Co to jest przepływ pracy zarządzania treścią? Dlaczego potrzebujesz go w 2022 r.

Tworzenie efektywnego obiegu treści przypomina pieczenie ciasta. Jeśli przypadkowo wlejesz niedokończone ciasto na nieprzygotowaną patelnię, szkoda zostanie zniesiona. Nie możesz wrócić i przygotować patelni po fakcie.

Wyobraź sobie, że twoje ciasto jest twoją zawartością, a patelnia to jego publikacja. Jeśli Twoje treści trafiają prosto od autora do konsumentów, narażasz się na duże ryzyko. Musisz najpierw edytować i zweryfikować treść przed publikacją i dystrybucją. Czytelnicy stają się bezinteresowni lub zdenerwowani nieostrożnymi, niepoprawnymi treściami. A gdy informacje są już dostępne, ich odzyskanie jest prawie niemożliwe.

Posiadanie odpowiednich osób w zespole ds. treści nie wystarczy. Aby tworzyć wysokiej jakości treści za każdym razem, gdy publikujesz, Twoja firma musi nakreślić swoje procesy w obiegu treści.

W tym poście omówimy temat przepływu treści — co to jest, jak nim zarządzać i jak możesz go stworzyć dla swojej firmy.

Stratedzy, pisarze, redaktorzy i menedżerowie to ludzie, których miałbyś w swoim zespole ds. treści. Ich zadania, widoczne w przepływie pracy, obejmują planowanie, pisanie, edytowanie, publikowanie i nie tylko; jednak każda funkcja nie jest konieczna dla każdego typu zawartości.

W zależności od rodzaju treści, Twój przepływ pracy ulegnie zmianie. Firmy mogą publikować różne treści, takie jak biuletyny, posty na blogach i posty w mediach społecznościowych. Przepływ treści jest inny dla każdego zasobu. Na przykład porównaj publikację biuletynu i posta w mediach społecznościowych. Najbardziej wyraźną różnicą w tym procesie jest to, że typy treści przechodzą przez różne kanały. Po rozbiciu przepływów pracy odkryjesz, że każdy z nich może wymagać oddzielnych osób, procesów, narzędzi i zasobów.

Przy tak wielu ruchomych elementach niezbędnych do stworzenia przepływu treści, zarządzanie procesem staje się najwyższym priorytetem.

Zarządzanie przepływem treści

Jeśli pozostaniesz nieokiełznany, Twój przepływ treści może stać się skomplikowany i dezorientujący dla Twojego zespołu. Aby skutecznie zarządzać przepływem pracy, zacznij od nakreślenia procesów, osób i narzędzi zaangażowanych w proces tworzenia treści.

Procesy

Aby zarządzać przepływem pracy treści, określ kroki potrzebne do utworzenia treści. Oni są:

1. Strategia
2. Planowanie
3. Tworzę
4. Recenzowanie
5. Wydawniczy
6. Analizowanie

Chociaż jest to podstawowy przepływ pracy dla treści, każdy krok ma dodatkowe procesy w zależności od typu treści. Możesz zbudować te dodatkowe kroki podczas tworzenia przepływu pracy treści. Na tym etapie warto nakreślić strategię dotyczącą treści.

Ludzie

Efektywny przepływ treści koncentruje się na procesach potrzebnych do publikowania treści, ale ludzie są prawdopodobnie najważniejszą częścią. Jednym z aspektów zarządzania przepływem treści jest identyfikacja i zarządzanie kluczowymi graczami. Osoby te są odpowiedzialne za wykonanie kroków w procesie tworzenia treści wymienionych powyżej. Na przykład, aby opracować strategię, potrzebujesz stratega. Do przeglądu potrzebujesz edytora.

W połączeniu z zarządzaniem ludźmi i ich procesami, zarządzanie przepływem treści obejmuje również narzędzia potrzebne do wykonania pracy.

Narzędzia

Aby Twój zespół ds. treści mógł wypełniać swoje role i pracować w procesach tworzenia treści, potrzebuje narzędzi. Treść musi być gdzieś tworzona, edytowana, udostępniana lub zarządzana. Zarządzanie przepływem treści w zespole oznacza zarządzanie potrzebnymi narzędziami.

