Jak napisać informację prasową [bezpłatny szablon informacji prasowej + przykłady]

W dzisiejszym świecie marki muszą generować własny szum. Konsumenci nie czekają już, aż gazeta codzienna otrzyma swoje wiadomości. Zamiast tego przeglądają nagłówki na Twitterze, Facebooku i innych platformach społecznościowych.

Jednym ze sposobów kontrolowania narracji otaczającej Twoją markę są komunikaty prasowe. Niezależnie od tego, czy chodzi o udostępnianie nowej wersji produktu, czy o zmiany w Twojej strukturze organizacyjnej, regularne przesyłanie znaczących wiadomości może z czasem pomóc firmie wyróżnić się i zbudować dzielenie się myślami z dziennikarzami.

W tym poście omówimy:

Co to jest komunikat prasowy/informacja informacyjna?

Komunikat prasowy to oficjalne oświadczenie (pisemne lub nagrane), które organizacja wydaje mediom i nie tylko. Niezależnie od tego, czy nazwiemy to „komunikatem prasowym”, „oświadczeniem prasowym”, „informacją prasową”, czy „komunikatem medialnym”, zawsze mówimy o tej samej podstawowej rzeczy.

Chociaż nagłówek powinien zawierać czasowniki czynności, pierwszy akapit powinien odpowiadać na pytania „kto”, „co”, „dlaczego” i „gdzie”. Komunikat prasowy powinien również zawierać zrozumiały język oraz cytat.

Większość komunikatów prasowych jest zwięzła i zajmuje tylko jedną stronę – na górze dwie strony. Ostatecznie firmy chcą dostarczać wystarczająco dużo informacji, aby serwisy informacyjne miały wystarczającą ilość materiału do publikowania własnych historii o tym, co firma ogłasza w komunikacie.

Należy pamiętać, że komunikaty prasowe znajdują się w domenie publicznej, co oznacza, że ​​Twoi interesariusze i klienci mogą je zobaczyć.

Dlatego zamiast myśleć o komunikacie prasowym wyłącznie jako przepustce do zarabiania w wiadomościach, potraktuj ją jako wartościową treść marketingową.

Chociaż nie ma jednoznacznego przepisu na to, co powinno zawierać komunikat prasowy, oto kilka rodzajów okazji, które pomogą Ci skupić się na komunikacie prasowym i określić, jaka treść pomogłaby Ci w najlepszy sposób nadawać wiadomości:

Premiery produktów

Informacja prasowa dotycząca wprowadzenia produktu na rynek jest cenna, jeśli chodzi o informowanie o nowych rozwiązaniach, jakie Twoja organizacja oferuje konsumentom.

Powinien podkreślać specyfikacje produktu, ceny, dostępność i wszelkie inne szczegóły, które mogą być cenne dla konsumentów.

Fuzje i przejęcia

Zmiana organizacyjna jest na tyle godna uwagi, że uzasadnia komunikat prasowy, zwłaszcza w celu poinformowania obecnych i przyszłych interesariuszy o rozwoju i trajektorii firmy.

Aby ogłosić przejęcie lub fuzję, dołącz szczegółowe informacje o wszystkich zaangażowanych organizacjach, informacje o fuzji lub przejęciu oraz cytaty z zespołów kierowniczych.

Aktualizacje produktów

Podobnie jak w przypadku wprowadzenia na rynek nowego produktu, aktualizacje i rozszerzenia produktów również czekają na promocję. Wyjaśnij, na czym polega zmiana, dlaczego została dokonana i jakie korzyści przynosi użytkownikowi.

Wydarzenia

Informacje prasowe są ważnym elementem marketingu wydarzeń, aby przyciągnąć promocję z serwisów informacyjnych i innych źródeł medialnych.

Będziesz chciał uwzględnić:

• O czym jest wydarzenie
• Kto powinien wziąć udział?
• Kiedy i gdzie się odbędzie
• cennik

Wielkie otwarcia

Niezależnie od tego, czy otworzyłeś nowe biuro, przeniosłeś się, czy otwierasz po raz pierwszy, ogłoś szczegóły w komunikacie prasowym z okazji wielkiego otwarcia.

Ogłoś datę i miejsce, w którym odbędzie się wielkie otwarcie, kto jest zaangażowany, jak obchodzone jest wielkie otwarcie i powód przeprowadzki (jeśli dotyczy).

