كيفية كتابة طلب عرض مع نموذج وعينة

سواء كنت تعمل لدى وكالة صغيرة أو شركة تسويق كبرى ، فربما تحتاج في النهاية إلى ملء طلب تقديم عرض أو RFP.

لا يمكن لشركتك أن تفعل كل شيء داخليًا ، وعندما يحتاج عملك إلى شراء منتج أو خدمة من مكان آخر ، فقد تحتاج إلى التسوق. يسمح لك طلب تقديم العروض (RFP) بجمع العروض من مختلف البائعين واختيار البائع الذي يلبي معاييرك على أفضل وجه ، سواء فيما يتعلق بالمهارة أو الميزانية.

في أي وقت تقوم فيه بالاستعانة بمصادر خارجية للعمل إلى مورد ، هناك احتمال حدوث مشكلات مثل سوء التواصل حول نطاق العمل والتعويض. ما يفعله طلب تقديم العروض الجيد هو القضاء على المناطق الرمادية بحيث يفهم كلا الطرفين ما يجب تسليمه ومتى ومقدار ذلك.

نموذج RFP

هنا ، قدمنا ​​نموذج RFP يمكنك اتباعه للهيكل الأولي ، بالإضافة إلى نموذج RFP لمزيد من الإلهام. ولكنه ليس مقاسًا واحدًا يناسب الجميع - ستحتاج إلى تخصيص طلب تقديم العروض الخاص بك لتوضيح احتياجات شركتك بشكل أفضل.

تنزيل نموذج RFP مجاني وقابل للتعديل.

لا يعني هذا أنك رأيت النموذج ، كيف تكتب بالفعل طلب تقديم العروض؟ لقد حصلت على تغطيتها.

1. حدد مشروعك ونطاقك وميزانيتك.

قبل إصدار طلب تقديم العروض ، خذ الوقت الكافي لتحديد المشروع الذي تتطلع إلى استكماله ونطاقه والمبلغ الذي يمكنك إنفاقه. توفر هذه المعلومات إطار عمل طلب تقديم العروض الخاص بك وتساعد على ضمان تحقيق التوازن بين العمومية للغاية والمفصلة بشكل مفرط.

2. تقديم معلومات أساسية وتمهيدية.

مع وجود الميزانية والنطاق في متناول اليد ، يمكنك البدء في صياغة طلب تقديم العروض الخاص بك. على الرغم من أنه من المغري التعمق في التفاصيل ، إلا أنه من الجيد تقديم بعض المعلومات الأساسية والبيانات التمهيدية حول شركتك. يساعد هذا في تمهيد الطريق للشركاء المحتملين من خلال منحهم فكرة عن السوق الحالي وأهداف العمل والتحديات الحالية.

3. صِف الخدمات التي تبحث عنها.

حان الوقت الآن للحصول على معلومات محددة حول الخدمات التي تبحث عنها للمساعدة في تحقيق أهدافك. على سبيل المثال ، إذا كنت تقوم بإنشاء موقع ويب ، فقد تبحث عن شركة تتمتع بخبرة تطوير في الواجهة الأمامية والخلفية. إذا كنت تقوم بإنشاء تطبيق جوال ، فقم بتسليط الضوء على الحاجة إلى مهارات محددة في هذا المجال ، مثل الخبرة في التصميم سريع الاستجابة وبناء التطبيقات لمنصات الهاتف المحمول المتعددة.

4. تفصيل معايير الاختيار والجداول الزمنية الخاصة بك.

التالي هو معايير الاختيار والجداول الزمنية لمشروعك. هنا ، يمكنك إبراز المهارات والخدمات وخبرة السوق المطلوبة للنظر فيها. هذا هو الوقت المناسب للحصول على معلومات محددة: ستساعد الأوصاف الواضحة لمعايير الاختيار على تقليل مخاطر الفرز من خلال عدة طلبات تقديم عروض لا تلبي احتياجاتك.

من المهم أيضًا أن تكون صريحًا بشأن جداولك الزمنية. امنح الشركاء المحتملين تاريخ انتهاء لتقديم طلب تقديم العروض ، وتاريخًا للاختيار النهائي ، وجدولًا زمنيًا واضحًا للمشروع من البداية إلى النهاية حتى تتمكن الشركات التي تقدم عرضًا من تعديل عروضها.

5. قم بتدقيق طلب تقديم العروض الخاص بك وانتقل إلى البث المباشر.

