テンプレートとサンプルを使用して提案依頼書を作成する方法

小規模な代理店で働いている場合でも、大手のマーケティング会社で働いている場合でも、最終的には提案依頼書（RFP）に記入する必要があります。

あなたの会社は社内ですべてを行うことはできません。あなたのビジネスが他の場所から製品やサービスを購入する必要がある場合、あなたは買い物をする必要があるかもしれません。 RFPを使用すると、さまざまなベンダーからオファーを収集し、スキルと予算の両方の点で基準に最適なベンダーを選択できます。

仕事をサプライヤーに外注するときはいつでも、仕事の範囲や報酬に関する誤解などの問題が発生する可能性があります。 優れたRFPが行うことは、灰色の領域を排除して、両方の当事者が何を、いつ、どのくらいの量で配信する必要があるかを理解できるようにすることです。

RFPテンプレート

ここでは、初期構造のために従うことができるRFPテンプレートと、さらなるインスピレーションを得るためのサンプルRFPを提供しました。 しかし、それは万能ではありません。会社のニーズを最も明確に表現するために、RFPを調整する必要があります。

無料の編集可能なRFPテンプレートをダウンロードします。

テンプレートを見たわけではありませんが、実際にRFPをどのように作成しますか？ 私たちはあなたをカバーしています。

1.プロジェクト、スコープ、および予算を定義します。

RFPを発行する前に、時間をかけて、完了しようとしているプロジェクト、その範囲、および費やすことができる金額を定義してください。 この情報は、RFPのフレームワークを提供し、一般的すぎることと詳細すぎることのバランスをとることを保証するのに役立ちます。

2.背景情報と紹介情報を提供します。

予算と範囲が手元にあれば、RFPの作成を開始できます。 詳細に飛び込むのは魅力的ですが、会社に関する背景データと紹介データを提供することをお勧めします。 これは、潜在的なパートナーに現在の市場、ビジネス目標、および現在の課題の感覚を与えることにより、潜在的なパートナーの準備を整えるのに役立ちます。

3.探しているサービスについて説明してください。

今度は、目標を達成するために探しているサービスについて具体的に説明します。 たとえば、Webサイトを構築している場合、フロントエンドとバックエンドの両方の開発経験を持つ会社を探すことができます。 モバイルアプリを作成する場合は、レスポンシブデザインや複数のモバイルプラットフォーム向けのアプリケーションの構築に関する専門知識など、その分野での特定のスキルの必要性を強調してください。

4.選択基準とタイムラインを詳しく説明します。

次は、プロジェクトの選択基準とタイムラインです。 ここでは、検討に必要なスキル、サービス、および市場の専門知識を強調できます。 今こそ具体的に説明するときです。選択基準を明確に説明することで、ニーズを満たさない複数のRFPを並べ替えるリスクを減らすことができます。

また、タイムラインについて事前に把握しておくことも重要です。 潜在的なパートナーにRFP提出の終了日、最終選考の日付、およびプロジェクトの開始から終了までの明確なタイムラインを提供して、提案を行う企業が入札を微調整できるようにします。

5. RFPを校正して、公開します。

最後になりましたが、決して重要ではありませんか？ RFPを校正します—次にもう一度校正します。 なんで？ 小さなミスでもプロジェクトのタイムラインを狂わせる可能性があるからです。 予算の詳細にゼロがないか、提案の期日と選択が行われる日付についての誤解を考慮してください。 どちらもRFPプロセス全体の再起動を余儀なくされ、貴重な時間を浪費する可能性があります。

RFPのすべてが正確で完全であることに満足したら、次は稼働を開始します。 メールを送信し、サイトにリンクを投稿して、最適なプロバイダーを見つけるプロセスを開始します。 このプロセスを合理化するには、RFPへの応答を公開および管理する提案ソフトウェアを検討してください。

RFPの作成の基本を理解したので、独自のテンプレートを作成し、それを記入して、入札の受け入れを開始できます。 架空の会社であるCaroline'sWebsites、Inc.を使用して、各セクションの実行方法を正確に説明します。

RFPサンプル

プロジェクト名または説明：マーケティングサービス

会社名：Caroline's Websites、Inc.

住所：302 Inbound Ave.