Nowe partnerstwa

Podobnie jak w przypadku fuzji i przejęć, komunikat prasowy ogłaszający nowe partnerstwa jest taktyką marketingową korzystną dla obu stron.

Aby skutecznie wykonać tego typu wydanie, koniecznie napisz podsumowanie o każdej firmie, dlaczego nawiązano partnerstwo, kto odnosi korzyści oraz wszelkie dodatkowe ważne szczegóły dla obecnych i przyszłych interesariuszy.

Rebranding

Rebranding jest trudną rzeczą dla każdej firmy i czasami może powodować zamieszanie i niezręczność.

Jednym ze sposobów na usprawnienie przejścia jest ogłoszenie rebrandingu w komunikacie prasowym zawierającym szczegóły dotyczące zmian, powód wprowadzenia zmiany, daty wejścia zmian w życie oraz cytaty z zespołu kierowniczego.

Zmiany w zespole wykonawczym

Dyrektorzy często służą jako twarze firmy, a informacje prasowe służą do rozpoczęcia tej roli.

Może zawierać informacje biograficzne w celu ustalenia ich wiarygodności wraz ze zdjęciem i innymi istotnymi szczegółami.

Nagrody

Jeśli chodzi o doskonałość biznesową, można się chwalić. Informacje prasowe o nagrodach i osiągnięciach umacniają Twoją organizację jako autorytet w Twojej przestrzeni.

Taka informacja prasowa zawiera informacje o firmie i przyczynie przyznania jej nagrody, informacje o samej nagrodzie oraz szczegóły uroczystości (jeśli dotyczy).

Formatując informację prasową, chcesz napisać ją w prosty i świeży sposób, aby dziennikarz, który mógłby o tym pisać, mógł sobie wyobrazić, że jest to artykuł na swojej stronie z wiadomościami.

Na początek, oto podstawy, które każda informacja prasowa powinna zawierać:

• Twoje dane kontaktowe znajdują się w lewym górnym rogu
• Wyrażenie „Do natychmiastowego wydania” znajdujące się w prawym górnym rogu
• Nagłówek, który szybko wyjaśnia ogłoszenie
• Lokalizacja Twojej firmy w pierwszym zdaniu komunikatu prasowego
• Krótkie biogramy o Twojej firmie na końcu informacji prasowej.

Możesz również dołączyć „###” lub inny element oznaczający, aby pokazać dziennikarzowi, że publikacja się skończyła. W przeszłości uniemożliwiało to zapracowanym dziennikarzom czekanie lub przewracanie strony w celu uzyskania dalszych informacji, gdy nie było więcej wiadomości. Jednak ta tradycja jest nadal przyjęta i szanowana do dziś.

Teraz przejdźmy do treści komunikatu prasowego:

• W pierwszym akapicie należy określić, co jest zapowiedzią, jednocześnie przedstawiając kontekst dotyczący Twojej firmy i tego, co ona robi.
• Następne dwa do trzech akapitów powinny zawierać cytaty z wypowiedzi rzecznika firmy lub dyrektora biznesowego, aby wyjaśnić „dlaczego” za tym ogłoszeniem.
• Twój ostatni akapit powinien być sekcją „O nas”, która wyjaśnia, czym jest Twoja firma i co oferuje.

W tym przykładzie Catbrella Inc., fikcyjna agencja reklamowa, która właśnie zyskała dziesiątego obserwatora na Twitterze po dwóch latach płatnych działań w mediach społecznościowych, ogłasza swoje osiągnięcie w komunikacie prasowym.

*Zastrzeżenie: HubSpot jest całkowicie odpowiedzialny za głupota tego fałszywego ogłoszenia.

Napisanie informacji prasowej zawierającej ważne informacje o firmie może pomóc firmom w lepszym rozwoju, ale właściwe postępowanie jest równie ważne. Oto jak napisać informację prasową, taką jak ta powyżej, krok po kroku.

1. Napisz przekonujący nagłówek.

Masz na myśli swoje ogłoszenie, a teraz nadszedł czas, aby opisać je słowami, aby podzielić się nim ze swoją społecznością, branżą i obserwatorami.

Podobnie jak w przypadku pisania idealnego tytułu posta na blogu, przygotowanie informacji prasowej na sukces zaczyna się od nagłówka. Masz tylko jedną linijkę do pracy, co może wydawać się przerażające, ale uważnie zastanów się nad słowami, aby nagłówek był urzekający.

