Cómo escribir una solicitud de propuesta con plantilla y muestra

Ya sea que esté trabajando para una agencia pequeña o una importante empresa de marketing, es probable que eventualmente necesite completar una Solicitud de propuesta o RFP.

Su empresa no puede hacer todo internamente, y cuando su empresa necesita comprar un producto o servicio en otro lugar, es posible que deba darse una vuelta. Una RFP le permite recopilar ofertas de varios proveedores y seleccionar el proveedor que mejor se adapte a sus criterios, tanto en lo que respecta a la habilidad como al presupuesto.

Cada vez que subcontrata el trabajo a un proveedor, existe la posibilidad de que surjan problemas como la falta de comunicación sobre el alcance del trabajo y la compensación. Lo que hace una buena RFP es eliminar las áreas grises para que ambas partes entiendan qué se debe entregar, cuándo y por cuánto.

Plantilla RFP

Aquí, proporcionamos una plantilla de RFP que puede seguir para la estructura inicial, así como una muestra de RFP para obtener más inspiración. Pero no es una solución única para todos: deberá adaptar su RFP para articular mejor las necesidades de su empresa.

Descargue una plantilla RFP editable y gratuita.

No es que haya visto la plantilla, ¿cómo se escribe realmente una RFP? Te tenemos cubierto.

1. Defina su proyecto, alcance y presupuesto.

Antes de emitir su RFP, tómese el tiempo para definir el proyecto que desea completar, su alcance y cuánto puede gastar. Esta información proporciona el marco para su RFP y ayuda a garantizar que logre un equilibrio entre lo demasiado general y lo demasiado detallado.

2. Proporcionar antecedentes e información introductoria.

Con el presupuesto y el alcance disponibles, puede comenzar a elaborar su RFP. Si bien es tentador sumergirse directamente en los detalles, es una buena idea proporcionar algunos antecedentes y datos introductorios sobre su empresa. Esto ayuda a preparar el escenario para los socios potenciales al darles una idea de su mercado actual, objetivos comerciales y desafíos actuales.

3. Describa los servicios que está buscando.

Ahora es el momento de ser específico sobre los servicios que está buscando para ayudarlo a lograr sus objetivos. Por ejemplo, si está creando un sitio web, puede buscar una empresa con experiencia en desarrollo de front-end y back-end. Si está creando una aplicación móvil, resalte la necesidad de habilidades específicas en esa área, como experiencia en diseño receptivo y creación de aplicaciones para múltiples plataformas móviles.

4. Detalle sus criterios de selección y plazos.

Lo siguiente son los criterios de selección y los plazos para su proyecto. Aquí, puede resaltar qué habilidades, servicios y experiencia en el mercado se requieren para su consideración. Este es el momento de ser específico: las descripciones claras de los criterios de selección ayudarán a reducir el riesgo de clasificar varias RFP que no satisfacen sus necesidades.

También es importante ser sincero con los plazos. Proporcione a los socios potenciales una fecha de finalización para la presentación de RFP, una fecha para la selección final y un cronograma claro de principio a fin del proyecto para que las empresas que presenten una propuesta puedan ajustar su oferta.

5. Corrija su RFP y publíquelo.

¿Por último pero nunca menos importante? Corrija su RFP y luego vuelva a revisarla. ¿Por qué? Porque incluso los errores más pequeños podrían descarrilar los plazos del proyecto. Considere la posibilidad de que falte un cero en los detalles de su presupuesto, o una falta de comunicación sobre las fechas de vencimiento de las propuestas y las selecciones; ambos podrían forzar un reinicio de todo el proceso de RFP y perder un tiempo precioso.

Una vez que esté satisfecho de que todo en su RFP es preciso y completo, es hora de comenzar. Envíe correos electrónicos y publique enlaces en su sitio para comenzar el proceso de encontrar el proveedor más adecuado. Para agilizar este proceso, considere el software de propuestas para publicar y administrar las respuestas a su RFP.

Ahora que comprende los conceptos básicos para escribir una RFP, puede crear su propia plantilla y luego completarla para que pueda comenzar a aceptar ofertas. Utilizaremos una empresa ficticia, Caroline's Websites, Inc., para ilustrar exactamente cómo debe ejecutarse cada sección.

Muestra de RFP

Nombre o descripción del proyecto: Servicios de marketing

Nombre de la empresa: Caroline's Websites, Inc.

Dirección: 302 Inbound Ave.

Ciudad, Estado, Código Postal: Boston, MA 29814

Persona de contacto de adquisiciones: Caroline Forsey

Número de teléfono del PCP: 227-124-2481

Dirección de correo electrónico del PCP: [email protected]

Número de fax: N/A

A continuación, entraremos en cada uno de los elementos de la RFP con información utilizando la misma empresa ficticia.

