Apa itu Alur Kerja Manajemen Konten? Mengapa Anda Membutuhkannya di 2022

Membuat alur kerja konten yang efektif sangat mirip dengan memanggang kue. Jika Anda secara tidak sengaja menuangkan adonan yang belum jadi ke dalam panci yang belum disiapkan, kerusakannya sudah terjadi. Anda tidak dapat kembali dan menyiapkan panci setelahnya.

Bayangkan adonan kue Anda adalah konten Anda, dan loyang kue adalah publikasinya. Jika konten Anda langsung dari penulis ke konsumen Anda, Anda menghadapi banyak risiko. Anda harus terlebih dahulu mengedit dan memeriksa fakta konten sebelum publikasi dan distribusi. Pembaca menjadi tidak tertarik atau kesal pada konten yang salah dan ceroboh. Dan begitu informasinya ada di luar sana, hampir tidak mungkin untuk dipulihkan.

Memiliki orang yang tepat di tim konten Anda tidak cukup. Untuk membuat konten berkualitas setiap kali Anda memposting, perusahaan Anda perlu menguraikan prosesnya dalam alur kerja konten.

Dalam posting ini, kami akan membahas topik alur kerja konten — apa itu, bagaimana mengelolanya, dan bagaimana Anda dapat membuatnya untuk bisnis Anda.

Ahli strategi, penulis, editor, dan manajer adalah orang-orang yang akan Anda miliki di tim konten Anda. Tugas mereka, terlihat dalam alur kerja, termasuk perencanaan, penulisan, pengeditan, penerbitan, dan banyak lagi; namun, setiap fungsi tidak diperlukan untuk setiap tipe konten.

Bergantung pada tipe konten, alur kerja Anda akan berubah. Bisnis dapat mempublikasikan berbagai konten seperti buletin, posting blog, dan posting media sosial. Alur kerja konten berbeda untuk setiap aset. Misalnya, bandingkan publikasi buletin dan posting media sosial. Perbedaan paling jelas dalam proses ini adalah bahwa jenis konten melalui saluran yang berbeda. Setelah Anda memecah alur kerja, Anda akan menemukan bahwa masing-masing mungkin memerlukan orang, proses, alat, dan sumber daya yang terpisah.

Dengan begitu banyak bagian bergerak yang diperlukan untuk membuat alur kerja konten, mengelola proses menjadi prioritas utama.

Manajemen Alur Kerja Konten

Jika dibiarkan, alur kerja konten Anda bisa menjadi rumit dan membingungkan bagi tim Anda. Agar berhasil mengelola alur kerja Anda, mulailah dengan menguraikan proses, orang, dan alat yang terlibat dalam proses pembuatan konten.

Proses

Untuk mengelola alur kerja konten Anda, identifikasi langkah-langkah yang diperlukan untuk membuat konten. Mereka:

1. Strategi
2. Perencanaan
3. Menciptakan
4. Meninjau
5. Penerbitan
6. Menganalisa

Meskipun ini adalah alur kerja dasar untuk konten, setiap langkah memiliki proses tambahan tergantung pada tipe konten. Anda dapat membuat langkah ekstra ini saat membuat alur kerja konten. Pada tahap ini, sangat membantu untuk menguraikan strategi konten.

Rakyat

Alur kerja konten yang efektif berfokus pada proses yang diperlukan untuk mempublikasikan konten, tetapi orang bisa dibilang adalah bagian yang paling vital. Salah satu aspek pengelolaan alur kerja konten adalah mengidentifikasi dan mengelola pemain kunci. Orang-orang ini bertanggung jawab untuk memenuhi langkah-langkah dalam proses pembuatan konten yang tercantum di atas. Misalnya, untuk menyusun strategi, Anda membutuhkan ahli strategi. Untuk meninjau, Anda memerlukan editor.

Dalam hubungannya dengan mengelola orang-orang Anda dan proses mereka, manajemen alur kerja konten juga mencakup alat yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan.

Peralatan

Agar tim konten Anda dapat memenuhi peran mereka dan bekerja melalui proses pembuatan konten, mereka membutuhkan alat. Konten harus dibuat, diedit, dibagikan, atau dikelola di suatu tempat. Mengelola alur kerja konten tim Anda berarti mengelola alat yang dibutuhkan.

