Qu'est-ce qu'un workflow de gestion de contenu ? Pourquoi vous en avez besoin en 2022

La création d'un flux de travail de contenu efficace ressemble beaucoup à la préparation d'un gâteau. Si vous versez accidentellement de la pâte non finie dans un moule non préparé, le mal est fait. Vous ne pouvez pas revenir en arrière et préparer la casserole après coup.

Imaginez que votre pâte à gâteau est votre contenu et que le moule à gâteau est sa publication. Si votre contenu va directement de l'auteur à vos consommateurs, vous courez beaucoup de risques. Vous devez d'abord modifier et vérifier le contenu avant la publication et la distribution. Les lecteurs deviennent désintéressés ou contrariés par un contenu négligent et incorrect. Et une fois que l'information est disponible, il est presque impossible de la récupérer.

Avoir les bonnes personnes en place dans votre équipe de contenu ne suffit pas. Pour créer un contenu de qualité à chaque fois que vous publiez, votre entreprise doit définir ses processus dans un workflow de contenu.

Dans cet article, nous aborderons le sujet du flux de travail de contenu - qu'est-ce que c'est, comment le gérer et comment vous pouvez en créer un pour votre entreprise.

Les stratèges, les rédacteurs, les éditeurs et les gestionnaires sont des personnes que vous auriez dans votre équipe de contenu. Leurs tâches, vues dans un flux de travail, incluent la planification, l'écriture, l'édition, la publication, etc. cependant, chaque fonction n'est pas nécessaire pour chaque type de contenu.

Selon le type de contenu, votre flux de travail changera. Les entreprises peuvent publier divers contenus tels que des newsletters, des articles de blog et des publications sur les réseaux sociaux. Le workflow de contenu est différent pour chaque ressource. Par exemple, comparez la publication d'une newsletter et une publication sur les réseaux sociaux. La différence la plus évidente dans ce processus est que les types de contenu passent par différents canaux. Une fois que vous aurez décomposé les flux de travail, vous découvrirez que chacun peut nécessiter des personnes, des processus, des outils et des ressources distincts.

Avec autant de pièces mobiles nécessaires à la création d'un flux de travail de contenu, la gestion du processus devient une priorité absolue.

Gestion du flux de travail de contenu

S'il n'est pas maîtrisé, votre flux de travail de contenu peut devenir compliqué et déroutant pour votre équipe. Pour gérer avec succès votre flux de travail, commencez par décrire les processus, les personnes et les outils impliqués dans le processus de création de contenu.

Processus

Pour gérer votre workflow de contenu, identifiez les étapes nécessaires à la création de contenu. Elles sont:

1. Élaboration de stratégies
2. Planification
3. Créer
4. Révision
5. Édition
6. en cours d'analyse

Bien qu'il s'agisse du flux de travail de base pour le contenu, chaque étape comporte des processus supplémentaires en fonction du type de contenu. Vous pouvez créer ces étapes supplémentaires lors de la création de votre workflow de contenu. À ce stade, il est utile de définir une stratégie de contenu.

Personnes

Un flux de travail de contenu efficace se concentre sur les processus nécessaires à la publication de contenu, mais les personnes sont sans doute la partie la plus vitale. L'un des aspects de la gestion du workflow de contenu consiste à identifier et à gérer les acteurs clés. Ces personnes sont responsables de l'accomplissement des étapes du processus de création de contenu énumérées ci-dessus. Par exemple, pour élaborer des stratégies, vous auriez besoin d'un stratège. Pour la révision, vous auriez besoin d'un éditeur.

En conjonction avec la gestion de votre personnel et de leurs processus, la gestion du flux de travail de contenu couvre également les outils nécessaires pour effectuer le travail.

Outils

Pour que votre équipe de contenu puisse remplir ses rôles et suivre les processus de création de contenu, elle a besoin d'outils. Le contenu doit être créé, édité, partagé ou géré quelque part. Gérer le workflow de contenu de votre équipe signifie gérer les outils dont elle a besoin.

