Jak napisać zapytanie ofertowe z szablonem i próbką

Niezależnie od tego, czy pracujesz dla małej agencji, czy dużej firmy marketingowej, prawdopodobnie w końcu będziesz musiał wypełnić zapytanie ofertowe lub zapytanie ofertowe.

Twoja firma nie może zrobić wszystkiego wewnętrznie, a gdy Twoja firma musi kupić produkt lub usługę z innego miejsca, być może będziesz musiał się rozejrzeć. Zapytanie ofertowe pozwala zebrać oferty od różnych dostawców i wybrać dostawcę, który najlepiej spełnia Twoje kryteria, zarówno pod względem umiejętności, jak i budżetu.

Za każdym razem, gdy zlecasz pracę dostawcy, istnieje możliwość wystąpienia problemów, takich jak nieporozumienia dotyczące zakresu pracy i wynagrodzenia. To, co robi dobre zapytanie ofertowe, to eliminacja szarych obszarów, aby obie strony zrozumiały, co należy dostarczyć, kiedy i za ile.

Szablon zapytania ofertowego

W tym miejscu udostępniliśmy szablon zapytania ofertowego, który można zastosować w celu uzyskania początkowej struktury, a także przykładowe zapytanie ofertowe dla dalszych inspiracji. Ale nie jest to rozwiązanie uniwersalne — musisz dostosować swoje zapytanie ofertowe, aby jak najlepiej wyrazić potrzeby swojej firmy.

Pobierz darmowy, edytowalny szablon zapytania ofertowego.

Nie to, że widziałeś szablon, jak właściwie napisać zapytanie ofertowe? Jesteśmy z Tobą.

1. Zdefiniuj swój projekt, zakres i budżet.

Przed wydaniem zapytania ofertowego poświęć trochę czasu na określenie projektu, który chcesz zrealizować, jego zakresu i kwoty, którą możesz wydać. Informacje te stanowią ramy dla zapytania ofertowego i pomagają zapewnić równowagę między zbyt ogólnymi a zbyt szczegółowymi.

2. Podaj informacje ogólne i wstępne.

Mając do dyspozycji budżet i zakres, możesz zacząć tworzyć swoje zapytanie ofertowe. Chociaż zagłębienie się w szczegóły jest kuszące, dobrym pomysłem jest podanie podstawowych i wstępnych danych dotyczących Twojej firmy. Pomaga to przygotować scenę dla potencjalnych partnerów, dając im poczucie aktualnego rynku, celów biznesowych i bieżących wyzwań.

3. Opisz usługi, których szukasz.

Teraz nadszedł czas, aby sprecyzować usługi, których szukasz, aby osiągnąć swoje cele. Na przykład, jeśli budujesz witrynę internetową, możesz poszukać firmy z doświadczeniem w programowaniu zarówno front-end, jak i back-end. Jeśli tworzysz aplikację mobilną, podkreśl potrzebę posiadania określonych umiejętności w tym obszarze, takich jak doświadczenie w projektowaniu responsywnym i tworzeniu aplikacji na wiele platform mobilnych.

4. Podaj szczegółowe kryteria wyboru i terminy.

Następne są kryteria wyboru i harmonogramy dla twojego projektu. Tutaj możesz podkreślić, jakie umiejętności, usługi i wiedza rynkowa są wymagane do rozważenia. Nadszedł czas, aby uzyskać szczegółowe informacje: jasne opisy kryteriów wyboru pomogą zmniejszyć ryzyko sortowania wielu zapytań ofertowych, które nie spełniają Twoich potrzeb.

Ważne jest również, aby z wyprzedzeniem informować o swoich terminach. Daj potencjalnym partnerom datę zakończenia składania zapytań ofertowych, datę ostatecznego wyboru i jasny harmonogram projektu od początku do końca, aby firmy składające wnioski mogły dopracować swoją ofertę.

5. Sprawdź swoje zapytanie ofertowe i rozpocznij transmisję na żywo.

Ostatnia, ale nigdy najmniej ważna? Sprawdź swoje zapytanie ofertowe — a następnie sprawdź je ponownie. Czemu? Ponieważ nawet małe błędy mogą wykoleić harmonogram projektu. Rozważ brak zera w szczegółach budżetu lub nieporozumienie dotyczące terminów składania wniosków i dokonywania wyborów; oba mogą wymusić ponowne uruchomienie całego procesu RFP i zmarnować cenny czas.

