So schreiben Sie eine Ausschreibung mit Vorlage und Muster

Unabhängig davon, ob Sie für eine kleine Agentur oder eine große Marketingfirma arbeiten, müssen Sie wahrscheinlich irgendwann eine Angebotsanfrage oder RFP ausfüllen.

Ihr Unternehmen kann nicht alles intern erledigen, und wenn Ihr Unternehmen ein Produkt oder eine Dienstleistung von woanders kaufen muss, müssen Sie sich möglicherweise umsehen. Ein RFP ermöglicht es Ihnen, Angebote von verschiedenen Anbietern einzuholen und den Anbieter auszuwählen, der Ihre Kriterien sowohl in Bezug auf Fähigkeiten als auch auf das Budget am besten erfüllt.

Jedes Mal, wenn Sie Arbeit an einen Lieferanten auslagern, besteht die Gefahr von Problemen wie Missverständnissen in Bezug auf den Umfang der Arbeit und die Vergütung. Ein gutes RFP eliminiert Grauzonen, sodass beide Parteien verstehen, was geliefert werden muss, wann und für wie viel.

RFP-Vorlage

Hier haben wir eine RFP-Vorlage bereitgestellt, der Sie für die anfängliche Struktur folgen können, sowie eine Beispiel-RFP für weitere Inspiration. Aber es ist keine Einheitslösung – Sie müssen Ihr RFP so anpassen, dass es die Anforderungen Ihres Unternehmens am besten artikuliert.

Laden Sie eine kostenlose, editierbare RFP-Vorlage herunter.

Nicht, dass Sie die Vorlage gesehen haben, wie schreiben Sie eigentlich eine RFP? Wir geben dir Deckung.

1. Definieren Sie Ihr Projekt, Ihren Umfang und Ihr Budget.

Nehmen Sie sich vor der Abgabe Ihrer RFP die Zeit, das Projekt, das Sie abschließen möchten, seinen Umfang und die Höhe der Ausgaben zu definieren. Diese Informationen bilden den Rahmen für Ihr RFP und helfen sicherzustellen, dass es ein Gleichgewicht zwischen zu allgemein und zu detailliert findet.

2. Geben Sie Hintergrund- und einführende Informationen.

Wenn Sie Budget und Umfang zur Hand haben, können Sie mit der Erstellung Ihrer RFP beginnen. Obwohl es verlockend ist, direkt in die Details einzutauchen, ist es eine gute Idee, einige Hintergrundinformationen und einführende Daten über Ihr Unternehmen bereitzustellen. Dies hilft, die Bühne für potenzielle Partner zu bereiten, indem es ihnen einen Eindruck von Ihrem aktuellen Markt, Ihren Geschäftszielen und aktuellen Herausforderungen vermittelt.

3. Beschreiben Sie die Dienstleistungen, nach denen Sie suchen.

Jetzt ist es an der Zeit, sich genau über die Dienstleistungen zu informieren, nach denen Sie suchen, um Ihre Ziele zu erreichen. Wenn Sie beispielsweise eine Website erstellen, suchen Sie möglicherweise nach einem Unternehmen mit Erfahrung in der Front-End- und Back-End-Entwicklung. Wenn Sie eine mobile App erstellen, heben Sie den Bedarf an spezifischen Fähigkeiten in diesem Bereich hervor, wie z. B. Fachwissen in responsivem Design und dem Erstellen von Anwendungen für mehrere mobile Plattformen.

4. Geben Sie Ihre Auswahlkriterien und Zeitpläne detailliert an.

Als nächstes folgen die Auswahlkriterien und die Zeitpläne für Ihr Projekt. Hier können Sie hervorheben, welche Fähigkeiten, Dienstleistungen und Marktkenntnisse in Betracht gezogen werden müssen. Jetzt ist es an der Zeit, konkret zu werden: Klare Beschreibungen der Auswahlkriterien tragen dazu bei, das Risiko zu verringern, mehrere RFPs zu sortieren, die Ihren Anforderungen nicht entsprechen.

Es ist auch wichtig, im Voraus über Ihre Zeitpläne zu sein. Geben Sie potenziellen Partnern ein Enddatum für die RFP-Einreichung, ein Datum für die endgültige Auswahl und einen klaren Projektzeitplan von Anfang bis Ende, damit Unternehmen, die einen Vorschlag machen, ihr Angebot optimieren können.