Sistem manajemen konten, seperti CMS Hub, sangat penting untuk menerbitkan posting blog. Canva dan Adobe Photoshop adalah alat yang hebat untuk desain. Ini hanyalah tiga dari banyak alat yang mungkin ditambahkan perusahaan Anda ke tumpukan teknologi kontennya.

Saat industri pemasaran konten berkembang pesat, bisnis Anda perlu berkembang untuk mengakomodasi pertumbuhan ini. Perluasan ini mencerminkan peningkatan orang, proses, dan alat yang terkait dengan alur kerja konten Anda. Semakin komprehensif alur kerja Anda, semakin sulit untuk dikelola; namun, mengintegrasikan perangkat lunak alur kerja konten dapat memecahkan masalah.

Perangkat Lunak Alur Kerja Konten

Perangkat lunak alur kerja konten, atau sistem manajemen alur kerja, adalah program yang mengelola proses pembuatan konten melalui perencanaan, produksi, dan publikasi. Alih-alih tim menggunakan beberapa metode dan pendekatan untuk memantau proses konten, sistem manajemen alur kerja membantu Anda membuat lokasi terpusat untuk tim Anda untuk memvisualisasikan prosesnya. Ini mempromosikan pelaksanaan strategi konten Anda sejalan dengan tujuan perusahaan.

Manfaat tambahan menggunakan perangkat lunak alur kerja konten meliputi:

• Peningkatan produktivitas
• Pengurangan kesalahan
• Peningkatan dalam kolaborasi di tempat kerja

Peningkatan Produktivitas

Tanpa menggunakan alat perangkat lunak alur kerja konten, anggota tim dibiarkan dengan pekerjaan ekstra dan waktu yang terbuang. Masalah ini dihapus dengan perangkat lunak alur kerja konten karena otomatis. Ini menghilangkan pengiriman pembaruan email karena perangkat lunak mengirimkannya untuk Anda. Tim konten tidak perlu menebak garis waktu proyek karena sistem yang mengelolanya untuk mereka. Semuanya terjadi dengan cepat dan efisien.

Pengurangan Kesalahan

Tidak ada yang sempurna, dan Anda tidak dapat mengharapkan hal yang sama dari alur kerja konten Anda. Meski begitu, perangkat lunak alur kerja konten membantu mengurangi kesalahan. Ini membantu tim Anda tetap di depan tenggat waktu. Ini memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi proses apa dalam alur kerja konten yang perlu disesuaikan. Perangkat lunak manajemen konten memberi perusahaan Anda alat untuk meningkatkan alur kerja Anda.

Peningkatan Dalam Kolaborasi Tempat Kerja

Perangkat lunak manajemen konten meningkatkan kolaborasi di tempat kerja antara anggota tim dan aplikasi serta platform yang mereka gunakan. Menjalankan strategi konten Anda membutuhkan banyak orang berbeda yang menggunakan berbagai alat. Perangkat lunak manajemen alur kerja memungkinkan tim Anda untuk memberi tahu dan memperbarui anggota lain sementara perangkat lunak tersebut terintegrasi dengan beberapa sistem manajemen konten, penyedia email, layanan pesan, dan platform media sosial.

Untuk memanfaatkan manfaat penggunaan perangkat lunak alur kerja konten, pelajari lebih lanjut tentang Marketing Hub dan bagaimana teknologi otomatisasi pemasarannya menyederhanakan tugas.

Templat Alur Kerja Konten

Perangkat lunak alur kerja konten sangat penting dalam menjaga strategi konten Anda; namun, Anda memerlukan langkah-langkah yang tepat untuk membangun alur kerja Anda. Hanya dengan begitu Anda bisa mendapatkan hasil maksimal dari perangkat lunak. Di mana Anda mulai? Inilah cara Anda dapat membuat alur kerja konten Anda.

Cara Membuat Alur Kerja Konten

Orang, proses, dan alat yang diperlukan untuk menjalankan strategi konten Anda adalah penanda yang berguna dalam membuat alur kerja konten Anda. Untuk membuat alur kerja konten, Anda perlu:

1. Putuskan konten apa yang akan dibuat.
2. Buat perincian tugas yang dapat ditindaklanjuti.
3. Tetapkan peran.
4. Tentukan waktu yang terkait dengan setiap tugas.
5. Dokumentasikan alur kerja konten Anda.

Putuskan konten apa yang akan dibuat.