Systemy zarządzania treścią, takie jak CMS Hub, są niezbędne do publikowania postów na blogu. Canva i Adobe Photoshop to świetne narzędzia do projektowania. To tylko trzy z wielu narzędzi, które Twoja firma może dodać do swojego stosu technologii treści.

Ponieważ branża content marketingu kwitnie, Twoja firma musi się rozwijać, aby dostosować się do tego wzrostu. To rozszerzenie odzwierciedla wzrost liczby osób, procesów i narzędzi związanych z przepływem treści. Im bardziej wszechstronny staje się Twój przepływ pracy, tym trudniej jest nim zarządzać; jednak integracja oprogramowania do przepływu treści może rozwiązać problem.

Oprogramowanie do przepływu treści

Oprogramowanie do zarządzania przepływem treści lub system zarządzania przepływem pracy to program, który zarządza procesem tworzenia treści poprzez planowanie, produkcję i publikację. Zamiast zespołów korzystających z wielu metod i podejść do monitorowania procesu treści, systemy zarządzania przepływem pracy pomagają stworzyć scentralizowaną lokalizację dla Twojego zespołu do wizualizacji jego procesów. Promuje realizację strategii treści zgodnie z celami firmy.

Dodatkowe korzyści wynikające z korzystania z oprogramowania do przepływu treści obejmują:

• Wzrost produktywności
• Redukcja błędów
• Poprawa współpracy w miejscu pracy

Wzrost produktywności

Bez korzystania z oprogramowania do obiegu treści członkowie zespołu pozostają z dodatkową pracą i stratą czasu. Te problemy są usuwane za pomocą oprogramowania do przepływu treści, ponieważ jest ono zautomatyzowane. Eliminuje wysyłanie aktualizacji e-mail, ponieważ oprogramowanie wysyła je za Ciebie. Zespoły ds. treści nie muszą odgadywać harmonogramu projektu, ponieważ system zarządza nim za nich. Wszystko dzieje się szybko i sprawnie.

Redukcja błędów

Nic nie jest idealne i nie możesz oczekiwać tego samego od przepływu treści. Mimo to oprogramowanie do przepływu treści pomaga zmniejszyć liczbę błędów. Pomaga Twojemu zespołowi wyprzedzać terminy. Pozwala określić, które procesy w obiegu treści wymagają korekty. Oprogramowanie do zarządzania treścią daje Twojej firmie narzędzia do usprawnienia przepływu pracy.

Poprawa współpracy w miejscu pracy

Oprogramowanie do zarządzania treścią usprawnia współpracę w miejscu pracy między członkami zespołu a używanymi przez nich aplikacjami i platformami. Realizacja strategii treści wymaga wielu różnych osób, które korzystają z różnych narzędzi. Oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy umożliwia zespołowi powiadamianie i aktualizowanie innego członka, podczas gdy oprogramowanie integruje się z kilkoma systemami zarządzania treścią, dostawcami poczty e-mail, usługami przesyłania wiadomości i platformami mediów społecznościowych.

Aby skorzystać z zalet oprogramowania do przepływu treści, dowiedz się więcej o Marketing Hub i o tym, jak jego technologia automatyzacji marketingu upraszcza zadania.

Szablon przepływu treści

Oprogramowanie do obiegu treści ma fundamentalne znaczenie w nadążaniu za twoją strategią treści; jednak potrzebujesz odpowiednich kroków, aby zbudować swój przepływ pracy. Tylko wtedy możesz w pełni wykorzystać oprogramowanie. Od czego zaczynasz? Oto, w jaki sposób możesz stworzyć swój przepływ treści.

Jak utworzyć przepływ pracy treści

Osoby, procesy i narzędzia niezbędne do realizacji strategii treści są pomocnymi znacznikami w tworzeniu przepływu treści. Aby utworzyć przepływ treści, musisz:

1. Zdecyduj, jakie treści utworzyć.
2. Utwórz podział zadań, które można wykonać.
3. Przypisz role.
4. Określ czas związany z każdym zadaniem.
5. Dokumentuj przepływ treści.

