Come scrivere un comunicato stampa [Modello di comunicato stampa gratuito + esempi]

Nel mondo di oggi, i marchi devono generare il proprio entusiasmo. I consumatori non aspettano più che il quotidiano riceva le loro notizie. Invece, stanno scansionando i titoli su Twitter, Facebook e altre piattaforme di social media.

Un modo per controllare la narrativa che circonda il tuo marchio è attraverso i comunicati stampa. Che si tratti di condividere una nuova versione di un prodotto o di cambiamenti nella struttura organizzativa, una cadenza regolare di notizie significative può aiutare un'azienda a distinguersi e creare una condivisione mentale con i giornalisti nel tempo.

In questo post parleremo di:

Che cos'è un comunicato stampa/comunicato stampa?

Un comunicato stampa è una dichiarazione ufficiale (scritta o registrata) che un'organizzazione rilascia ai media e oltre. Sia che lo chiamiamo "comunicato stampa", "comunicato stampa", "comunicato stampa" o "comunicato per i media", parliamo sempre della stessa cosa di base.

Mentre il titolo dovrebbe contenere verbi di azione, il primo paragrafo dovrebbe rispondere a "chi", "cosa", "perché" e "dove". Il comunicato stampa dovrebbe contenere anche un linguaggio comprensibile e una citazione.

La maggior parte dei comunicati stampa sono succinti e sono lunghi solo una pagina, due pagine in alto. In definitiva, le aziende vogliono fornire informazioni sufficienti in modo che i notiziari dispongano di materiale sufficiente per pubblicare le proprie storie su tutto ciò che l'azienda annuncia nel comunicato.

Una cosa da ricordare è che i comunicati stampa sono di dominio pubblico, il che significa che le parti interessate e i clienti possono vederli.

Quindi, invece di pensare a un comunicato stampa esclusivamente come un biglietto per guadagnare copertura giornalistica, consideralo come un prezioso contenuto di marketing.

Anche se non esiste una formula semplice per ciò che un comunicato stampa dovrebbe includere, ecco alcuni tipi di occasioni per aiutarti a ritagliare un focus per il tuo comunicato stampa e determinare quali contenuti potrebbero aiutarti a trasmettere le tue notizie nel modo migliore:

Lanci di prodotti

Il tipo di comunicato stampa di lancio del prodotto è prezioso per spargere la voce sulle nuove soluzioni che la tua organizzazione sta offrendo ai consumatori.

Dovrebbe enfatizzare le specifiche del prodotto, i prezzi, la disponibilità e qualsiasi altro dettaglio che potrebbe essere prezioso per i consumatori.

Fusioni e acquisizioni

Il cambiamento organizzativo è abbastanza degno di nota da giustificare un comunicato stampa, in particolare per informare gli stakeholder attuali e futuri sulla crescita e sulla traiettoria di un'azienda.

Per annunciare un'acquisizione o una fusione, includi dettagli su tutte le organizzazioni coinvolte, informazioni sulla fusione o acquisizione e citazioni dai team dirigenziali.

Aggiornamenti del prodotto

Simile al lancio di un nuovo prodotto, anche gli aggiornamenti e le espansioni del prodotto sono maturi per la promozione. Spiega qual è la modifica, perché è stata apportata e in che modo avvantaggia l'utente.

Eventi

I comunicati stampa sono una componente importante del marketing di eventi per attirare la promozione da organi di stampa e altre fonti di comunicazione.

Ti consigliamo di includere:

• Di cosa tratta l'evento
• Chi dovrebbe considerare di partecipare
• Quando e dove si terrà
• Prezzo

Grandi aperture

Sia che tu abbia aperto un nuovo ufficio, che ti sia trasferito o che tu stia aprendo per la prima volta, annuncia i dettagli con un comunicato stampa di inaugurazione.

Annunciare la data e il luogo in cui si terrà l'inaugurazione, chi è coinvolto, come viene celebrata l'inaugurazione e il motivo del trasferimento (se applicabile).