Oto kilka wskazówek, dzięki którym Twój nagłówek będzie się wyróżniał:

• Użyj czasowników czynności.
• Być specyficznym.
• Niech to będzie krótkie.

Co najważniejsze, uczyń to interesującym: pamiętaj, że dziennikarze otrzymują dziesiątki, jeśli nie setki publikacji każdego dnia, więc zainwestuj czas, aby napisać przekonujący nagłówek.

Z drugiej strony konsumenci widzą wiadomości na całej swojej osi czasu. W związku z tym Twój nagłówek musi być na tyle interesujący, aby je wciągnąć.

2. Przekaż prasie wartość wiadomości.

Jeśli chcesz, aby Twoja informacja prasowa była warta opublikowania, musisz dać czytelnikom powód do obaw.

Dobrym sposobem na zapewnienie tego jest użycie formuły odwróconej piramidy podczas pisania komunikatu prasowego: przejście od najważniejszych informacji do najmniej ważnych.

Podczas gdy pierwszy akapit twojego zwolnienia powinien wyjaśniać kto, co, gdzie, drugi akapit powinien wyjaśniać dlaczego.

Reporterzy nie mają czasu na przesiewanie szczegółów i puszystych informacji ogólnych — potrzebują tylko faktów, które pomogą im opowiedzieć Twoją historię komuś innemu z pozycji autorytetu.

Po tych sekcjach nie powinno być żadnych nowych, kluczowych informacji, ponieważ czytelnicy mogą je potencjalnie przegapić.

3. Zaproponuj kuszącą ofertę.

Po przygotowaniu sceny nadszedł czas, aby ożywić swoje dane za pomocą cytatu, który reporterzy mogą wykorzystać jako kontekst wokół ogłoszenia i pomóc nakreślić, jak Twoje wiadomości wpływają na daną branżę, bazę klientów i krajobraz.

Najlepiej byłoby, gdyby oferty pochodziły od kluczowych interesariuszy w Twojej firmie, w tym zespołu wykonawczego, kierowników projektów lub osób, na które Twoje ogłoszenie ma bezpośredni wpływ.

Cytowanie kluczowych postaci i autorytetów podkreśla wagę Twojego rozwoju. Wybrany cytat powinien kształtować Twoją narrację i podkreślać istotę ogłoszenia.

Nie proś wszystkich w swoim biurze o komentarz ani nie daj się zacytować wszystkim 25 osobom objętym przejęciem. Wybierz jednego lub dwóch krytycznych rzeczników i skup cytaty wokół ich unikalnej perspektywy.

4. Podaj cenne informacje ogólne na ten temat.

W tym ostatnim akapicie pamiętaj, że czytelnik powinien już mieć kluczowe informacje, których potrzebuje w związku z Twoim ogłoszeniem.

Podaj tutaj szczegóły, które wzmocnią Twoją narrację, takie jak kreatywne lub godne uwagi sposoby, w jakie Twoja firma opracowała projekt lub ogłoszenie. Lub, w stosownych przypadkach, skomentuj przyszłe konsekwencje swojego ogłoszenia.

Innym dobrym sposobem na dodanie wartości do informacji prasowej jest użycie newsjackingu. Proces powiązania informacji prasowej z czymś, co się aktualnie dzieje, aby uczynić ją bardziej wartościową dla dziennikarza i czytelnika.

5. Podsumuj „kto” i „co” w schemacie.

Twitter jest przepełniony reporterami lamentującymi na komunikatach prasowych lub reklamach, które nie wyjaśniają jasno, czym zajmuje się firma lub czego tak naprawdę dotyczy ogłoszenie.

Opisz, czym zajmuje się Twoja firma, jasnym, prostym językiem i na wczesnym etapie dołącz link do witryny firmy.

Jeśli cytujesz dane, dołącz odnośnik do źródła danych i upewnij się, że każda nazwa w wydaniu ma powiązany tytuł i firmę.

Aby być szczerym na tym froncie, poproś współpracownika, aby przeczytał komunikat bez kontekstu i poproś go o przekazanie Ci informacji. Jeśli nie pamiętają, kto, co lub dlaczego, wracaj do deski kreślarskiej.

Szablon komunikatu prasowego

Ten szablon zawiera szablony informacji prasowych na podstawie typu ogłoszenia, które Twoja firma chce opublikować, niezależnie od tego, czy jest to nowy produkt, partnerstwo czy zmiana w organizacji.