Zdecyduj, jakie treści utworzyć.

Najpierw zdecyduj „co” tworzysz. Czy to post w mediach społecznościowych? Czy to newsletter? Twoja firma ma do wyboru tworzenie wielu rodzajów treści, takich jak infografiki, posty na blogu, treści wideo i wiele innych, a dla każdego z nich będziesz musiał utworzyć przepływ pracy.

Utwórz podział zadań, które można wykonać.

Kiedy już skoncentrujesz się na konkretnym typie treści, nakreśl kroki niezbędne do przejścia od strategii do publikacji. Rozważ ten przykładowy przepływ pracy dla wpisu na blogu. Jego proces może wyglądać tak:

Strategia > Planowanie > Tworzenie > Edytowanie > Publikowanie > Analizowanie

Chociaż są to szerokie zadania związane z tworzeniem bloga, to jest to obszar, w którym musi się on rozwijać. Strategia zazwyczaj obejmuje przeprowadzanie audytów treści, tworzenie person kupujących i przeprowadzanie badań słów kluczowych. Edycja może obejmować wdrażanie technik SEO lub dodawanie obrazów i linków.

Każdy krok w procesie musi zostać rozliczony, aby można go było przypisać do odpowiedniego członka zespołu.

Przypisz role.

Gdy masz już zadania związane z procesem tworzenia treści, nadszedł czas, aby zdecydować, kto je wykonuje. Ten krok może pomóc w ustaleniu, czy ktoś jest w stanie spełnić swoją rolę i czy potrzebujesz dodatkowych członków. Korzystając z powyższego przykładu na blogu, w ten sposób możesz przypisać role.

• Strategie > Strateg treści
• Planowanie > Menedżer treści
• Pisanie > Copywriter
• Edycja > Redaktor
• Publikowanie > Menedżer treści
• Analiza > Menedżer treści

Po przypisaniu odpowiedzialności za każde zadanie określ, ile czasu potrzeba na jego wykonanie.

Określ czas potrzebny na każde zadanie.

Aby określić, ile czasu potrzebujesz na każde zadanie, skonsultuj się z zespołem ds. treści. Ile czasu twój pisarz mówi, że zajmuje mu napisanie 500-wyrazowego posta? A co z postem na 2500 słów? Wykorzystaj czas, jaki ci dają, i wykorzystaj dodatkowy czas. Może to pomóc Twojej firmie uniknąć pracy w napiętych terminach lub niedotrzymanych terminach.

Po tym kroku Twój przepływ treści może wyglądać tak:

• Strategie > Strateg treści (1 dzień)
• Planowanie > Menedżer treści (<1 dzień)
• Pisanie > Copywriter (2 dni)
• Edycja > Redaktor (1 dzień)
• Publikowanie > Menedżer treści (<1 dzień)
• Analiza > Menedżer treści (w toku)

Po nakreśleniu procesu dla zadań, osób i czasu potrzebnego do tworzenia treści, przepływ pracy nad treścią jest zakończony.

Dokumentuj przepływ treści.

Ostatnim krokiem w tworzeniu obiegu treści jest jego udokumentowanie. Firmy zazwyczaj stosują standardowe procedury operacyjne (SOP), aby dostosować swoje zespoły do ​​procesu. Marketing Hub, Trello i Evernote to przykłady systemów, które zapewniają zespołom łatwy dostęp do dokumentów, takich jak SOP.

Przepływy pracy treści działają, więc nie musisz.

Tworzenie treści nie jest proste. W publikowaniu treści i skutecznej realizacji strategii treści jest wiele elementów. Tworzenie przepływu pracy treści pomaga Twojemu zespołowi utrzymać się na zadaniu, zwiększając produktywność, redukując błędy i poprawiając współpracę w miejscu pracy. Z góry określony przepływ każdego procesu ułatwia to, ale zarządzanie poszczególnymi zadaniami staje się coraz bardziej chaotyczne bez oprogramowania do przepływu treści.

Podczas zarządzania sposobem, w jaki Twoje treści przekształcają się od pomysłu do publikacji, przepływy pracy z treścią radzą sobie z ciężkimi zadaniami.