Nuove collaborazioni

Simile a fusioni e acquisizioni, un comunicato stampa che annuncia nuove partnership è una tattica di marketing reciprocamente vantaggiosa.

Per eseguire in modo efficace questo tipo di rilascio, assicurati di scrivere un riepilogo su ciascuna azienda, il motivo per cui è stata creata la partnership, chi ne trae vantaggio e tutti i dettagli importanti aggiuntivi per gli stakeholder attuali e futuri.

Rebranding

Il rebranding è una cosa difficile da fare per qualsiasi azienda e occasionalmente può causare confusione e imbarazzo.

Un modo per rendere più agevole la transizione è annunciare il rebranding con un comunicato stampa, inclusi i dettagli su ciò che sta cambiando, il motivo della modifica, le date di entrata in vigore delle modifiche e le citazioni del team di leadership.

Modifiche alla squadra esecutiva

I dirigenti spesso fungono da volti dell'azienda e un comunicato stampa funziona per dare il via a questo ruolo.

Può includere informazioni biografiche per stabilire la loro credibilità insieme a una foto e altri dettagli pertinenti.

Premi

Quando si tratta di eccellenza nel business, va bene vantarsi. I comunicati stampa su premi e risultati servono a consolidare la tua organizzazione come autorità nel tuo spazio.

Tale comunicato stampa include informazioni sull'azienda e sul motivo per cui è stato assegnato il premio, informazioni sul premio stesso e dettagli sulla cerimonia (se applicabile).

Quando si formatta un comunicato stampa, si desidera scriverlo in un modo semplice e originale in modo che un giornalista che potrebbe scriverne possa immaginarlo come un articolo sul proprio sito di notizie.

Per iniziare, ecco le basi che ogni comunicato stampa dovrebbe includere:

• Le tue informazioni di contatto si trovano nell'angolo in alto a sinistra
• La frase “Per il rilascio immediato” che si trova in alto a destra
• Un titolo che spiega rapidamente l'annuncio
• La posizione della tua attività nella prima frase del comunicato stampa
• Una breve biografia sulla tua azienda alla fine del tuo comunicato stampa.

Potresti anche voler includere "###" o un altro significante per mostrare al giornalista che il rilascio è terminato. In passato, questo impediva ai giornalisti indaffarati di aspettare o girare la pagina per ulteriori informazioni quando non c'erano più notizie. Tuttavia, questa tradizione è ancora adottata e molto rispettata oggi.

Ora, nel corpo del tuo comunicato stampa:

• Il tuo primo paragrafo dovrebbe indicare l'annuncio fornendo un contesto sulla tua attività e cosa fa.
• I prossimi due o tre paragrafi dovrebbero includere citazioni di un portavoce dell'azienda o di un dirigente aziendale per spiegare il "perché" dietro questo annuncio.
• Il tuo ultimo paragrafo dovrebbe essere una sezione "Chi siamo" che spiega cos'è la tua azienda e cosa offre.

In questo esempio, Catbrella Inc., un'agenzia pubblicitaria fittizia che ha appena ottenuto il suo decimo follower su Twitter dopo due anni di sforzi retribuiti sui social media, annuncia il suo successo in un comunicato stampa.

*Disclaimer: HubSpot è interamente responsabile della stupidità di questo falso annuncio.

Scrivere un comunicato stampa per dare notizie importanti sull'azienda può aiutare le aziende a crescere meglio, ma farlo nel modo giusto è altrettanto importante. Ecco come scrivere un comunicato stampa, come quello sopra, passo dopo passo.

1. Scrivi un titolo avvincente.

Hai in mente il tuo annuncio e ora è il momento di metterlo in parole per condividerlo con la tua comunità, industria e follower.

