O que é um fluxo de trabalho de gerenciamento de conteúdo? Por que você precisa de um em 2022

Criar um fluxo de trabalho de conteúdo eficaz é muito parecido com assar um bolo. Se você acidentalmente derramar massa inacabada em uma panela não preparada, o estrago está feito. Você não pode voltar e preparar a panela depois do fato.

Imagine que sua massa de bolo é seu conteúdo e a forma de bolo é sua publicação. Se o seu conteúdo for direto do redator para seus consumidores, você estará correndo muitos riscos. Você deve primeiro editar e verificar o conteúdo antes da publicação e distribuição. Os leitores ficam desinteressados ​​ou chateados com conteúdo descuidado e incorreto. E uma vez que a informação está disponível, é quase impossível recuperá-la.

Ter as pessoas certas em sua equipe de conteúdo não é suficiente. Para criar conteúdo de qualidade toda vez que você postar, sua empresa precisa delinear seus processos em um fluxo de trabalho de conteúdo.

Nesta postagem, abordaremos o tópico do fluxo de trabalho de conteúdo - o que é, como gerenciá-lo e como você pode criar um para sua empresa.

Estrategistas, escritores, editores e gerentes são pessoas que você teria em sua equipe de conteúdo. Suas tarefas, vistas em um fluxo de trabalho, incluem planejamento, redação, edição, publicação e muito mais; no entanto, cada função não é necessária para cada tipo de conteúdo.

Dependendo do tipo de conteúdo, seu fluxo de trabalho será alterado. As empresas podem publicar vários conteúdos, como boletins informativos, postagens em blogs e postagens em mídias sociais. O fluxo de trabalho de conteúdo é diferente para cada ativo. Por exemplo, compare a publicação de um boletim informativo e uma postagem de mídia social. A diferença mais evidente nesse processo é que os tipos de conteúdo passam por diferentes canais. Depois de dividir os fluxos de trabalho, você descobrirá que cada um pode exigir pessoas, processos, ferramentas e recursos separados.

Com tantas peças móveis necessárias para criar um fluxo de trabalho de conteúdo, gerenciar o processo se torna uma prioridade.

Gerenciamento de fluxo de trabalho de conteúdo

Se não for controlado, seu fluxo de trabalho de conteúdo pode se tornar complicado e confuso para sua equipe. Para gerenciar seu fluxo de trabalho com sucesso, comece descrevendo os processos, pessoas e ferramentas envolvidas no processo de criação de conteúdo.

Processos

Para gerenciar seu fluxo de trabalho de conteúdo, identifique as etapas necessárias para criar conteúdo. Eles são:

1. Definindo estrategias
2. Planejamento
3. Criando
4. Revendo
5. Publicação
6. Analisando

Embora este seja o fluxo de trabalho básico para conteúdo, cada etapa possui processos complementares dependendo do tipo de conteúdo. Você pode criar essas etapas extras à medida que cria seu fluxo de trabalho de conteúdo. Nesta fase, é útil delinear uma estratégia de conteúdo.

Pessoas

Um fluxo de trabalho de conteúdo eficaz se concentra nos processos necessários para publicar conteúdo, mas as pessoas são, sem dúvida, a parte mais vital. Um aspecto do gerenciamento do fluxo de trabalho de conteúdo é identificar e gerenciar os principais participantes. Essas pessoas são responsáveis ​​por cumprir as etapas do processo de criação de conteúdo listadas acima. Por exemplo, para criar estratégias, você precisa de um estrategista. Para revisar, você precisa de um editor.

Em conjunto com o gerenciamento de seu pessoal e seus processos, o gerenciamento de fluxo de trabalho de conteúdo também abrange as ferramentas necessárias para concluir o trabalho.

Ferramentas

Para que sua equipe de conteúdo cumpra suas funções e trabalhe nos processos de criação de conteúdo, ela precisa de ferramentas. O conteúdo deve ser criado, editado, compartilhado ou gerenciado em algum lugar. Gerenciar o fluxo de trabalho de conteúdo de sua equipe significa gerenciar as ferramentas necessárias.

