Was ist ein Content-Management-Workflow? Warum Sie 2022 einen brauchen

Das Erstellen eines effektiven Content-Workflows ist wie das Backen eines Kuchens. Wenn Sie versehentlich unfertigen Teig in eine nicht vorbereitete Pfanne gießen, ist der Schaden angerichtet. Sie können nicht zurückgehen und die Pfanne nachträglich vorbereiten.

Stellen Sie sich vor, Ihr Kuchenteig ist Ihr Inhalt und die Kuchenform ist seine Veröffentlichung. Wenn Ihre Inhalte direkt vom Autor zu Ihren Verbrauchern gelangen, gehen Sie viele Risiken ein. Sie müssen den Inhalt vor der Veröffentlichung und Verbreitung zunächst bearbeiten und auf Fakten prüfen. Leser werden desinteressiert oder ärgern sich über nachlässige, falsche Inhalte. Und sobald die Informationen da draußen sind, ist es fast unmöglich, sie wiederherzustellen.

Es reicht nicht aus, die richtigen Leute in Ihrem Content-Team zu haben. Um bei jedem Posten qualitativ hochwertige Inhalte zu erstellen, muss Ihr Unternehmen seine Prozesse in einem Content-Workflow skizzieren.

In diesem Beitrag behandeln wir das Thema Content-Workflow – was er ist, wie man ihn verwaltet und wie man einen für sein Unternehmen erstellt.

Strategen, Autoren, Redakteure und Manager sind Personen, die Sie in Ihrem Content-Team haben würden. Ihre Aufgaben, gesehen in einem Workflow, umfassen Planung, Schreiben, Bearbeiten, Veröffentlichen und mehr; jedoch ist nicht jede Funktion für jeden Inhaltstyp erforderlich.

Je nach Inhaltstyp ändert sich Ihr Workflow. Unternehmen können verschiedene Inhalte wie Newsletter, Blog-Posts und Social-Media-Posts veröffentlichen. Der Content-Workflow ist für jedes Asset unterschiedlich. Vergleichen Sie beispielsweise die Veröffentlichung eines Newsletters und eines Social-Media-Beitrags. Der offensichtlichste Unterschied bei diesem Prozess besteht darin, dass die Inhaltstypen unterschiedliche Kanäle durchlaufen. Sobald Sie die Workflows aufgeschlüsselt haben, werden Sie feststellen, dass jeder einzelne Personen, Prozesse, Tools und Ressourcen erfordern kann.

Bei so vielen beweglichen Elementen, die für die Erstellung eines Content-Workflows erforderlich sind, wird die Verwaltung des Prozesses zu einer obersten Priorität.

Content-Workflow-Management

Wenn Sie ungezähmt bleiben, kann Ihr Content-Workflow für Ihr Team kompliziert und verwirrend werden. Um Ihren Workflow erfolgreich zu verwalten, beginnen Sie damit, die Prozesse, Personen und Tools zu skizzieren, die am Content-Erstellungsprozess beteiligt sind.

Prozesse

Um Ihren Content-Workflow zu verwalten, identifizieren Sie die Schritte, die zum Erstellen von Inhalten erforderlich sind. Sie sind:

1. Strategisieren
2. Planung
3. Erstellen
4. Überprüfung
5. Veröffentlichung
6. Analysieren

Während dies der grundlegende Workflow für Inhalte ist, hat jeder Schritt abhängig vom Inhaltstyp zusätzliche Prozesse. Sie können diese zusätzlichen Schritte beim Erstellen Ihres Content-Workflows erstellen. In dieser Phase ist es hilfreich, eine Inhaltsstrategie zu skizzieren.

Personen

Ein effektiver Content-Workflow konzentriert sich auf die Prozesse, die zum Veröffentlichen von Inhalten erforderlich sind, aber Menschen sind wohl der wichtigste Teil. Ein Aspekt der Verwaltung des Content-Workflows ist die Identifizierung und Verwaltung der wichtigsten Akteure. Diese Personen sind dafür verantwortlich, die oben aufgeführten Schritte im Inhaltserstellungsprozess auszuführen. Zum Beispiel brauchen Sie für die Strategieentwicklung einen Strategen. Für die Überprüfung benötigen Sie einen Editor.

In Verbindung mit der Verwaltung Ihrer Mitarbeiter und ihrer Prozesse deckt das Content-Workflow-Management auch die Tools ab, die zur Erledigung der Arbeit erforderlich sind.

Werkzeug

Damit Ihr Content-Team seine Aufgaben erfüllen und Content-Erstellungsprozesse durchlaufen kann, benötigt es Tools. Inhalte müssen irgendwo erstellt, bearbeitet, geteilt oder verwaltet werden. Die Verwaltung des Content-Workflows Ihres Teams bedeutet die Verwaltung der Tools, die es benötigt.

