วิธีเขียนคำขอข้อเสนอด้วยเทมเพลตและตัวอย่าง

ไม่ว่าคุณจะทำงานให้กับเอเจนซี่ขนาดเล็กหรือบริษัทการตลาดรายใหญ่ คุณอาจต้องกรอกคำขอข้อเสนอหรือ RFP ในท้ายที่สุด

บริษัทของคุณไม่สามารถทำทุกอย่างภายในได้ และเมื่อธุรกิจของคุณจำเป็นต้องซื้อผลิตภัณฑ์หรือบริการจากที่อื่น คุณอาจต้องซื้อสินค้ารอบๆ RFP ช่วยให้คุณสามารถรวบรวมข้อเสนอจากผู้ขายต่างๆ และเลือกผู้ขายที่ตรงกับเกณฑ์ของคุณได้ดีที่สุด ทั้งในด้านทักษะและงบประมาณ

ทุกครั้งที่คุณจ้างงานภายนอกให้กับซัพพลายเออร์ อาจเกิดปัญหาต่างๆ เช่น การสื่อสารที่ผิดพลาดเกี่ยวกับขอบเขตของงานและค่าตอบแทน สิ่งที่ RFP ที่ดีควรทำคือกำจัดพื้นที่สีเทาเพื่อให้ทั้งสองฝ่ายเข้าใจว่าต้องส่งมอบอะไร เมื่อใด และมากน้อยเพียงใด

เทมเพลต RFP

ที่นี่ เราได้จัดเตรียมเทมเพลต RFP ที่คุณสามารถทำตามสำหรับโครงสร้างเริ่มต้น รวมถึงตัวอย่าง RFP สำหรับแรงบันดาลใจเพิ่มเติม แต่นี่ไม่ใช่ขนาดเดียว – คุณจะต้องปรับแต่ง RFP ของคุณให้ตรงกับความต้องการของบริษัทของคุณได้ดีที่สุด

ดาวน์โหลดเทมเพลต RFP ที่แก้ไขได้ฟรี

ไม่ใช่ว่าคุณเคยเห็นเทมเพลตแล้ว คุณจะเขียน RFP ได้อย่างไร เรามีคุณครอบคลุม

1. กำหนดโครงการ ขอบเขต และงบประมาณของคุณ

ก่อนที่จะออก RFP ให้ใช้เวลาในการกำหนดโครงการที่คุณต้องการทำให้เสร็จ ขอบเขตของโครงการ และจำนวนเงินที่คุณสามารถจ่ายได้ ข้อมูลนี้ให้กรอบงานสำหรับ RFP ของคุณและช่วยให้แน่ใจว่ามีความสมดุลระหว่างรายละเอียดที่กว้างเกินไปและมีรายละเอียดมากเกินไป

2. ให้ข้อมูลพื้นฐานและข้อมูลเบื้องต้น

ด้วยงบประมาณและขอบเขตในมือ คุณจะเริ่มสร้าง RFP ได้ แม้ว่าการจะอยากลงลึกในรายละเอียดก็ควรที่จะให้ข้อมูลพื้นฐานและข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับบริษัทของคุณ ซึ่งจะช่วยกำหนดเวทีสำหรับคู่ค้าที่มีศักยภาพโดยทำให้พวกเขาเข้าใจถึงตลาดปัจจุบัน เป้าหมายทางธุรกิจ และความท้าทายในปัจจุบันของคุณ

3. อธิบายบริการที่คุณต้องการ

ตอนนี้ ได้เวลาเจาะจงเกี่ยวกับบริการที่คุณต้องการเพื่อช่วยให้บรรลุเป้าหมายของคุณ ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังสร้างเว็บไซต์ คุณอาจมองหาบริษัทที่มีประสบการณ์การพัฒนาทั้งส่วนหน้าและส่วนหลัง หากคุณกำลังสร้างแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ ให้เน้นถึงความต้องการทักษะเฉพาะในด้านนั้น เช่น ความเชี่ยวชาญในการออกแบบที่ตอบสนองและการสร้างแอปพลิเคชันสำหรับแพลตฟอร์มมือถือหลายแพลตฟอร์ม