Proprio come scrivere il titolo del post del blog perfetto, impostare il tuo comunicato stampa per il successo inizia con il titolo. Hai solo una riga su cui lavorare, il che può sembrare spaventoso, ma considera attentamente le tue parole per rendere accattivante il tuo titolo.

Ecco alcuni suggerimenti per far risaltare il tuo titolo:

• Usa verbi di azione.
• Sii specifico.
• Tienilo breve.

Soprattutto, rendilo interessante: tieni presente che i giornalisti ricevono dozzine, se non centinaia, di comunicati ogni giorno, quindi dedica del tempo a scrivere un titolo avvincente.

I consumatori, d'altra parte, vedono le notizie in tutte le loro linee temporali. In quanto tale, il tuo titolo deve essere abbastanza interessante da coinvolgerli.

2. Trasmetti il ​​valore delle notizie alla stampa.

Se vuoi che il tuo comunicato stampa sia degno di nota, devi dare ai lettori un motivo per interessarsene.

Un buon modo per garantire ciò è utilizzare la formula della piramide inversa quando si scrive il comunicato stampa: passare dalle informazioni più importanti a quelle meno importanti.

Mentre il primo paragrafo del tuo rilascio dovrebbe spiegare il chi, cosa, dove, il secondo paragrafo dovrebbe coprire il perché.

I giornalisti non hanno molto tempo per vagliare i dettagli e le informazioni di base soffici: hanno solo bisogno dei fatti che li aiutino a raccontare la tua storia a qualcun altro da una posizione di autorità.

Non dovrebbero esserci nuove informazioni cruciali trattate dopo queste sezioni perché i lettori potrebbero potenzialmente perderle.

3. Offri una citazione allettante.

Una volta che hai impostato la scena, è il momento di dare vita ai tuoi dettagli con una citazione che i giornalisti possono utilizzare per contestualizzare il tuo annuncio e aiutare a dipingere un quadro di come le tue notizie influenzano il settore, la base di clienti e il panorama dati.

Idealmente, le citazioni proverranno dalle parti interessate chiave della tua azienda, inclusi il tuo team esecutivo, i leader del progetto o quelli direttamente interessati dal tuo annuncio.

La citazione di figure chiave e autorità sottolinea l'importanza del vostro sviluppo. La citazione scelta dovrebbe dare forma alla tua narrativa ed enfatizzare il nucleo dell'annuncio.

Non chiedere un commento a tutti nel tuo ufficio e non sentirti in dovere di citare tutte le 25 persone incluse nell'acquisizione. Scegli uno o due portavoce critici e concentra le citazioni sulla loro prospettiva unica.

4. Fornire preziose informazioni di base sull'argomento.

In quest'ultimo paragrafo, tieni presente che il lettore dovrebbe già avere i dettagli chiave di cui ha bisogno in merito al tuo annuncio.

Offri qui dettagli che rafforzano la tua narrativa, come i modi creativi o degni di nota in cui la tua azienda ha sviluppato il progetto o l'annuncio in questione. Oppure, se applicabile, commenta le implicazioni future del tuo annuncio.

Un altro buon modo per aggiungere valore al tuo comunicato stampa è usare il newsjacking. Un processo per mettere in relazione il tuo comunicato stampa con qualcosa in corso per renderlo più prezioso per il giornalista e il lettore.

5. Riassumi il "chi" e il "cosa" in un piatto.

Twitter è pieno zeppo di giornalisti che lamentano comunicati stampa o presentazioni che non spiegano chiaramente cosa fa l'azienda o di cosa tratta effettivamente l'annuncio.

Descrivi cosa fa la tua azienda in un linguaggio chiaro e semplice e includi un link al sito web della tua azienda all'inizio.

Se citi i dati, includi un collegamento di riferimento per l'origine dati e assicurati che ogni nome nella versione abbia anche un titolo e un'azienda associati.

Per mantenerti onesto su questo fronte, chiedi a un collega di leggere il comunicato senza contesto e chiedigli di ritrasmetterti le informazioni. Se non riescono a ricordare chi, cosa o perché torna al tavolo da disegno.

