Cum să scrieți un comunicat de presă [Șablon de comunicat de presă gratuit + exemple]

În lumea de astăzi, mărcile trebuie să-și genereze propriul buzz. Consumatorii nu mai așteaptă ca ziarul să primească știrile lor. În schimb, scanează titluri pe Twitter, Facebook și alte platforme de socializare.

O modalitate de a controla narațiunea din jurul mărcii dvs. este prin intermediul comunicatelor de presă. Fie că este vorba despre distribuirea unei noi lansări de produs sau modificări ale structurii dumneavoastră organizaționale, o cadență regulată de știri semnificative poate ajuta o companie să iasă în evidență și să dezvolte părtășie de spirit cu jurnaliștii de-a lungul timpului.

În această postare, vom discuta:

Ce este un comunicat de presă/comunicat de presă?

Un comunicat de presă este o declarație oficială (scrisă sau înregistrată) pe care o organizație o emite pentru presa de știri și nu numai. Indiferent dacă îl numim „comunicat de presă”, „comunicat de presă”, „comunicat de presă” sau „comunicat de presă”, vorbim întotdeauna despre același lucru de bază.

În timp ce titlul ar trebui să conțină verbe de acțiune, primul paragraf ar trebui să răspundă la „cine”, „ce”, „de ce” și „unde”. Comunicatul de presă ar trebui să conțină, de asemenea, un limbaj ușor de înțeles și un citat.

Cele mai multe comunicate de presă sunt succinte la o pagină lungă – două pagini de sus. În cele din urmă, companiile doresc să ofere suficiente informații, astfel încât instituțiile de știri să aibă material suficient pentru a-și publica propriile povești despre orice anunță compania în comunicat.

Un lucru de reținut este că comunicatele de presă se află în domeniul public, ceea ce înseamnă că părțile interesate și clienții dvs. le pot vedea.

Așadar, în loc să vă gândiți la un comunicat de presă doar ca un bilet pentru a câștiga acoperire de știri, considerați-l ca pe o piesă valoroasă de conținut de marketing.

Deși nu există o formulă simplă pentru ceea ce ar trebui să includă un comunicat de presă, iată câteva tipuri de ocazii care să vă ajute să vă concentrați comunicatul de presă și să determinați ce conținut v-ar ajuta să vă difuzați știrile în cel mai bun mod:

Lansări de produse

Tipul de comunicat de presă de lansare a produsului este valoros pentru a face cunoscut noile soluții pe care organizația dvs. le oferă consumatorilor.

Ar trebui să sublinieze specificațiile produsului, prețul, disponibilitatea și orice alte detalii care pot fi valoroase pentru consumatori.

Fuziuni si achizitii

Schimbarea organizațională este suficient de remarcabilă pentru a justifica un comunicat de presă, în special pentru informarea părților interesate actuale și viitoare despre creșterea și traiectoria unei companii.

Pentru a anunța o achiziție sau o fuziune, includeți detalii despre toate organizațiile implicate, informații despre fuziune sau achiziție și citate de la echipele de conducere.

Actualizări de produse

Similar cu lansarea unui nou produs, actualizările și extinderile de produse sunt, de asemenea, pregătite pentru promovare. Explicați ce este modificarea, de ce a fost făcută și cum beneficiază utilizatorul.

Evenimente

Comunicatele de presă sunt o componentă importantă a marketingului pentru evenimente pentru a atrage promovarea de la instituțiile de știri și alte surse media.

Veți dori să includeți:

• Despre ce este evenimentul
• Cine ar trebui să ia în considerare participarea
• Când și unde va avea loc
• Prețuri

Marile Deschideri

Indiferent dacă ați deschis un nou birou, v-ați relocat sau vă deschideți pentru prima dată, anunțați detaliile printr-un comunicat de presă de mare deschidere.

Anunțați data și locația în care va avea loc marea deschidere, cine este implicat, cum este sărbătorită marea deschidere și motivul mutării (dacă este cazul).