5. Lesen Sie Ihre RFP Korrektur und gehen Sie live.

Zu guter Letzt? Lesen Sie Ihre RFP Korrektur – und lesen Sie sie dann erneut Korrektur. Wieso den? Denn selbst kleine Fehler könnten Projektzeitpläne entgleisen lassen. Betrachten Sie eine fehlende Null in Ihren Budgetdetails oder eine falsche Kommunikation über die Termine, an denen Vorschläge fällig sind und Auswahlen getroffen werden; beides könnte einen Neustart des gesamten RFP-Prozesses erzwingen und wertvolle Zeit verschwenden.

Sobald Sie zufrieden sind, dass alles auf Ihrem RFP korrekt und vollständig ist, ist es an der Zeit, live zu gehen. Versenden Sie E-Mails und posten Sie Links auf Ihrer Website, um mit der Suche nach Ihrem am besten geeigneten Anbieter zu beginnen. Um diesen Prozess zu rationalisieren, sollten Sie Angebotssoftware in Betracht ziehen, um Antworten auf Ihre RFP zu veröffentlichen und zu verwalten.

Nachdem Sie nun die Grundlagen zum Schreiben einer RFP verstanden haben, können Sie Ihre eigene Vorlage erstellen und diese dann ausfüllen, damit Sie mit der Annahme von Angeboten beginnen können. Wir verwenden ein fiktives Unternehmen, Caroline's Websites, Inc., um genau zu veranschaulichen, wie jeder Abschnitt ausgeführt werden sollte.

RFP-Beispiel

Projektname oder Beschreibung: Marketing Services

Firmenname: Carolines Websites, Inc.

Adresse: 302 Inbound Ave.

Stadt, Staat, Postleitzahl: Boston, MA 29814

Kontaktperson für die Beschaffung: Caroline Forsey

Telefonnummer des PCP: 227-124-2481

E-Mail-Adresse des PCP: [email protected]

Faxnummer: N/A

Als Nächstes gehen wir auf jedes der Elemente des RFP mit Informationen ein, die dasselbe fiktive Unternehmen verwenden.

1. Schreiben Sie Ihren Hintergrund und Ihre Einführung.

In Ihrem einleitenden Absatz sollten Sie nützliche Hintergrundinformationen über Ihr Unternehmen angeben – wer es gegründet hat, welche Produkte oder Dienstleistungen Ihr Unternehmen anbietet, was Sie von Mitbewerbern unterscheidet und wo Sie sich befinden. Wenn ein Anbieter ernsthaft mit Ihnen zusammenarbeiten möchte, möchte er diese Informationen, bevor er fortfährt.

Beispiel

Caroline's Websites, Inc. ist eine Webdesign-Firma, die 2010 von Caroline Forsey gegründet wurde. Caroline's Websites, Inc. ist stolz auf einen teamorientierten, lösungsbasierten Ansatz für Webdesign. Wir bieten unseren Kunden Webdesign-Dienstleistungen, einschließlich Programmierung, Entwicklung und Branding. Unsere Mitarbeiter befinden sich in zwei Büros in Massachusetts.

2. Definieren Sie Ihre Projektziele und Ihren Leistungsumfang.

Als Nächstes möchten Sie das Projekt skizzieren, das Sie abschließen müssen, und die Ziele, die Sie mit dem Projekt erreichen möchten. Es ist wichtig, dass Sie so spezifisch wie möglich werden – sogar einzelne Aufgaben und damit verbundene Kriterien skizzieren. Sie sollten Sätze wie „Der Preis wird an X Unternehmen vergeben werden“ einfügen, wobei das „X“ angibt, wie Sie den besten Kandidaten ermitteln.

Beispiel

Caroline's Websites, Inc. sucht die Dienste eines Full-Service-Kommunikations- und Marketingunternehmens, um einen umfassenden integrierten Marketingplan zu entwickeln und umzusetzen, der unsere SEO-Präsenz erhöht; zieht mehr Social-Media-Follower an; und schließt effektiv eine Kampagne zur Lead-Generierung ab. Der Preis wird an ein reaktionsschnelles und verantwortungsbewusstes Unternehmen vergeben, das auf dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis und der besten beruflichen Leistungsfähigkeit basiert.

Das ausgewählte Unternehmen ist für die Entwicklung und Umsetzung eines umfassenden und kostengünstigen Marketingplans verantwortlich.

Zu den Aufgaben gehören unter anderem die folgenden Kriterien:

• Kampagne zur Lead-Generierung
• Paid-Media-Strategie
• Produktion von kreativem Material, einschließlich Begleitmaterial und Direktwerbung
• Online-Marketing-Kampagne
• Website-Verbesserung
• Suchmaschinenoptimierung
• Allgemeine Kontoführung
• Andere kommunikations- und/oder marketingbezogene Unterstützung nach Bedarf

3. Geben Sie Ihren voraussichtlichen Auswahlplan detailliert an.

Es ist wichtig, dass Sie einen detaillierten Zeitplan beifügen, damit die Anbieter wissen, ob sie Ihre Fristen einhalten können. Sie müssen Anbietern auch ein Fenster geben, in dem sie Fragen zu Ihrem Projekt stellen können.