Po upewnieniu się, że wszystko w Twoim zapytaniu ofertowym jest dokładne i kompletne, czas rozpocząć transmisję na żywo. Wysyłaj e-maile i publikuj linki w swojej witrynie, aby rozpocząć proces wyszukiwania najlepiej dopasowanego dostawcy. Aby usprawnić ten proces, rozważ oprogramowanie propozycji do publikowania odpowiedzi na Twoje zapytanie ofertowe i zarządzania nimi.

Teraz, gdy znasz już podstawy pisania zapytania ofertowego, możesz zbudować własny szablon, a następnie go wypełnić, aby móc zacząć akceptować oferty. Użyjemy fikcyjnej firmy, Caroline's Websites, Inc., aby dokładnie zilustrować, jak należy wykonać każdą sekcję.

Próbka zapytania ofertowego

Nazwa lub opis projektu: Usługi marketingowe

Nazwa firmy: Caroline's Websites, Inc.

Adres: 302 Inbound Ave.

Miasto, stan, kod pocztowy: Boston, MA 29814

Osoba kontaktowa ds. zamówień: Caroline Forsey

Numer telefonu PCP: 227-124-2481

Adres e-mail PCP: [email chroniony]

Numer faksu: nie dotyczy

Następnie przejdziemy do każdego z elementów zapytania ofertowego z informacjami dotyczącymi tej samej fikcyjnej firmy.

1. Napisz swoje pochodzenie i wprowadzenie.

W akapicie wprowadzającym będziesz chciał zawrzeć przydatne informacje podstawowe o Twojej firmie — kto ją założył, jakie produkty lub usługi oferuje Twoja firma, co odróżnia Cię od konkurencji i gdzie się znajdujesz. Jeśli jakikolwiek dostawca poważnie podchodzi do współpracy z Tobą, będzie chciał uzyskać te informacje przed przejściem dalej.

Przykład

Caroline's Websites, Inc. to firma zajmująca się projektowaniem stron internetowych stworzona przez Caroline Forsey w 2010 roku. Caroline's Websites, Inc. szczyci się zorientowanym na zespół, opartym na rozwiązaniach podejściu do projektowania stron internetowych. Naszym klientom oferujemy usługi projektowania stron internetowych, w tym kodowanie, rozwój i branding. Nasz personel znajduje się w dwóch biurach w Massachusetts.

2. Zdefiniuj cele projektu i zakres usług.

Następnie będziesz chciał nakreślić projekt, który chcesz ukończyć, oraz cele, które chcesz osiągnąć dzięki projektowi. Ważne jest, abyś był jak najbardziej szczegółowy — nawet określając poszczególne zadania i związane z nimi kryteria. Będziesz chciał dołączyć wyrażenia takie jak „Nagroda zostanie przyznana firmie X”, przy czym „X” określa, w jaki sposób wybierzesz najlepszego kandydata.

Przykład

Caroline's Websites, Inc. poszukuje usług firmy zajmującej się komunikacją i marketingiem świadczącą pełen zakres usług w celu opracowania i realizacji kompleksowego zintegrowanego planu marketingowego, który zwiększy naszą obecność w SEO; przyciąga więcej obserwujących w mediach społecznościowych; i skutecznie kończy kampanię generowania leadów. Nagroda zostanie przyznana responsywnej i odpowiedzialnej firmie opartej na najlepszej wartości i profesjonalnych umiejętnościach.

Wybrana firma będzie odpowiedzialna za opracowanie i wdrożenie kompleksowego i efektywnego kosztowo planu marketingowego.

Zadania obejmują między innymi następujące kryteria:

• Kampania generowania leadów
• Strategia płatnych mediów
• Produkcja materiałów kreatywnych, w tym materiałów zabezpieczających i direct mail
• Kampania marketingowa online
• Ulepszenie strony internetowej
• Optymalizacja wyszukiwarki
• Ogólne zarządzanie kontem
• Inna pomoc związana z komunikacją i/lub marketingiem zgodnie z wymaganiami

3. Opisz przewidywany harmonogram selekcji.

Bardzo ważne jest, aby dołączyć szczegółowy harmonogram, aby dostawcy wiedzieli, czy są w stanie dotrzymać Twoich terminów. Musisz także dać dostawcom okno, w którym mogą zadawać pytania dotyczące Twojego projektu.

