Cara Menulis Siaran Pers [Template Siaran Pers Gratis + Contoh]

Di dunia sekarang ini, merek harus menghasilkan buzz mereka sendiri. Konsumen tidak lagi menunggu surat kabar harian untuk mendapatkan berita mereka. Sebaliknya, mereka memindai berita utama di Twitter, Facebook, dan platform media sosial lainnya.

Salah satu cara untuk mengontrol narasi seputar merek Anda adalah melalui siaran pers. Baik itu berbagi rilis produk baru atau perubahan dalam struktur organisasi Anda, irama berita yang bermakna secara teratur dapat membantu perusahaan menonjol dan membangun mindshare dengan jurnalis dari waktu ke waktu.

Pada postingan kali ini kita akan membahas :

Apa itu siaran pers/rilis berita?

Siaran pers adalah pernyataan resmi (tertulis atau direkam) yang dikeluarkan oleh sebuah organisasi kepada media berita dan seterusnya. Apakah kita menyebutnya "rilis pers", "pernyataan pers", "rilis berita", atau "rilis media", kita selalu membicarakan hal dasar yang sama.

Sementara judul harus berisi kata kerja tindakan, paragraf pertama harus menjawab "siapa", "apa", "mengapa", dan "di mana". Siaran pers juga harus berisi bahasa yang dapat dimengerti dan kutipan.

Sebagian besar siaran pers ringkas hanya sepanjang satu halaman – dua halaman teratas. Pada akhirnya, perusahaan ingin memberikan informasi yang cukup sehingga outlet berita memiliki materi yang cukup untuk menerbitkan cerita mereka sendiri tentang apa pun yang diumumkan perusahaan dalam rilis.

Satu hal yang perlu diingat adalah bahwa siaran pers berada di domain publik, yang berarti pemangku kepentingan dan pelanggan Anda dapat melihatnya.

Jadi, alih-alih memikirkan siaran pers semata-mata sebagai tiket untuk mendapatkan liputan berita, anggap itu sebagai konten pemasaran yang berharga.

Meskipun tidak ada rumus yang pasti tentang apa yang harus disertakan dalam siaran pers, berikut adalah beberapa jenis kesempatan untuk membantu Anda mengukir fokus siaran pers dan menentukan konten apa yang akan membantu Anda menyiarkan berita dengan cara terbaik:

Peluncuran Produk

Jenis siaran pers peluncuran produk berharga untuk menyebarkan informasi tentang solusi baru yang ditawarkan organisasi Anda kepada konsumen.

Ini harus menekankan spesifikasi produk, harga, ketersediaan, dan detail lainnya yang mungkin berharga bagi konsumen.

Merger dan akuisisi

Perubahan organisasi cukup penting untuk menjamin siaran pers, terutama untuk menginformasikan pemangku kepentingan saat ini dan masa depan tentang pertumbuhan dan lintasan perusahaan.

Untuk mengumumkan akuisisi atau merger, sertakan detail tentang semua organisasi yang terlibat, informasi tentang merger atau akuisisi, dan kutipan dari tim kepemimpinan.

Pembaruan Produk

Mirip dengan peluncuran produk baru, pembaruan dan perluasan produk juga siap untuk promosi. Jelaskan apa perubahan itu, mengapa itu dibuat, dan bagaimana hal itu bermanfaat bagi pengguna.

Acara

Siaran pers adalah komponen penting dari pemasaran acara untuk menarik promosi dari outlet berita dan sumber media lainnya.

Anda ingin menyertakan:

• Tentang apa acaranya?
• Siapa yang harus mempertimbangkan untuk hadir?
• Kapan dan dimana akan diadakan
• harga

Pembukaan Besar

Apakah Anda membuka kantor baru, pindah, atau membuka untuk pertama kalinya, umumkan detailnya dengan siaran pers pembukaan.

Mengumumkan tanggal dan lokasi grand opening akan diadakan, siapa saja yang terlibat, bagaimana grand opening dirayakan, dan alasan pemindahannya (jika ada).

Kemitraan Baru

Mirip dengan merger dan akuisisi, siaran pers yang mengumumkan kemitraan baru adalah taktik pemasaran yang saling menguntungkan.