Content-Management-Systeme wie CMS Hub sind für die Veröffentlichung von Blogbeiträgen unerlässlich. Canva und Adobe Photoshop sind großartige Tools für das Design. Dies sind nur drei der vielen Tools, die Ihr Unternehmen zu seinem Content-Tech-Stack hinzufügen könnte.

Da die Content-Marketing-Branche boomt, muss Ihr Unternehmen expandieren, um diesem Wachstum gerecht zu werden. Diese Erweiterung spiegelt eine Zunahme der Mitarbeiter, Prozesse und Tools wider, die mit Ihrem Content-Workflow verbunden sind. Je umfassender Ihr Workflow wird, desto entmutigender ist die Verwaltung. Die Integration von Content-Workflow-Software kann das Problem jedoch lösen.

Content-Workflow-Software

Content-Workflow-Software oder ein Workflow-Management-System ist ein Programm, das den Inhaltserstellungsprozess durch Planung, Produktion und Veröffentlichung verwaltet. Anstatt dass Teams mehrere Methoden und Ansätze verwenden, um den Content-Prozess zu überwachen, helfen Ihnen Workflow-Management-Systeme dabei, einen zentralen Ort für Ihr Team zu schaffen, um seine Prozesse zu visualisieren. Es fördert die Umsetzung Ihrer Content-Strategie in Übereinstimmung mit den Unternehmenszielen.

Zu den zusätzlichen Vorteilen der Verwendung von Content-Workflow-Software gehören:

• Eine Steigerung der Produktivität
• Eine Reduzierung von Fehlern
• Eine Verbesserung der Zusammenarbeit am Arbeitsplatz

Steigerung der Produktivität

Ohne die Verwendung eines Content-Workflow-Softwaretools bleibt den Teammitgliedern zusätzliche Arbeit und Zeitverschwendung. Diese Probleme werden mit Content-Workflow-Software beseitigt, da sie automatisiert ist. Es eliminiert das Senden von E-Mail-Updates, da die Software sie für Sie sendet. Content-Teams müssen den Zeitplan eines Projekts nicht erraten, da das System ihn für sie verwaltet. Alles geht schnell und effizient.

Reduzierung von Fehlern

Nichts ist perfekt, und das können Sie auch nicht von Ihrem Content-Workflow erwarten. Trotzdem hilft Content-Workflow-Software dabei, Fehler zu reduzieren. Es hilft Ihrem Team, Fristen einzuhalten. So können Sie erkennen, welche Prozesse im Content-Workflow angepasst werden müssen. Content-Management-Software gibt Ihrem Unternehmen die Tools zur Verbesserung Ihres Workflows an die Hand.

Verbesserung der Zusammenarbeit am Arbeitsplatz

Content-Management-Software verbessert die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz zwischen Teammitgliedern und den von ihnen verwendeten Apps und Plattformen. Die Umsetzung Ihrer Content-Strategie erfordert viele verschiedene Personen, die verschiedene Tools verwenden. Workflow-Management-Software ermöglicht es Ihrem Team, ein anderes Mitglied zu benachrichtigen und zu aktualisieren, während die Software in mehrere Content-Management-Systeme, E-Mail-Anbieter, Messaging-Dienste und Social-Media-Plattformen integriert werden kann.

Um die Vorteile der Verwendung von Content-Workflow-Software zu nutzen, erfahren Sie mehr über Marketing Hub und wie seine Marketing-Automatisierungstechnologie Aufgaben vereinfacht.

Content-Workflow-Vorlage

Content-Workflow-Software ist von grundlegender Bedeutung, um mit Ihrer Content-Strategie Schritt zu halten. Sie benötigen jedoch die entsprechenden Schritte, um Ihren Workflow zu erstellen. Nur so können Sie die Software optimal nutzen. Wo fängst du an? So können Sie Ihren Content-Workflow erstellen.

So erstellen Sie einen Content-Workflow

Die Personen, Prozesse und Tools, die für die Umsetzung Ihrer Content-Strategie erforderlich sind, sind hilfreiche Markierungen bei der Erstellung Ihres Content-Workflows. Um einen Content-Workflow zu erstellen, müssen Sie:

1. Entscheiden Sie, welche Inhalte erstellt werden sollen.
2. Erstellen Sie eine Aufschlüsselung der umsetzbaren Aufgaben.
3. Rollen zuweisen.
4. Bestimmen Sie die mit jeder Aufgabe verbundene Zeit.
5. Dokumentieren Sie Ihren Content-Workflow.

Entscheiden Sie, welche Inhalte erstellt werden sollen.

