เวิร์กโฟลว์การจัดการเนื้อหาคืออะไร ทำไมคุณถึงต้องการมันในปี 2022

การสร้างเวิร์กโฟลว์เนื้อหาที่มีประสิทธิภาพก็เหมือนกับการทำเค้ก หากคุณเทแป้งที่ยังไม่เสร็จลงในกระทะที่ไม่ได้เตรียมไว้โดยไม่ได้ตั้งใจ ความเสียหายจะเสร็จสิ้น คุณไม่สามารถกลับไปเตรียมกระทะได้

ลองนึกภาพแป้งเค้กของคุณคือเนื้อหาของคุณและถาดเค้กคือสิ่งพิมพ์ หากเนื้อหาของคุณส่งตรงจากผู้เขียนถึงผู้บริโภคของคุณ คุณกำลังเผชิญกับความเสี่ยงมากมาย คุณต้องแก้ไขและตรวจสอบเนื้อหาก่อนเผยแพร่และเผยแพร่ ผู้อ่านจะไม่สนใจหรือไม่พอใจกับเนื้อหาที่ประมาทและไม่ถูกต้อง และเมื่อข้อมูลออกมาแล้ว ก็แทบจะกู้คืนไม่ได้

การมีคนที่เหมาะสมในทีมเนื้อหาของคุณไม่เพียงพอ เพื่อสร้างเนื้อหาที่มีคุณภาพทุกครั้งที่โพสต์ บริษัทของคุณต้องร่างกระบวนการในเวิร์กโฟลว์เนื้อหา

ในโพสต์นี้ เราจะพูดถึงหัวข้อของเวิร์กโฟลว์เนื้อหา — คืออะไร จัดการอย่างไร และคุณสามารถสร้างสิ่งนี้ให้กับธุรกิจของคุณได้อย่างไร

นักยุทธศาสตร์ นักเขียน บรรณาธิการ และผู้จัดการ คือคนที่คุณน่าจะมีในทีมเนื้อหาของคุณ งานของพวกเขาที่เห็นในเวิร์กโฟลว์ ได้แก่ การวางแผน การเขียน การแก้ไข การเผยแพร่ และอื่นๆ อย่างไรก็ตาม แต่ละฟังก์ชันไม่จำเป็นสำหรับเนื้อหาทุกประเภท

เวิร์กโฟลว์ของคุณจะเปลี่ยนไปทั้งนี้ขึ้นอยู่กับชนิดเนื้อหา ธุรกิจสามารถเผยแพร่เนื้อหาต่างๆ เช่น จดหมายข่าว บล็อกโพสต์ และโพสต์ในโซเชียลมีเดีย เวิร์กโฟลว์เนื้อหาจะแตกต่างกันไปในแต่ละเนื้อหา ตัวอย่างเช่น เปรียบเทียบสิ่งพิมพ์ของจดหมายข่าวและโพสต์บนโซเชียลมีเดีย ความแตกต่างที่ชัดเจนที่สุดในกระบวนการนี้คือประเภทเนื้อหาต้องผ่านช่องทางต่างๆ เมื่อคุณแยกย่อยเวิร์กโฟลว์ คุณจะพบว่าแต่ละขั้นตอนอาจต้องการบุคลากร กระบวนการ เครื่องมือ และทรัพยากรที่แยกจากกัน

ด้วยชิ้นส่วนเคลื่อนไหวจำนวนมากที่จำเป็นสำหรับการสร้างเวิร์กโฟลว์เนื้อหา การจัดการกระบวนการจึงมีความสำคัญสูงสุด

การจัดการเวิร์กโฟลว์เนื้อหา

หากปล่อยไว้โดยไม่มีใครเชื่อ เวิร์กโฟลว์เนื้อหาของคุณอาจซับซ้อนและสับสนสำหรับทีมของคุณ หากต้องการจัดการเวิร์กโฟลว์ของคุณให้สำเร็จ ให้เริ่มต้นด้วยการสรุปกระบวนการ บุคลากร และเครื่องมือที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการสร้างเนื้อหา

กระบวนการ

ในการจัดการเวิร์กโฟลว์เนื้อหาของคุณ ให้ระบุขั้นตอนที่จำเป็นในการสร้างเนื้อหา พวกเขาคือ:

1. วางกลยุทธ์
2. การวางแผน
3. การสร้าง
4. กำลังทบทวน
5. สำนักพิมพ์
6. กำลังวิเคราะห์

แม้ว่าจะเป็นเวิร์กโฟลว์พื้นฐานสำหรับเนื้อหา แต่แต่ละขั้นตอนก็มีกระบวนการเสริมตามประเภทเนื้อหา คุณสามารถสร้างขั้นตอนพิเศษเหล่านี้เมื่อคุณสร้างเวิร์กโฟลว์เนื้อหาของคุณ ในขั้นตอนนี้ การวางโครงร่างกลยุทธ์เนื้อหาจะเป็นประโยชน์