4. รายละเอียดเกณฑ์การคัดเลือกและระยะเวลาของคุณ

ถัดไปคือเกณฑ์การคัดเลือกและระยะเวลาสำหรับโครงการของคุณ ที่นี่ คุณสามารถเน้นว่าทักษะ บริการ และความเชี่ยวชาญทางการตลาดใดบ้างที่จำเป็นสำหรับการพิจารณา นี่คือเวลาที่ต้องระบุรายละเอียด: คำอธิบายที่ชัดเจนของเกณฑ์การคัดเลือกจะช่วยลดความเสี่ยงในการจัดเรียง RFP หลายรายการที่ไม่ตรงกับความต้องการของคุณ

สิ่งสำคัญคือต้องตรงไปตรงมาเกี่ยวกับไทม์ไลน์ของคุณ กำหนดวันที่สิ้นสุดสำหรับการส่ง RFP ให้กับพันธมิตรที่มีศักยภาพ วันที่สำหรับการคัดเลือกขั้นสุดท้าย และไทม์ไลน์ของโครงการตั้งแต่เริ่มจนจบที่ชัดเจน เพื่อให้บริษัทที่ยื่นข้อเสนอสามารถปรับเปลี่ยนการเสนอราคาได้

5. พิสูจน์อักษร RFP ของคุณและเผยแพร่

สุดท้ายแต่ไม่ท้ายสุด? พิสูจน์อักษร RFP ของคุณ — จากนั้นตรวจทานอีกครั้ง ทำไม เพราะแม้ความผิดพลาดเพียงเล็กน้อยก็อาจทำให้ไทม์ไลน์ของโครงการเสียหายได้ พิจารณาว่ารายละเอียดงบประมาณของคุณขาดหายไปเป็นศูนย์ หรือมีการสื่อสารที่ผิดพลาดเกี่ยวกับวันที่ครบกำหนดข้อเสนอและทำการเลือก ทั้งสองอย่างสามารถบังคับให้เริ่มกระบวนการ RFP ใหม่ทั้งหมดและเสียเวลาอันมีค่าไป

เมื่อคุณพอใจแล้วว่าทุกอย่างถูกต้องและครบถ้วนใน RFP ของคุณ ก็ถึงเวลาเริ่มใช้งานจริง ส่งอีเมลและโพสต์ลิงก์ในเว็บไซต์ของคุณเพื่อเริ่มกระบวนการค้นหาผู้ให้บริการที่เหมาะสมที่สุด เพื่อปรับปรุงกระบวนการนี้ ให้พิจารณาซอฟต์แวร์ข้อเสนอเพื่อเผยแพร่และจัดการการตอบกลับ RFP ของคุณ

เมื่อคุณเข้าใจพื้นฐานการเขียน RFP แล้ว คุณสามารถสร้างเทมเพลตของคุณเองแล้วกรอกข้อมูลเพื่อให้คุณสามารถเริ่มรับการเสนอราคาได้ เราจะใช้บริษัทสมมตินาม Caroline's Websites, Inc. เพื่อแสดงให้เห็นว่าแต่ละส่วนควรดำเนินการอย่างไร

ตัวอย่าง RFP

ชื่อหรือรายละเอียดโครงการ : บริการด้านการตลาด

ชื่อบริษัท: Caroline's Websites, Inc.

ที่อยู่: 302 Inbound Ave.

