Che cos'è un flusso di lavoro di gestione dei contenuti? Perché ne hai bisogno nel 2022

Creare un flusso di lavoro di contenuti efficace è molto simile a cuocere una torta. Se versi accidentalmente la pastella non finita in una padella non preparata, il danno è fatto. Non puoi tornare indietro e preparare la padella dopo il fatto.

Immagina che la tua pastella per torte sia il tuo contenuto e che la tortiera sia la sua pubblicazione. Se i tuoi contenuti passano direttamente dallo scrittore ai tuoi consumatori, corri molti rischi. Devi prima modificare e verificare il contenuto prima della pubblicazione e della distribuzione. I lettori si disinteressano o si arrabbiano per contenuti incuranti e errati. E una volta che le informazioni sono disponibili, è quasi impossibile recuperarle.

Avere le persone giuste sul posto nel tuo team di contenuti non è sufficiente. Per creare contenuti di qualità ogni volta che pubblichi, la tua azienda deve delineare i propri processi in un flusso di lavoro di contenuti.

In questo post, tratteremo l'argomento del flusso di lavoro dei contenuti: cos'è, come gestirlo e come crearne uno per la tua attività.

Strateghi, scrittori, editori e manager sono persone che avresti nel tuo team di contenuti. Le loro attività, viste in un flusso di lavoro, includono pianificazione, scrittura, modifica, pubblicazione e altro; tuttavia, ogni funzione non è necessaria per ogni tipo di contenuto.

A seconda del tipo di contenuto, il flusso di lavoro cambierà. Le aziende possono pubblicare vari contenuti come newsletter, post di blog e post sui social media. Il flusso di lavoro del contenuto è diverso per ogni risorsa. Ad esempio, confronta la pubblicazione di una newsletter e un post sui social media. La differenza più evidente in questo processo è che i tipi di contenuto passano attraverso canali diversi. Una volta analizzati i flussi di lavoro, scoprirai che ciascuno potrebbe richiedere persone, processi, strumenti e risorse separati.

Con così tanti pezzi mobili necessari per creare un flusso di lavoro di contenuti, la gestione del processo diventa una priorità assoluta.

Gestione del flusso di lavoro dei contenuti

Se lasciato libero, il flusso di lavoro dei tuoi contenuti può diventare complicato e confuso per il tuo team. Per gestire con successo il tuo flusso di lavoro, inizia delineando i processi, le persone e gli strumenti coinvolti nel processo di creazione dei contenuti.

Processi

Per gestire il flusso di lavoro dei contenuti, identifica i passaggi necessari per creare i contenuti. Sono:

1. Strategia
2. Pianificazione
3. Creare
4. Revisione
5. Editoria
6. Analizzando

Sebbene questo sia il flusso di lavoro di base per il contenuto, ogni passaggio ha processi supplementari a seconda del tipo di contenuto. Puoi creare questi passaggi aggiuntivi mentre crei il flusso di lavoro dei contenuti. In questa fase, è utile delineare una strategia di contenuto.

Le persone

Un flusso di lavoro dei contenuti efficace si concentra sui processi necessari per pubblicare i contenuti, ma le persone sono probabilmente la parte più vitale. Un aspetto della gestione del flusso di lavoro dei contenuti è l'identificazione e la gestione degli attori chiave. Queste persone sono responsabili dell'adempimento dei passaggi del processo di creazione dei contenuti sopra elencati. Ad esempio, per la strategia, avresti bisogno di uno stratega. Per la revisione, avresti bisogno di un editore.

Insieme alla gestione delle persone e dei loro processi, la gestione del flusso di lavoro dei contenuti copre anche gli strumenti necessari per completare il lavoro.

Strumenti

Affinché il team dei contenuti possa svolgere i propri ruoli e lavorare attraverso i processi di creazione dei contenuti, hanno bisogno di strumenti. Il contenuto deve essere creato, modificato, condiviso o gestito da qualche parte. Gestire il flusso di lavoro dei contenuti del tuo team significa gestire gli strumenti di cui ha bisogno.