أخيرًا وليس آخرًا؟ قم بتدقيق طلب تقديم العروض - ثم قم بمراجعته مرة أخرى. لماذا ا؟ لأنه حتى الأخطاء الصغيرة يمكن أن تعرقل الجداول الزمنية للمشروع. ضع في اعتبارك صفرًا مفقودًا في تفاصيل ميزانيتك ، أو خطأ في التواصل حول تواريخ استحقاق العروض والاختيارات ؛ كلاهما يمكن أن يفرض إعادة تشغيل عملية RFP بأكملها ويضيع وقتًا ثمينًا.

بمجرد اقتناعك بأن كل شيء في طلب تقديم العروض دقيق وكامل ، فقد حان الوقت لبدء البث المباشر. أرسل رسائل البريد الإلكتروني وانشر الروابط على موقعك لبدء عملية العثور على أفضل مزود مناسب لك. لتبسيط هذه العملية ، ضع في اعتبارك برنامج الاقتراح لنشر وإدارة الردود على طلب تقديم العروض الخاص بك.

الآن بعد أن فهمت أساسيات كتابة طلب تقديم العروض ، يمكنك إنشاء النموذج الخاص بك ثم تعبئته بحيث يمكنك البدء في قبول العطاءات. سنستخدم شركة وهمية ، Caroline's Websites، Inc. ، لتوضيح كيفية تنفيذ كل قسم بالضبط.

عينة RFP

اسم المشروع أو وصفه: خدمات التسويق

اسم الشركة: Caroline's Websites، Inc.

العنوان: 302 Inbound Ave.

المدينة ، الولاية ، الرمز البريدي: Boston، MA 29814

مسؤول الاتصال بالمشتريات: كارولين فورسي

رقم هاتف PCP: 227-124-2481

عنوان البريد الإلكتروني لـ PCP: [email protected]

رقم الفاكس: N / A

بعد ذلك ، سوف ندخل في كل عنصر من عناصر طلب تقديم العروض بمعلومات باستخدام نفس الشركة الوهمية.

1. اكتب خلفيتك ومقدمة.

في الفقرة التمهيدية ، سترغب في تضمين معلومات أساسية مفيدة حول شركتك - من أسسها ، وما هو المنتج أو الخدمة التي تقدمها شركتك ، وما الذي يميزك عن المنافسين ، والمكان الذي تتواجد فيه. إذا كان أي بائع جادًا بشأن العمل معك ، فسيحتاج إلى هذه المعلومات قبل المضي قدمًا.

مثال

Caroline's Websites، Inc. هي شركة لتصميم مواقع الويب أنشأتها كارولين فورسي في عام 2010. تفخر شركة Caroline's Websites، Inc. بنهجها القائم على الفريق القائم على الحلول لتصميم الويب. نحن نقدم لعملائنا خدمات تصميم الويب بما في ذلك الترميز والتطوير والعلامات التجارية. يقع موظفينا في مكتبين في ولاية ماساتشوستس.

2. تحديد أهداف مشروعك ونطاق الخدمات.

بعد ذلك ، سترغب في تحديد المشروع الذي تريد إكماله والأهداف التي تتوقع تحقيقها من المشروع. من المهم أن تكون محددًا قدر الإمكان - حتى أن تحدد المهام الفردية والمعايير المعنية. سترغب في تضمين عبارات مثل "ستُمنح الجائزة لشركة X" ، مع تحديد "X" لكيفية تحديد أفضل مرشح.

مثال

تسعى Caroline's Websites، Inc. إلى الحصول على خدمات شركة اتصالات وتسويق كاملة الخدمات لتطوير وتنفيذ خطة تسويق متكاملة وشاملة تزيد من تواجدنا في مُحسنات محركات البحث ؛ يجذب المزيد من متابعي وسائل التواصل الاجتماعي ؛ ويكمل حملة جيل الرصاص بشكل فعال. ستمنح الجائزة إلى شركة سريعة الاستجابة ومسؤولة على أساس أفضل قيمة وقدرة احترافية.

ستكون الشركة المختارة مسؤولة عن تطوير وتنفيذ خطة تسويق شاملة وفعالة من حيث التكلفة.

تشمل المهام ، على سبيل المثال لا الحصر ، المعايير التالية:

• حملة جيل الرصاص
• إستراتيجية وسائل الإعلام المدفوعة
• إنتاج مواد إبداعية بما في ذلك البريد الإضافي والبريد المباشر
• حملة تسويقية عبر الإنترنت
• تحسين الموقع
• تحسين محرك البحث
• إدارة الحساب العام
• الاتصالات الأخرى و / أو المساعدة المتعلقة بالتسويق حسب الاقتضاء

3. قم بتفصيل جدول الاختيار المتوقع.