เมือง รัฐ รหัสไปรษณีย์: Boston, MA 29814

บุคคลที่ติดต่อฝ่ายจัดซื้อ: Caroline Forsey

หมายเลขโทรศัพท์ของ PCP: 227-124-2481

ที่อยู่อีเมลของ PCP: [ป้องกันอีเมล]

หมายเลขแฟกซ์: N/A

ต่อไป เราจะพูดถึงองค์ประกอบแต่ละอย่างของ RFP ด้วยข้อมูลโดยใช้บริษัทที่สมมติขึ้นเหมือนกัน

1. เขียนภูมิหลังและการแนะนำตัวของคุณ

ในย่อหน้าเกริ่นนำของคุณ คุณจะต้องรวมข้อมูลพื้นฐานที่เป็นประโยชน์เกี่ยวกับบริษัทของคุณ ไม่ว่าจะเป็นใครเป็นผู้ก่อตั้ง ผลิตภัณฑ์หรือบริการใดที่บริษัทของคุณนำเสนอ สิ่งที่ทำให้คุณแตกต่างจากคู่แข่ง และที่ตั้งของคุณอยู่ที่ไหน หากผู้ขายรายใดจริงจังในการทำงานกับคุณ พวกเขาต้องการข้อมูลนี้ก่อนที่จะดำเนินการต่อไป

ตัวอย่าง

Caroline's Websites, Inc. เป็นบริษัทออกแบบเว็บไซต์ที่สร้างขึ้นโดย Caroline Forsey ในปี 2010 Caroline's Websites, Inc. ภาคภูมิใจในแนวทางการออกแบบเว็บที่เน้นการทำงานเป็นทีม เราให้บริการออกแบบเว็บไซต์แก่ลูกค้าของเรา ซึ่งรวมถึงการเขียนโค้ด การพัฒนา และการสร้างแบรนด์ พนักงานของเราตั้งอยู่ในสำนักงานสองแห่งในรัฐแมสซาชูเซตส์

2. กำหนดเป้าหมายโครงการและขอบเขตการบริการของคุณ

ต่อไป คุณจะต้องร่างโครงร่างโครงการที่คุณต้องทำให้เสร็จ และเป้าหมายที่คุณคาดว่าจะทำให้สำเร็จจากโครงการ เป็นสิ่งสำคัญที่คุณจะต้องเจาะจงให้มากที่สุด แม้กระทั่งการสรุปงานและเกณฑ์ต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง คุณจะต้องรวมวลีเช่น "รางวัลจะมอบให้กับบริษัท X" โดยที่ "X" กำหนดวิธีที่คุณจะกำหนดผู้สมัครที่ดีที่สุด

ตัวอย่าง

Caroline's Websites, Inc. กำลังมองหาบริการของบริษัทสื่อสารและการตลาดที่ให้บริการเต็มรูปแบบเพื่อพัฒนาและดำเนินการแผนการตลาดแบบบูรณาการที่ครอบคลุมซึ่งจะช่วยเพิ่มสถานะ SEO ของเรา ดึงดูดผู้ติดตามโซเชียลมีเดียมากขึ้น และดำเนินการรณรงค์สร้างลูกค้าเป้าหมายให้เสร็จสิ้นอย่างมีประสิทธิภาพ รางวัลจะมอบให้กับบริษัทที่ตอบสนองและมีความรับผิดชอบ โดยพิจารณาจากมูลค่าสูงสุดและความสามารถระดับมืออาชีพ

บริษัทที่ได้รับการคัดเลือกจะรับผิดชอบในการพัฒนาและดำเนินการตามแผนการตลาดที่ครอบคลุมและคุ้มค่า

งานรวมถึงแต่ไม่จำกัดเฉพาะเกณฑ์ต่อไปนี้:

• แคมเปญการสร้างความสนใจในตัวสินค้า
• กลยุทธ์สื่อแบบชำระเงิน
• การผลิตสื่อสร้างสรรค์รวมถึงหลักประกันและไดเร็กเมล์
• แคมเปญการตลาดออนไลน์
• การปรับปรุงเว็บไซต์
• การเพิ่มประสิทธิภาพกลไกค้นหา
• การจัดการบัญชีทั่วไป
• การสื่อสารอื่นๆ และ/หรือความช่วยเหลือด้านการตลาดตามความจำเป็น