Os sistemas de gerenciamento de conteúdo, como o CMS Hub, são essenciais para a publicação de postagens no blog. Canva e Adobe Photoshop são ótimas ferramentas para design. Essas são apenas três das muitas ferramentas que sua empresa pode adicionar à sua pilha de tecnologia de conteúdo.

À medida que a indústria de marketing de conteúdo cresce, sua empresa precisa se expandir para acomodar esse crescimento. Essa expansão reflete um aumento nas pessoas, processos e ferramentas associadas ao seu fluxo de trabalho de conteúdo. Quanto mais abrangente for o seu fluxo de trabalho, mais difícil será gerenciá-lo; no entanto, a integração do software de fluxo de trabalho de conteúdo pode resolver o problema.

Software de fluxo de trabalho de conteúdo

O software de fluxo de trabalho de conteúdo, ou um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho, é um programa que gerencia o processo de criação de conteúdo por meio do planejamento, produção e publicação. Em vez de equipes usarem vários métodos e abordagens para monitorar o processo de conteúdo, os sistemas de gerenciamento de fluxo de trabalho ajudam você a criar um local centralizado para sua equipe visualizar seus processos. Promove a execução da sua estratégia de conteúdo em alinhamento com os objetivos da empresa.

Os benefícios adicionais de usar o software de fluxo de trabalho de conteúdo incluem:

• Um aumento de produtividade
• Redução de erros
• Uma melhoria na colaboração no local de trabalho

Aumento da produtividade

Sem usar uma ferramenta de software de fluxo de trabalho de conteúdo, os membros da equipe ficam com trabalho extra e tempo perdido. Esses problemas são removidos com o software de fluxo de trabalho de conteúdo porque ele é automatizado. Ele elimina o envio de atualizações por e-mail porque o software as envia para você. As equipes de conteúdo não precisam adivinhar o cronograma de um projeto porque o sistema o gerencia para eles. Tudo acontece de forma rápida e eficiente.

Redução de erros

Nada é perfeito e você não pode esperar o mesmo do seu fluxo de trabalho de conteúdo. Mesmo assim, o software de fluxo de trabalho de conteúdo ajuda a reduzir erros. Isso ajuda sua equipe a ficar à frente dos prazos. Ele permite identificar quais processos no fluxo de trabalho de conteúdo precisam de ajuste. O software de gerenciamento de conteúdo oferece à sua empresa as ferramentas para melhorar seu fluxo de trabalho.

Melhoria na colaboração no local de trabalho

O software de gerenciamento de conteúdo melhora a colaboração no local de trabalho entre os membros da equipe e os aplicativos e plataformas que eles usam. Executar sua estratégia de conteúdo requer muitas pessoas diferentes que usam várias ferramentas. O software de gerenciamento de fluxo de trabalho permite que sua equipe notifique e atualize outro membro enquanto o software se integra a vários sistemas de gerenciamento de conteúdo, provedores de e-mail, serviços de mensagens e plataformas de mídia social.

Para aproveitar os benefícios de usar o software de fluxo de trabalho de conteúdo, saiba mais sobre o Marketing Hub e como sua tecnologia de automação de marketing simplifica as tarefas.

Modelo de fluxo de trabalho de conteúdo

O software de fluxo de trabalho de conteúdo é fundamental para acompanhar sua estratégia de conteúdo; no entanto, você precisa das etapas apropriadas para criar seu fluxo de trabalho. Só então você pode tirar o máximo proveito do software. Onde você começa? Veja como você pode criar seu fluxo de trabalho de conteúdo.

Como criar um fluxo de trabalho de conteúdo

As pessoas, processos e ferramentas necessários para executar sua estratégia de conteúdo são marcadores úteis na criação de seu fluxo de trabalho de conteúdo. Para criar um fluxo de trabalho de conteúdo, você precisa:

1. Decida qual conteúdo criar.
2. Crie um detalhamento de tarefas acionáveis.
3. Atribua funções.
4. Determine o tempo associado a cada tarefa.
5. Documente seu fluxo de trabalho de conteúdo.