Noi parteneriate

Similar fuziunilor și achizițiilor, un comunicat de presă care anunță noi parteneriate este o tactică de marketing reciproc avantajoasă.

Pentru a executa eficient acest tip de lansare, asigurați-vă că scrieți un rezumat despre fiecare companie, motivul pentru care a fost creat parteneriatul, cine beneficiază și orice detalii suplimentare importante pentru părțile interesate actuale și viitoare.

Rebranding

Rebrandingul este un lucru dificil de făcut pentru orice afacere și poate duce ocazional la confuzie și stânjenire.

O modalitate de a face tranziția mai ușoară este anunțarea rebrand-ului printr-un comunicat de presă, inclusiv detalii despre ceea ce se schimbă, motivul pentru care a făcut schimbarea, data la care modificările intră în vigoare și citate din partea echipei de conducere.

Schimbările echipei executive

Directorii servesc adesea ca fețe ale companiei, iar un comunicat de presă funcționează pentru a începe acest rol.

Poate include informații biografice pentru a le stabili credibilitatea, împreună cu o fotografie și alte detalii pertinente.

Premii

Când vine vorba de excelență în afaceri, este în regulă să te lauzi. Comunicatele de presă despre premii și realizări servesc la consolidarea organizației dvs. ca o autoritate în spațiul dvs.

Un astfel de comunicat de presă include informații despre companie și de ce li s-a acordat premiul, informații despre premiul în sine și detalii despre ceremonie (dacă este cazul).

Când formatați un comunicat de presă, doriți să-l scrieți într-un mod nou, simplu, astfel încât un jurnalist care ar putea scrie despre el să-l poată imagina ca pe un articol pe site-ul său de știri.

Pentru început, iată elementele de bază pe care fiecare comunicat de presă ar trebui să includă:

• Informațiile dvs. de contact situate în colțul din stânga sus
• Expresia „Pentru eliberare imediată” situată în dreapta sus
• Un titlu care explică rapid anunțul
• Locația afacerii dvs. în prima propoziție a comunicatului de presă
• O biografie rapidă despre compania dvs. la sfârșitul comunicatului de presă.

De asemenea, poate doriți să includeți „###” sau un alt semnificant pentru a arăta jurnalistului că eliberarea s-a încheiat. În trecut, acest lucru îi împiedica pe jurnaliştii ocupaţi să aştepte sau să răstoarne pagina pentru mai multe informaţii atunci când nu mai existau ştiri. Cu toate acestea, această tradiție este încă adoptată și foarte respectată astăzi.

Acum, pe corpul comunicatului dvs. de presă:

• Primul paragraf ar trebui să precizeze care este anunțul, oferind în același timp un context în jurul afacerii dvs. și ce face aceasta.
• Următoarele două sau trei paragrafe ar trebui să includă citate de la un purtător de cuvânt al companiei sau un director de afaceri pentru a explica „de ce” din spatele acestui anunț.
• Ultimul tău paragraf ar trebui să fie o secțiune „Despre noi” care explică ce este compania ta și ce oferă aceasta.

În acest exemplu, Catbrella Inc., o agenție de publicitate fictivă care tocmai și-a câștigat al 10-lea follower pe Twitter după doi ani de eforturi plătite în rețelele sociale, își anunță realizarea într-un comunicat de presă.

*Renunțare la răspundere: HubSpot este în întregime responsabil pentru prostia acestui anunț fals.

Scrierea unui comunicat de presă pentru a oferi știri importante ale companiei poate ajuta afacerile să se dezvolte mai bine, dar a face acest lucru corect este la fel de important. Iată cum să scrieți un comunicat de presă, ca cel de mai sus, pas cu pas.

1. Scrieți un titlu convingător.

V-ați gândit la anunțul dvs., iar acum este timpul să îl scrieți în cuvinte pentru a-l împărtăși comunității, industriei și adepților dvs.

La fel cum scrieți titlul postării perfecte pe blog, configurarea comunicatului de presă pentru succes începe cu titlul dvs. Ai doar o singură linie cu care să lucrezi, ceea ce poate părea înfricoșător, dar ia în considerare cu atenție cuvintele pentru a-ți face titlul captivant.