Pobierz ten szablon informacji prasowej za darmo

Ten szablon oferuje również kreatywne zamienniki tradycyjnej informacji prasowej oraz przewodnik dotyczący tworzenia kompleksowego planu promocyjnego. Będziesz mieć dokładnie to, czego potrzebujesz, aby zwiększyć świadomość marki i wyróżnić się na tle konkurencji.

Przykłady komunikatów prasowych

Wiele osób uważa, że ​​komunikaty prasowe muszą być pełne modnych słów i określeń związanych z marką.

„Wielkie dane”, ktoś? Pięciosylabowe słowa, które musisz sprawdzić na Thesaurus.com? Cytaty od wszystkich dyrektorów na świecie, które pojawiają się na stronach? Widzieliśmy to wszystko. Niestety, reporterzy też – i nie są fanami.

Zamiast wypełniać swoje następne wydanie branżowym żargonem, weź stronę z naszej książki (OK, ebook), The Newsworthy Guide to Inbound Public Relations , i przeprowadź burzę mózgów na temat swojego następnego ogłoszenia.

Czy możesz dołączyć nowe dane? Niezwykła grafika lub wideo? Udostępnianie SlideShare? Jeśli tak, kreatywny punkt widzenia może pomóc w przekazywaniu treści i zwiększyć prawdopodobieństwo udostępniania w mediach społecznościowych.

Teraz, aby zastanowić się nad właściwą ścieżką, spójrz na kilka kreatywnych przykładów komunikatów prasowych poniżej, rodzaj wiadomości, o których informuje każdy z nich, i co sprawia, że ​​komunikat jest wyjątkowy:

1. Microsoft

Rodzaj komunikatu prasowego: Akwizycja

Źródło obrazu

Pierwszą rzeczą, która rzuca się w oczy w tej informacji prasowej, jest nagłówek. Opowiada pełną historię, ale nie jest zbyt długi: opisuje , kto jest zaangażowany (Microsoft i Activision), co się dzieje (przejęcie) i dlaczego ma to znaczenie (aby zapewnić wszystkim radość i społeczność graczy).

W całym komunikacie prasowym otrzymujesz cytaty od liderów obu organizacji, które pomagają wyjaśnić korzyści płynące z tego przejęcia i jak pchnie on branżę do przodu.

W dolnej części komunikatu prasowego znajduje się dodatkowy kontekst dotyczący udziału w rynku każdej firmy i wpływu tego przejęcia na branżę.

2. Rozkwitać

Rodzaj komunikatu prasowego: Rozbudowa zespołu i biura

Źródło obrazu

Zmiany organizacyjne mogą wydawać się stosunkowo nudne. Jednym ze sposobów na wzbudzenie zainteresowania jest dodanie elementów wizualnych, aby dodać więcej wymiaru historii.

W tym komunikacie prasowym zapowiadającym rozbudowę zespołu i biura, firma Flourish z kapitałem podwyższonego ryzyka udostępnia zdjęcia kilku nowych pracowników na samej górze, od razu przyciągając czytelników.

Wydanie zagłębia się w przyczynę ekspansji i kluczowe obszary zainteresowania posuwającymi się naprzód. Następnie otrzymujemy krótką biografię dla każdego pracownika przedstawionego na obrazie, co może pomóc w budowaniu ekscytacji związanej z przyszłością marki.

Kluczowym wnioskiem jest to: nie bój się używać elementów wizualnych w informacji prasowej, ponieważ mogą one pomóc przyciągnąć czytelników.

3. SuperCom

Rodzaj komunikatu prasowego: Wydarzenie

Źródło obrazu

Jako najkrótszy komunikat prasowy w tej grupie, SuperCom pokazuje, że mniej często oznacza więcej.

W tym wydaniu firma SuperCom zajmująca się rozwiązaniami bezpieczeństwa ogłosiła swój udział w nadchodzącej konferencji.

W przypadku wydarzeń najważniejszymi szczegółami są data i lokalizacja. Tak długo, jak masz te kluczowe elementy, wszystko inne jest bonusem.

Jedną z rzeczy, która poprawiłaby to wydanie, jest cytat o tym, kto i dlaczego może skorzystać na tym wydarzeniu, jako sposób na przyciągnięcie potencjalnych uczestników.

