Comment rédiger une demande de proposition avec un modèle et un échantillon

Que vous travailliez pour une petite agence ou une grande entreprise de marketing, vous devrez probablement éventuellement remplir une demande de proposition ou une demande de propositions.

Votre entreprise ne peut pas tout faire en interne, et lorsque votre entreprise doit acheter un produit ou un service ailleurs, vous devrez peut-être faire le tour. Un appel d'offres vous permet de collecter les offres de différents fournisseurs et de sélectionner le fournisseur qui répond le mieux à vos critères, tant en termes de compétence que de budget.

Chaque fois que vous sous-traitez un travail à un fournisseur, il existe un risque de problèmes tels qu'une mauvaise communication autour de la portée du travail et de la rémunération. Ce qu'un bon appel d'offres fait, c'est éliminer les zones grises afin que les deux parties comprennent ce qui doit être livré, quand et pour combien.

Modèle de demande de propositions

Ici, nous avons fourni un modèle de RFP que vous pouvez suivre pour la structure initiale, ainsi qu'un exemple de RFP pour plus d'inspiration. Mais ce n'est pas une solution unique - vous devrez adapter votre demande de propositions pour mieux articuler les besoins de votre entreprise.

Téléchargez un modèle de RFP gratuit et modifiable.

Non pas que vous ayez vu le modèle, comment rédigez-vous réellement un appel d'offres ? Nous avons ce qu'il vous faut.

1. Définissez votre projet, sa portée et son budget.

Avant de publier votre demande de propositions, prenez le temps de définir le projet que vous souhaitez réaliser, sa portée et le montant que vous pouvez vous permettre de dépenser. Ces informations fournissent le cadre de votre RFP et aident à garantir qu'il trouve un équilibre entre trop général et trop détaillé.

2. Fournissez des informations générales et d'introduction.

Avec le budget et la portée en main, vous pouvez commencer à élaborer votre RFP. Bien qu'il soit tentant de plonger directement dans les détails, c'est une bonne idée de fournir des données de base et d'introduction sur votre entreprise. Cela aide à préparer le terrain pour les partenaires potentiels en leur donnant une idée de votre marché actuel, de vos objectifs commerciaux et des défis actuels.

3. Décrivez les services que vous recherchez.

Il est maintenant temps de préciser les services que vous recherchez pour vous aider à atteindre vos objectifs. Par exemple, si vous créez un site Web, vous pouvez rechercher une entreprise ayant une expérience de développement front-end et back-end. Si vous créez une application mobile, mettez en évidence le besoin de compétences spécifiques dans ce domaine, telles que l'expertise dans la conception réactive et la création d'applications pour plusieurs plates-formes mobiles.

4. Détaillez vos critères de sélection et vos échéanciers.

Viennent ensuite les critères de sélection et les échéanciers de votre projet. Ici, vous pouvez mettre en évidence les compétences, les services et l'expertise du marché requis pour être pris en compte. C'est le moment d'être précis : des descriptions claires des critères de sélection aideront à réduire le risque de trier plusieurs appels d'offres qui ne répondent pas à vos besoins.

Il est également important d'être franc au sujet de vos échéanciers. Donnez aux partenaires potentiels une date de fin pour la soumission de la demande de propositions, une date pour la sélection finale et un calendrier de projet clair du début à la fin afin que les entreprises qui soumettent une proposition puissent affiner leur offre.

5. Relisez votre RFP et lancez-vous.

Le dernier mais jamais le moindre ? Relisez votre demande de propositions, puis relisez-la à nouveau. Pourquoi? Parce que même de petites erreurs pourraient faire dérailler les délais du projet. Envisagez un zéro manquant dans les détails de votre budget ou une mauvaise communication concernant les dates auxquelles les propositions sont dues et les sélections effectuées ; les deux pourraient forcer un redémarrage de l'ensemble du processus d'appel d'offres et faire perdre un temps précieux.

Une fois que vous êtes convaincu que tout ce qui figure sur votre RFP est exact et complet, il est temps de le mettre en ligne. Envoyez des e-mails et publiez des liens sur votre site pour lancer le processus de recherche du fournisseur qui vous convient le mieux. Pour rationaliser ce processus, envisagez un logiciel de proposition pour publier et gérer les réponses à votre appel d'offres.

Maintenant que vous comprenez les bases de la rédaction d'un appel d'offres, vous pouvez créer votre propre modèle, puis le remplir afin de pouvoir commencer à accepter des offres. Nous utiliserons une société fictive, Caroline's Websites, Inc., pour illustrer exactement comment chaque section doit être exécutée.

Exemple de DP

Nom ou description du projet : Services de marketing

Nom de l'entreprise : Caroline's Websites, Inc.

Adresse : 302 Inbound Ave.

Ville, état, code postal : Boston, MA 29814

Personne-ressource pour l'approvisionnement : Caroline Forsey

Numéro de téléphone du PCP : 227-124-2481

Adresse e-mail du PCP : [email protected]

Numéro de fax : N/A

Ensuite, nous aborderons chacun des éléments de l'appel d'offres avec des informations utilisant la même entreprise fictive.

