. يجب أن يتضمن كتيبك إجابات على جميع الأسئلة التي قد يطرحها موظفوك حول هذه الموضوعات - وأي أسئلة أخرى تراها مناسبة - أثناء خضوعهم للتدريب وبدء العمل في شركتك.

7. تعيين إجراءات السلامة

من المرجح أن يظل موظفوك في المكتب لمدة ثماني ساعات تقريبًا يوميًا - مما يعني أنه يجب أن يكون مكانًا صحيًا وآمنًا لهم لقضاء فترات طويلة من الوقت. إذا شعر أحد موظفيك بعدم الأمان أو أنه معرض لخطر الأذى العقلي أو الجسدي في المكتب ، فسيكون من الصعب جدًا أن تتوقع منهم أن يكونوا منتجين.

لتجنب ذلك ، يجب عليك وضع معايير الصحة والسلامة في مكان العمل ، والتي يمكنك تضمينها في دليل الموظف الخاص بك. حدد إجراءات السلامة الخاصة بك لأنواع مختلفة من المشاجرات الشخصية والإجراءات الخاصة بحالات الطوارئ والمواقف المحتملة الأخرى غير المتوقعة أو الخطيرة حتى يتمكن الجميع من التعامل معها بشكل مناسب.

8. جمع السجلات الإدارية

على الرغم من أنه قد يكون لديك مساعد تنفيذي يقوم بجمع وتنظيم الكثير من السجلات الإدارية لشركتك ، إلا أنه يجب جمع الكثير من الوثائق وتنظيمها وإدارتها بشكل منفصل بواسطة قسم الموارد البشرية. قد تتضمن هذه العناصر طلبات التوظيف وخطط المزايا والمستندات الضريبية وتفاصيل التعويض والرواتب.

9. عرض ملصقات التوظيف اللازمة

تتطلب قوانين الولاية والقوانين الفيدرالية من الشركات وفرق الموارد البشرية لديها تعليق ملصقات توظيف محددة حول مكاتبها بحيث تكون مرئية لكل من يدخل المساحة. تتغير بعض هذه الملصقات المطلوبة بمرور الوقت ، لذا تأكد من مواكبة قوانين ومتطلبات ولايتك وبلدك.

10. إنشاء عمليات الأداء والتغذية الراجعة

يعد نجاح الموظف ورضاه عنصرين رئيسيين في شركة مزدهرة - بدون هذين الأمرين ، سيكون من الصعب الاحتفاظ بأفضل المواهب لديك. في الواقع ، تتمتع الشركات التي تنفذ ملاحظات الموظفين المنتظمة بمعدلات دوران أقل بنسبة 14.9٪ من الشركات التي لا تفعل ذلك.

سترغب في إنشاء عمليات أداء وتعليقات على مستوى الشركة لضمان التزام الجميع بمعيار محدد تضعه أنت وفريق الموارد البشرية لديك وتحافظ عليه.

تضمن تقييمات أداء الموظفين أن جميع الموظفين يعملون بأقصى طاقاتهم. يجب أيضًا قضاء هذا الوقت في التأكد من رضا موظفيك عن وظائفهم ، والشعور كما لو أنهم يستطيعون النمو مع شركتك ، والاستمتاع بكونك عضوًا في فريقك.

ما الذي تبحث عنه في مرشح الموارد البشرية

الآن بعد أن أصبح لديك فهم أفضل لمسؤوليات الموارد البشرية وكيف يمكنك البدء في بناء قسمك الخاص ، دعنا نراجع بعض الأشياء التي يجب عليك تحديدها في المرشحين المحتملين للموارد البشرية ، بما في ذلك نوع التعليم وخبرة العمل.

تعليم وخلفية مرشح الموارد البشرية

ليس سراً أن الكثير من الناس "يقعون" في كثير من الأحيان في مجال الموارد البشرية. أعني بهذا أن الكثير من الأشخاص الذين ينتهي بهم الأمر في هذا المجال لا يذهبون بالضرورة إلى تعليمهم الجامعي معتقدين أنهم يريدون الحصول على وظيفة في مجال الموارد البشرية. إذا كان هذا هو الحال بالنسبة لبعض المتقدمين في مجال الموارد البشرية لديك ، فهناك بعض المؤشرات التي تشير إلى أنك وجدت مرشحًا رائعًا على الرغم من خلفيتهم التعليمية.