Modello di comunicato stampa

Questo modello include modelli di comunicati stampa basati sul tipo di annuncio che la tua azienda desidera fare, che si tratti di un nuovo prodotto, di una partnership o di un cambiamento all'interno della tua organizzazione.

Scarica questo modello di comunicato stampa gratuitamente

Questo modello offre anche sostituzioni creative per il tradizionale comunicato stampa e una guida su come creare un piano promozionale completo. Avrai esattamente ciò di cui hai bisogno per aumentare la consapevolezza del marchio e distinguerti dalla concorrenza.

Esempi di comunicati stampa

Molte persone pensano che i comunicati stampa debbano essere pieni zeppi di parole d'ordine e termini di marca.

"Big data", qualcuno? Parole di cinque sillabe che devi cercare su Thesaurus.com? Citazioni da ogni dirigente del pianeta che vanno avanti per le pagine? Abbiamo visto tutto. Sfortunatamente, anche i giornalisti – e non sono fan.

Invece di riempire la tua prossima uscita con il gergo del settore, prendi una pagina dal nostro libro (ok, bene, ebook), The Newsworthy Guide to Inbound Public Relations e fai un brainstorming su alcuni approcci creativi per il tuo prossimo annuncio.

Puoi includere nuovi dati? Una grafica o un video notevole? Uno SlideShare condivisibile? Se è così, un angolo creativo può aiutare a portare i tuoi contenuti e aumentare la probabilità di condivisione sui social.

Ora, per farti pensare sulla strada giusta, dai un'occhiata ad alcuni esempi di comunicati stampa creativi di seguito, al tipo di notizie su cui ognuno sta riportando e ciò che rende unico il comunicato:

1. Microsoft

Tipo di comunicato stampa: Acquisizione

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La prima cosa che spicca in questo comunicato stampa è il titolo. Racconta una storia completa senza essere troppo lungo: copre chi è coinvolto (Microsoft e Activision), cosa sta succedendo (un'acquisizione) e perché è importante (per portare la gioia e la comunità del gioco a tutti).

In tutto il comunicato stampa, riceverai citazioni dai leader di entrambe le organizzazioni, aiutandoti a spiegare i vantaggi di questa acquisizione e come farà avanzare il settore.

Verso la fine del comunicato stampa, ottieni un contesto aggiuntivo che circonda la quota di mercato di ciascuna azienda e come questa acquisizione avrà un impatto sul settore.

2. Fiorire

Tipo di comunicato stampa: Ampliamento team e uffici

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I cambiamenti organizzativi possono sembrare relativamente noiosi. Un modo per generare interesse è includere elementi visivi per aggiungere più dimensione alla storia.

In questo comunicato stampa che annuncia l'espansione del team e degli uffici, la società di venture capital Flourish condivide le foto di alcuni nuovi assunti proprio in alto, attirando immediatamente i lettori.

Il rilascio approfondisce il motivo dietro l'espansione e le aree chiave di messa a fuoco che vanno avanti. Quindi, otteniamo una breve biografia per ogni assunzione presente nell'immagine, che può aiutare a creare entusiasmo per il futuro del marchio.

Il punto chiave qui è: non aver paura di utilizzare elementi visivi nel tuo comunicato stampa, in quanto possono aiutare ad attirare i lettori.

3. SuperCom

Tipo di comunicato stampa: Evento

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Essendo il comunicato stampa più breve del gruppo, SuperCom mostra che meno è spesso di più.

In questa versione, la società di soluzioni di sicurezza SuperCom ha annunciato la sua partecipazione a una conferenza imminente.

Quando si tratta di eventi, i dettagli più importanti sono la data e il luogo. Finché hai quei pezzi chiave, tutto il resto è un bonus.

Una cosa che avrebbe elevato questa versione è una citazione su chi può trarre vantaggio dalla partecipazione a questo evento e perché, come un modo per attirare potenziali partecipanti.