1. Écrivez votre parcours et votre introduction.

Dans votre paragraphe d'introduction, vous souhaiterez inclure des informations générales utiles sur votre entreprise - qui l'a fondée, quel produit ou service votre entreprise propose, ce qui vous distingue de vos concurrents et où vous vous trouvez. Si un fournisseur souhaite sérieusement travailler avec vous, il voudra ces informations avant d'aller de l'avant.

Exemple

Caroline's Websites, Inc. est une société de conception de sites Web créée par Caroline Forsey en 2010. Caroline's Websites, Inc. est fière d'une approche de conception de sites Web axée sur l'équipe et basée sur des solutions. Nous fournissons à nos clients des services de conception Web, y compris le codage, le développement et l'image de marque. Notre personnel est réparti dans deux bureaux dans le Massachusetts.

2. Définissez les objectifs de votre projet et l'étendue des services.

Ensuite, vous voudrez décrire le projet dont vous avez besoin et les objectifs que vous comptez atteindre grâce au projet. Il est important que vous soyez aussi précis que possible - même en décrivant les tâches individuelles et les critères impliqués. Vous voudrez inclure des phrases telles que « Le prix sera décerné à l'entreprise X », le « X » indiquant comment vous déterminerez le meilleur candidat.

Exemple

Caroline's Websites, Inc. recherche les services d'une entreprise de communication et de marketing à service complet pour développer et exécuter un plan de marketing intégré complet qui augmente notre présence SEO ; attire plus de followers sur les réseaux sociaux ; et complète efficacement une campagne de génération de prospects. Le prix sera décerné à une entreprise réactive et responsable basée sur la meilleure valeur et la capacité professionnelle.

L'entreprise sélectionnée sera responsable de l'élaboration et de la mise en œuvre d'un plan de marketing complet et rentable.

Les tâches comprennent, sans s'y limiter, les critères suivants :

• Campagne de génération de leads
• Stratégie médias payants
• Production de matériel créatif, y compris les supports et le publipostage
• Campagne de marketing en ligne
• Amélioration du site Web
• Optimisation du moteur de recherche
• Gestion générale du compte
• Autre assistance liée aux communications et/ou au marketing, au besoin

3. Détaillez votre calendrier de sélection prévu.

Il est essentiel que vous incluiez un calendrier détaillé afin que les fournisseurs sachent s'ils peuvent respecter vos délais. Vous devrez également donner aux fournisseurs une fenêtre pour savoir quand ils peuvent poser des questions concernant votre projet.

Exemple

Le calendrier de la demande de proposition est le suivant :

Demande de RFP : 1er juin 20XX

Date limite pour les soumissionnaires pour soumettre des questions : 5 juillet 20XX

[Nom de l'entreprise] répond aux questions des soumissionnaires : 20 juillet 20XX

Sélection des meilleurs enchérisseurs / Notification aux enchérisseurs non retenus : 31 juillet 20XX

Début des négociations : 5 août 20XX

Attribution du contrat / Notification aux soumissionnaires non retenus : 31 août 20XX

4. Décrivez le moment et le lieu de soumission des propositions.

Semblable au paragraphe 3, il s'agit d'informations importantes que vous voudrez présenter clairement, afin que les fournisseurs sachent comment et où se soumettre pour examen.

Exemple

La demande de propositions sera publiée sur notre site Web, Carolinewebsites.com, et pourra être téléchargée directement à partir de 10 h le 1er juin 20XX.

Les répondants à cette DP doivent soumettre un original et cinq copies de leur proposition. Les réponses doivent être reçues au plus tard le 25 juillet 20XX. Les réponses doivent porter clairement la mention « RFP-MarketingServices » et être envoyées par la poste ou livrées à la personne-ressource indiquée ci-dessus.

5. Définissez clairement votre calendrier.

En incluant un délai dans votre RFP, vous êtes en mesure d'éliminer tout fournisseur qui ne peut pas travailler dans vos contraintes de temps. Si vous êtes flexible sur votre temps, vous pouvez écrire quelque chose comme : « Notre entreprise espère terminer le projet dans les six mois, mais nous sommes ouverts à la négociation pour trouver le bon candidat.

Exemple

Caroline's Websites, Inc. a besoin que le projet soit terminé dans les 8 mois.

6. Spécifiez les éléments clés d'une proposition.

Si vous ne précisez pas clairement et précisément ce que vous attendez des soumissionnaires qu'ils incluent dans leur proposition, vous ne pouvez pas nécessairement leur en vouloir s'ils ne l'incluent pas. Il est essentiel que vous établissiez une liste de contrôle afin que les fournisseurs sachent quels éléments vous vous attendez à recevoir. C'est aussi un bon test pour savoir qui est capable de répondre à vos demandes - si un fournisseur ne peut pas compléter tous les éléments de votre proposition, vous ne pouvez probablement pas non plus lui faire confiance pour terminer votre projet.