I sistemi di gestione dei contenuti, come CMS Hub, sono essenziali per pubblicare i post del blog. Canva e Adobe Photoshop sono ottimi strumenti per la progettazione. Questi sono solo tre dei tanti strumenti che la tua azienda potrebbe aggiungere al suo stack tecnologico di contenuti.

Con il boom del settore del content marketing, la tua attività deve espandersi per accogliere questa crescita. Questa espansione riflette un aumento delle persone, dei processi e degli strumenti associati al flusso di lavoro dei contenuti. Più completo diventa il tuo flusso di lavoro, più scoraggiante è da gestire; tuttavia, l'integrazione del software per il flusso di lavoro dei contenuti può risolvere il problema.

Software per il flusso di lavoro dei contenuti

Il software del flusso di lavoro del contenuto, o sistema di gestione del flusso di lavoro, è un programma che gestisce il processo di creazione del contenuto attraverso la pianificazione, la produzione e la pubblicazione. Invece dei team che utilizzano più metodi e approcci per monitorare il processo dei contenuti, i sistemi di gestione del flusso di lavoro ti aiutano a creare una posizione centralizzata in cui il tuo team può visualizzare i suoi processi. Promuove l'esecuzione della tua strategia di contenuto in linea con gli obiettivi aziendali.

I vantaggi aggiuntivi dell'utilizzo del software per il flusso di lavoro dei contenuti includono:

• Un aumento della produttività
• Una riduzione degli errori
• Un miglioramento della collaborazione sul posto di lavoro

Aumento della produttività

Senza l'utilizzo di uno strumento software per il flusso di lavoro dei contenuti, ai membri del team viene lasciato lavoro extra e perdite di tempo. Questi problemi vengono rimossi con il software del flusso di lavoro dei contenuti perché è automatizzato. Elimina l'invio di aggiornamenti via e-mail perché il software li invia per te. I team di contenuti non devono indovinare la sequenza temporale di un progetto perché il sistema lo gestisce per loro. Tutto avviene in modo rapido ed efficiente.

Riduzione degli errori

Niente è perfetto e non puoi aspettarti lo stesso dal flusso di lavoro dei tuoi contenuti. Anche così, il software per il flusso di lavoro dei contenuti aiuta a ridurre gli errori. Aiuta il tuo team a stare al passo con le scadenze. Ti consente di identificare quali processi nel flusso di lavoro dei contenuti devono essere modificati. Il software di gestione dei contenuti offre alla tua azienda gli strumenti per migliorare il tuo flusso di lavoro.

Miglioramento della collaborazione sul posto di lavoro

Il software di gestione dei contenuti migliora la collaborazione sul posto di lavoro tra i membri del team e le app e le piattaforme che utilizzano. L'esecuzione della tua strategia di contenuto richiede molte persone diverse che utilizzano vari strumenti. Il software di gestione del flusso di lavoro consente al tuo team di notificare e aggiornare un altro membro mentre il software si integra con diversi sistemi di gestione dei contenuti, provider di posta elettronica, servizi di messaggistica e piattaforme di social media.

Per sfruttare i vantaggi dell'utilizzo del software per il flusso di lavoro dei contenuti, scopri di più su Marketing Hub e su come la sua tecnologia di automazione del marketing semplifica le attività.

Modello di flusso di lavoro dei contenuti

Il software per il flusso di lavoro dei contenuti è fondamentale per stare al passo con la tua strategia per i contenuti; tuttavia, sono necessari i passaggi appropriati per creare il flusso di lavoro. Solo così potrai ottenere il massimo dal software. Da dove inizi? Ecco come creare il flusso di lavoro dei contenuti.

Come creare un flusso di lavoro di contenuto

Le persone, i processi e gli strumenti necessari per l'esecuzione della strategia dei contenuti sono indicatori utili nella creazione del flusso di lavoro dei contenuti. Per creare un flusso di lavoro di contenuti, è necessario:

1. Decidi quale contenuto creare.
2. Crea una suddivisione delle attività perseguibili.
3. Assegna ruoli.
4. Determina il tempo associato a ciascuna attività.
5. Documenta il flusso di lavoro dei tuoi contenuti.