• شهادات الموارد البشرية ، مثل شهادة جمعية إدارة الموارد البشرية (SHRM) أو إحدى الشهادات الأخرى التي يقدمها معهد اعتماد الموارد البشرية.
  
• أخلاقيات عمل عظيمة وشخصية وقدرة على أن تكون إستراتيجيًا . من الضروري العثور على مرشح يمثل شركتك جيدًا ولديه القدرة على التكيف مع دوره. إذا كنت ترى وعدًا ، فيمكنك أيضًا تزويد هذا النوع من المرشحين بفرصة الحصول على شهادة و / أو تعليم بعد التخرج في هذا المجال عند بدء العمل في شركتك.

إذا كنت تفكر في المرشحين الأكثر خبرة لقسم الموارد البشرية الخاص بك ، فإليك بعض المؤشرات التي يجب البحث عنها:

• درجة البكالوريوس في إدارة الموارد البشرية أو إدارة الأعمال أو مجال وثيق الصلة.
• درجة الماجستير في الموارد البشرية أو الموارد البشرية وعلاقات الموظفين (HRER) ، أو مجال وثيق الصلة مثل إدارة الأعمال.
• خبرة سابقة في الموارد البشرية ، سواء كان ذلك تدريبًا داخليًا أو وظيفة (وظائف) في شركة أخرى.

الأدوار في قسم الموارد البشرية لديك

الآن بعد أن قمنا بتغطية المتطلبات والخصائص العامة التي يجب أن تفكر في البحث عنها في مرشحي الموارد البشرية لديك ، دعنا نتعمق في بعض الأدوار الفعلية التي ستحتاج إلى شغلها داخل القسم.

سنبدأ بهيكل قسم الموارد البشرية الخاص بك. اعتمادًا على حجم شركتك ، قد تحتاج أو لا تحتاج إلى كل هذه الوظائف والمستويات في قسم الموارد البشرية الخاص بك. شيء آخر مهم يجب ملاحظته هو أن عناوين هذه الأدوار والمستوى الذي يتم وضعها فيه تختلف أيضًا بناءً على الشركة ، ولكن هذا الرسم البياني سيوفر لك فكرة عامة عن هيكل قسم الموارد البشرية.

مصدر

إذن ما الذي يفعله موظفو الموارد البشرية في هذه الأدوار؟ وما الفرق بين كل مركز؟ سنغطي إجابات هذه الأسئلة أدناه.

أدوار الموارد البشرية للمبتدئين

وظائف الموارد البشرية للمبتدئين مناسبة للأشخاص في المدرسة ، أو الذين تخرجوا مؤخرًا ، أو يدخلون المجال لأول مرة. قد تشمل أدوارهم المساعدين والمتدربين في الموارد البشرية أو المتخصصين أو العموميين أو المجندين.

مساعد موارد بشرية / متدرب

عادةً ما يكون مساعدو الموارد البشرية ومتدربو الموارد البشرية مسؤولون عن الأعمال الإدارية - مثل تنظيم الأعمال الورقية ، واستكمال أجزاء صاحب العمل من معلومات التوظيف الجديدة ، والأعمال الأخرى التي يطلبها منهم الرؤساء - وهذا يحتاج إلى القيام به حتى يتمكن أي شخص آخر في القسم يمكن أن تظل منتجة والتركيز على مهام أكثر تعقيدًا.

أخصائي موارد بشرية

يركز اختصاصيو الموارد البشرية على قسم معين أو تخصص واحد ضمن الموارد البشرية. تشمل هذه التخصصات تنمية الموارد البشرية وإدارة الموارد البشرية والتطوير التنظيمي. هدفهم هو أن يصبحوا خبراء في تخصصهم المختار. على سبيل المثال ، سيُطلب من أخصائي المزايا معرفة وفهم التفاصيل الدقيقة لخطة مزايا الشركة ويكون قادرًا على شرح هذه المعلومات للموظفين الجدد والموظفين الحاليين.

اخصائي الموارد البشريه

اختصاصيو الموارد البشرية لديهم معرفة تغطي مجالات مختلفة ومتعددة من القسم واحتياجاته. سيعمل الأشخاص في هذا النوع من الأدوار على المهام الأكثر شيوعًا التي قد تفكر فيها فيما يتعلق بالموارد البشرية ، مثل التعويض وعلاقات الموظفين وبيئة مكان العمل.

المجند

الوظيفة الوحيدة للمُجنِّد هي جلب المواهب الرائعة للشركة. يجدون أشخاصًا جددًا لسد الثغرات في خطة التوظيف في الشركة حتى يتمكن العمل من الاستمرار في النمو والبقاء منتِجًا قدر الإمكان.