4. HubSpot

Rodzaj komunikatu prasowego: Uruchomienie programu

Źródło obrazu

Stworzyliśmy również ten obszerny, łatwy do naśladowania szablon komunikatu prasowego wraz z planem promocyjnym i uwagami dotyczącymi następnego ogłoszenia. Stosujemy te same wytyczne podczas pisania i formatowania naszych wydań tutaj w HubSpot i stworzyliśmy fałszywą, przykładową wersję, aby zilustrować, jakie treści trafiają, gdzie i dlaczego.

Wskazówki dotyczące publikowania informacji prasowych

Napisanie komunikatu prasowego to tak naprawdę tylko połowa sukcesu. Po zakończeniu produkcji nadszedł czas, aby skupić się na dystrybucji.

Oczywiście wszyscy jesteśmy zaznajomieni z tradycyjnymi narzędziami dystrybucji, które możemy zastosować, które obejmują publikowanie informacji prasowej na naszej stronie internetowej/blogu, a także udostępnianie informacji prasowej naszym obserwatorom/subskrybentom za pośrednictwem mediów społecznościowych i poczty e-mail.

Aby uzyskać maksymalną możliwą dystrybucję, oto kilka wskazówek, których możesz przestrzegać.

1. Dotrzyj do konkretnych dziennikarzy.

Zamiast rozsyłać komunikat prasowy do każdego dziennikarza, dla którego możesz znaleźć adres e-mail, skup się na kilku dziennikarzach, którzy mają doświadczenie w Twojej branży (i firmie, miejmy nadzieję) i wysyłaj im spersonalizowane wiadomości.

Połącz kropki. Pokaż, dlaczego to, co napisałeś, łączy się z tym, co piszą .

2. Wyślij informację do najlepszych dziennikarzy dzień wcześniej.

Daj dziennikarzom trochę czasu na napisanie historii związanej z informacją prasową, wysyłając ją do nich – w ramach embarga – na dzień przed oficjalnym opublikowaniem.

„Objęte embargiem” oznacza po prostu, że nie mogą udostępniać informacji zawartych w komunikacie prasowym do czasu określonego przez Ciebie.

3. Aby uniknąć konkurencji, nie publikuj swojej publikacji co godzinę.

Jeśli publikujesz swój komunikat prasowy w serwisie dystrybucyjnym, takim jak PR Newswire lub Business Wire, unikaj publikowania go o pełnej godzinie (np. 13:00, 15:00 lub 17:00).

Powód? Większość firm planuje wydawanie swoich publikacji na godzinę, co oznacza, że ​​jeśli Twoje wydanie wyjdzie również o tej godzinie, jest bardziej prawdopodobne, że zgubisz się w tasowaniu.

Zamiast tego spróbuj wybrać inną godzinę (np. 13:12, 15:18 lub 17:22).

4. Podziel się relacjami w mediach.

Jeśli wszystko pójdzie zgodnie z planem, a twoja informacja prasowa zostanie podchwycona przez media, twoja praca nadal nie jest skończona.

Aby podtrzymać ten szum, możesz wypuścić „drugą falę” dystrybucji, dzieląc się konkretnymi historiami, które piszą serwisy informacyjne na podstawie Twojego komunikatu prasowego.

Możesz także udostępniać wiadomości w swoich kanałach cyfrowych, takich jak media społecznościowe i poczta e-mail, aby zwrócić uwagę na swoje ogłoszenie.

Jak wyróżnić się w wiadomościach

Kluczem do utrzymania strategii PR w nowej szkole jest zapomnienie z góry przyjętych wyobrażeń o tym, czym jest public relations, a zamiast tego skupienie się na tworzeniu bardzo niezwykłych treści. Tradycyjne komunikaty prasowe mogą być nadal bardzo cenne, jeśli są dobrze wykonane.

Zamiast rezygnować z wydań jako taktyki, nadaj im nowoczesną metamorfozę, aby były bardziej przydatne dla Twojego marketingu.

Zastanów się, w jaki sposób wykorzystałeś metody przychodzące, aby przekształcić swoje strategie marketingowe w bardziej spersonalizowane, przystępne i budować relacje. Te same zasady odnoszą się do Twojej strategii PR: Twórz treści, aby stworzyć własną historię i korzystaj z taktownych działań, aby zaznajomić media z Twoją marką (i podekscytować nimi).

Uwaga redaktora: Ten post został pierwotnie opublikowany w listopadzie 2019 r. i został zaktualizowany w celu zapewnienia kompleksowości.