Decida qual conteúdo criar.

Primeiro, decida “o que” você está criando. É um post de mídia social? É um boletim informativo? Sua empresa tem a opção de criar muitos tipos de conteúdo, como infográficos, postagens de blog, conteúdo de vídeo e muito mais, e você precisará criar um fluxo de trabalho para cada um.

Crie um detalhamento de tarefas acionáveis.

Quando você estiver focado em um tipo de conteúdo específico, descreva as etapas necessárias para levá-lo da estratégia à publicação. Considere este fluxo de trabalho de exemplo para uma postagem de blog. Seu processo pode ser assim:

Estratégia > Planejamento > Criação > Edição > Publicação > Análise

Embora sejam tarefas amplas para criar um blog, é aqui que ele precisa se expandir. A estratégia normalmente inclui a realização de auditorias de conteúdo, a criação de personas de compradores e a realização de pesquisas de palavras-chave. A edição pode envolver a implementação de técnicas de SEO ou adicionar imagens e links.

Cada etapa do processo precisa ser contabilizada para que possa ser atribuída ao membro da equipe apropriado.

Atribua funções.

Depois de ter as tarefas para o seu processo de conteúdo, é hora de decidir quem as executa. Esta etapa pode ajudar a identificar se alguém está em sua função e se você precisa trazer membros adicionais. Usando nosso exemplo de blog acima, é assim que você pode atribuir funções.

• Estratégia > Estrategista de Conteúdo
• Planejamento > Gerenciador de conteúdo
• Redação > Redator
• Edição > Editor
• Publicação > Gerenciador de conteúdo
• Analisando > Gerenciador de conteúdo

Depois de atribuir responsabilidade para cada tarefa, determine quanto tempo é necessário para a conclusão.

Determine o tempo necessário para cada tarefa.

Para determinar quanto tempo você precisa para cada tarefa, consulte sua equipe de conteúdo. Quanto tempo seu escritor diz que leva para escrever um post de 500 palavras? Que tal um post de 2500 palavras? Use o período de tempo que eles lhe dão e construa um tempo adicional. Ele pode ajudar sua empresa a evitar trabalhar com prazos apertados ou prazos perdidos.

Após esta etapa, seu fluxo de trabalho de conteúdo pode ficar assim:

• Estratégia > Estrategista de conteúdo (1 dia)
• Planejamento > Gerenciador de conteúdo (<1 dia)
• Redação > Redator (2 dias)
• Edição > Editor (1 dia)
• Publicação > Gerenciador de conteúdo (<1 dia)
• Analisando > Gerenciador de conteúdo (em andamento)

Depois de definir um processo para as tarefas, as pessoas e o tempo necessário para criar seu conteúdo, seu fluxo de trabalho de conteúdo estará completo.

Documente seu fluxo de trabalho de conteúdo.

A última etapa na criação de seu fluxo de trabalho de conteúdo é documentá-lo. As empresas normalmente usam procedimentos operacionais padrão (SOPs) para manter suas equipes alinhadas com o processo. Marketing Hub, Trello e Evernote são exemplos de sistemas que dão às equipes acesso fácil a documentos como SOPs.

Os fluxos de trabalho de conteúdo funcionam, então você não precisa.

A criação de conteúdo não é simples. Existem muitos elementos na publicação de conteúdo e na execução bem-sucedida de sua estratégia de conteúdo. A criação de um fluxo de trabalho de conteúdo ajuda sua equipe a manter a tarefa, aumentando a produtividade, reduzindo erros e melhorando a colaboração no local de trabalho. O fluxo predeterminado de cada processo facilita, mas o gerenciamento de tarefas individuais se torna cada vez mais caótico sem um software de fluxo de trabalho de conteúdo.

Ao gerenciar como seu conteúdo se transforma de uma ideia em publicação, os fluxos de trabalho de conteúdo lidam com o trabalho pesado.