ประชากร

เวิร์กโฟลว์เนื้อหาที่มีประสิทธิภาพมุ่งเน้นไปที่กระบวนการที่จำเป็นในการเผยแพร่เนื้อหา แต่คนเป็นส่วนที่สำคัญที่สุด แง่มุมหนึ่งของการจัดการเวิร์กโฟลว์เนื้อหาคือการระบุและจัดการผู้เล่นหลัก บุคคลเหล่านี้มีหน้าที่รับผิดชอบในการทำตามขั้นตอนต่างๆ ในกระบวนการสร้างเนื้อหาตามรายการด้านบน ตัวอย่างเช่น สำหรับการวางกลยุทธ์ คุณจะต้องมีนักวางกลยุทธ์ คุณต้องมีบรรณาธิการเพื่อตรวจทาน

ร่วมกับการจัดการบุคลากรและกระบวนการของพวกเขา การจัดการเวิร์กโฟลว์เนื้อหายังครอบคลุมเครื่องมือที่จำเป็นในการทำงานให้เสร็จสมบูรณ์

เครื่องมือ

เพื่อให้ทีมเนื้อหาของคุณทำตามบทบาทและทำงานผ่านกระบวนการสร้างเนื้อหา พวกเขาต้องการเครื่องมือ เนื้อหาจะต้องถูกสร้าง แก้ไข แบ่งปันหรือจัดการที่ไหนสักแห่ง การจัดการเวิร์กโฟลว์เนื้อหาของทีมหมายถึงการจัดการเครื่องมือที่จำเป็น

ระบบการจัดการเนื้อหา เช่น CMS Hub จำเป็นสำหรับการเผยแพร่โพสต์ในบล็อก Canva และ Adobe Photoshop เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการออกแบบ นี่เป็นเพียงสามเครื่องมือที่บริษัทของคุณอาจเพิ่มลงในกลุ่มเทคโนโลยีเนื้อหา

ในขณะที่อุตสาหกรรมการตลาดเนื้อหาเฟื่องฟู ธุรกิจของคุณจำเป็นต้องขยายเพื่อรองรับการเติบโตนี้ การขยายนี้สะท้อนให้เห็นถึงการเพิ่มขึ้นของบุคลากร กระบวนการ และเครื่องมือที่เกี่ยวข้องกับเวิร์กโฟลว์เนื้อหาของคุณ ยิ่งเวิร์กโฟลว์ของคุณครอบคลุมมากขึ้นเท่าใด การจัดการก็ยิ่งยากขึ้นเท่านั้น อย่างไรก็ตาม การผสานรวมซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์เนื้อหาสามารถแก้ปัญหาได้

ซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์เนื้อหา

ซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์เนื้อหา หรือระบบการจัดการเวิร์กโฟลว์ เป็นโปรแกรมที่จัดการกระบวนการสร้างเนื้อหาผ่านการวางแผน การผลิต และการเผยแพร่ ระบบการจัดการเวิร์กโฟลว์ช่วยให้คุณสร้างสถานที่รวมศูนย์สำหรับทีมของคุณเพื่อแสดงภาพกระบวนการแทนทีมที่ใช้วิธีการและแนวทางที่หลากหลายในการตรวจสอบกระบวนการเนื้อหา ส่งเสริมการดำเนินการตามกลยุทธ์เนื้อหาของคุณให้สอดคล้องกับเป้าหมายของบริษัท

ประโยชน์เพิ่มเติมของการใช้ซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์เนื้อหา ได้แก่:

• ผลผลิตที่เพิ่มขึ้น
• ความผิดพลาดลดลง
• การปรับปรุงการทำงานร่วมกันในที่ทำงาน

เพิ่มผลผลิต

หากไม่ใช้เครื่องมือซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์เนื้อหา สมาชิกในทีมก็จะทำงานพิเศษและเสียเวลาไปเปล่าๆ ปัญหาเหล่านี้จะถูกลบออกด้วยซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์เนื้อหาเนื่องจากเป็นไปโดยอัตโนมัติ ช่วยลดการส่งอีเมลอัปเดตเนื่องจากซอฟต์แวร์ส่งการอัปเดตให้คุณ ทีมเนื้อหาไม่ต้องเดาไทม์ไลน์ของโปรเจ็กต์เพราะระบบจะจัดการให้เอง ทุกอย่างเกิดขึ้นอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