Untuk menjalankan jenis rilis ini secara efektif, pastikan untuk menulis ringkasan tentang setiap perusahaan, mengapa kemitraan dibuat, siapa yang diuntungkan, dan detail penting tambahan apa pun untuk pemangku kepentingan saat ini dan di masa depan.

Rebranding

Rebranding adalah hal yang sulit dilakukan oleh bisnis apa pun, dan terkadang dapat menyebabkan kebingungan dan kecanggungan.

Salah satu cara untuk membuat transisi lebih lancar adalah dengan mengumumkan rebranding dengan siaran pers, termasuk perincian tentang apa yang berubah, alasan melakukan perubahan, tanggal mulai berlakunya perubahan, dan kutipan dari tim kepemimpinan.

Perubahan Tim Eksekutif

Eksekutif sering menjadi wajah perusahaan, dan siaran pers berfungsi untuk memulai peran ini.

Ini mungkin termasuk informasi biografi untuk membangun kredibilitas mereka bersama dengan foto dan detail terkait lainnya.

Penghargaan

Dalam hal keunggulan bisnis, tidak apa-apa untuk menyombongkan diri. Siaran pers tentang penghargaan dan pencapaian berfungsi untuk memperkuat organisasi Anda sebagai otoritas di ruang Anda.

Siaran pers tersebut mencakup informasi tentang perusahaan dan mengapa mereka diberikan penghargaan, informasi tentang penghargaan itu sendiri, dan detail tentang upacara (jika ada).

Saat memformat siaran pers, Anda ingin menulisnya dengan cara yang berita dan lugas sehingga jurnalis yang mungkin menulis tentangnya dapat membayangkannya sebagai artikel di situs berita mereka.

Untuk memulai, berikut adalah dasar-dasar yang harus disertakan setiap siaran pers:

• Informasi kontak Anda terletak di sudut kiri atas
• Ungkapan "Untuk rilis segera" terletak di kanan atas
• Judul yang menjelaskan pengumuman dengan cepat
• Lokasi bisnis Anda di kalimat pertama siaran pers
• Sebuah bio singkat tentang perusahaan Anda di akhir siaran pers Anda.

Anda juga mungkin ingin menyertakan “###” atau penanda lain untuk menunjukkan kepada wartawan bahwa rilis telah berakhir. Di masa lalu, ini mencegah jurnalis yang sibuk menunggu atau membalik halaman untuk informasi lebih lanjut ketika tidak ada berita lagi. Namun, tradisi ini masih diadopsi dan sangat dihormati hingga saat ini.

Sekarang, ke isi siaran pers Anda:

• Paragraf pertama Anda harus menyatakan apa pengumuman itu sambil memberikan beberapa konteks seputar bisnis Anda dan apa yang dilakukannya.
• Dua hingga tiga paragraf berikutnya harus menyertakan kutipan dari juru bicara perusahaan atau eksekutif bisnis untuk menjelaskan "mengapa" di balik pengumuman ini.
• Paragraf terakhir Anda harus menjadi bagian "Tentang Kami" yang menjelaskan apa itu perusahaan Anda dan apa yang ditawarkannya.

Dalam contoh ini, Catbrella Inc., biro iklan fiktif yang baru saja memperoleh pengikut Twitter ke-10 setelah dua tahun upaya media sosial berbayar, mengumumkan pencapaiannya dalam siaran pers.

* Penafian: HubSpot sepenuhnya bertanggung jawab atas kekonyolan pengumuman palsu ini.

Menulis siaran pers untuk menyampaikan berita penting perusahaan dapat membantu bisnis tumbuh lebih baik, tetapi melakukannya dengan benar sama pentingnya. Berikut cara menulis siaran pers, seperti di atas, langkah demi langkah.

1. Tulis judul yang menarik.

Anda sudah memikirkan pengumuman Anda, dan sekarang saatnya menuliskannya dengan kata-kata untuk dibagikan dengan komunitas, industri, dan pengikut Anda.

Sama seperti menulis judul posting blog yang sempurna, menyiapkan siaran pers Anda untuk sukses dimulai dengan tajuk utama Anda. Anda hanya memiliki satu baris untuk dikerjakan, yang mungkin tampak menakutkan, tetapi pertimbangkan kata-kata Anda dengan hati-hati untuk membuat headline Anda menawan.