Beispiel

Der Zeitplan für die Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen lautet wie folgt:

Anfrage für RFP: 1. Juni 20XX

Frist für Bieter zur Einreichung von Fragen: 5. Juli 20XX

[Name des Unternehmens] antwortet auf Bieterfragen: 20. Juli 20XX

Auswahl der Top-Bieter / Benachrichtigung an nicht erfolgreiche Bieter: 31. Juli 20XX

Verhandlungsbeginn: 5. August 20XX

Zuschlag / Mitteilung an unterlegene Bieter: 31. August 20XX

4. Beschreiben Sie Zeit und Ort für die Einreichung von Vorschlägen.

Ähnlich wie in Absatz 3 sind dies wichtige Informationen, die Sie klar darstellen sollten, damit Anbieter wissen, wie und wo sie sich zur Prüfung einreichen können.

Beispiel

Die RFP wird auf unserer Website Carolinewebsites.com veröffentlicht und kann von dort direkt ab dem 1. Juni 20XX um 10:00 Uhr heruntergeladen werden.

Teilnehmer an dieser RFP müssen ein Original und fünf Kopien ihres Vorschlags einreichen. Antworten müssen bis spätestens 25. Juli 20XX eingehen. Antworten sollten deutlich mit „RFP-MarketingServices“ gekennzeichnet und an die oben genannte Kontaktperson gesendet oder zugestellt werden.

5. Definieren Sie Ihren Zeitplan klar.

Indem Sie einen Zeitrahmen in Ihre RFP aufnehmen, können Sie jeden Anbieter ausschließen, der nicht innerhalb Ihrer Zeitvorgaben arbeiten kann. Wenn Sie zeitlich flexibel sind, können Sie etwas schreiben wie: „Unser Unternehmen hofft, das Projekt innerhalb von sechs Monaten abzuschließen, aber wir sind offen für Verhandlungen über den richtigen Kandidaten.“

Beispiel

Caroline's Websites, Inc. benötigt das Projekt innerhalb von 8 Monaten.

6. Geben Sie die Schlüsselelemente eines Vorschlags an.

Wenn Sie nicht klar und deutlich darlegen, was die Bieter Ihrer Meinung nach in ihr Angebot aufnehmen sollen, können Sie ihnen nicht unbedingt Vorwürfe machen, wenn sie es nicht aufnehmen. Es ist wichtig, dass Sie eine Checkliste erstellen, damit die Anbieter wissen, welche Elemente Sie erwarten. Es ist auch ein guter Test dafür, wer in der Lage ist, Ihre Anforderungen zu erfüllen – wenn ein Anbieter nicht alle Elemente Ihres Angebots abschließen kann, können Sie ihm wahrscheinlich auch nicht vertrauen, dass er Ihr Projekt fertigstellt.

Beispiel

Eine Einreichung muss mindestens die folgenden Elemente enthalten:

• Beschreibung des Unternehmens mit allgemeinem Überblick, Namen und Referenzen des Kreativteams, Anzahl der Vollzeitbeschäftigten.
• Eine einseitige Erzählung, die die Stärken des Unternehmens umreißt und Fähigkeiten oder Fähigkeiten hervorhebt, die sich möglicherweise auf Caroline's Websites, Inc. beziehen.
• Eine repräsentative Auswahl an Social-Media-Anzeigen, Direct-Response-Material, Begleitmaterial und Website-Entwicklung, die für aktuelle und frühere Kunden erstellt wurden.

7. Machen Sie Ihre Bewertungskriterien klar.

Wenn Sie Ihre Erwartungen darlegen, können Sie Anbieter ausschließen, die diese nicht erfüllen. Für diesen Abschnitt sollten Sie mit Ihrem Team ein Brainstorming durchführen, um eine obligatorische Liste mit Elementen zu erstellen, die Ihrer Meinung nach die besten Indikatoren für beeindruckende Kandidaten sind. Ihre Liste könnte Beispiele früherer Arbeiten, eine nachgewiesene Erfolgsbilanz mit Unternehmen in ähnlichen Branchen, das Fachwissen und die technischen Fähigkeiten, um Ihre Anforderungen zu erfüllen, und Servicekosten innerhalb Ihrer Preisspanne enthalten.