ลดข้อผิดพลาด

ไม่มีอะไรสมบูรณ์แบบ และคุณไม่สามารถคาดหวังสิ่งเดียวกันจากเวิร์กโฟลว์เนื้อหาของคุณ ซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์เนื้อหาช่วยลดข้อผิดพลาดได้ ช่วยให้ทีมของคุณอยู่ก่อนกำหนด ช่วยให้คุณระบุได้ว่ากระบวนการใดในเวิร์กโฟลว์เนื้อหาจำเป็นต้องปรับปรุง ซอฟต์แวร์การจัดการเนื้อหาช่วยให้บริษัทของคุณมีเครื่องมือในการปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ของคุณ

การปรับปรุงในการทำงานร่วมกันในที่ทำงาน

ซอฟต์แวร์การจัดการเนื้อหาช่วยปรับปรุงการทำงานร่วมกันในที่ทำงานระหว่างสมาชิกในทีมกับแอพและแพลตฟอร์มที่พวกเขาใช้ การดำเนินการตามกลยุทธ์เนื้อหาต้องใช้คนจำนวนมากที่ใช้เครื่องมือต่างๆ ซอฟต์แวร์การจัดการเวิร์กโฟลว์ช่วยให้ทีมของคุณสามารถแจ้งและอัปเดตสมาชิกคนอื่นในขณะที่ซอฟต์แวร์ทำงานร่วมกับระบบการจัดการเนื้อหา ผู้ให้บริการอีเมล บริการส่งข้อความ และแพลตฟอร์มโซเชียลมีเดีย

หากต้องการใช้ประโยชน์จากการใช้ซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์เนื้อหา เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับฮับการตลาดและวิธีที่เทคโนโลยีการตลาดอัตโนมัติช่วยให้งานง่ายขึ้น

เทมเพลตเวิร์กโฟลว์เนื้อหา

ซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์เนื้อหาเป็นพื้นฐานในการติดตามกลยุทธ์เนื้อหาของคุณ อย่างไรก็ตาม คุณต้องมีขั้นตอนที่เหมาะสมเพื่อสร้างเวิร์กโฟลว์ของคุณ จากนั้นคุณจึงจะได้รับประโยชน์สูงสุดจากซอฟต์แวร์ คุณจะเริ่มต้นที่ไหน นี่คือวิธีสร้างเวิร์กโฟลว์เนื้อหาของคุณ

วิธีสร้างเวิร์กโฟลว์เนื้อหา

บุคลากร กระบวนการ และเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับการดำเนินกลยุทธ์เนื้อหาของคุณเป็นตัวทำเครื่องหมายที่เป็นประโยชน์ในการสร้างเวิร์กโฟลว์เนื้อหาของคุณ ในการสร้างเวิร์กโฟลว์เนื้อหา คุณต้อง:

1. ตัดสินใจว่าจะสร้างเนื้อหาใด
2. สร้างรายละเอียดของงานที่สามารถดำเนินการได้
3. มอบหมายบทบาท
4. กำหนดเวลาที่เกี่ยวข้องกับแต่ละงาน
5. จัดทำเอกสารเวิร์กโฟลว์เนื้อหาของคุณ

ตัดสินใจว่าจะสร้างเนื้อหาใด

ขั้นแรก ตัดสินใจว่าคุณกำลังสร้าง "อะไร" มันเป็นโพสต์โซเชียลมีเดียหรือไม่? มันเป็นจดหมายข่าว? บริษัทของคุณมีตัวเลือกในการสร้างเนื้อหาหลายประเภท เช่น อินโฟกราฟิก บล็อกโพสต์ เนื้อหาวิดีโอ และอื่นๆ และคุณจะต้องสร้างเวิร์กโฟลว์สำหรับแต่ละรายการ

สร้างรายละเอียดของงานที่สามารถดำเนินการได้

เมื่อคุณมุ่งความสนใจไปที่เนื้อหาประเภทใดประเภทหนึ่งแล้ว ให้ร่างขั้นตอนที่จำเป็นในการดึงเนื้อหาจากกลยุทธ์ไปสู่การตีพิมพ์ พิจารณาเวิร์กโฟลว์ตัวอย่างนี้สำหรับโพสต์ในบล็อก กระบวนการอาจมีลักษณะดังนี้:

การวางกลยุทธ์ > การวางแผน > การสร้าง > การแก้ไข > การเผยแพร่ > การวิเคราะห์

แม้ว่างานเหล่านี้เป็นงานกว้างๆ สำหรับการสร้างบล็อก แต่นี่คือสิ่งที่ต้องขยาย โดยทั่วไปแล้ว การวางกลยุทธ์จะรวมถึงการตรวจสอบเนื้อหา การสร้างตัวตนของผู้ซื้อ และการดำเนินการวิจัยคำหลัก การแก้ไขอาจเกี่ยวข้องกับการใช้เทคนิค SEO หรือการเพิ่มรูปภาพและลิงก์

