Cara Menulis Permintaan Proposal dengan Template dan Contoh

Baik Anda bekerja untuk agensi kecil atau firma pemasaran besar, Anda mungkin pada akhirnya harus mengisi Request for Proposal, atau RFP.

Perusahaan Anda tidak dapat melakukan semuanya secara internal, dan ketika bisnis Anda perlu membeli produk atau layanan dari tempat lain, Anda mungkin perlu berkeliling. RFP memungkinkan Anda mengumpulkan penawaran dari berbagai vendor dan memilih vendor yang paling memenuhi kriteria Anda, baik dalam hal keterampilan dan anggaran.

Setiap kali Anda melakukan outsourcing pekerjaan ke pemasok, ada potensi masalah seperti miskomunikasi seputar ruang lingkup pekerjaan dan kompensasi. Apa yang dilakukan RFP yang baik adalah menghilangkan area abu-abu sehingga kedua belah pihak mengerti apa yang perlu disampaikan, kapan, dan untuk berapa banyak.

Template RFP

Di sini, kami telah menyediakan template RFP yang dapat Anda ikuti untuk struktur awal, serta contoh RFP untuk inspirasi lebih lanjut. Tapi itu bukan satu ukuran untuk semua — Anda harus menyesuaikan RFP Anda untuk mengartikulasikan kebutuhan perusahaan Anda dengan sebaik-baiknya.

Unduh template RFP gratis yang dapat diedit.

Bukannya Anda pernah melihat templatnya, bagaimana sebenarnya Anda menulis RFP? Kami membantu Anda.

1. Tentukan proyek, ruang lingkup, dan anggaran Anda.

Sebelum menerbitkan RFP Anda, luangkan waktu untuk menentukan proyek yang ingin Anda selesaikan, ruang lingkupnya, dan berapa banyak yang dapat Anda belanjakan. Informasi ini menyediakan kerangka kerja untuk RFP Anda dan membantu memastikan bahwa itu mencapai keseimbangan antara terlalu umum dan terlalu rinci.

2. Memberikan informasi latar belakang dan pengantar.

Dengan anggaran dan ruang lingkup di tangan, Anda dapat mulai menyusun RFP Anda. Meskipun tergoda untuk menyelami detailnya, sebaiknya berikan beberapa latar belakang dan data pengantar tentang perusahaan Anda. Ini membantu mengatur panggung bagi calon mitra dengan memberi mereka gambaran tentang pasar Anda saat ini, tujuan bisnis, dan tantangan saat ini.

3. Jelaskan layanan yang Anda cari.

Sekarang saatnya untuk lebih spesifik tentang layanan yang Anda cari untuk membantu mencapai tujuan Anda. Misalnya, jika Anda membuat situs web, Anda mungkin mencari perusahaan dengan pengalaman pengembangan front-end dan back-end. Jika Anda membuat aplikasi seluler, soroti perlunya keterampilan khusus di bidang itu, seperti keahlian dalam desain responsif dan membangun aplikasi untuk berbagai platform seluler.

4. Detailkan kriteria dan jadwal pemilihan Anda.

Selanjutnya adalah kriteria pemilihan dan jadwal untuk proyek Anda. Di sini, Anda dapat menyoroti keterampilan, layanan, dan keahlian pasar apa yang diperlukan untuk dipertimbangkan. Inilah saatnya untuk lebih spesifik: Deskripsi kriteria pemilihan yang jelas akan membantu mengurangi risiko memilah-milah beberapa RFP yang tidak memenuhi kebutuhan Anda.

Penting juga untuk selalu terbuka tentang jadwal Anda. Beri calon mitra tanggal akhir untuk pengajuan RFP, tanggal untuk seleksi akhir, dan garis waktu proyek awal hingga akhir yang jelas sehingga perusahaan yang membuat proposal dapat menyempurnakan tawaran mereka.

5. Koreksi RFP Anda dan tayangkan.

Terakhir tetapi tidak pernah sedikit? Koreksi RFP Anda — lalu koreksi lagi. Mengapa? Karena kesalahan kecil sekalipun dapat menggagalkan jadwal proyek. Pertimbangkan nol yang hilang dalam rincian anggaran Anda, atau miskomunikasi tentang tanggal jatuh tempo proposal dan pemilihan dibuat; keduanya bisa memaksa restart seluruh proses RFP dan membuang waktu yang berharga.