Pertama, putuskan "apa" yang Anda buat. Apakah itu postingan media sosial? Apakah itu buletin? Perusahaan Anda memiliki pilihan untuk membuat banyak jenis konten seperti infografis, posting blog, konten video, dan banyak lagi, dan Anda perlu membuat alur kerja untuk masing-masingnya.

Buat perincian tugas yang dapat ditindaklanjuti.

Setelah Anda fokus pada jenis konten tertentu, buat garis besar langkah-langkah yang diperlukan untuk mendapatkannya dari strategi hingga publikasi. Pertimbangkan contoh alur kerja ini untuk posting blog. Prosesnya mungkin terlihat seperti ini:

Penyusunan Strategi > Perencanaan > Membuat > Pengeditan > Publikasi > Menganalisis

Meskipun ini adalah tugas luas untuk membuat blog, di sinilah perlu dikembangkan. Penyusunan strategi biasanya mencakup melakukan audit konten, membuat persona pembeli, dan melakukan penelitian kata kunci. Pengeditan mungkin melibatkan penerapan teknik SEO atau menambahkan gambar dan tautan.

Setiap langkah dalam proses perlu dipertanggungjawabkan sehingga dapat ditugaskan ke anggota tim yang sesuai.

Tetapkan peran.

Setelah Anda memiliki tugas untuk proses konten Anda, saatnya untuk memutuskan siapa yang melakukannya. Langkah ini dapat membantu mengidentifikasi apakah ada orang yang memiliki kapasitas dalam peran mereka dan apakah Anda perlu mendatangkan anggota tambahan. Menggunakan contoh blog kami di atas, ini adalah bagaimana Anda dapat menetapkan peran.

• Penyusunan Strategi > Ahli Strategi Konten
• Perencanaan > Pengelola Konten
• Menulis > Copywriter
• Pengeditan > Editor
• Penerbitan > Pengelola Konten
• Menganalisis > Pengelola Konten

Setelah menetapkan tanggung jawab untuk setiap tugas, tentukan berapa banyak waktu yang diperlukan untuk menyelesaikannya.

Tentukan waktu yang dibutuhkan untuk setiap tugas.

Untuk menentukan berapa banyak waktu yang Anda butuhkan untuk setiap tugas, konsultasikan dengan tim konten Anda. Menurut penulis Anda, berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menulis postingan 500 kata? Bagaimana dengan posting 2500 kata? Gunakan jangka waktu yang mereka berikan kepada Anda dan bangun dalam waktu tambahan. Ini dapat membantu perusahaan Anda menghindari bekerja dengan tenggat waktu yang ketat atau tenggat waktu yang hilang.

Setelah langkah ini, alur kerja konten Anda mungkin terlihat seperti:

• Penyusunan Strategi > Ahli Strategi Konten (1 hari)
• Perencanaan > Pengelola Konten (<1 hari)
• Penulisan > Copywriter (2 hari)
• Pengeditan > Editor (1 hari)
• Penerbitan > Pengelola Konten (<1 hari)
• Menganalisis > Pengelola Konten (Sedang berlangsung)

Setelah Anda menguraikan proses untuk tugas, orang, dan lamanya waktu yang diperlukan untuk membuat konten Anda, alur kerja konten Anda selesai.

Dokumentasikan alur kerja konten Anda.

Langkah terakhir dalam membuat alur kerja konten Anda adalah mendokumentasikannya. Perusahaan biasanya menggunakan prosedur operasi standar (SOP) untuk menjaga tim mereka selaras dengan proses. Marketing Hub, Trello, dan Evernote adalah contoh sistem yang memberi tim akses mudah ke dokumen seperti SOP.

Alur kerja konten berfungsi, jadi Anda tidak perlu melakukannya.

Pembuatan konten tidak sederhana. Ada banyak elemen dalam memublikasikan konten dan berhasil menjalankan strategi konten Anda. Membuat alur kerja konten membantu tim Anda tetap pada tugas dengan meningkatkan produktivitas, mengurangi kesalahan, dan meningkatkan kolaborasi di tempat kerja. Alur yang telah ditentukan dari setiap proses membuatnya mudah, tetapi mengelola tugas individu menjadi semakin kacau tanpa perangkat lunak alur kerja konten.

Saat mengelola bagaimana konten Anda berubah dari ide menjadi publikasi, alur kerja konten menangani tugas berat.