Decidi quale contenuto creare.

Innanzitutto, decidi "cosa" stai creando. È un post sui social media? È una newsletter? La tua azienda può scegliere di creare molti tipi di contenuti come infografiche, post di blog, contenuti video e altro, e dovrai creare un flusso di lavoro per ciascuno.

Crea una suddivisione delle attività perseguibili.

Una volta che ti sei concentrato su un particolare tipo di contenuto, delinea i passaggi necessari per portarlo dalla strategia alla pubblicazione. Considera questo flusso di lavoro di esempio per un post del blog. Il suo processo potrebbe assomigliare a questo:

Strategia > Pianificazione > Creazione > Modifica > Pubblicazione > Analisi

Sebbene queste siano attività generali per la creazione di un blog, è qui che deve espandersi. La strategia in genere include l'esecuzione di audit dei contenuti, la creazione di buyer persona e la ricerca di parole chiave. La modifica potrebbe comportare l'implementazione di tecniche SEO o l'aggiunta di immagini e collegamenti.

Ogni fase del processo deve essere contabilizzata in modo che possa essere assegnata al membro del team appropriato.

Assegna ruoli.

Dopo che hai le attività per il tuo processo di contenuto, è il momento di decidere chi le fa. Questo passaggio può aiutare a identificare se qualcuno è in grado di svolgere il proprio ruolo e se è necessario coinvolgere altri membri. Usando il nostro esempio di blog sopra, ecco come potresti assegnare i ruoli.

• Strategia > Content Strategist
• Pianificazione > Gestione contenuti
• Scrittura > Copywriter
• Modifica > Editor
• Pubblicazione > Gestione contenuti
• Analisi > Gestione contenuti

Dopo aver assegnato la responsabilità per ogni attività, determinare quanto tempo è necessario per il completamento.

Determina il tempo necessario per ogni attività.

Per determinare quanto tempo è necessario per ciascuna attività, consulta il team dei contenuti. Quanto tempo ci vuole il tuo scrittore per scrivere un post di 500 parole? Che ne dici di un post di 2500 parole? Usa il tempo che ti danno e costruisci più tempo. Può aiutare la tua azienda a evitare di lavorare con tempi stretti o scadenze mancanti.

Dopo questo passaggio, il flusso di lavoro dei contenuti potrebbe essere simile a:

• Strategia > Content Strategist (1 giorno)
• Pianificazione > Content Manager (<1 giorno)
• Scrittura > Copywriter (2 giorni)
• Modifica > Editor (1 giorno)
• Editoria > Content Manager (<1 giorno)
• Analisi > Content Manager (in corso)

Dopo aver delineato un processo per le attività, le persone e il tempo necessario per creare i contenuti, il flusso di lavoro dei contenuti è completo.

Documenta il flusso di lavoro dei tuoi contenuti.

L'ultimo passaggio nella creazione del flusso di lavoro dei contenuti è la sua documentazione. Le aziende in genere utilizzano procedure operative standard (SOP) per mantenere i propri team allineati al processo. Marketing Hub, Trello ed Evernote sono esempi di sistemi che offrono ai team un facile accesso a documenti come le SOP.

I flussi di lavoro dei contenuti funzionano, quindi non è necessario.

La creazione di contenuti non è semplice. Ci sono molti elementi nella pubblicazione di contenuti e nell'esecuzione corretta della tua strategia per i contenuti. La creazione di un flusso di lavoro dei contenuti aiuta il tuo team a rimanere in attività aumentando la produttività, riducendo gli errori e migliorando la collaborazione sul posto di lavoro. Il flusso predeterminato di ogni processo lo rende facile, ma la gestione delle singole attività diventa sempre più caotica senza il software del flusso di lavoro dei contenuti.

Quando gestisci il modo in cui i tuoi contenuti si trasformano da un'idea a una pubblicazione, i flussi di lavoro dei contenuti gestiscono il lavoro pesante.