4. HubSpot

Tipo di comunicato stampa: Lancio del programma

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Abbiamo anche creato questo modello di comunicato stampa completo e facile da seguire, completo di un piano promozionale e considerazioni per il tuo prossimo annuncio. Usiamo queste stesse linee guida quando scriviamo e formattiamo le nostre versioni qui su HubSpot e abbiamo creato una versione di esempio falsa per illustrare quale contenuto va dove e perché.

Suggerimenti per la pubblicazione di comunicati stampa

Scrivere un comunicato stampa è davvero solo metà della battaglia. Una volta terminata la produzione, sarà il momento di concentrarsi sulla distribuzione.

Naturalmente, abbiamo tutti familiarità con le tradizionali leve di distribuzione che possiamo utilizzare, che includono la pubblicazione del comunicato stampa sul nostro sito Web/blog e la condivisione del comunicato stampa con i nostri follower/abbonati tramite social media ed e-mail.

Per ottenere la massima quantità di distribuzione possibile, ecco alcuni suggerimenti che puoi seguire.

1. Contatta giornalisti specifici.

Invece di inviare un comunicato stampa a ogni giornalista per il quale puoi trovare un indirizzo e-mail, concentrarti su alcuni giornalisti che hanno esperienza nel tuo settore (e azienda, si spera) e inviare loro messaggi personalizzati.

Unisci i punti. Mostra perché ciò che hai scritto si collega a ciò che scrivono.

2. Invia il comunicato ai migliori giornalisti il ​​giorno prima.

Dai ai giornalisti un po' di tempo per creare una storia attorno al tuo comunicato stampa inviandolo loro, sotto embargo, il giorno prima che venga ufficialmente pubblicato.

"Sotto embargo" significa semplicemente che non sono autorizzati a condividere le informazioni nel comunicato stampa fino al momento specificato.

3. Per evitare la concorrenza, non pubblicare il tuo comunicato ogni ora.

Se stai pubblicando il tuo comunicato stampa su un servizio di distribuzione come PR Newswire o Business Wire, evita di pubblicarlo ogni ora (ad es. 13:00, 15:00 o 17:00).

La ragione? La maggior parte delle aziende pianifica che le loro uscite escano ogni ora, il che significa che se anche la tua uscita esce ogni ora, è più probabile che si perda nel miscuglio.

Invece, prova ad andare con un orario più distinto (ad es. 13:12, 15:18 o 17:22).

4. Condividi la tua copertura mediatica.

Se tutto va secondo i piani e il tuo comunicato stampa viene ripreso dai media, il tuo lavoro non è ancora finito.

Per mantenere vivo il ronzio, puoi rilasciare una "seconda ondata" di distribuzione condividendo le storie specifiche che i notiziari scrivono in base al tuo comunicato stampa.

Puoi anche condividere le notizie sui tuoi canali digitali, come social media ed e-mail, per sensibilizzare il tuo annuncio.

Come distinguersi nelle notizie

La chiave per mantenere la tua strategia di PR nuova scuola è dimenticare le nozioni preconcette su cosa siano le pubbliche relazioni e concentrarsi invece sulla creazione di contenuti altamente straordinari. I comunicati stampa tradizionali possono ancora essere davvero preziosi se eseguiti bene.

Invece di abbandonare le pubblicazioni come tattica, dai loro un look moderno per renderle più utili per il tuo marketing.

Pensa a come hai utilizzato i metodi inbound per trasformare le tue strategie di marketing in modo che siano più personalizzate, accessibili e costruisci relazioni. Questi stessi principi si applicano alla tua strategia di pubbliche relazioni: crea contenuti per creare la tua storia e usa un approccio discreto per far familiarizzare (ed emozionare) i media con il tuo marchio.

Nota del redattore: questo post è stato originariamente pubblicato a novembre 2019 ed è stato aggiornato per completezza.