Exemple

Une soumission doit, au minimum, inclure les éléments suivants :

• Description de l'entreprise qui comprend un aperçu général, les noms et les références de l'équipe créative, le nombre d'employés à temps plein.
• Un récit d'une page décrivant les forces de l'entreprise et les compétences ou capacités distinctives en ce qui concerne les sites Web de Caroline, Inc.
• Une sélection représentative d'annonces sur les réseaux sociaux, de matériel de réponse directe, de supports et de développement de sites Web créés pour les clients actuels et passés.

7. Clarifiez vos critères d'évaluation.

Définir vos attentes aidera à éliminer les fournisseurs qui ne les satisfont pas. Pour cette section, vous voudrez faire un remue-méninges avec votre équipe pour établir une liste obligatoire d'éléments qui, selon vous, sont les meilleurs indicateurs de candidats impressionnants. Votre liste pourrait inclure des exemples de travaux antérieurs, un dossier de réussite éprouvé avec des entreprises dans des secteurs similaires, l'expertise et les compétences techniques pour répondre à vos demandes et un coût des services dans votre fourchette de prix.

Exemple

Le répondant retenu aura :

• Expérience de travail en tant qu'agence de marketing pendant au moins 24 mois et possession de capacités internes à service complet pour le marketing, les services créatifs, la production, la planification et le placement des médias, la réponse directe et la recherche.
• L'éducation, l'expérience, les connaissances, les compétences et les qualifications de l'entreprise et des personnes qui seront disponibles pour fournir ces services.
• Le coût compétitif des services.
• L'expertise de l'entreprise à travailler avec des clients similaires.

8. Décrivez tous les obstacles possibles.

Ici, vous voudrez décrire tous les obstacles, tels que des ressources limitées ou un site Web personnalisé, qui pourraient empêcher certains fournisseurs de mener à bien le projet. Cela vous permet d'éliminer les soumissionnaires insatisfaisants et vous aidera également à déterminer quels fournisseurs ont les compétences et l'expertise nécessaires pour relever ces défis.

Exemple

À l'heure actuelle, Caroline's Websites, Inc. dispose actuellement d'un codage personnalisé sur son site Web, dont les enchérisseurs doivent être conscients.

9. Indiquez votre budget pour le projet.

Tout fournisseur doit savoir combien vous êtes en mesure de le payer pour ses services avant de poursuivre son offre.

Exemple

Le budget de Caroline's Websites, Inc. pour le projet est de 8 750,00 $.

Ces éléments ont été rédigés de manière à clarifier la portée du projet que Caroline's Websites, Inc. souhaite réaliser afin que les fournisseurs sachent s'ils doivent ou non faire une offre. La définition du projet permet au soumissionnaire de déterminer s'il convient et combien il facturera probablement. Être aussi transparent que possible sert à bénéficier (et même à protéger) les deux parties à long terme.

Comme son nom l'indique clairement, les RFI visent à collecter des informations. Ils sont utilisés par les entreprises pour avoir une idée des solutions disponibles sur le marché et de la manière dont les entreprises qui proposent ces solutions pourraient aider à résoudre un problème clé ou à accomplir une tâche clé. Les RFI demandent aux entreprises de soumettre des données sur ce qu'elles font, ce qu'elles offrent et comment elles peuvent aider à atteindre des objectifs spécifiques.

Les demandes de propositions, quant à elles, suivent les demandes de renseignements. En utilisant les informations obtenues à partir des RFI, les entreprises élaborent des RFP qui détaillent exactement ce qu'elles recherchent, combien elles prévoient de dépenser et comment les fournisseurs seront sélectionnés. En effet, les RFI aident à réduire la portée des RFP pour aider à rationaliser le processus de sélection.

À noter? Il existe également une autre option si vous savez exactement quel produit ou service vous recherchez : Demande de devis (RFQ). Contrairement à un appel d'offres, qui demande aux partenaires potentiels de soumettre une proposition en fonction de leur expertise et de leur expérience, un appel d'offres concerne le coût : vous demandez à un fournisseur spécifique ce qu'il en coûterait pour fournir un service ou une solution « X » dans un délai « Y » sous Condition « Z ».

Obtenir les meilleurs résultats pour votre RPF

Votre RPF prépare le terrain pour que les entreprises soumissionnent sur des projets qui ne relèvent pas de votre expertise interne, mais qui sont toujours essentiels à la réussite de votre entreprise.

Par conséquent, il vaut la peine de s'assurer que votre RFP est clair, concis et qu'il capture les détails clés de vos besoins pour vous aider à trouver le partenaire le mieux adapté à votre projet. Vous ne savez pas par où commencer ? Procurez-vous une copie du modèle d'appel d'offres gratuit de HubSpot, suivez les étapes ci-dessus et lancez vos projets.

Note de l'éditeur : cet article a été initialement publié en juin 2018 et a été mis à jour pour plus d'exhaustivité.