Berikut adalah beberapa tips untuk membuat judul Anda menonjol:

• Gunakan kata kerja tindakan.
• Jadilah spesifik.
• Tetap pendek.

Yang terpenting, buat itu menarik: Ingatlah bahwa reporter mendapatkan lusinan, jika bukan ratusan, rilis setiap hari, jadi investasikan waktu untuk menulis judul yang menarik.

Konsumen, di sisi lain, melihat berita di seluruh linimasa mereka. Karena itu, judul Anda harus cukup menarik untuk menarik mereka.

2. Sampaikan nilai berita kepada pers.

Jika Anda ingin siaran pers Anda menjadi berita, Anda harus memberi alasan kepada pembaca untuk peduli.

Cara yang baik untuk memastikan ini adalah dengan menggunakan rumus piramida terbalik saat menulis siaran pers Anda: Beralih dari informasi yang paling penting ke yang paling tidak penting.

Sementara paragraf pertama rilis Anda harus menjelaskan siapa, apa, di mana, paragraf kedua harus mencakup alasannya.

Wartawan tidak punya banyak waktu untuk menyaring detail dan informasi latar belakang yang tidak jelas — mereka hanya membutuhkan fakta yang akan membantu mereka menceritakan kisah Anda kepada orang lain dari posisi yang berwenang.

Seharusnya tidak ada informasi baru dan penting yang tercakup setelah bagian ini karena pembaca berpotensi melewatkannya.

3. Tawarkan penawaran yang menggiurkan.

Setelah Anda mengatur adegan, inilah saatnya untuk menghidupkan detail Anda dengan kutipan yang dapat digunakan reporter untuk konteks seputar pengumuman Anda dan membantu melukiskan gambaran tentang bagaimana berita Anda memengaruhi industri, basis pelanggan, dan lanskap tertentu.

Idealnya, kutipan akan berasal dari pemangku kepentingan utama di perusahaan Anda termasuk tim eksekutif Anda, pimpinan proyek, atau mereka yang terkena dampak langsung dari pengumuman Anda.

Mengutip tokoh-tokoh kunci dan otoritas menggarisbawahi pentingnya perkembangan Anda. Kutipan yang dipilih harus membentuk narasi Anda dan menekankan inti dari pengumuman tersebut.

Jangan meminta semua orang di kantor Anda untuk memberikan komentar atau merasa terdorong untuk mengutip semua 25 orang yang termasuk dalam akuisisi. Pilih satu atau dua juru bicara kritis dan fokuskan kutipan di sekitar perspektif unik mereka.

4. Berikan informasi latar belakang yang berharga tentang subjek tersebut.

Di paragraf terakhir ini, ingatlah bahwa pembaca seharusnya sudah memiliki detail penting yang mereka butuhkan terkait pengumuman Anda.

Tawarkan detail di sini yang memperkuat narasi Anda, seperti cara kreatif atau penting yang dilakukan perusahaan Anda dalam mengembangkan proyek atau pengumuman yang ada. Atau, jika berlaku, beri komentar tentang implikasi pengumuman Anda di masa mendatang.

Cara lain yang baik untuk menambah nilai pada siaran pers Anda adalah dengan menggunakan newsjacking. Proses menghubungkan siaran pers Anda dengan sesuatu yang sedang terjadi untuk membuatnya lebih berharga bagi jurnalis dan pembaca.

5. Ringkaslah "siapa" dan "apa" dalam sebuah boilerplate.

Twitter penuh dengan wartawan yang meratapi siaran pers atau promosi yang tidak menjelaskan dengan jelas apa yang dilakukan perusahaan atau tentang apa sebenarnya pengumuman itu.

Jelaskan apa yang dilakukan perusahaan Anda dalam bahasa yang jelas dan sederhana dan sertakan tautan ke situs web perusahaan Anda sejak awal.

Jika Anda mengutip data, sertakan tautan referensi untuk sumber data, dan pastikan setiap nama dalam rilis memiliki judul dan perusahaan terkait juga.

Untuk menjaga diri Anda tetap jujur ​​di depan ini, mintalah seorang rekan untuk membaca rilis tanpa konteks dan minta mereka untuk menyampaikan informasi kembali kepada Anda. Jika mereka tidak dapat mengingat siapa, apa, atau mengapa kembali ke papan gambar.