ทุกขั้นตอนในกระบวนการต้องได้รับการพิจารณาเพื่อให้สามารถกำหนดให้กับสมาชิกในทีมที่เหมาะสมได้

มอบหมายบทบาท

หลังจากที่คุณมีงานสำหรับกระบวนการเนื้อหาแล้ว ก็ถึงเวลาตัดสินใจว่าใครเป็นคนดำเนินการ ขั้นตอนนี้สามารถช่วยระบุได้ว่ามีใครที่ทำหน้าที่ของตนได้หรือไม่ และถ้าคุณต้องการนำสมาชิกเพิ่มเติมเข้ามา โดยใช้ตัวอย่างบล็อกของเราด้านบน นี่คือวิธีที่คุณอาจกำหนดบทบาท

• การวางกลยุทธ์ > นักวางกลยุทธ์เนื้อหา
• การวางแผน > การจัดการเนื้อหา
• การเขียน > นักเขียนคำโฆษณา
• กำลังแก้ไข > บรรณาธิการ
• การ เผยแพร่ > ระบบจัดการเนื้อหา
• การ วิเคราะห์ > ระบบจัดการเนื้อหา

หลังจากมอบหมายความรับผิดชอบสำหรับแต่ละงานแล้ว ให้กำหนดระยะเวลาที่จำเป็นเพื่อให้เสร็จสิ้น

กำหนดเวลาที่จำเป็นสำหรับแต่ละงาน

หากต้องการกำหนดเวลาที่คุณต้องการสำหรับแต่ละงาน โปรดติดต่อทีมเนื้อหาของคุณ นักเขียนของคุณบอกว่าต้องใช้เวลาเท่าไรในการเขียนโพสต์ 500 คำ? แล้วโพสต์ 2500 คำล่ะ? ใช้ระยะเวลาที่พวกเขาให้และสร้างในเวลาเพิ่มเติม สามารถช่วยบริษัทของคุณหลีกเลี่ยงการทำงานกับไทม์ไลน์ที่คับแคบหรือกำหนดเวลาที่ขาดหายไปได้

หลังจากขั้นตอนนี้ เวิร์กโฟลว์เนื้อหาของคุณอาจมีลักษณะดังนี้:

• Strategizing > Content Strategist (1 วัน)
• การวางแผน > ระบบจัดการเนื้อหา (<1 วัน)
• งานเขียน > Copywriter (2 วัน)
• แก้ไข > บรรณาธิการ (1 วัน)
• การ เผยแพร่ > ระบบจัดการเนื้อหา (<1 วัน)
• การ วิเคราะห์ > ระบบจัดการเนื้อหา (ต่อเนื่อง)

เมื่อคุณได้สรุปขั้นตอนสำหรับงาน บุคคล และระยะเวลาที่จำเป็นสำหรับการสร้างเนื้อหาแล้ว เวิร์กโฟลว์เนื้อหาของคุณจะเสร็จสมบูรณ์

จัดทำเอกสารเวิร์กโฟลว์เนื้อหาของคุณ

ขั้นตอนสุดท้ายในการสร้างเวิร์กโฟลว์เนื้อหาของคุณคือการจัดทำเอกสาร บริษัทมักใช้ขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน (SOP) เพื่อให้ทีมของตนสอดคล้องกับกระบวนการ Marketing Hub, Trello และ Evernote เป็นตัวอย่างของระบบที่ช่วยให้ทีมเข้าถึงเอกสารต่างๆ เช่น SOP ได้อย่างง่ายดาย

เวิร์กโฟลว์เนื้อหาใช้งานได้ คุณจึงไม่ต้องทำ

การสร้างเนื้อหาไม่ใช่เรื่องง่าย มีองค์ประกอบมากมายในการเผยแพร่เนื้อหาและดำเนินการตามกลยุทธ์เนื้อหาของคุณได้สำเร็จ การสร้างเวิร์กโฟลว์เนื้อหาช่วยให้ทีมของคุณทำงานต่อไปโดยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ลดข้อผิดพลาด และปรับปรุงการทำงานร่วมกันในที่ทำงาน โฟลว์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้าของแต่ละกระบวนการทำให้ง่าย แต่การจัดการงานแต่ละงานจะวุ่นวายมากขึ้นเรื่อยๆ หากไม่มีซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์เนื้อหา

เมื่อจัดการวิธีที่เนื้อหาของคุณเปลี่ยนจากแนวคิดไปสู่สิ่งพิมพ์ เวิร์กโฟลว์เนื้อหาจะจัดการกับงานหนัก