1. Escribe tus antecedentes y tu introducción.

En su párrafo introductorio, querrá incluir información básica útil sobre su empresa: quién la fundó, qué producto o servicio ofrece su empresa, qué lo diferencia de la competencia y dónde se encuentra. Si algún proveedor se toma en serio trabajar con usted, querrá esta información antes de seguir adelante.

Ejemplo

Caroline's Websites, Inc. es una empresa de diseño web creada por Caroline Forsey en 2010. Caroline's Websites, Inc. se enorgullece de su enfoque de diseño web orientado al equipo y basado en soluciones. Brindamos a nuestros clientes servicios de diseño web que incluyen codificación, desarrollo y desarrollo de marca. Nuestro personal está ubicado en dos oficinas en Massachusetts.

2. Defina los objetivos de su proyecto y el alcance de los servicios.

A continuación, querrá delinear el proyecto que necesita completar y los objetivos que espera lograr del proyecto. Es importante que sea lo más específico posible, incluso describiendo las tareas individuales y los criterios involucrados. Querrá incluir frases como "El premio se otorgará a X empresa", y la "X" establecerá cómo determinará el mejor candidato.

Ejemplo

Caroline's Websites, Inc. está buscando los servicios de una empresa de marketing y comunicaciones de servicio completo para desarrollar y ejecutar un plan de marketing integral integral que aumente nuestra presencia de SEO; atrae a más seguidores en las redes sociales; y completa efectivamente una campaña de generación de prospectos. El premio se otorgará a una empresa receptiva y responsable basada en el mejor valor y capacidad profesional.

La empresa seleccionada será responsable del desarrollo y la implementación de un plan de marketing integral y rentable.

Las tareas incluyen, entre otros, los siguientes criterios:

• campaña de generación de leads
• estrategia de medios pagados
• Producción de material creativo, incluidos material publicitario y correo directo
• Campaña de marketing en línea
• Mejora del sitio web
• optimización de motores de búsqueda
• Gestión de cuentas generales
• Otra asistencia relacionada con las comunicaciones y/o el marketing según sea necesario

3. Detalle su programa de selección anticipado.

Es fundamental que incluya un cronograma detallado para que los proveedores sepan si pueden cumplir con sus plazos. También deberá darles a los proveedores una ventana para que puedan hacer preguntas sobre su proyecto.

Ejemplo

El cronograma de la Solicitud de Propuesta es el siguiente:

Solicitud de RFP: 1 de junio de 20XX

Fecha límite para que los oferentes presenten preguntas: 5 de julio de 20XX

[Nombre de la empresa] responde a las preguntas de los postores: 20 de julio de 20XX

Selección de los Mejores Postores / Notificación a los Postores No Ganadores: 31 de julio de 20XX

Inicio de Negociación: 5 de agosto de 20XX

Adjudicación de Contrato / Notificación a Postores Perdedores: 31 de agosto de 20XX

4. Describa la hora y el lugar para la presentación de propuestas.

Similar al párrafo 3, esta es información importante que querrá presentar claramente, para que los proveedores sepan cómo y dónde enviarse para su consideración.

Ejemplo

La RFP se publicará en nuestro sitio web, Carolinewebsites.com, y se puede descargar desde allí directamente a partir de las 10 a. m. del 1 de junio de 20XX.

Quienes respondan a esta RFP deben presentar un original y cinco copias de su propuesta. Las respuestas deben recibirse a más tardar el 25 de julio de 20XX. Las respuestas deben estar claramente marcadas como "RFP-Marketing Services" y enviarse por correo o entregarse a la persona de contacto mencionada anteriormente.

5. Defina claramente su línea de tiempo.

Al incluir un marco de tiempo en su RFP, puede eliminar a cualquier proveedor que no pueda trabajar dentro de sus limitaciones de tiempo. Si eres flexible con tu tiempo, puedes escribir algo como “Nuestra empresa espera terminar el proyecto dentro de seis meses, pero estamos abiertos a negociar para encontrar al candidato adecuado”.

Ejemplo

Caroline's Websites, Inc. necesita completar el proyecto en un plazo de 8 meses.

6. Especificar los elementos clave de una propuesta.

Si no describe de manera clara y específica lo que espera que los postores incluyan en su propuesta, no necesariamente puede culparlos si no lo incluyen. Es fundamental que describa una lista de verificación para que los proveedores sepan qué elementos espera recibir. También es una buena prueba para saber quién es capaz de manejar sus demandas: si un proveedor no puede completar todos los elementos de su propuesta, probablemente tampoco pueda confiar en él para terminar su proyecto.

