Что такое рабочий процесс управления контентом? Зачем вам это нужно в 2022 году

Создание эффективного рабочего процесса контента очень похоже на выпечку торта. Если вы случайно выльете незаконченное тесто в неподготовленную форму, ущерб будет нанесен. Вы не можете вернуться и приготовить сковороду после свершившегося факта.

Представьте, что ваше тесто для торта — это ваш контент, а форма для торта — его публикация. Если ваш контент идет прямо от автора к вашим потребителям, вы подвергаетесь большому риску. Вы должны сначала отредактировать и проверить содержание перед публикацией и распространением. Читатели становятся незаинтересованными или расстраиваются из-за небрежного, неправильного содержания. А когда информация становится доступной, восстановить ее практически невозможно.

Недостаточно иметь подходящих людей в вашей контент-команде. Чтобы создавать качественный контент каждый раз, когда вы публикуете, ваша компания должна наметить свои процессы в рабочем процессе контента.

В этом посте мы рассмотрим тему рабочего процесса контента — что это такое, как им управлять и как вы можете создать его для своего бизнеса.

Стратеги, писатели, редакторы и менеджеры — это люди, которых вы бы включили в свою команду по контенту. Их задачи, видимые в рабочем процессе, включают планирование, написание, редактирование, публикацию и многое другое; однако каждая функция не является необходимой для каждого типа контента.

В зависимости от типа контента ваш рабочий процесс будет меняться. Компании могут публиковать различный контент, такой как информационные бюллетени, сообщения в блогах и сообщения в социальных сетях. Рабочий процесс контента отличается для каждого актива. Например, сравните публикацию информационного бюллетеня и пост в социальной сети. Наиболее очевидная разница в этом процессе заключается в том, что типы контента проходят через разные каналы. Как только вы разберете рабочие процессы, вы обнаружите, что для каждого из них могут потребоваться отдельные люди, процессы, инструменты и ресурсы.

С таким количеством движущихся частей, необходимых для создания рабочего процесса контента, управление процессом становится главным приоритетом.

Управление рабочим процессом контента

Если оставить его без присмотра, рабочий процесс контента может стать сложным и запутанным для вашей команды. Чтобы успешно управлять рабочим процессом, начните с описания процессов, людей и инструментов, задействованных в процессе создания контента.

Процессы

Чтобы управлять рабочим процессом контента, определите шаги, необходимые для создания контента. Они есть:

1. Стратегия
2. Планирование
3. Создание
4. Проверка
5. Издательский
6. Анализ

Хотя это основной рабочий процесс для контента, каждый шаг имеет дополнительные процессы в зависимости от типа контента. Вы можете создать эти дополнительные шаги при создании рабочего процесса контента. На этом этапе полезно наметить контент-стратегию.

Люди

Эффективный рабочий процесс контента фокусируется на процессах, необходимых для публикации контента, но люди, возможно, являются наиболее важной частью. Одним из аспектов управления рабочим процессом контента является определение ключевых игроков и управление ими. Эти люди несут ответственность за выполнение шагов в процессе создания контента, перечисленных выше. Например, для разработки стратегии вам понадобится стратег. Для рецензирования вам понадобится редактор.

В сочетании с управлением вашими людьми и их процессами управление рабочим процессом контента также охватывает инструменты, необходимые для выполнения работы.

Инструменты

Чтобы ваша команда по контенту выполняла свои роли и работала над процессами создания контента, им нужны инструменты. Контент нужно где-то создавать, редактировать, делиться им или управлять им. Управление рабочим процессом контента вашей команды означает управление необходимыми инструментами.

Системы управления контентом, такие как CMS Hub, необходимы для публикации сообщений в блогах. Canva и Adobe Photoshop — отличные инструменты для дизайна. Это всего лишь три из многих инструментов, которые ваша компания может добавить в свой стек контент-технологий.

По мере того, как индустрия контент-маркетинга процветает, ваш бизнес должен расширяться, чтобы приспособиться к этому росту. Это расширение отражает увеличение числа людей, процессов и инструментов, связанных с вашим рабочим процессом контента. Чем более комплексным становится ваш рабочий процесс, тем сложнее им управлять; однако интеграция программного обеспечения для обработки контента может решить эту проблему.

Программное обеспечение для управления контентом

Программное обеспечение рабочего процесса контента или система управления рабочим процессом — это программа, которая управляет процессом создания контента посредством планирования, производства и публикации. Вместо команд, использующих несколько методов и подходов для мониторинга процесса контента, системы управления рабочими процессами помогут вам создать централизованное место для вашей команды, чтобы визуализировать свои процессы. Это способствует реализации вашей контент-стратегии в соответствии с целями компании.

Дополнительные преимущества использования программного обеспечения для обработки контента включают в себя:

• Повышение производительности
• Сокращение ошибок
• Улучшение совместной работы на рабочем месте

Увеличение производительности

Без использования программного инструмента для работы с контентом у членов команды остается дополнительная работа и трата времени. Эти проблемы устраняются с помощью программного обеспечения для обработки контента, поскольку оно автоматизировано. Это исключает отправку обновлений по электронной почте, потому что программное обеспечение отправляет их за вас. Контент-командам не нужно угадывать временную шкалу проекта, потому что система управляет ею за них. Все происходит быстро и оперативно.