3. ให้รายละเอียดกำหนดการเลือกที่คาดหวังของคุณ

คุณจำเป็นต้องใส่กำหนดการโดยละเอียดเพื่อให้ผู้ขายทราบว่าสามารถดำเนินการตามกำหนดเวลาได้หรือไม่ นอกจากนี้ คุณจะต้องให้หน้าต่างกับผู้ขายว่าเมื่อใดที่พวกเขาสามารถถามคำถามเกี่ยวกับโครงการของคุณได้

ตัวอย่าง

ระยะเวลาขอข้อเสนอมีดังนี้:

คำขอ RFP: 1 มิถุนายน 20XX

กำหนดเส้นตายสำหรับผู้เสนอราคาเพื่อส่งคำถาม: 5 กรกฎาคม 20XX

[ชื่อบริษัท] ตอบคำถามผู้ประมูล: 20 กรกฎาคม 20XX

การคัดเลือกผู้เสนอราคาสูงสุด / การแจ้งผู้ประมูลไม่สำเร็จ: 31 กรกฎาคม 20XX

เริ่มการเจรจา: 5 สิงหาคม 20XX

รางวัลสัญญา / การแจ้งผู้ประมูลไม่สำเร็จ : 31 สิงหาคม 20XX

4. ระบุเวลาและสถานที่ในการยื่นข้อเสนอ

เช่นเดียวกับวรรค #3 นี่เป็นข้อมูลสำคัญที่คุณต้องการนำเสนออย่างชัดเจน ดังนั้นผู้ขายจึงรู้ว่าจะส่งตนเองเพื่อประกอบการพิจารณาอย่างไรและที่ไหน

ตัวอย่าง

RFP จะโพสต์บนเว็บไซต์ของเรา Carolinewebsites.com และสามารถดาวน์โหลดได้โดยตรงจากที่นั่น ณ เวลา 10.00 น. ของวันที่ 1 มิถุนายน 20XX

ผู้ตอบ RFP นี้ต้องส่งต้นฉบับหนึ่งฉบับและสำเนาข้อเสนอห้าฉบับ ต้องได้รับคำตอบภายในวันที่ 25 กรกฎาคม 20XX คำตอบควรทำเครื่องหมายอย่างชัดเจนว่า "RFP-MarketingServices" และส่งทางไปรษณีย์หรือจัดส่งไปยังผู้ติดต่อที่ระบุไว้ข้างต้น

5. กำหนดไทม์ไลน์ของคุณให้ชัดเจน

การรวมกรอบเวลาใน RFP ของคุณทำให้คุณสามารถกำจัดผู้ขายที่ไม่สามารถทำงานได้ภายในข้อจำกัดด้านเวลาของคุณ ถ้าคุณมีเวลายืดหยุ่น คุณสามารถเขียนประมาณว่า “บริษัทของเราหวังว่าจะเสร็จสิ้นโครงการภายในหกเดือน แต่เราเปิดให้เจรจาสำหรับผู้สมัครที่เหมาะสม”

ตัวอย่าง

Caroline's Websites, Inc. ต้องการโครงการให้แล้วเสร็จภายใน 8 เดือน

6. ระบุองค์ประกอบสำคัญของข้อเสนอ

หากคุณไม่ได้ร่างโครงร่างที่ชัดเจนและเจาะจงสิ่งที่คุณคาดหวังให้ผู้เสนอราคารวมไว้ในข้อเสนอของพวกเขา คุณไม่จำเป็นต้องตำหนิพวกเขาหากพวกเขาไม่ได้รวมไว้ คุณจำเป็นต้องร่างรายการตรวจสอบเพื่อให้ผู้ขายทราบว่าองค์ประกอบใดที่คุณคาดว่าจะได้รับ นอกจากนี้ยังเป็นการทดสอบที่ดีสำหรับผู้ที่สามารถตอบสนองความต้องการของคุณได้ หากผู้ขายไม่สามารถดำเนินการตามองค์ประกอบทั้งหมดของข้อเสนอได้ คุณก็ไม่อาจไว้ใจพวกเขาให้เสร็จสิ้นโครงการได้เช่นกัน

