コンテンツ管理ワークフローとは何ですか？ 2022年に必要な理由

効果的なコンテンツワークフローを作成することは、ケーキを焼くのとよく似ています。 未完成のバッターを準備されていない鍋に誤って注いだ場合、損傷が発生します。 事後に戻って鍋を準備することはできません。

あなたのケーキ生地があなたのコンテンツであり、ケーキパンがその出版物であると想像してください。 あなたのコンテンツがライターから消費者に直接届く場合、あなたは多くのリスクを冒しています。 公開および配布する前に、まずコンテンツを編集してファクトチェックする必要があります。 読者は、不注意で不正確なコンテンツに無関心になったり、動揺したりします。 そして、情報がそこにあると、回復することはほぼ不可能です。

コンテンツチームに適切な人材を配置するだけでは不十分です。 投稿するたびに高品質のコンテンツを作成するには、会社はコンテンツワークフローでプロセスの概要を説明する必要があります。

この投稿では、コンテンツワークフローのトピック、つまり、コンテンツワークフローとは何か、それを管理する方法、およびビジネス用にワークフローを作成する方法について説明します。

ストラテジスト、ライター、編集者、およびマネージャーは、コンテンツチームに所属する人々です。 ワークフローで見られる彼らのタスクには、計画、執筆、編集、公開などが含まれます。 ただし、各コンテンツタイプに各機能が必要なわけではありません。

コンテンツタイプに応じて、ワークフローが変わります。 企業は、ニュースレター、ブログ投稿、ソーシャルメディア投稿などのさまざまなコンテンツを公開できます。 コンテンツワークフローはアセットごとに異なります。 たとえば、ニュースレターの発行とソーシャルメディアの投稿を比較します。 このプロセスの最も明らかな違いは、コンテンツタイプが異なるチャネルを通過することです。 ワークフローを分解すると、それぞれに個別の人、プロセス、ツール、およびリソースが必要になる場合があることがわかります。

コンテンツワークフローを作成するために必要な非常に多くの可動部分があるため、プロセスの管理が最優先事項になります。

コンテンツワークフロー管理

手つかずのままにしておくと、コンテンツワークフローが複雑になり、チームが混乱する可能性があります。 ワークフローを適切に管理するには、コンテンツ作成プロセスに関係するプロセス、人員、およびツールの概要を説明することから始めます。

プロセス

コンテンツワークフローを管理するには、コンテンツの作成に必要な手順を特定します。 彼らです：

1. 戦略化
2. 計画
3. 作成
4. レビュー
5. 出版
6. 分析

これはコンテンツの基本的なワークフローですが、各ステップには、コンテンツの種類に応じて補足的なプロセスがあります。 コンテンツワークフローを作成するときに、これらの追加の手順を作成できます。 この段階で、コンテンツ戦略の概要を説明すると役立ちます。

人々

効果的なコンテンツワークフローは、コンテンツの公開に必要なプロセスに焦点を当てていますが、間違いなく最も重要な部分は人です。 コンテンツワークフローの管理の1つの側面は、主要なプレーヤーを特定して管理することです。 これらの人々は、上記のコンテンツ作成プロセスのステップを実行する責任があります。 たとえば、戦略を立てるには、ストラテジストが必要です。 レビューするには、エディターが必要です。

コンテンツワークフロー管理は、従業員とそのプロセスの管理に関連して、作業を完了するために必要なツールもカバーします。

ツール

コンテンツチームがその役割を果たし、コンテンツ作成プロセスを実行するには、ツールが必要です。 コンテンツはどこかで作成、編集、共有、または管理する必要があります。 チームのコンテンツワークフローを管理するということは、チームが必要とするツールを管理することを意味します。

CMS Hubのようなコンテンツ管理システムは、ブログ投稿を公開するために不可欠です。 CanvaとAdobePhotoshopは、デザインに最適なツールです。 これらは、企業がコンテンツ技術スタックに追加する可能性のある多くのツールのうちの3つにすぎません。

コンテンツマーケティング業界が活況を呈しているため、この成長に対応するためにビジネスを拡大する必要があります。 この拡張は、コンテンツワークフローに関連する人、プロセス、およびツールの増加を反映しています。 ワークフローが包括的になるほど、管理が難しくなります。 ただし、コンテンツワークフローソフトウェアを統合することで問題を解決できます。

コンテンツワークフローソフトウェア

コンテンツワークフローソフトウェア、またはワークフロー管理システムは、計画、制作、公開を通じてコン​​テンツ作成プロセスを管理するプログラムです。 チームがコンテンツプロセスを監視するために複数の方法とアプローチを使用する代わりに、ワークフロー管理システムは、チームがプロセスを視覚化するための一元化された場所を作成するのに役立ちます。 これは、会社の目標に沿ったコンテンツ戦略の実行を促進します。

コンテンツワークフローソフトウェアを使用することの追加の利点は次のとおりです。

• 生産性の向上
• エラーの削減
• 職場のコラボレーションの改善

生産性の向上

コンテンツワークフローソフトウェアツールを使用しないと、チームメンバーは余分な作業と時間を無駄にすることになります。 これらの問題は、自動化されているため、コンテンツワークフローソフトウェアで解消されます。 ソフトウェアが更新を送信するため、電子メールの更新を送信する必要がありません。 コンテンツチームは、システムがプロジェクトを管理するため、プロジェクトのタイムラインを推測する必要はありません。 すべてが迅速かつ効率的に行われます。