Iată câteva sfaturi pentru a vă scoate titlul în evidență:

• Folosiți verbe de acțiune.
• Fii specific.
• Ține-o pe scurt.

Cel mai important, faceți-l interesant: rețineți că reporterii primesc zeci, dacă nu sute, de lansări în fiecare zi, așa că investiți timp pentru a scrie un titlu convingător.

Consumatorii, pe de altă parte, văd știri pe tot parcursul cronologiei lor. Ca atare, titlul dvs. trebuie să fie suficient de interesant pentru a le încuraja.

2. Transmiteți presă valoarea știrilor.

Dacă doriți ca comunicatul dvs. de presă să fie demn de știri, trebuie să oferiți cititorilor un motiv să le pese.

O modalitate bună de a vă asigura acest lucru este prin utilizarea formulei piramidei inverse atunci când scrieți comunicatul de presă: Trecerea de la cea mai importantă informație la cea mai puțin importantă.

În timp ce primul paragraf al eliberării dvs. ar trebui să explice cine, ce, unde, al doilea paragraf ar trebui să acopere de ce.

Reporterii nu au prea mult timp să cerceteze detalii și informații de fundal pufoase – au nevoie doar de faptele care îi vor ajuta să spună povestea ta altcuiva dintr-o poziție de autoritate.

Nu ar trebui să existe informații noi, cruciale, acoperite după aceste secțiuni, deoarece cititorii ar putea să le rateze.

3. Oferă o cotație tentantă.

Odată ce ați pregătit scena, este timpul să vă aduceți la viață detaliile cu un citat pe care reporterii îl pot folosi pentru context în jurul anunțului dvs. și să vă ajute să pictați o imagine a modului în care știrile dvs. afectează industria, baza de clienți și peisajul dat.

În mod ideal, citatele vor fi de la părțile interesate cheie din compania dvs., inclusiv echipa executivă, liderii de proiect sau cei direct afectați de anunțul dvs.

Citarea cifrelor cheie și a autorităților subliniază importanța dezvoltării dumneavoastră. Citatul ales ar trebui să vă modeleze narațiunea și să sublinieze miezul anunțului.

Nu cereți tuturor din biroul dvs. un comentariu și nu vă simțiți obligat să citați toate cele 25 de persoane incluse în achiziție. Alegeți unul sau doi purtători de cuvânt critici și concentrați citatele în jurul perspectivei lor unice.

4. Furnizați informații de bază valoroase despre subiect.

În acest ultim paragraf, rețineți că cititorul ar trebui să aibă deja detalii cheie de care au nevoie cu privire la anunțul dvs.

Oferiți aici detalii care vă întăresc narațiunea, cum ar fi modalitățile creative sau demne de remarcat ale companiei dvs. a dezvoltat proiectul sau anunțul la îndemână. Sau, atunci când este cazul, comentați implicațiile viitoare ale anunțului dvs.

O altă modalitate bună de a adăuga valoare comunicatului de presă este utilizarea newsjacking. Un proces de relaţionare a comunicatului dvs. de presă cu ceva ce se întâmplă în prezent, pentru a-l face mai valoros pentru jurnalist şi cititor.

5. Rezumați „cine” și „ce” într-o placă.

Twitter este plin de reporteri care deplâng comunicate de presă sau argumente care nu explică clar ce face compania sau despre ce este de fapt anunțul.

Descrieți ceea ce face compania dvs. într-un limbaj clar și simplu și includeți de la început un link către site-ul companiei dvs.

Dacă citați date, includeți un link de referință pentru sursa de date și asigurați-vă că fiecare nume din ediție are un titlu și o companie asociate.

Pentru a fi sincer pe acest front, cereți unui coleg să citească comunicatul fără context și rugați-i să vă transmită informațiile înapoi. Dacă nu își amintesc cine, ce sau de ce, reveniți la planșa de desen.