من الأهمية بمكان تضمين جدول زمني مفصل حتى يعرف البائعون ما إذا كان بإمكانهم الوفاء بالمواعيد النهائية الخاصة بك. ستحتاج أيضًا إلى منح البائعين نافذة لمعرفة متى يمكنهم طرح الأسئلة المتعلقة بمشروعك.

مثال

الجدول الزمني لطلب الاقتراح هو كما يلي:

طلب RFP: 1 يونيو 20XX

الموعد النهائي لمقدمي العطاءات لإرسال الأسئلة: 5 يوليو ، 20XX

[اسم الشركة] الردود على أسئلة مقدم العطاء: 20 يوليو ، 20XX

اختيار أفضل مقدمي العطاءات / إخطار مقدمي العطاءات غير الناجحين: 31 يوليو ، 20XX

بدء المفاوضات: 5 أغسطس 20XX

إرساء العقد / إخطار مقدمي العطاءات غير الناجحين: 31 أغسطس 20XX

4. وصف الوقت والمكان لتقديم العروض.

على غرار الفقرة رقم 3 ، هذه معلومات مهمة ستحتاج إلى تقديمها بوضوح ، حتى يعرف البائعون كيف وأين يقدمون أنفسهم للنظر فيها.

مثال

سيتم نشر طلب تقديم العروض على موقعنا ، Carolinewebsites.com ، ويمكن تنزيله من هناك مباشرةً اعتبارًا من الساعة 10 صباحًا في 1 يونيو 20XX.

يجب على المستجيبين لطلب تقديم العروض هذا تقديم نسخة أصلية واحدة وخمس نسخ من اقتراحهم. يجب استلام الردود في موعد أقصاه 25 يوليو 20XX. يجب وضع علامة على الردود بوضوح "RFP-MarketingServices" وإرسالها بالبريد أو تسليمها إلى جهة الاتصال المذكورة أعلاه.

5. تحديد الجدول الزمني الخاص بك بوضوح.

من خلال تضمين إطار زمني في طلب تقديم العروض ، يمكنك التخلص من أي بائع لا يمكنه العمل في حدود وقتك. إذا كنت مرنًا بشأن وقتك ، فيمكنك كتابة شيء مثل ، "تأمل شركتنا في إنهاء المشروع في غضون ستة أشهر ، لكننا منفتحون على التفاوض بشأن المرشح المناسب."

مثال

تحتاج Caroline's Websites، Inc. إلى إكمال المشروع في غضون 8 أشهر.

6. تحديد العناصر الرئيسية للاقتراح.

إذا لم تحدد بوضوح وبشكل محدد ما تتوقع أن يدرجه مقدمو العروض في عرضهم ، فلا يمكنك بالضرورة أن تخطئهم إذا لم يدرجوه. من المهم أن تحدد قائمة مرجعية حتى يعرف البائعون العناصر التي تتوقع تلقيها. إنه أيضًا اختبار جيد لمن هو قادر على التعامل مع مطالبك - إذا لم يستطع البائع إكمال جميع عناصر اقتراحك ، فربما لا يمكنك الوثوق بهم لإنهاء مشروعك أيضًا.

مثال

يجب أن يتضمن التقديم ، كحد أدنى ، العناصر التالية:

• وصف الشركة الذي يتضمن نظرة عامة وأسماء وبيانات اعتماد الفريق الإبداعي وعدد الموظفين بدوام كامل.
• سرد من صفحة واحدة يوضح نقاط قوة الشركة وتمييز المهارات أو القدرات من حيث صلتها بموقع Caroline's Websites، Inc.
• اختيار تمثيلي لإعلانات الوسائط الاجتماعية ومواد الاستجابة المباشرة والضمانات وتطوير مواقع الويب للعملاء الحاليين والسابقين.

7. اجعل معايير التقييم الخاصة بك واضحة.

سيساعدك تحديد توقعاتك في التخلص من البائعين الذين لا يلتقون بهم. في هذا القسم ، سترغب في القيام ببعض العصف الذهني مع فريقك للتوصل إلى قائمة إلزامية بالعناصر التي تشعر أنها أفضل المؤشرات للمرشحين الرائعين. يمكن أن تتضمن قائمتك عينات من الأعمال السابقة ، وسجل نجاح مثبت مع شركات في صناعات مماثلة ، والخبرة والمهارات الفنية لتلبية متطلباتك ، وتكلفة الخدمات ضمن النطاق السعري الخاص بك.