Ejemplo

Una presentación debe, como mínimo, incluir los siguientes elementos:

• Descripción de la empresa que incluye una descripción general, nombres y credenciales del equipo creativo, número de empleados a tiempo completo.
• Una descripción de una página que describe las fortalezas de la empresa y las habilidades o capacidades distintivas que podrían relacionarse con Caroline's Websites, Inc.
• Una selección representativa de anuncios en redes sociales, material de respuesta directa, garantías y desarrollo de sitios web creados para clientes actuales y pasados.

7. Deja claros tus criterios de evaluación.

Describir sus expectativas ayudará a eliminar a los proveedores que no las cumplan. Para esta sección, querrá hacer una lluvia de ideas con su equipo para elaborar una lista obligatoria de elementos que considere que son los mejores indicadores de candidatos impresionantes. Su lista podría incluir muestras de trabajos anteriores, un historial de éxito comprobado con empresas de industrias similares, la experiencia y las habilidades técnicas para satisfacer sus demandas y un costo de los servicios dentro de su rango de precios.

Ejemplo

El encuestado exitoso tendrá:

• Experiencia trabajando como agencia de marketing durante un mínimo de 24 meses y poseer capacidades internas de servicio completo para marketing, servicios creativos, producción, planificación y ubicación de medios, respuesta directa e investigación.
• La educación, la experiencia, el conocimiento, las habilidades y las calificaciones de la empresa y de las personas que estarán disponibles para prestar estos servicios.
• El costo competitivo de los servicios.
• La experiencia de la empresa en trabajar con clientes similares.

8. Describa cualquier posible obstáculo.

Aquí, querrá delinear cualquier obstáculo, como recursos limitados o un sitio web personalizado, que podría impedir que ciertos proveedores completen con éxito el proyecto. Esto le permite eliminar a los licitadores insatisfactorios y también lo ayudará a determinar qué proveedores tienen las habilidades y la experiencia para enfrentar esos desafíos.

Ejemplo

En este momento, Caroline's Websites, Inc. actualmente tiene una codificación personalizada en nuestro sitio web, que los postores deben conocer.

9. Indique su presupuesto para el proyecto.

Cualquier proveedor necesita saber cuánto puede pagarle por sus servicios antes de que avance con su oferta.

Ejemplo

El presupuesto de Caroline's Websites, Inc. para el proyecto es de $8,750.00.

Estos elementos se redactaron de manera que se aclarara el alcance del proyecto que Caroline's Websites, Inc. quiere que se complete para que los proveedores sepan si presentar o no una oferta. Definir el proyecto le permite al postor determinar si es una buena opción y cuánto cobraría probablemente. Ser lo más transparente posible sirve para beneficiar (e incluso proteger) a ambas partes a largo plazo.

Como su nombre deja en claro, las RFI consisten en recopilar información. Las empresas los utilizan para tener una idea de qué soluciones hay en el mercado y cómo las empresas que ofrecen estas soluciones podrían ayudar a resolver un problema clave o completar una tarea clave. Las RFI solicitan a las empresas que envíen datos sobre lo que hacen, lo que ofrecen y cómo pueden ayudar a lograr objetivos específicos.

Mientras tanto, las RFP siguen a las RFI. Usando la información obtenida de las RFI, las empresas crean RFP que detallan exactamente lo que están buscando, cuánto planean gastar y cómo se seleccionarán los proveedores. En efecto, las RFI ayudan a reducir el alcance de las RFP para ayudar a agilizar el proceso de selección.

¿Digno de mención? También hay otra opción si sabe exactamente qué producto o servicio está buscando: Solicitud de cotización (RFQ). A diferencia de una RFP, que solicita a los socios potenciales que presenten una propuesta basada en su experiencia y conocimientos, una RFQ tiene que ver con el costo: le está preguntando a un proveedor específico cuánto costaría entregar el servicio o la solución "X" en el marco de tiempo "Y" en Condiciones “Z”.

Obtener los mejores resultados para su RPF

Su RPF prepara el escenario para que las empresas presenten ofertas en proyectos que están fuera del alcance de su experiencia interna, pero que aún son críticos para que su negocio tenga éxito.

Como resultado, vale la pena asegurarse de que su RFP sea clara, concisa y capture los detalles clave sobre sus necesidades para ayudar a encontrar el mejor socio para su proyecto. ¿No estás seguro por dónde empezar? Consigue una copia de la plantilla RFP gratuita de HubSpot, sigue los pasos anteriores y pon en marcha tus proyectos.

Nota del editor: esta publicación se publicó originalmente en junio de 2018 y se actualizó para que sea más completa.