Сокращение ошибок

Нет ничего идеального, и вы не можете ожидать того же от своего рабочего процесса с контентом. Тем не менее, программное обеспечение для обработки контента помогает уменьшить количество ошибок. Это поможет вашей команде опережать сроки. Это позволяет определить, какие процессы в рабочем процессе контента нуждаются в корректировке. Программное обеспечение для управления контентом предоставляет вашей компании инструменты для улучшения рабочего процесса.

Улучшение совместной работы на рабочем месте

Программное обеспечение для управления контентом улучшает совместную работу членов команды на рабочем месте, а также приложений и платформ, которые они используют. Для реализации вашей контент-стратегии требуется много разных людей, использующих различные инструменты. Программное обеспечение для управления рабочим процессом позволяет вашей команде уведомлять и обновлять других участников, в то время как программное обеспечение интегрируется с несколькими системами управления контентом, поставщиками электронной почты, службами обмена сообщениями и платформами социальных сетей.

Чтобы воспользоваться преимуществами использования программного обеспечения для обработки контента, узнайте больше о Marketing Hub и о том, как его технология автоматизации маркетинга упрощает задачи.

Шаблон рабочего процесса контента

Программное обеспечение для работы с контентом имеет основополагающее значение для соблюдения вашей контент-стратегии; однако вам потребуются соответствующие шаги для построения вашего рабочего процесса. Только тогда вы сможете получить максимальную отдачу от программного обеспечения. С чего начать? Вот как вы можете создать свой рабочий процесс контента.

Как создать рабочий процесс контента

Люди, процессы и инструменты, необходимые для реализации вашей контент-стратегии, являются полезными маркерами в создании вашего рабочего процесса контента. Чтобы создать рабочий процесс контента, вам необходимо:

1. Решите, какой контент создавать.
2. Создайте разбивку практических задач.
3. Распределите роли.
4. Определите время, связанное с каждой задачей.
5. Документируйте рабочий процесс контента.

Решите, какой контент создавать.

Во-первых, решите, «что» вы создаете. Это пост в социальной сети? Это бюллетень? Ваша компания может создавать множество типов контента, таких как инфографика, сообщения в блогах, видеоконтент и т. д., и вам нужно будет создать рабочий процесс для каждого из них.

Создайте разбивку практических задач.

Как только вы сосредоточитесь на конкретном типе контента, наметьте необходимые шаги, необходимые для его перехода от стратегии к публикации. Рассмотрим этот пример рабочего процесса для сообщения в блоге. Его процесс может выглядеть так:

Стратегия > Планирование > Создание > Редактирование > Публикация > Анализ

Хотя это общие задачи по созданию блога, именно здесь его необходимо расширять. Стратегия обычно включает аудит контента, создание портретов покупателей и исследование ключевых слов. Редактирование может включать применение методов SEO или добавление изображений и ссылок.

Каждый шаг в процессе должен учитываться, чтобы его можно было назначить соответствующему члену команды.

Распределите роли.

После того, как у вас есть задачи для обработки вашего контента, пришло время решить, кто их будет выполнять. Этот шаг может помочь определить, полностью ли кто-либо выполняет свою роль, и нужно ли вам привлекать дополнительных участников. Используя приведенный выше пример из нашего блога, вот как вы можете назначать роли.

• Стратегия > Контент-стратег
• Планирование > Диспетчер контента
• Писать > Копирайтер
• Редактирование > Редактор
• Публикация > Менеджер содержимого
• Анализ > Диспетчер содержимого

После распределения ответственности за каждую задачу определите, сколько времени необходимо для ее выполнения.

Определите время, необходимое для каждой задачи.

Чтобы определить, сколько времени вам нужно для каждой задачи, проконсультируйтесь со своей командой по контенту. Сколько времени, по словам вашего автора, им требуется, чтобы написать пост из 500 слов? Как насчет поста на 2500 слов? Используйте продолжительность времени, которое они вам дают, и накапливайте дополнительное время. Это может помочь вашей компании избежать работы в сжатые сроки или срыва сроков.

После этого шага ваш рабочий процесс контента может выглядеть так:

• Стратегия > Контент-стратег (1 день)
• Планирование > Менеджер контента (<1 дня)
• Написание > Копирайтер (2 дня)
• Редактирование > Редактор (1 день)
• Публикация > Менеджер контента (<1 дня)
• Анализ > Диспетчер контента (в процессе)

После того, как вы наметили процесс для задач, людей и времени, необходимого для создания вашего контента, ваш рабочий процесс контента завершен.

Документируйте рабочий процесс контента.

Последним шагом в создании рабочего процесса контента является его документирование. Компании обычно используют стандартные операционные процедуры (СОП), чтобы поддерживать соответствие своих команд процессу. Marketing Hub, Trello и Evernote — примеры систем, предоставляющих командам легкий доступ к таким документам, как СОП.

Рабочие процессы контента работают, поэтому вам не нужно.

Создание контента не просто. Есть много элементов в публикации контента и успешной реализации вашей контент-стратегии. Создание рабочего процесса контента помогает вашей команде продолжать работу, повышая производительность, уменьшая количество ошибок и улучшая совместную работу на рабочем месте. Заранее определенный поток каждого процесса упрощает его, но управление отдельными задачами становится все более хаотичным без программного обеспечения для обработки контента.

При управлении тем, как ваш контент превращается из идеи в публикацию, рабочие процессы контента берут на себя тяжелую работу.