Przykład

Harmonogram zapytania ofertowego jest następujący:

Prośba o zapytanie ofertowe: 1 czerwca 20XX

Ostateczny termin składania pytań przez licytujących: 5 lipca 20XX r.

[Nazwa firmy] Odpowiada na pytania licytantów: 20 lipca 20XX

Wybór najlepszych licytantów / powiadomienie przegranych licytantów: 31 lipca 20XX

Początek negocjacji: 5 sierpnia 20XX

Przyznanie kontraktu / powiadomienie przegranych oferentów: 31 sierpnia 20XX r.

4. Opisz czas i miejsce składania wniosków.

Podobnie jak w akapicie 3, jest to ważna informacja, którą chcesz wyraźnie przedstawić, aby sprzedawcy wiedzieli, jak i gdzie zgłosić się do rozważenia.

Przykład

Zapytanie ofertowe zostanie opublikowane na naszej stronie internetowej Carolinewebsites.com i będzie można je pobrać bezpośrednio z tego miejsca o godzinie 10.00 dnia 1 czerwca 20XX.

Respondenci niniejszego zapytania ofertowego muszą złożyć jeden oryginał i pięć kopii swojej propozycji. Odpowiedzi należy nadsyłać nie później niż 25 lipca 20XX. Odpowiedzi powinny być wyraźnie oznaczone „RFP-MarketingServices” i przesłane lub dostarczone do osoby kontaktowej wymienionej powyżej.

5. Jasno zdefiniuj swoją oś czasu.

Uwzględniając ramy czasowe w zapytaniu ofertowym, możesz wyeliminować każdego dostawcę, który nie może pracować w ramach Twoich ograniczeń czasowych. Jeśli jesteś elastyczny w swoim czasie, możesz napisać coś w stylu: „Nasza firma ma nadzieję zakończyć projekt w ciągu sześciu miesięcy, ale jesteśmy otwarci na negocjacje dotyczące odpowiedniego kandydata”.

Przykład

Caroline's Websites, Inc. potrzebuje realizacji projektu w ciągu 8 miesięcy.

6. Określ kluczowe elementy oferty.

Jeśli nie określisz jasno i konkretnie, czego oczekujesz od oferentów w swojej ofercie, niekoniecznie możesz ich winić, jeśli tego nie uwzględnią. Bardzo ważne jest, aby nakreślić listę kontrolną, aby dostawcy wiedzieli, jakich elementów oczekujesz. Jest to również dobry test dla tego, kto jest w stanie sprostać Twoim wymaganiom — jeśli dostawca nie jest w stanie skompletować wszystkich elementów Twojej oferty, prawdopodobnie nie możesz mu też zaufać, że dokończy Twój projekt.

Przykład

Zgłoszenie musi zawierać co najmniej następujące elementy:

• Opis firmy zawierający ogólny zarys, nazwiska i referencje zespołu kreatywnego, liczbę pracowników etatowych.
• Jednostronicowa narracja przedstawiająca mocne strony firmy oraz rozróżniające umiejętności lub możliwości w odniesieniu do Caroline's Websites, Inc.
• Reprezentatywna selekcja reklam w mediach społecznościowych, materiały bezpośredniej odpowiedzi, materiały pomocnicze i rozwój strony internetowej stworzony dla obecnych i byłych klientów.

7. Wyjaśnij swoje kryteria oceny.

Nakreślenie swoich oczekiwań pomoże wyeliminować dostawców, którzy ich nie spełniają. W tej sekcji będziesz chciał przeprowadzić burzę mózgów ze swoim zespołem, aby opracować obowiązkową listę elementów, które Twoim zdaniem są najlepszymi wskaźnikami imponujących kandydatów. Twoja lista może zawierać próbki wcześniejszej pracy, udokumentowane sukcesy w firmach z podobnych branż, wiedzę fachową i umiejętności techniczne, które spełnią Twoje wymagania, a także koszt usług w Twoim przedziale cenowym.