Setelah Anda puas bahwa semua yang ada di RFP Anda akurat dan lengkap, saatnya untuk ditayangkan. Kirim email dan posting tautan di situs Anda untuk memulai proses menemukan penyedia yang paling sesuai untuk Anda. Untuk merampingkan proses ini, pertimbangkan perangkat lunak proposal untuk menerbitkan dan mengelola tanggapan terhadap RFP Anda.

Sekarang setelah Anda memahami dasar-dasar penulisan RFP, Anda dapat membuat template Anda sendiri dan kemudian mengisinya sehingga Anda dapat mulai menerima tawaran. Kami akan menggunakan perusahaan fiktif, Situs Web Caroline, Inc., untuk mengilustrasikan dengan tepat bagaimana setiap bagian harus dijalankan.

Sampel RFP

Nama atau Deskripsi Proyek: Layanan Pemasaran

Nama Perusahaan: Situs Web Caroline, Inc.

Alamat: 302 Inbound Ave.

Kota, Negara Bagian, Kode Pos: Boston, MA 29814

Kontak Person Pengadaan: Caroline Forsey

Nomor Telepon PCP: 227-124-2481

Alamat Email PCP: [dilindungi email]

Nomor Faks: T/A

Selanjutnya, kita akan masuk ke setiap elemen RFP dengan informasi menggunakan perusahaan fiktif yang sama.

1. Tulis latar belakang dan pendahuluan Anda.

Dalam paragraf pengantar Anda, Anda akan ingin memasukkan informasi latar belakang yang berguna tentang perusahaan Anda — siapa yang mendirikannya, produk atau layanan apa yang ditawarkan perusahaan Anda, apa yang membedakan Anda dari pesaing, dan di mana Anda berada. Jika ada vendor yang serius bekerja sama dengan Anda, mereka akan menginginkan informasi ini sebelum melanjutkan.

Contoh

Caroline's Websites, Inc. adalah perusahaan desain web yang dibuat oleh Caroline Forsey pada tahun 2010. Situs Web Caroline, Inc. bangga akan pendekatan desain web yang berorientasi pada tim dan berbasis solusi. Kami menyediakan klien kami dengan layanan desain web termasuk coding, pengembangan, dan branding. Staf kami berlokasi di dua kantor di Massachusetts.

2. Tentukan tujuan proyek dan cakupan layanan Anda.

Selanjutnya, Anda ingin menguraikan proyek yang perlu Anda selesaikan, dan tujuan yang Anda harapkan untuk dicapai dari proyek tersebut. Sangat penting untuk membuat Anda sespesifik mungkin — bahkan menguraikan tugas individu dan kriteria yang terlibat. Anda akan ingin memasukkan frase seperti "Penghargaan akan diberikan kepada perusahaan X," dengan "X" menentukan bagaimana Anda akan menentukan kandidat terbaik.

Contoh

Caroline's Websites, Inc. sedang mencari layanan dari perusahaan komunikasi dan pemasaran layanan lengkap untuk mengembangkan dan melaksanakan rencana pemasaran terpadu yang komprehensif yang meningkatkan kehadiran SEO kami; menarik lebih banyak pengikut media sosial; dan secara efektif menyelesaikan kampanye pembuatan prospek. Penghargaan akan diberikan kepada perusahaan yang responsif dan bertanggung jawab berdasarkan nilai terbaik dan kemampuan profesional.

Perusahaan yang dipilih akan bertanggung jawab untuk pengembangan dan implementasi rencana pemasaran yang komprehensif dan hemat biaya.

Tugas termasuk tetapi tidak terbatas pada kriteria berikut:

• Kampanye generasi pemimpin
• Strategi media berbayar
• Produksi materi kreatif termasuk jaminan dan surat langsung
• Kampanye pemasaran online
• Peningkatan situs web
• Optimisasi Mesin Pencari
• Manajemen akun umum
• Komunikasi dan/atau bantuan terkait pemasaran lainnya sebagaimana diperlukan

3. Detailkan jadwal seleksi yang Anda antisipasi.

Sangat penting Anda menyertakan jadwal terperinci sehingga vendor tahu apakah mereka dapat memenuhi tenggat waktu Anda. Anda juga harus memberi vendor jendela kapan mereka dapat mengajukan pertanyaan tentang proyek Anda.