Templat Siaran Pers

Templat ini mencakup templat siaran pers berdasarkan jenis pengumuman yang ingin dibuat perusahaan Anda, apakah itu produk baru, kemitraan, atau perubahan dalam organisasi Anda.

Unduh Template Siaran Pers Ini Secara Gratis

Template ini juga menawarkan pengganti kreatif untuk siaran pers tradisional dan panduan tentang cara membuat rencana promosi yang komprehensif. Anda akan memiliki apa yang Anda butuhkan untuk mendorong kesadaran merek dan menonjol di antara pesaing Anda.

Contoh Siaran Pers

Banyak orang berpikir siaran pers harus penuh dengan kata kunci dan istilah bermerek.

"Data besar," siapa pun? Kata lima suku kata yang harus Anda cari di Thesaurus.com? Kutipan dari setiap eksekutif di planet ini yang berhalaman? Kami telah melihat semuanya. Sayangnya, begitu juga reporter – dan mereka bukan penggemar.

Alih-alih mengisi rilis Anda berikutnya dengan jargon industri, ambil satu halaman dari buku kami (OK baiklah, ebook), Panduan Layak Berita untuk Hubungan Masyarakat Masuk , dan lakukan brainstorming beberapa pendekatan kreatif untuk pengumuman Anda berikutnya.

Bisakah Anda memasukkan data baru? Grafik atau video yang luar biasa? SlideShare yang dapat dibagikan? Jika demikian, sudut kreatif dapat membantu membawa konten Anda dan meningkatkan kemungkinan berbagi sosial.

Sekarang, untuk membuat Anda berpikir di jalur yang benar, lihat beberapa contoh siaran pers kreatif di bawah ini, jenis berita yang dilaporkan masing-masing, dan apa yang membuat rilis itu unik:

1. Microsoft

Jenis siaran pers: Akuisisi

Sumber Gambar

Hal pertama yang menonjol dalam siaran pers ini adalah judulnya. Ini menceritakan kisah lengkap tanpa terlalu panjang: Ini mencakup siapa yang terlibat (Microsoft dan Activision), apa yang terjadi (akuisisi), dan mengapa itu penting (untuk menghadirkan kegembiraan dan komunitas game kepada semua orang).

Sepanjang siaran pers, Anda mendapatkan kutipan dari para pemimpin di kedua organisasi, membantu menjelaskan manfaat akuisisi ini dan bagaimana hal itu akan memajukan industri.

Menjelang bagian bawah siaran pers, Anda mendapatkan konteks tambahan seputar pangsa pasar masing-masing perusahaan dan bagaimana akuisisi ini akan berdampak pada industri.

2. Berkembang

Jenis siaran pers: Ekspansi tim dan kantor

Sumber Gambar

Perubahan organisasi bisa tampak relatif membosankan. Salah satu cara untuk membangkitkan minat adalah dengan memasukkan elemen visual untuk menambahkan lebih banyak dimensi pada cerita.

Dalam siaran pers yang mengumumkan ekspansi tim dan kantor, perusahaan modal ventura Flourish membagikan foto beberapa karyawan baru tepat di atas, langsung menarik pembaca.

Rilis ini menyelami alasan di balik ekspansi dan area fokus utama yang bergerak maju. Kemudian, kami mendapatkan biografi singkat untuk setiap perekrutan yang ditampilkan dalam gambar, yang dapat membantu membangun kegembiraan seputar masa depan merek.

Kuncinya di sini adalah: Jangan takut untuk menggunakan elemen visual dalam siaran pers Anda, karena mereka dapat membantu menarik pembaca.

3. SuperCom

Jenis siaran pers: Acara

Sumber Gambar

Sebagai siaran pers terpendek dalam kelompok itu, SuperCom menunjukkan bahwa lebih sedikit sering lebih banyak.

Dalam rilis ini, perusahaan solusi keamanan SuperCom mengumumkan partisipasinya dalam konferensi yang akan datang.

Ketika datang ke acara, detail terpenting adalah tanggal dan lokasi. Selama Anda memiliki potongan kunci itu, yang lainnya adalah bonus.

Satu hal yang akan meningkatkan rilis ini adalah kutipan tentang siapa yang dapat mengambil manfaat dari menghadiri acara ini dan mengapa, sebagai cara untuk menarik calon peserta.