ตัวอย่าง

การส่งอย่างน้อยต้องมีองค์ประกอบต่อไปนี้:

• คำอธิบายของบริษัทที่มีภาพรวมทั่วไป ชื่อและข้อมูลรับรองของทีมสร้างสรรค์ จำนวนพนักงานเต็มเวลา
• การบรรยายในหน้าเดียวสรุปจุดแข็งของบริษัทและทักษะหรือความสามารถที่แตกต่างซึ่งอาจเกี่ยวข้องกับเว็บไซต์ของ Caroline, Inc.
• การเลือกตัวแทนของโฆษณาบนโซเชียลมีเดีย สื่อตอบสนองโดยตรง หลักประกัน และการพัฒนาเว็บไซต์ที่สร้างขึ้นสำหรับลูกค้าปัจจุบันและอดีต

7. ทำให้เกณฑ์การประเมินของคุณชัดเจน

การสรุปความคาดหวังของคุณจะช่วยขจัดผู้ขายที่ไม่ตรงตามพวกเขา สำหรับส่วนนี้ คุณจะต้องระดมความคิดร่วมกับทีมของคุณเพื่อหารายการที่จำเป็นที่คุณรู้สึกว่าเป็นตัวบ่งชี้ที่ดีที่สุดสำหรับผู้สมัครที่น่าประทับใจ รายการของคุณอาจรวมถึงตัวอย่างงานที่ผ่านมา บันทึกความสำเร็จที่พิสูจน์แล้วกับบริษัทในอุตสาหกรรมที่คล้ายคลึงกัน ความเชี่ยวชาญและทักษะทางเทคนิคที่ตรงตามความต้องการของคุณ และต้นทุนการบริการภายในช่วงราคาของคุณ

ตัวอย่าง

ผู้ตอบที่ประสบความสำเร็จจะมี:

• มีประสบการณ์การทำงานเป็นตัวแทนการตลาดอย่างน้อย 24 เดือน และมีความสามารถด้านการตลาด บริการเชิงสร้างสรรค์ การผลิต การวางแผนและการจัดวางสื่อ การตอบสนองโดยตรง และการวิจัย
• การศึกษา ประสบการณ์ ความรู้ ทักษะ และคุณสมบัติของบริษัทและบุคคลที่จะพร้อมให้บริการเหล่านี้
• ต้นทุนการบริการที่แข่งขันได้
• ความเชี่ยวชาญของบริษัทในการทำงานกับลูกค้าที่คล้ายคลึงกัน

8. อธิบายสิ่งกีดขวางบนถนนที่เป็นไปได้

ในที่นี้ คุณจะต้องร่างโครงร่างอุปสรรคใดๆ เช่น ทรัพยากรที่จำกัดหรือเว็บไซต์ที่กำหนดเอง ที่อาจป้องกันไม่ให้ผู้ขายบางรายทำโครงการให้สำเร็จ วิธีนี้ช่วยให้คุณกำจัดผู้เสนอราคาที่ไม่น่าพอใจได้ และยังช่วยให้คุณพิจารณาว่าผู้ขายรายใดมีทักษะและความเชี่ยวชาญในการรับมือกับความท้าทายเหล่านั้น

ตัวอย่าง

ในขณะนี้ Caroline's Websites, Inc. มีการเข้ารหัสแบบกำหนดเองบนเว็บไซต์ของเรา ซึ่งผู้ประมูลควรทราบ

9. ระบุงบประมาณของคุณสำหรับโครงการ

ผู้ขายทุกรายจำเป็นต้องรู้ว่าคุณสามารถจ่ายเงินได้เท่าไรสำหรับบริการของพวกเขา ก่อนที่พวกเขาจะดำเนินการเสนอราคาต่อไป