Entscheiden Sie zuerst, „was“ Sie erstellen. Ist es ein Social-Media-Beitrag? Ist es ein Newsletter? Ihr Unternehmen hat die Wahl, viele Inhaltstypen wie Infografiken, Blogbeiträge, Videoinhalte und mehr zu erstellen, und Sie müssen für jeden einen Workflow erstellen.

Erstellen Sie eine Aufschlüsselung der umsetzbaren Aufgaben.

Sobald Sie sich auf einen bestimmten Inhaltstyp konzentriert haben, skizzieren Sie die notwendigen Schritte, die erforderlich sind, um ihn von der Strategie bis zur Veröffentlichung zu bringen. Betrachten Sie diesen Beispielworkflow für einen Blogbeitrag. Sein Ablauf könnte so aussehen:

Strategisieren > Planen > Erstellen > Bearbeiten > Veröffentlichen > Analysieren

Dies sind zwar umfassende Aufgaben zum Erstellen eines Blogs, hier muss es jedoch erweitert werden. Die Strategieplanung umfasst in der Regel die Durchführung von Inhaltsprüfungen, die Erstellung von Käuferpersönlichkeiten und die Durchführung von Keyword-Recherchen. Die Bearbeitung kann die Implementierung von SEO-Techniken oder das Hinzufügen von Bildern und Links umfassen.

Jeder Schritt im Prozess muss berücksichtigt werden, damit er dem entsprechenden Teammitglied zugewiesen werden kann.

Rollen zuweisen.

Nachdem Sie die Aufgaben für Ihren Inhaltsprozess haben, ist es an der Zeit zu entscheiden, wer sie erledigt. Dieser Schritt kann dabei helfen, festzustellen, ob jemand in seiner Rolle voll ausgelastet ist und ob Sie zusätzliche Mitglieder gewinnen müssen. Anhand unseres obigen Blog-Beispiels können Sie Rollen so zuweisen.

• Strategieplanung > Inhaltsstratege
• Planung > Content Manager
• Schreiben > Werbetexter
• Bearbeiten > Editor
• Veröffentlichen > Inhaltsmanager
• Analysieren > Content Manager

Nachdem Sie die Verantwortung für jede Aufgabe zugewiesen haben, bestimmen Sie, wie viel Zeit für die Fertigstellung erforderlich ist.

Bestimmen Sie die Zeit, die für jede Aufgabe benötigt wird.

Wenden Sie sich an Ihr Content-Team, um festzustellen, wie viel Zeit Sie für jede Aufgabe benötigen. Wie viel Zeit braucht Ihr Autor, um einen Beitrag mit 500 Wörtern zu schreiben? Was ist mit einem Beitrag mit 2500 Wörtern? Nutzen Sie die Zeit, die sie Ihnen geben, und bauen Sie zusätzliche Zeit ein. Es kann Ihrem Unternehmen helfen, die Arbeit mit engen Zeitplänen oder verpassten Fristen zu vermeiden.

Nach diesem Schritt könnte Ihr Content-Workflow so aussehen:

• Strategieplanung > Content-Stratege (1 Tag)
• Planung > Content Manager (<1 Tag)
• Schreiben > Texter (2 Tage)
• Lektorat > Redakteur (1 Tag)
• Veröffentlichen > Content Manager (<1 Tag)
• Analysieren > Content Manager (laufend)

Sobald Sie einen Prozess für die Aufgaben, Personen und Zeitdauer skizziert haben, die für die Erstellung Ihrer Inhalte erforderlich sind, ist Ihr Content-Workflow abgeschlossen.

Dokumentieren Sie Ihren Content-Workflow.

Der letzte Schritt bei der Erstellung Ihres Content-Workflows ist dessen Dokumentation. Unternehmen verwenden in der Regel Standardarbeitsanweisungen (SOPs), um ihre Teams auf den Prozess auszurichten. Marketing Hub, Trello und Evernote sind Beispiele für Systeme, die Teams einfachen Zugriff auf Dokumente wie SOPs ermöglichen.

Content-Workflows funktionieren, Sie müssen es also nicht tun.

Die Erstellung von Inhalten ist nicht einfach. Es gibt viele Elemente bei der Veröffentlichung von Inhalten und der erfolgreichen Umsetzung Ihrer Inhaltsstrategie. Das Erstellen eines Content-Workflows hilft Ihrem Team, bei der Sache zu bleiben, indem es die Produktivität steigert, Fehler reduziert und die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz verbessert. Der vorgegebene Ablauf jedes Prozesses macht es einfach, aber die Verwaltung einzelner Aufgaben wird ohne Content-Workflow-Software zunehmend chaotisch.

Bei der Verwaltung, wie Ihre Inhalte von einer Idee zur Veröffentlichung umgewandelt werden, übernehmen Content-Workflows die schwere Arbeit.