Beispiel

Der erfolgreiche Befragte verfügt über:

• Erfahrung in der Arbeit als Marketingagentur für mindestens 24 Monate und über interne Full-Service-Fähigkeiten für Marketing, kreative Dienstleistungen, Produktion, Medienplanung und -platzierung, direkte Reaktion und Recherche.
• Die Ausbildung, Erfahrung, Kenntnisse, Fähigkeiten und Qualifikationen des Unternehmens und der Personen, die zur Erbringung dieser Dienstleistungen zur Verfügung stehen.
• Die wettbewerbsfähigen Kosten der Dienstleistungen.
• Die Expertise des Unternehmens bei der Zusammenarbeit mit ähnlichen Kunden.

8. Beschreiben Sie mögliche Hindernisse.

Hier sollten Sie alle Hindernisse skizzieren, z. B. begrenzte Ressourcen oder eine benutzerdefinierte Website, die bestimmte Anbieter daran hindern könnten, das Projekt erfolgreich abzuschließen. Auf diese Weise können Sie unbefriedigende Bieter ausschließen und feststellen, welche Anbieter über die Fähigkeiten und das Fachwissen verfügen, um diese Herausforderungen anzugehen.

Beispiel

Derzeit hat Caroline's Websites, Inc. eine benutzerdefinierte Codierung auf unserer Website, über die Bieter Bescheid wissen sollten.

9. Geben Sie Ihr Budget für das Projekt an.

Jeder Anbieter muss wissen, wie viel Sie ihm für seine Dienste zahlen können, bevor er sein Angebot abgeben kann.

Beispiel

Das Budget von Caroline's Websites, Inc. für das Projekt beträgt 8.750,00 $.

Diese Elemente wurden so geschrieben, dass sie den Umfang des Projekts verdeutlichen, das Caroline's Websites, Inc. abgeschlossen haben möchte, damit die Lieferanten wissen, ob sie ein Angebot abgeben sollen oder nicht. Durch die Definition des Projekts kann der Bieter feststellen, ob er gut passt und wie viel er voraussichtlich verlangen würde. So transparent wie möglich zu sein, dient langfristig beiden Parteien zum Vorteil (und sogar zum Schutz).

Wie der Name schon sagt, geht es bei RFIs um das Sammeln von Informationen. Sie werden von Unternehmen verwendet, um ein Gefühl dafür zu bekommen, welche Lösungen auf dem Markt sind und wie die Unternehmen, die diese Lösungen anbieten, zur Lösung eines Schlüsselproblems oder zur Erledigung einer Schlüsselaufgabe beitragen können. RFIs bitten Unternehmen, Daten darüber einzureichen, was sie tun, was sie anbieten und wie sie dazu beitragen können, bestimmte Ziele zu erreichen.

RFPs hingegen folgen RFIs. Unter Verwendung der aus RFIs erhaltenen Informationen erstellen Unternehmen RFPs, die genau beschreiben, wonach sie suchen, wie viel sie ausgeben möchten und wie Anbieter ausgewählt werden. Tatsächlich helfen RFIs, den Umfang von RFPs einzugrenzen, um den Auswahlprozess zu rationalisieren.

Nichts wert? Wenn Sie genau wissen, nach welchem ​​Produkt oder welcher Dienstleistung Sie suchen, gibt es noch eine weitere Option: Angebotsanfrage (RFQ). Im Gegensatz zu einer Ausschreibung, bei der potenzielle Partner aufgefordert werden, ein Angebot auf der Grundlage ihrer Fachkenntnisse und Erfahrungen einzureichen, geht es bei einer Ausschreibung um Kosten: Sie fragen einen bestimmten Anbieter, was es kosten würde, „X“ Service oder Lösung in „Y“ Zeitrahmen zu liefern „Z“-Bedingungen.

Erzielen der besten Ergebnisse für Ihr RPF

Ihr RPF schafft die Voraussetzungen für Unternehmen, Angebote für Projekte abzugeben, die außerhalb Ihres internen Fachwissens liegen – aber dennoch für den Erfolg Ihres Unternehmens von entscheidender Bedeutung sind.

Daher lohnt es sich sicherzustellen, dass Ihr RFP klar und prägnant ist und die wichtigsten Details zu Ihren Anforderungen erfasst, um den am besten geeigneten Partner für Ihr Projekt zu finden. Sie sind sich nicht sicher, wo Sie anfangen sollen? Holen Sie sich eine Kopie der kostenlosen RFP-Vorlage von HubSpot, befolgen Sie die obigen Schritte und bringen Sie Ihre Projekte in Gang.

Anmerkung des Herausgebers: Dieser Beitrag wurde ursprünglich im Juni 2018 veröffentlicht und aus Gründen der Vollständigkeit aktualisiert.