市、州、郵便番号：マサチューセッツ州ボストン29814

調達担当者：Caroline Forsey

PCPの電話番号：227-124-2481

PCPのメールアドレス：[メール保護]

ファックス番号：N / A

次に、同じ架空の会社を使用した情報を使用して、RFPの各要素について説明します。

1.背景と紹介を書いてください。

導入部の段落には、会社の設立者、会社が提供する製品やサービス、競合他社との違い、現在地など、会社に関する有用な背景情報を含める必要があります。 ベンダーがあなたとの協力に真剣に取り組んでいる場合、先に進む前にこの情報が必要になります。

例

Caroline's Websites、Inc.は、2010年にCaroline Forseyによって作成されたWebデザイン会社です。Caroline'sWebsites、Inc.は、チーム指向のソリューションベースのWebデザインアプローチに誇りを持っています。 コーディング、開発、ブランディングなどのWebデザインサービスをクライアントに提供します。 私たちのスタッフはマサチューセッツ州の2つのオフィスにいます。

2.プロジェクトの目標とサービスの範囲を定義します。

次に、完了する必要のあるプロジェクトと、プロジェクトから達成することが期待される目標の概要を説明します。 可能な限り具体的にすることが重要です。個々のタスクや関連する基準の概要を説明することも重要です。 「賞はX社に与えられます」などのフレーズを含め、「X」は最適な候補者を決定する方法を確立します。

例

Caroline's Websites、Inc.は、フルサービスのコミュニケーションおよびマーケティング会社のサービスを求めて、SEOの存在感を高める包括的な統合マーケティングプランを開発および実行しています。 より多くのソーシャルメディアフォロワーを引き付けます。 リード生成キャンペーンを効果的に完了します。 この賞は、最高の価値と専門的な能力に基づいて、迅速で責任ある企業に授与されます。

選ばれた会社は、包括的で費用効果の高いマーケティング計画の開発と実施に責任があります。

タスクには、次の基準が含まれますが、これらに限定されません。

• 潜在顧客キャンペーン
• 有料メディア戦略
• 販促素材やダイレクトメールなどのクリエイティブな素材の制作
• オンラインマーケティングキャンペーン
• ウェブサイトの強化
• 検索エンジン最適化
• 一般的なアカウント管理
• 必要に応じて、その他のコミュニケーションおよび/またはマーケティング関連の支援

3.予想される選択スケジュールを詳しく説明します。

ベンダーがあなたの期限に間に合うかどうかを知ることができるように、詳細なスケジュールを含めることが重要です。 また、ベンダーがプロジェクトに関して質問できる時期を提供する必要があります。

例

提案依頼書のタイムラインは次のとおりです。

RFPのリクエスト：20XX年6月1日

入札者が質問を提出する期限：20XX年7月5日

[会社名]入札者の質問への回答：20XX年7月20日

上位入札者の選択/落札できなかった入札者への通知：20XX年7月31日

交渉の開始：20XX年8月5日

契約賞/落札できなかった入札者への通知：20XX年8月31日

4.提案を提出する時間と場所を説明してください。

パラグラフ＃3と同様に、これは明確に提示したい重要な情報であるため、ベンダーは検討のために自分自身を提出する方法と場所を知っています。

例

RFPは、当社のWebサイトCarolinewebsites.comに掲載され、20XX年6月1日の午前10時から直接ダウンロードできます。

このRFPの回答者は、提案書の原本1部とコピー5部を提出する必要があります。 回答は20XX年7月25日までに受信する必要があります。 回答には「RFP-MarketingServices」と明記し、上記の担当者に郵送または送付する必要があります。

5.タイムラインを明確に定義します。

RFPに時間枠を含めることで、時間の制約内で作業できないベンダーを排除できます。 時間に余裕がある場合は、「当社は6か月以内にプロジェクトを完了することを望んでいますが、適切な候補者の交渉を受け付けています」のように書くことができます。

例

Caroline's Websites、Inc.は、8か月以内にプロジェクトを完了する必要があります。

6.提案の主要な要素を指定します。

入札者が提案に含めることを期待する内容を明確かつ具体的に概説しない場合、入札者がそれを含まない場合、必ずしも彼らを責めることはできません。 チェックリストの概要を説明して、ベンダーが受け取ることを期待している要素を把握できるようにすることが重要です。 これは、誰があなたの要求を処理できるかについての良いテストでもあります。ベンダーが提案のすべての要素を完了できない場合、おそらくベンダーがプロジェクトを完了することを信頼することもできません。