4. HubSpot

Jenis siaran pers: Peluncuran program

Sumber Gambar

Kami juga telah membuat templat rilis pers yang komprehensif dan mudah diikuti ini, lengkap dengan rencana promosi dan pertimbangan untuk pengumuman Anda berikutnya. Kami menggunakan pedoman yang sama ini saat menulis dan memformat rilis kami di HubSpot, dan membuat rilis sampel palsu untuk mengilustrasikan konten apa yang pergi ke mana dan mengapa.

Tips untuk Menerbitkan Siaran Pers

Menulis siaran pers benar-benar hanya setengah dari pertempuran. Setelah Anda selesai dengan produksi, saatnya untuk fokus pada distribusi.

Tentu saja, kita semua akrab dengan tuas distribusi tradisional yang dapat kita tarik, yang mencakup penerbitan siaran pers di situs web/blog kita serta berbagi siaran pers dengan pengikut/pelanggan kita melalui media sosial dan email.

Untuk mendapatkan jumlah distribusi yang maksimal, berikut beberapa tips yang bisa Anda ikuti.

1. Jangkau jurnalis tertentu.

Alih-alih meledakkan siaran pers ke setiap jurnalis yang dapat Anda temukan alamat emailnya, fokuslah pada beberapa jurnalis yang memiliki pengalaman meliput industri Anda (dan perusahaan, semoga) dan kirimkan pesan yang dipersonalisasi kepada mereka.

Hubungkan titik-titik. Tunjukkan mengapa apa yang Anda tulis terhubung dengan apa yang mereka tulis.

2. Kirim rilis ke jurnalis top sehari sebelumnya.

Beri jurnalis waktu untuk menyusun cerita seputar siaran pers Anda dengan mengirimkannya kepada mereka — di bawah embargo — sehari sebelum siaran pers resmi ditayangkan.

“Di bawah embargo” hanya berarti mereka tidak diizinkan untuk membagikan informasi dalam siaran pers hingga waktu yang Anda tentukan.

3. Untuk menghindari persaingan, jangan publikasikan rilis Anda pada jam tersebut.

Jika Anda mempublikasikan siaran pers Anda pada layanan distribusi seperti PR Newswire atau Business Wire, hindari mempublikasikannya pada jam tersebut (misalnya, 1 siang, atau 3 sore, atau 5 sore).

Alasannya? Sebagian besar perusahaan menjadwalkan rilis mereka untuk keluar pada jam itu, yang berarti jika rilis Anda keluar pada jam itu juga, kemungkinan besar akan tersesat dalam shuffle.

Sebaliknya, cobalah pergi dengan waktu yang lebih berbeda (misalnya, 13:12, atau 15:18, atau 17:22).

4. Bagikan liputan media Anda.

Jika semuanya berjalan sesuai rencana, dan siaran pers Anda diambil oleh media, pekerjaan Anda masih belum selesai.

Agar buzz terus berjalan, Anda dapat merilis distribusi "gelombang kedua" dengan membagikan cerita spesifik yang ditulis oleh outlet berita berdasarkan siaran pers Anda.

Anda juga dapat membagikan berita di saluran digital Anda, seperti media sosial dan email, untuk meningkatkan kesadaran akan pengumuman Anda.

Bagaimana Menonjol Dalam Berita

Kunci untuk menjaga strategi PR Anda tetap sekolah baru adalah melupakan prasangka tentang apa itu PR dan alih-alih berfokus pada pembuatan konten yang sangat luar biasa. Siaran pers tradisional masih bisa sangat berharga jika dijalankan dengan baik.

Alih-alih membuang rilis sebagai taktik, beri mereka perubahan modern agar lebih bermanfaat bagi pemasaran Anda.

Pikirkan tentang bagaimana Anda menggunakan metode masuk untuk mengubah strategi pemasaran Anda menjadi lebih personal, mudah didekati, dan membangun hubungan. Prinsip-prinsip yang sama berlaku untuk strategi PR Anda: Buat konten untuk menyusun cerita Anda sendiri dan gunakan penjangkauan yang bijaksana untuk membuat media mengenal (dan bersemangat) merek Anda.

Catatan editor: Postingan ini awalnya diterbitkan pada November 2019 dan telah diperbarui untuk kelengkapan.