エラーの削減

完璧なものはなく、コンテンツワークフローから同じことを期待することはできません。 それでも、コンテンツワークフローソフトウェアはエラーを減らすのに役立ちます。 チームが期限を前倒しするのに役立ちます。 これにより、コンテンツワークフローのどのプロセスを調整する必要があるかを特定できます。 コンテンツ管理ソフトウェアは、ワークフローを改善するためのツールを会社に提供します。

職場のコラボレーションの改善

コンテンツ管理ソフトウェアは、チームメンバーと彼らが使用するアプリやプラットフォームとの間の職場でのコラボレーションを改善します。 コンテンツ戦略を実行するには、さまざまなツールを使用する多くの異なる人々が必要です。 ワークフロー管理ソフトウェアを使用すると、ソフトウェアが複数のコンテンツ管理システム、電子メールプロバイダー、メッセージングサービス、およびソーシャルメディアプラットフォームと統合されている間に、チームが別のメンバーに通知して更新することができます。

コンテンツワークフローソフトウェアを使用する利点を活用するには、Marketing Hubの詳細と、そのマーケティング自動化テクノロジーがタスクを簡素化する方法について説明します。

コンテンツワークフローテンプレート

コンテンツワークフローソフトウェアは、コンテンツ戦略に対応するための基本です。 ただし、ワークフローを構築するには適切な手順が必要です。 そうして初めて、ソフトウェアを最大限に活用できます。 どこから始めますか？ コンテンツワークフローを作成する方法は次のとおりです。

コンテンツワークフローを作成する方法

コンテンツ戦略を実行するために必要な人、プロセス、およびツールは、コンテンツワークフローを作成する際に役立つマーカーです。 コンテンツワークフローを作成するには、次のことを行う必要があります。

1. 作成するコンテンツを決定します。
2. 実行可能なタスクの内訳を作成します。
3. 役割を割り当てます。
4. 各タスクに関連付けられている時間を決定します。
5. コンテンツワークフローを文書化します。

作成するコンテンツを決定します。

まず、作成する「もの」を決定します。 ソーシャルメディアの投稿ですか？ ニュースレターですか？ あなたの会社は、インフォグラフィック、ブログ投稿、ビデオコンテンツなど、多くのコンテンツタイプを作成することを選択でき、それぞれのワークフローを作成する必要があります。

実行可能なタスクの内訳を作成します。

特定のコンテンツタイプに焦点を合わせたら、戦略から公開までに必要な手順の概要を説明します。 ブログ投稿のこのサンプルワークフローを検討してください。 そのプロセスは次のようになります。

戦略化>計画>作成>編集>公開>分析

これらはブログを作成するための幅広いタスクですが、ここでブログを拡張する必要があります。 戦略化には通常、コンテンツ監査の実行、購入者のペルソナの作成、およびキーワード調査の実施が含まれます。 編集には、SEO技術の実装や、画像やリンクの追加が含まれる場合があります。

プロセスのすべてのステップを考慮して、適切なチームメンバーに割り当てることができるようにする必要があります。

役割を割り当てます。

コンテンツプロセスのタスクが完了したら、誰がそれらを実行するかを決定します。 このステップは、誰かがその役割を果たしているかどうか、および追加のメンバーを連れてくる必要があるかどうかを識別するのに役立ちます。 上記のブログの例を使用すると、これが役割を割り当てる方法です。

• 戦略化>コンテンツストラテジスト
• 計画>コンテンツマネージャー
• 執筆>コピーライター
• 編集>エディター
• 公開>コンテンツマネージャー
• 分析>コンテンツマネージャー

各タスクに責任を割り当てた後、完了までに必要な時間を決定します。

各タスクに必要な時間を決定します。

各タスクに必要な時間を決定するには、コンテンツチームに相談してください。 あなたの作家は、500語の投稿を書くのにどれくらいの時間がかかると言っていますか？ 2500語の投稿はどうですか？ 彼らがあなたに与える時間の長さを使用して、追加の時間を構築します。 それはあなたの会社が厳しいスケジュールや締め切りの遅れで作業することを避けるのを助けることができます。

この手順を実行すると、コンテンツワークフローは次のようになります。

• 戦略化>コンテンツストラテジスト（1日）
• 計画>コンテンツマネージャー（<1日）
• 執筆>コピーライター（2日）
• 編集>編集者（1日）
• 公開>コンテンツマネージャー（<1日）
• 分析中>ContentManager（進行中）

コンテンツの作成に必要なタスク、人員、および時間のプロセスの概要を説明したら、コンテンツワークフローは完了です。

コンテンツワークフローを文書化します。

コンテンツワークフローを作成する最後のステップは、それを文書化することです。 企業は通常、標準の運用手順（SOP）を使用して、チームをプロセスと整合させます。 Marketing Hub、Trello、Evernoteは、チームがSOPなどのドキュメントに簡単にアクセスできるようにするシステムの例です。

コンテンツワークフローは機能するため、機能する必要はありません。

コンテンツの作成は簡単ではありません。 コンテンツを公開し、コンテンツ戦略を正常に実行するには、多くの要素があります。 コンテンツワークフローを作成すると、生産性が向上し、エラーが減少し、職場のコラボレーションが向上するため、チームはタスクを継続できます。 各プロセスの所定のフローにより簡単になりますが、コンテンツワークフローソフトウェアがないと、個々のタスクの管理はますます混乱します。

コンテンツがアイデアからパブリケーションにどのように変換されるかを管理する場合、コンテンツワークフローは手間のかかる作業を処理します。