Contoh

Jadwal Permohonan Proposal adalah sebagai berikut:

Permintaan RFP: 1 Juni 20XX

Batas Waktu Peserta Lelang Mengajukan Pertanyaan: 5 Juli 20XX

[Nama Perusahaan] Menanggapi Pertanyaan Penawar: 20 Juli 20XX

Pemilihan Penawar Teratas/Pemberitahuan kepada Penawar yang Gagal: 31 Juli 20XX

Mulai Negosiasi: 5 Agustus 20XX

Pemberian Kontrak / Pemberitahuan kepada Penawar yang Gagal: 31 Agustus 20XX

4. Menjelaskan waktu dan tempat pengajuan proposal.

Mirip dengan paragraf #3, ini adalah informasi penting yang ingin Anda sampaikan dengan jelas, sehingga vendor tahu bagaimana dan ke mana harus menyerahkan diri untuk dipertimbangkan.

Contoh

RFP akan diposting di situs web kami, Carolinewebsites.com, dan dapat diunduh langsung dari sana mulai pukul 10 pagi pada tanggal 1 Juni 20XX.

Responden RFP ini harus menyerahkan satu asli dan lima salinan proposal mereka. Jawaban harus sudah diterima paling lambat tanggal 25 Juli 20XX. Tanggapan harus ditandai dengan jelas sebagai “Layanan Pemasaran RFP” dan dikirimkan melalui pos atau dikirimkan ke narahubung yang tercantum di atas.

5. Tentukan garis waktu Anda dengan jelas.

Dengan menyertakan kerangka waktu dalam RFP Anda, Anda dapat menghilangkan vendor mana pun yang tidak dapat bekerja dalam batasan waktu Anda. Jika Anda fleksibel dalam waktu Anda, Anda dapat menulis sesuatu seperti, "Perusahaan kami berharap untuk menyelesaikan proyek dalam waktu enam bulan, tetapi kami terbuka untuk negosiasi untuk kandidat yang tepat."

Contoh

Situs Web Caroline, Inc. membutuhkan proyek yang diselesaikan dalam waktu 8 bulan.

6. Tentukan elemen kunci dari sebuah proposal.

Jika Anda tidak menguraikan dengan jelas dan spesifik apa yang Anda harapkan dari penawar untuk disertakan dalam proposal mereka, Anda tidak dapat menyalahkan mereka jika mereka tidak memasukkannya. Sangat penting Anda menguraikan daftar periksa sehingga vendor tahu elemen mana yang Anda harapkan untuk diterima. Ini juga merupakan ujian yang baik untuk siapa yang mampu menangani permintaan Anda — jika vendor tidak dapat menyelesaikan semua elemen proposal Anda, Anda mungkin juga tidak dapat mempercayai mereka untuk menyelesaikan proyek Anda.

Contoh

Sebuah pengajuan harus, minimal, mencakup unsur-unsur berikut:

• Deskripsi perusahaan yang mencakup gambaran umum, nama dan kredensial tim kreatif, jumlah karyawan tetap.
• Narasi satu halaman yang menguraikan kekuatan dan keterampilan atau kemampuan yang membedakan perusahaan yang mungkin terkait dengan Situs Web Caroline, Inc.
• Pilihan representatif dari iklan media sosial, materi tanggapan langsung, jaminan, dan pengembangan situs web yang dibuat untuk klien saat ini dan sebelumnya.

7. Buat kriteria evaluasi Anda jelas.

Menguraikan harapan Anda akan membantu menghilangkan vendor yang tidak memenuhinya. Untuk bagian ini, Anda akan ingin melakukan brainstorming dengan tim Anda untuk menghasilkan daftar item wajib yang Anda rasa merupakan indikator terbaik dari kandidat yang mengesankan. Daftar Anda dapat mencakup contoh pekerjaan sebelumnya, catatan keberhasilan yang terbukti dengan perusahaan di industri serupa, keahlian dan keterampilan teknis untuk memenuhi permintaan Anda, dan biaya layanan dalam kisaran harga Anda.