Șablon de comunicat de presă

Acest șablon include șabloane de comunicate de presă bazate pe tipul de anunț pe care compania dvs. dorește să-l facă, fie că este un produs nou, un parteneriat sau o schimbare în cadrul organizației dvs.

Descărcați acest șablon de comunicat de presă gratuit

Acest șablon oferă, de asemenea, înlocuitori creative pentru comunicatul de presă tradițional și un ghid despre cum să creați un plan promoțional cuprinzător. Veți avea exact ceea ce aveți nevoie pentru a crește gradul de cunoaștere a mărcii și pentru a vă evidenția printre concurenții dvs.

Exemple de comunicate de presă

Mulți oameni cred că comunicatele de presă trebuie să fie pline de cuvinte la modă și termeni de marcă.

„Date mari”, cineva? Cuvinte cu cinci silabe pe care trebuie să le căutați pe Thesaurus.com? Citate de la fiecare director de pe planetă care continuă pentru pagini? Am văzut totul. Din păcate, la fel au și reporterii – și nu sunt fani.

În loc să vă umpleți următoarea ediție cu jargonul industriei, luați o pagină din cartea noastră (OK bine, carte electronică), Ghidul de știri pentru relații publice intrate și gândiți-vă la câteva abordări creative pentru următorul dvs. anunț.

Puteți include date noi? O grafică sau un videoclip remarcabil? Un SlideShare care poate fi partajat? Dacă da, un unghi creativ poate ajuta la transmiterea conținutului dvs. și la creșterea probabilității de partajare socială.

Acum, pentru a vă face să vă gândiți la drumul cel bun, aruncați o privire la câteva exemple creative de comunicate de presă de mai jos, tipul de știri despre care raportează fiecare și ceea ce face ca lansarea să fie unică:

1. Microsoft

Tip comunicat de presă: Achiziție

Sursa imaginii

Primul lucru care iese în evidență în acest comunicat de presă este titlul. Spune o poveste completă fără a fi prea lungă: acoperă cine este implicat (Microsoft și Activision), ce se întâmplă (o achiziție) și de ce contează (pentru a aduce bucuria și comunitatea jocurilor tuturor).

Pe parcursul comunicatului de presă, primiți citate de la liderii ambelor organizații, ajutând la explicarea beneficiilor acestei achiziții și a modului în care aceasta va duce industria înainte.

În partea de jos a comunicatului de presă, obțineți context suplimentar în jurul cotei de piață a fiecărei companii și a modului în care această achiziție va afecta industria.

2. Înflorește

Tip comunicat de presă: Extindere echipă și birou

Sursa imaginii

Schimbările organizaționale pot părea relativ plictisitoare. O modalitate de a genera un anumit interes este să includeți elemente vizuale pentru a adăuga mai multă dimensiune poveștii.

În acest comunicat de presă care anunță o extindere a echipelor și a birourilor, firma de capital de risc Flourish distribuie fotografii ale unor noi angajați chiar în partea de sus, atrăgând imediat cititorii.

Lansarea se scufundă în motivul din spatele expansiunii și în domeniile cheie de focalizare înainte. Apoi, primim o biografie rapidă pentru fiecare angajare prezentată în imagine, care poate ajuta la crearea entuziasmului în jurul viitorului mărcii.

Principala concluzie aici este: nu vă fie teamă să utilizați elemente vizuale în comunicatul dvs. de presă, deoarece acestea pot ajuta cititorii să atragă.

3. SuperCom

Tip comunicat de presă: Eveniment

Sursa imaginii

Fiind cel mai scurt comunicat de presă din grup, SuperCom arată că mai puțin este adesea mai mult.

În această versiune, compania de soluții de securitate SuperCom și-a anunțat participarea la o conferință viitoare.

Când vine vorba de evenimente, cele mai importante detalii sunt data și locația. Atâta timp cât ai acele piese cheie, totul este un bonus.

Un lucru care ar fi ridicat această lansare este un citat despre cine poate beneficia de participarea la acest eveniment și de ce, ca o modalitate de a atrage potențialii participanți.