مثال

سيكون لدى المستفتى الناجح:

• خبرة في العمل كوكالة تسويق لمدة لا تقل عن 24 شهرًا ولديها إمكانات داخلية كاملة الخدمات للتسويق والخدمات الإبداعية والإنتاج والتخطيط والتنسيب الإعلامي والاستجابة المباشرة والبحث.
• التعليم والخبرة والمعرفة والمهارات والمؤهلات للشركة والأفراد الذين سيكونون متاحين لتقديم هذه الخدمات.
• التكلفة التنافسية للخدمات.
• خبرة الشركة في العمل مع العملاء المماثلين.

8. صِف أي حواجز طرق محتملة.

هنا ، سترغب في تحديد أي حواجز ، مثل الموارد المحدودة أو موقع ويب مخصص ، قد تمنع بعض البائعين من إكمال المشروع بنجاح. يتيح لك ذلك التخلص من مقدمي العطاءات غير المرضيين ، كما سيساعدك على تحديد البائعين الذين لديهم المهارات والخبرات اللازمة لمواجهة تلك التحديات.

مثال

في هذا الوقت ، تمتلك Caroline's Websites، Inc. حاليًا ترميزًا مخصصًا على موقعنا على الويب ، يجب أن يكون مقدمو العروض على علم به.

9. حدد ميزانيتك للمشروع.

يحتاج أي بائع إلى معرفة المبلغ الذي يمكنك دفعه مقابل خدماته قبل أن يمضي قدمًا في العطاء.

مثال

تبلغ ميزانية Caroline's Websites، Inc. للمشروع 8750.00 دولارًا.

تمت كتابة هذه العناصر بطريقة توضح نطاق المشروع الذي تريد Caroline's Websites، Inc. استكماله حتى يعرف الموردون ما إذا كانوا سيقدمون عطاءًا أم لا. يتيح تحديد المشروع لمقدم العطاء تحديد ما إذا كان مناسبًا ومقدار التكلفة التي قد يتقاضاها على الأرجح. أن تكون شفافة قدر الإمكان تفيد (بل وتحمي) كلا الطرفين على المدى الطويل.

كما يوضح الاسم ، تتعلق طلبات المعلومات بجمع المعلومات. يتم استخدامها من قبل الشركات للتعرف على الحلول الموجودة في السوق وكيف يمكن للشركات التي تقدم هذه الحلول أن تساعد في حل مشكلة رئيسية أو إكمال مهمة رئيسية. تطلب RFI من الشركات تقديم بيانات حول ما تفعله وما تقدمه وكيف يمكنها المساعدة في تحقيق أهداف محددة.

في غضون ذلك ، تتبع طلبات تقديم العروض RFIs. باستخدام المعلومات التي تم الحصول عليها من RFIs ، تبني الشركات طلبات تقديم العروض التي توضح بالتفصيل ما يبحثون عنه بالضبط ، والمبلغ الذي يخططون لإنفاقه ، وكيف سيتم اختيار البائعين. في الواقع ، تساعد طلبات الحصول على المعلومات في تضييق نطاق طلبات تقديم العروض للمساعدة في تبسيط عملية الاختيار.

لا يستحق شيئا؟ هناك أيضًا خيار آخر إذا كنت تعرف بالضبط المنتج أو الخدمة التي تبحث عنها: طلب عرض أسعار (RFQ). على عكس طلب تقديم العروض ، الذي يطلب من الشركاء المحتملين تقديم اقتراح بناءً على خبرتهم وخبراتهم ، فإن طلب عرض الأسعار يتعلق بالتكلفة: أنت تسأل موردًا معينًا عن تكلفة تقديم خدمة أو حل "X" في الإطار الزمني "Y" ضمن شروط "Z".

تحقيق أفضل النتائج لـ RPF الخاص بك

يمهد إطار سياسة إعادة التوطين الخاص بك الطريق للشركات لتقديم عطاءات على مشاريع خارج نطاق خبرتك الداخلية - ولكنها لا تزال بالغة الأهمية لنجاح عملك.

نتيجة لذلك ، يجدر التأكد من أن طلب تقديم العروض واضح وموجز ويلتقط التفاصيل الأساسية حول احتياجاتك للمساعدة في العثور على الشريك الأنسب لمشروعك. لست متأكدا من أين تبدأ؟ احصل على نسخة من نموذج RFP المجاني الخاص بـ HubSpot ، واتبع الخطوات المذكورة أعلاه ، وابدأ في تنفيذ مشاريعك.

ملاحظة المحرر: تم نشر هذا المنشور في الأصل في يونيو 2018 وتم تحديثه للشمول.