أدوار الموارد البشرية متوسطة المستوى

نظرًا لأن العاملين في الموارد البشرية يعملون في طريقهم إلى الرتب ويكتسبون المزيد من الخبرة ، فمن المحتمل أن ينتقلوا إلى دور الموارد البشرية متوسط ​​المستوى. تشمل أمثلة هذه الوظائف المتخصصين المتقدمين ومديري الموارد البشرية وكبار الموظفين.

اخصائي متقدم

الاختصاصي المتقدم هو عادة شخص تمت ترقيته من منصب متخصص في الموارد البشرية. قد يشمل عملهم تطوير توصيف وظيفي لأدوار فنية محددة ضمن تخصصهم وتدريب المتخصصين على مستوى الدخول في تخصصهم المختار. يعمل المتخصصون المتقدمون كخبراء رفيعي المستوى في الشركة فيما يتعلق بموضوعهم المحدد داخل الموارد البشرية.

مدير الموارد البشرية

قد يشرف مدير الموارد البشرية على مجموعة من الدخول أو حتى موظفي الموارد البشرية من المستوى المتوسط. سيتعاملون عادةً مع المزيد من مهام الموارد البشرية المعقدة مثل إنشاء وإدارة السياسات والقيم والثقافة على مستوى الشركة.

مجند أول

يعمل كبار المجندين كخدمة توظيف خاصة بك. قد يشرفون على فريق من المجندين المبتدئين الذين يعملون على تحديد المرشحين المثاليين للوظائف الشاغرة في شركتك. قد يعمل كبار مسؤولي التوظيف في شركتك ، أو قد تقوم بتوظيفهم كخدمة تابعة لجهة خارجية اعتمادًا على ميزانيتك ومواردك.

أدوار الموارد البشرية رفيعة المستوى

إذا انتهى الأمر بشخص ما بالبقاء في مجال الموارد البشرية لمعظم حياته المهنية ، فقد ينتقل إلى منصب رفيع المستوى في شركتك. قد تشمل هذه الأدوار مستشار الموارد البشرية أو مدير الموارد البشرية أو مدير التوظيف أو نائب الرئيس لرئيس الموارد البشرية لموظف الموارد البشرية (CHRO).

مستشار موارد بشرية

يشرف مستشار الموارد البشرية عادةً على جميع الأعمال الإدارية للموارد البشرية ويتأكد من أنك تلتقي بجميع سياسات وقوانين الشركة والولاية والفيدرالية. يمكن أن يكونوا خبراء في الموضوع في سياسة معينة متعلقة بالموارد البشرية. قد يتم تعيين الأشخاص في هذا الدور كمساعدة من طرف ثالث اعتمادًا على ميزانيتك ومواردك.

مدير الموارد البشرية

إذا تمت ترقية مدير الموارد البشرية ، فقد ينتقل هذا الشخص إلى منصب مدير الموارد البشرية. في معظم الشركات الصغيرة والمتوسطة ، يشرف مدير الموارد البشرية عادة على جميع أنشطة الإدارات ويقدم تقاريره مباشرة إلى الرئيس التنفيذي.

مدير التجنيد

يشرف مديرو التوظيف على فرق التوظيف في شركتك. يوقعون على خطة التوظيف الخاصة بك ويتأكدون من ملء جميع فجوات الأدوار وتلبية احتياجات المواهب.

نائب الرئيس للموارد البشرية أو رئيس الموارد البشرية (CHRO)

في شركة أكبر ، قد يكون لديك نائب رئيس للموارد البشرية أو كبير مسؤولي الموارد البشرية. يقدم هذا الشخص تقاريره مباشرة إلى الرئيس التنفيذي ، ويشرف على عملية الموارد البشرية بأكملها ، ويضع أهداف القسم الشاملة.

العودة اليك

يعد وجود فريق موارد بشرية رائع أمرًا ضروريًا لنجاح عملك. سيدير ​​قسم الموارد البشرية لديك علاقات الموظفين والتوظيف والتدريب والتطوير الوظيفي والفوائد وثقافة الشركة. بدون الموارد البشرية ، لن يتمكن موظفوك ببساطة من أداء وظائفهم. ابدأ بالتفكير في عدد ونوع موظفي الموارد البشرية الذين ستحتاجهم وابدأ في بناء قسمك حتى تتمكن شركتك من الاستمرار في النمو.