4. HubSpot

Tip comunicat de presă: Lansare program

Sursa imaginii

De asemenea, am creat acest șablon de comunicat de presă cuprinzător, ușor de urmărit, complet cu un plan promoțional și considerații pentru următorul dvs. anunț. Folosim aceleași reguli atunci când scriem și formatăm versiunile noastre aici, la HubSpot, și am creat o versiune falsă, eșantion, pentru a ilustra ce conținut merge unde și de ce.

Sfaturi pentru publicarea comunicatelor de presă

Scrierea unui comunicat de presă este de fapt doar jumătate din luptă. Odată ce ați terminat cu producția, va fi timpul să vă concentrați pe distribuție.

Desigur, suntem cu toții familiarizați cu pârghiile tradiționale de distribuție pe care le putem trage, care includ publicarea comunicatului de presă pe site-ul/blogul nostru, precum și distribuirea comunicatului de presă cu adepții/abonații noștri prin intermediul rețelelor sociale și al e-mailului.

Pentru a obține cea mai mare cantitate de distribuție posibilă, iată câteva sfaturi pe care le puteți urma.

1. Adresați-vă anumitor jurnaliști.

În loc să transmiteți un comunicat de presă fiecărui jurnalist pentru care puteți găsi o adresă de e-mail, concentrați-vă pe câțiva jurnaliști care au experiență în domeniul dvs. (și compania, sperăm) și trimiteți-le mesaje personalizate.

Uneste punctele. Arată de ce ceea ce ai scris se leagă de ceea ce scriu ei.

2. Trimite comunicatul jurnaliştilor de top cu o zi înainte.

Oferă-le jurnaliştilor ceva timp pentru a crea o poveste în jurul comunicatului tău de presă, trimiţându-le – sub embargo – cu o zi înainte de lansarea oficială a acestuia.

„Sub embargo” înseamnă doar că nu au voie să partajeze informațiile din comunicatul de presă până la ora specificată.

3. Pentru a evita concurența, nu vă publicați lansarea la oră.

Dacă vă publicați comunicatul de presă pe un serviciu de distribuție precum PR Newswire sau Business Wire, evitați să-l publicați la oră (de exemplu, 13:00 sau 15:00 sau 17:00).

Motivul? Majoritatea companiilor își programează lansările să iasă la oră, ceea ce înseamnă că dacă lansarea dvs. iese și la oră, este mai probabil să se piardă în amestec.

În schimb, încercați să mergeți cu o oră mai distinctă (de exemplu, 13:12 sau 15:18 sau 17:22).

4. Distribuiți acoperirea dvs. media.

Dacă totul decurge conform planului, iar comunicatul tău de presă este preluat de mass-media, munca ta încă nu este terminată.

Pentru a menține zgomotul, puteți lansa un „al doilea val” de distribuție, împărtășind poveștile specifice pe care instituțiile de știri le scriu pe baza comunicatului dvs. de presă.

De asemenea, puteți împărtăși știrile pe canalele dvs. digitale, cum ar fi rețelele sociale și e-mailul, pentru a aduce conștientizarea anunțului dvs.

Cum să ieși în evidență în știri

Cheia pentru a vă menține strategia de PR noua școală este să uitați de noțiunile preconcepute despre ce sunt relațiile publice și, în schimb, să vă concentrați pe crearea de conținut extrem de remarcabil. Comunicatele de presă tradiționale pot fi încă foarte valoroase atunci când sunt bine executate.

În loc să renunțați la lansări ca tactică, oferiți-le o schimbare modernă pentru a le face mai utile pentru marketingul dvs.

Gândiți-vă la modul în care ați folosit metodele de intrare pentru a vă transforma strategiile de marketing pentru a fi mai personalizate, mai accesibile și pentru a construi relații. Aceleași principii se aplică strategiei dvs. de relații publice: creați conținut pentru a vă crea propria poveste și folosiți o informare plină de tact pentru a familiariza mass-media cu (și încântată de) marca dvs.

Nota editorului: această postare a fost publicată inițial în noiembrie 2019 și a fost actualizată pentru a fi completă.