例

提出物には、少なくとも次の要素を含める必要があります。

• 一般的な概要、クリエイティブチームの名前と資格、正社員の数を含む会社の説明。
• キャロラインのウェブサイトに関連する可能性のある会社の強みと際立ったスキルまたは能力を概説する1ページの物語。
• 現在および過去のクライアント向けに作成されたソーシャルメディア広告、ダイレクトレスポンス資料、販促素材、およびWebサイト開発の代表的なセレクション。

7.評価基準を明確にします。

あなたの期待を概説することは、それらを満たさないベンダーを排除するのに役立ちます。 このセクションでは、チームとブレインストーミングを行って、印象的な候補者の最良の指標であると思われる項目の必須リストを作成する必要があります。 リストには、過去の作業のサンプル、同様の業界の企業での実証済みの成功記録、要求を満たすための専門知識と技術スキル、および価格範囲内のサービスのコストを含めることができます。

例

成功した回答者は次のようになります。

• マーケティングエージェンシーとして最低24か月間働いた経験があり、マーケティング、クリエイティブサービス、制作、メディアの計画と配置、ダイレクトレスポンス、リサーチのためのフルサービスの社内機能を備えています。
• これらのサービスを提供するために利用できる会社および個人の教育、経験、知識、スキル、および資格。
• サービスの競争力のあるコスト。
• 同様の顧客と協力する会社の専門知識。

8.考えられる障害について説明してください。

ここでは、限られたリソースやカスタムWebサイトなど、特定のベンダーがプロジェクトを正常に完了できない可能性のある障害の概要を説明します。 これにより、不満足な入札者を排除することができ、これらの課題に取り組むためのスキルと専門知識を持っているベンダーを特定するのにも役立ちます。

例

現時点で、Caroline's Websites、Inc.は現在、当社のWebサイトにカスタムコーディングを行っており、入札者はこのことに注意する必要があります。

9.プロジェクトの予算を述べます。

ベンダーは、入札を進める前に、サービスに対していくら支払うことができるかを知る必要があります。

例

Caroline's Websites、Inc.のプロジェクトの予算は$8,750.00です。

これらの要素は、Caroline's Websites、Inc.が完了を望んでいるプロジェクトの範囲を明確にし、サプライヤーが入札するかどうかを知ることができるように作成されました。 プロジェクトを定義することで、入札者は、プロジェクトが適切かどうか、および請求する可能性のある金額を判断できます。 可能な限り透明性を保つことは、長期的には両方の当事者に利益をもたらす（さらには保護する）のに役立ちます。

名前が示すように、RFIは情報の収集に関するものです。 これらは、市場に出回っているソリューションと、これらのソリューションを提供する企業が重要な問題の解決や重要なタスクの完了にどのように役立つかを把握するために企業によって使用されます。 RFIは、企業が何をしているのか、何を提供しているのか、特定の目標の達成にどのように役立つのかについてのデータを提出するよう企業に求めています。

一方、RFPはRFIに従います。 企業は、RFIから取得した情報を使用して、探しているもの、支出を計画している金額、ベンダーの選択方法を正確に詳細に示すRFPを作成します。 実際、RFIは、RFPの範囲を狭めて、選択プロセスを合理化するのに役立ちます。

注目に値する？ 探している製品またはサービスが正確にわかっている場合は、別のオプションもあります。見積もり依頼（RFQ）です。 潜在的なパートナーに専門知識と経験に基づいて提案を提出するよう求めるRFPとは異なり、RFQはコストに関するものです。特定のベンダーに、「Y」の時間枠で「X」のサービスまたはソリューションを提供するのにかかる費用を尋ねます。 「Z」条件。

RPFの最良の結果を実現する

RPFは、企業が社内の専門知識の範囲外のプロジェクトに入札するための準備を整えますが、それでもビジネスを成功させるために重要です。

そのため、RFPが明確で簡潔であり、プロジェクトに最適なパートナーを見つけるためのニーズに関する重要な詳細を把握していることを確認する価値があります。 どこから始めればいいのかわからない？ HubSpotの無料のRFPテンプレートのコピーを入手し、上記の手順に従って、プロジェクトを開始します。

編集者のメモ：この投稿は元々2018年6月に公開され、包括的に更新されています。