Les systèmes de gestion de contenu, comme CMS Hub, sont essentiels pour publier des articles de blog. Canva et Adobe Photoshop sont d'excellents outils de conception. Ce ne sont là que trois des nombreux outils que votre entreprise pourrait ajouter à sa pile technologique de contenu.

Alors que l'industrie du marketing de contenu est en plein essor, votre entreprise doit se développer pour s'adapter à cette croissance. Cette expansion reflète une augmentation du nombre de personnes, de processus et d'outils associés à votre workflow de contenu. Plus votre workflow devient complet, plus il est intimidant à gérer ; cependant, l'intégration d'un logiciel de workflow de contenu peut résoudre le problème.

Logiciel de workflow de contenu

Un logiciel de workflow de contenu, ou un système de gestion de workflow, est un programme qui gère le processus de création de contenu via la planification, la production et la publication. Au lieu que les équipes utilisent plusieurs méthodes et approches pour surveiller le processus de contenu, les systèmes de gestion des flux de travail vous aident à créer un emplacement centralisé pour que votre équipe puisse visualiser ses processus. Il favorise l'exécution de votre stratégie de contenu en alignement avec les objectifs de l'entreprise.

Les avantages supplémentaires de l'utilisation d'un logiciel de workflow de contenu incluent :

• Une augmentation de la productivité
• Une réduction des erreurs
• Une amélioration de la collaboration sur le lieu de travail

Augmentation de la productivité

Sans l'aide d'un outil logiciel de workflow de contenu, les membres de l'équipe se retrouvent avec du travail supplémentaire et du temps perdu. Ces problèmes sont supprimés avec le logiciel de workflow de contenu car il est automatisé. Il élimine l'envoi de mises à jour par e-mail car le logiciel les envoie pour vous. Les équipes de contenu n'ont pas à deviner la chronologie d'un projet car le système le gère pour elles. Tout se passe rapidement et efficacement.

Réduction des erreurs

Rien n'est parfait et vous ne pouvez pas attendre la même chose de votre flux de travail de contenu. Même ainsi, le logiciel de workflow de contenu aide à réduire les erreurs. Cela aide votre équipe à rester en avance sur les délais. Il vous permet d'identifier les processus du flux de travail de contenu qui nécessitent un ajustement. Un logiciel de gestion de contenu donne à votre entreprise les outils nécessaires pour améliorer votre flux de travail.

Amélioration de la collaboration en milieu de travail

Un logiciel de gestion de contenu améliore la collaboration sur le lieu de travail entre les membres de l'équipe et les applications et plates-formes qu'ils utilisent. L'exécution de votre stratégie de contenu nécessite de nombreuses personnes différentes qui utilisent divers outils. Le logiciel de gestion de flux de travail permet à votre équipe d'informer et de mettre à jour un autre membre tandis que le logiciel s'intègre à plusieurs systèmes de gestion de contenu, fournisseurs de messagerie, services de messagerie et plateformes de médias sociaux.

Pour tirer parti des avantages de l'utilisation d'un logiciel de workflow de contenu, apprenez-en plus sur Marketing Hub et sur la façon dont sa technologie d'automatisation du marketing simplifie les tâches.

Modèle de flux de travail de contenu

Le logiciel de workflow de contenu est fondamental pour suivre votre stratégie de contenu ; cependant, vous avez besoin des étapes appropriées pour créer votre flux de travail. Ce n'est qu'alors que vous pourrez tirer le meilleur parti du logiciel. Par où commencer ? Voici comment vous pouvez créer votre workflow de contenu.

Comment créer un workflow de contenu

Les personnes, les processus et les outils nécessaires à l'exécution de votre stratégie de contenu sont des marqueurs utiles dans la création de votre flux de travail de contenu. Pour créer un workflow de contenu, vous devez :

1. Décidez quel contenu créer.
2. Créez une répartition des tâches exploitables.
3. Attribuez des rôles.
4. Déterminez le temps associé à chaque tâche.
5. Documentez votre workflow de contenu.