ตัวอย่าง

งบประมาณของ Caroline's Websites, Inc. สำหรับโครงการคือ 8,750.00 ดอลลาร์

องค์ประกอบเหล่านี้เขียนขึ้นในลักษณะที่จะชี้แจงขอบเขตของโครงการที่เว็บไซต์ของ Caroline, Inc. ต้องการให้เสร็จสมบูรณ์ เพื่อให้ซัพพลายเออร์ทราบว่าจะเสนอราคาหรือไม่ การกำหนดโครงการทำให้ผู้เสนอราคาสามารถกำหนดได้ว่าพวกเขาเหมาะสมหรือไม่และน่าจะคิดค่าใช้จ่ายเท่าใด การโปร่งใสมากที่สุดจะเป็นประโยชน์ (และแม้กระทั่งปกป้อง) ทั้งสอง ฝ่ายในระยะยาว

ตามชื่อที่ชัดเจน RFIs เกี่ยวกับการรวบรวมข้อมูล บริษัทใช้ข้อมูลเหล่านี้เพื่อทำความเข้าใจว่าโซลูชันใดบ้างในตลาด และวิธีที่บริษัทที่นำเสนอโซลูชันเหล่านี้สามารถช่วยแก้ปัญหาหลักหรือทำงานหลักให้เสร็จสิ้นได้ RFIs ขอให้บริษัทส่งข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาทำ สิ่งที่พวกเขาเสนอ และวิธีที่พวกเขาสามารถช่วยให้บรรลุเป้าหมายเฉพาะได้

RFPs ในขณะเดียวกันก็ปฏิบัติตาม RFI การใช้ข้อมูลที่ได้รับจาก RFIs บริษัทต่างๆ จะสร้าง RFP ที่มีรายละเอียดว่าต้องการอะไร พวกเขากำลังวางแผนที่จะใช้จ่ายเท่าใด และเราจะเลือกผู้ขายอย่างไร ผลที่ได้คือ RFI ช่วยลดขอบเขตของ RFP ให้แคบลง เพื่อช่วยปรับปรุงกระบวนการคัดเลือก

น่าสังเกต? นอกจากนี้ยังมีอีกตัวเลือกหนึ่งหากคุณทราบแน่ชัดว่าผลิตภัณฑ์หรือบริการใดที่คุณต้องการ: ขอใบเสนอราคา (RFQ) ไม่เหมือนกับ RFP ที่ขอให้พันธมิตรที่มีศักยภาพยื่นข้อเสนอตามความเชี่ยวชาญและประสบการณ์ของพวกเขา RFQ นั้นเกี่ยวกับต้นทุน: คุณกำลังถามผู้ขายเฉพาะว่าจะต้องเสียค่าใช้จ่ายเท่าใดในการส่งมอบบริการหรือโซลูชัน "X" ในกรอบเวลา "Y" ภายใต้ เงื่อนไข “Z”

ตระหนักถึงผลลัพธ์ที่ดีที่สุดสำหรับ RPF . ของคุณ

RPF ของคุณกำหนดเวทีสำหรับบริษัทต่างๆ ในการเสนอราคาโครงการที่อยู่นอกเหนือขอบเขตของความเชี่ยวชาญภายในของคุณ แต่ก็ยังมีความสำคัญสำหรับธุรกิจของคุณที่จะประสบความสำเร็จ

ด้วยเหตุนี้ คุณจึงควรตรวจสอบให้แน่ใจว่า RFP ของคุณมีความชัดเจน รัดกุม และรวบรวมรายละเอียดสำคัญเกี่ยวกับความต้องการของคุณ เพื่อช่วยค้นหาพันธมิตรที่เหมาะสมที่สุดสำหรับโครงการของคุณ ไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นที่ไหน? หยิบสำเนาเทมเพลต RFP ฟรีของ HubSpot ทำตามขั้นตอนด้านบน และเริ่มต้นโครงการของคุณ

หมายเหตุบรรณาธิการ: โพสต์นี้เผยแพร่ครั้งแรกในเดือนมิถุนายน 2018 และได้รับการอัปเดตเพื่อความครอบคลุม