Contoh

Responden yang berhasil akan memiliki:

• Pengalaman bekerja sebagai agen pemasaran minimal 24 bulan dan memiliki layanan lengkap, kapabilitas internal untuk pemasaran, layanan kreatif, produksi, perencanaan dan penempatan media, respons langsung, dan penelitian.
• Pendidikan, pengalaman, pengetahuan, keterampilan, dan kualifikasi perusahaan dan individu yang akan tersedia untuk menyediakan layanan ini.
• Biaya layanan yang kompetitif.
• Keahlian perusahaan dalam bekerja dengan pelanggan serupa.

8. Jelaskan kemungkinan hambatan.

Di sini, Anda ingin menguraikan hambatan apa pun, seperti sumber daya terbatas atau situs web khusus, yang mungkin mencegah vendor tertentu menyelesaikan proyek dengan sukses. Hal ini memungkinkan Anda untuk menghilangkan penawar yang tidak memuaskan, dan juga akan membantu Anda menentukan vendor mana yang memiliki keterampilan dan keahlian untuk mengatasi tantangan tersebut.

Contoh

Saat ini, Situs Web Caroline, Inc. saat ini memiliki pengkodean khusus di situs web kami, yang harus diketahui oleh penawar.

9. Nyatakan anggaran Anda untuk proyek tersebut.

Vendor mana pun perlu mengetahui berapa banyak Anda dapat membayar mereka untuk layanan mereka sebelum mereka melanjutkan tawaran mereka.

Contoh

Anggaran Caroline's Websites, Inc. untuk proyek ini adalah $8,750,00.

Elemen-elemen ini ditulis dengan cara untuk memperjelas ruang lingkup proyek yang ingin diselesaikan oleh Caroline's Websites, Inc. sehingga pemasok tahu apakah akan mengajukan penawaran atau tidak. Mendefinisikan proyek memungkinkan penawar untuk menentukan apakah mereka cocok dan seberapa besar kemungkinan mereka akan mengenakan biaya. Menjadi setransparan mungkin berfungsi untuk menguntungkan (dan bahkan melindungi) kedua belah pihak dalam jangka panjang.

Seperti namanya, RFI adalah tentang mengumpulkan informasi. Mereka digunakan oleh perusahaan untuk memahami solusi apa yang ada di pasar dan bagaimana perusahaan yang menawarkan solusi ini dapat membantu memecahkan masalah utama atau menyelesaikan tugas utama. RFI meminta perusahaan untuk mengirimkan data tentang apa yang mereka lakukan, apa yang mereka tawarkan, dan bagaimana mereka dapat membantu mencapai tujuan tertentu.

RFP, sementara itu, mengikuti RFI. Menggunakan informasi yang diperoleh dari RFI, perusahaan membuat RFP yang merinci dengan tepat apa yang mereka cari, berapa banyak yang mereka rencanakan untuk dibelanjakan, dan bagaimana vendor akan dipilih. Akibatnya, RFI membantu mempersempit cakupan RFP untuk membantu merampingkan proses seleksi.

Perlu diperhatikan? Ada juga opsi lain jika Anda tahu persis produk atau layanan apa yang Anda cari: Permintaan penawaran (RFQ). Tidak seperti RFP, yang meminta calon mitra untuk mengajukan proposal berdasarkan keahlian dan pengalaman mereka, RFQ adalah tentang biaya: Anda bertanya kepada vendor tertentu berapa biaya untuk memberikan layanan atau solusi "X" dalam jangka waktu "Y" di bawah kondisi “Z”.

Menyadari Hasil Terbaik untuk RPF Anda

RPF Anda menetapkan panggung bagi perusahaan untuk menawar proyek yang berada di luar lingkup keahlian internal Anda — tetapi tetap penting bagi bisnis Anda untuk berhasil.

Akibatnya, ada baiknya memastikan RFP Anda jelas, ringkas, dan menangkap detail utama tentang kebutuhan Anda untuk membantu menemukan mitra yang paling cocok untuk proyek Anda. Tidak yakin harus mulai dari mana? Ambil salinan template RFP gratis HubSpot, ikuti langkah-langkah di atas, dan mulai proyek Anda.

Catatan editor: Posting ini awalnya diterbitkan pada Juni 2018 dan telah diperbarui untuk kelengkapan.