Décidez quel contenu créer.

Tout d'abord, décidez « quoi » vous créez. Est-ce une publication sur les réseaux sociaux ? Est-ce un bulletin d'information ? Votre entreprise a le choix de créer de nombreux types de contenu tels que des infographies, des articles de blog, du contenu vidéo, etc., et vous devrez créer un flux de travail pour chacun.

Créez une répartition des tâches exploitables.

Une fois que vous vous concentrez sur un type de contenu particulier, décrivez les étapes nécessaires pour le faire passer de la stratégie à la publication. Considérez cet exemple de flux de travail pour un article de blog. Son processus pourrait ressembler à ceci :

Stratégie > Planification > Création > Édition > Publication > Analyse

Bien qu'il s'agisse de tâches générales pour la création d'un blog, c'est là qu'il doit se développer. L'élaboration de stratégies comprend généralement la réalisation d'audits de contenu, la création de personnalités d'acheteurs et la recherche de mots clés. L'édition peut impliquer la mise en œuvre de techniques de référencement ou l'ajout d'images et de liens.

Chaque étape du processus doit être prise en compte afin qu'elle puisse être attribuée au membre de l'équipe approprié.

Attribuez des rôles.

Une fois que vous avez les tâches pour votre processus de contenu, il est temps de décider qui les fait. Cette étape peut aider à identifier si quelqu'un est à pleine capacité dans son rôle et si vous devez faire venir des membres supplémentaires. En utilisant notre exemple de blog ci-dessus, voici comment vous pouvez attribuer des rôles.

• Stratégie > Stratège de contenu
• Planification > Gestionnaire de contenu
• Rédaction > Rédacteur
• Édition > Éditeur
• Publication > Gestionnaire de contenu
• Analyse > Gestionnaire de contenu

Après avoir attribué la responsabilité de chaque tâche, déterminez combien de temps est nécessaire pour l'achèvement.

Déterminez le temps nécessaire pour chaque tâche.

Pour déterminer le temps dont vous avez besoin pour chaque tâche, consultez votre équipe de contenu. Combien de temps votre écrivain dit-il qu'il lui faut pour écrire un article de 500 mots ? Qu'en est-il d'un article de 2500 mots ? Utilisez le temps qu'ils vous accordent et ajoutez du temps supplémentaire. Cela peut aider votre entreprise à éviter de travailler avec des délais serrés ou des délais manquants.

Après cette étape, votre workflow de contenu pourrait ressembler à :

• Stratégie > Content Strategist (1 jour)
• Planification > Gestionnaire de contenu (<1 jour)
• Rédaction > Rédacteur (2 jours)
• Edition > Editeur (1 jour)
• Publication > Gestionnaire de contenu (<1 jour)
• Analyse > Gestionnaire de contenu (en cours)

Une fois que vous avez défini un processus pour les tâches, les personnes et la durée nécessaires à la création de votre contenu, votre flux de travail de contenu est terminé.

Documentez votre workflow de contenu.

La dernière étape de la création de votre workflow de contenu consiste à le documenter. Les entreprises utilisent généralement des procédures opérationnelles standard (SOP) pour maintenir leurs équipes alignées sur le processus. Marketing Hub, Trello et Evernote sont des exemples de systèmes qui permettent aux équipes d'accéder facilement à des documents tels que les SOP.

Les workflows de contenu fonctionnent, vous n'avez donc pas à le faire.

La création de contenu n'est pas simple. La publication de contenu et l'exécution réussie de votre stratégie de contenu comportent de nombreux éléments. La création d'un flux de travail de contenu aide votre équipe à rester concentrée sur sa tâche en augmentant la productivité, en réduisant les erreurs et en améliorant la collaboration sur le lieu de travail. Le flux prédéterminé de chaque processus le rend facile, mais la gestion des tâches individuelles devient de plus en plus chaotique sans logiciel de workflow de contenu.

Lors de la gestion de la transformation de votre contenu d'une idée en publication, les workflows de contenu gèrent le gros du travail.