Przykład

Wybrany respondent będzie miał:

• Doświadczenie w pracy jako agencja marketingowa przez co najmniej 24 miesiące i posiadanie pełnych usług, wewnętrznych możliwości w zakresie marketingu, usług kreatywnych, produkcji, planowania i rozmieszczania mediów, bezpośredniej reakcji i badań.
• Wykształcenie, doświadczenie, wiedza, umiejętności i kwalifikacje firmy oraz osób, które będą mogły świadczyć te usługi.
• Konkurencyjny koszt usług.
• Doświadczenie firmy we współpracy z podobnymi klientami.

8. Opisz ewentualne przeszkody na drodze.

Tutaj będziesz chciał opisać wszelkie przeszkody, takie jak ograniczone zasoby lub niestandardowa witryna internetowa, które mogą uniemożliwić niektórym dostawcom pomyślne ukończenie projektu. Pozwala to wyeliminować niezadowalających oferentów, a także pomoże określić, którzy dostawcy mają umiejętności i wiedzę specjalistyczną, aby sprostać tym wyzwaniom.

Przykład

Obecnie Caroline's Websites, Inc. ma obecnie niestandardowe kodowanie na naszej stronie internetowej, o czym licytujący powinni wiedzieć.

9. Podaj swój budżet na projekt.

Każdy sprzedawca musi wiedzieć, ile jesteś w stanie zapłacić za jego usługi, zanim złoży ofertę.

Przykład

Caroline's Websites, Inc. Budżet projektu wynosi 8 750 USD.

Te elementy zostały napisane w taki sposób, aby wyjaśnić zakres projektu, który Caroline's Websites, Inc. chce zrealizować, aby dostawcy wiedzieli, czy złożyć ofertę. Zdefiniowanie projektu pozwala oferentowi określić, czy dobrze pasuje i ile prawdopodobnie zapłaci. Zachowanie jak największej przejrzystości służy długofalowej korzyści (a nawet ochronie) obu stron.

Jak sama nazwa wskazuje, RFI mają na celu zbieranie informacji. Są one wykorzystywane przez firmy, aby zorientować się, jakie rozwiązania są dostępne na rynku i w jaki sposób firmy, które oferują te rozwiązania, mogą pomóc rozwiązać kluczowy problem lub wykonać kluczowe zadanie. RFI proszą firmy o przesłanie danych o tym, co robią, co oferują i jak mogą pomóc osiągnąć określone cele.

Tymczasem RFP podążają za RFI. Korzystając z informacji uzyskanych z zapytań ofertowych, firmy tworzą zapytania ofertowe, które dokładnie określają, czego szukają, ile planują wydać i jak zostaną wybrani dostawcy. W efekcie RFI pomagają zawęzić zakres zapytań ofertowych, aby usprawnić proces selekcji.

Warto zauważyć? Istnieje również inna opcja, jeśli dokładnie wiesz, jakiego produktu lub usługi szukasz: Zapytanie ofertowe (RFQ). W przeciwieństwie do zapytania ofertowego, w którym prosi się potencjalnych partnerów o złożenie propozycji w oparciu o ich wiedzę i doświadczenie, zapytanie ofertowe dotyczy kosztów: pytasz konkretnego dostawcę, ile kosztowałoby dostarczenie usługi lub rozwiązania „X” w ramach czasowych „Y” w ramach Warunki „Z”.

Osiąganie najlepszych wyników dla RPF

Twój RPF przygotowuje grunt dla firm do składania ofert na projekty, które wykraczają poza zakres Twojej wewnętrznej wiedzy specjalistycznej — ale nadal mają kluczowe znaczenie dla sukcesu Twojej firmy.

W rezultacie warto upewnić się, że zapytanie ofertowe jest jasne, zwięzłe i zawiera kluczowe szczegóły dotyczące Twoich potrzeb, aby pomóc w znalezieniu najlepiej dopasowanego partnera do Twojego projektu. Nie wiesz, od czego zacząć? Pobierz kopię darmowego szablonu zapytania ofertowego HubSpot, wykonaj powyższe kroki i rozpocznij realizację swoich projektów.

Uwaga redakcji: Ten post został pierwotnie opublikowany w czerwcu 2018 r. i został zaktualizowany pod kątem kompleksowości.