Os 10 principais formulários que seus novos funcionários precisam preencher

Trazer um novo funcionário a bordo é muito emocionante. Mas antes que seu funcionário estrela comece a fazer barulho, há papelada esperando.

Os novos funcionários estão entusiasmados para iniciar suas carreiras e o RH está ocupado gerenciando e entrevistando. Agora, a última coisa que alguém deseja é um processo de integração confuso.

É por isso que é fundamental ter uma lista de verificação de integração completa para novas contratações. E com os formulários certos para novos funcionários, você também pode tornar o processo de integração de seus funcionários tranquilo e descomplicado.

Este artigo mostra exatamente isso: Os 10 melhores formulários para novos funcionários que seus novos funcionários devem preencher.

Sem rodeios, apenas o que você precisa para preparar seus novos contratados para começar a trabalhar.

Formulário de carta de oferta

A carta de oferta é o formulário oficial de oferta de emprego enviado pela empresa apenas aos candidatos selecionados. Isso mostra que eles foram aprovados em todas as rodadas de entrevistas e foram selecionados para ingressar na sua empresa.

Abrange detalhes importantes sobre o emprego e o que a empresa está oferecendo ao funcionário.

Aqui está o que incluir em um formulário de carta de oferta:

• Nome do funcionário
• Cargo e descrição do cargo do funcionário
• Data de início
• Horário de trabalho
• Estrutura de relatórios
• Localização da empresa
• Benefícios para funcionários
• Termos e Condições
• Prazo de aceitação
• Campo de assinatura para aceitação

Você também pode mencionar o Salário, Bônus ou Comissões dos funcionários. No entanto, lembre-se apenas se for aplicável com base nos termos e políticas da sua empresa.

Formulário de integração de funcionários

O Formulário de Integração do Funcionário segue logo após a carta de oferta.

Ele coleta todas as informações pessoais e relacionadas ao trabalho importantes sobre suas novas contratações em um só lugar.

Se você é um RH, será muito útil manter-se organizado e garantir que nenhum detalhe importante seja esquecido para um processo de integração tranquilo.

Com isso, aqui está o que considerar adicionar em um formulário de integração de funcionários:

• Nome legal completo e detalhes de contato
• Nome e pronomes preferidos
• Gerente de departamento, função e relatórios
• Informações de contato de emergência
• Reconhecimento das políticas da empresa
• Quaisquer certificações ou documentos necessários

Vale lembrar:você pode usar um formulário de várias páginas para facilitar o preenchimento pelos funcionários e o gerenciamento pelo RH.

A melhor parte? ARForms é a melhor escolha em que milhares de usuários confiam para criar formulários inteligentes de várias etapas. Portanto, não há necessidade de assustar seus novos contratados mostrando um formulário longo.

Basta decidir, dividir e distribuir uma integração simples aos seus funcionários.

Além disso, mesmo que algum funcionário deixe o formulário pela metade, você não precisa se preocupar. ARForms tem Auto Save Form Progress para que todos os seus dados sejam salvos e recuperados automaticamente.

Verificação de elegibilidade para emprego (formulário I-9)

O formulário de verificação de elegibilidade para emprego, às vezes também chamado de Formulário I-9, é um documento legal nos EUA. É necessário para verificar se novos funcionários são elegíveis para trabalhar nos Estados Unidos.

Portanto, se sua empresa estiver nos EUA, este formulário é uma etapa importante para garantir o cumprimento das leis trabalhistas federais.

No entanto, se a sua empresa não estiver localizada nos EUA, este formulário ainda poderá confirmar o direito legal de um funcionário trabalhar com base no seu país.

Coisas a incluir ao criar um formulário de verificação de elegibilidade para emprego:

• Informações pessoais do funcionário (nome, endereço, data de nascimento)
• Estatuto de Cidadania
• Status de autorização de trabalho
• Documentação comprovativa (passaporte, carta de condução, cartão da Segurança Social)
• Assinatura e data

Dica ARForms Pro:Use campos de upload de arquivo para envio de documentos e lógica condicional para campos opcionais

Formulário Fiscal de Funcionário

O formulário fiscal do funcionário é um formulário simples para novos funcionários que mostra quanto do salário de um funcionário precisará ser deduzido para o imposto de renda.

Novamente, se você mora nos EUA, o Formulário W-4 deve sempre fazer parte da documentação de sua nova contratação. Ele decide o valor correto do imposto de renda federal a ser retido do contracheque do seu funcionário.

Detalhes importantes a serem incluídos no certificado de retenção do seu funcionário:

• Informações pessoais (nome, número do Seguro Social)
• Seleção de status de arquivamento
• Número de dependentes
• Opções adicionais de retenção

Agora, como RH, você deve garantir que seus novos contratados preencham este formulário antes do primeiro contracheque para facilitar as coisas e evitar confusões.

Dica ARForms:Use menus suspensos e botões de opção para simplificar as seleções

Formulário de autorização de depósito direto

O formulário de autorização de depósito direto também deve ser preenchido antes do primeiro contracheque do novo funcionário. É mais como um formulário de permissão para enviar pagamentos diretamente para a conta bancária de um funcionário.

Ao pedir aos seus novos contratados que assinem este formulário de novo funcionário, você pode economizar tempo e garantir que não haja espaço para erros ou pagamentos errados.

O que incluir em um formulário de autorização de depósito direto:

• Detalhes da conta bancária do funcionário (conta e número de roteamento)
• Tipo de conta (corrente/poupança)
• Assinatura
• Caixa de seleção de autorização
• Data de início para depósitos diretos

Esses são os campos que você deve adicionar em seu formulário de novo funcionário para que seu novo contratado possa preenchê-lo com precisão para obter um salário preciso e oportuno.

Dica profissional a considerar:sempre adicione um campo de entrada mascarado para proteger informações bancárias confidenciais

Formulário de informações de contato de emergência

Coloque a segurança em primeiro lugar para cada novo membro da equipe que ingressa na sua empresa!

Portanto, você deve garantir que os novos contratados estejam cientes dos protocolos de segurança desde o primeiro dia.

Uma informação de contato de emergência coleta informações pessoais de seu funcionário e detalhes de contato de familiares ou amigos com os quais eles devem entrar em contato em caso de emergência.

O que todo formulário de informações de contato de emergência deve conter:

• Informações pessoais do funcionário
• Nome e parentesco da pessoa a ser contatada
• Números de telefone (casa, família ou amigos)
• Opções alternativas de contato (e-mail)
• Informações Médicas (Alergias, condições de saúde existentes)

Hack de ARForms:use campos repetidores para que os funcionários possam adicionar vários contatos facilmente

Formulário de Reconhecimento do Manual do Funcionário

As regras são o que moldam uma organização. Portanto, você sempre deve confirmar se o novo contratado recebeu e revisou o manual do funcionário.

Um formulário de reconhecimento do manual do funcionário faz exatamente a mesma coisa.

Este formulário para novos funcionários confirma que seus novos contratados receberam o manual da empresa e compreenderam as regras.

Campos de formulário importantes para adicionar a um formulário de confirmação do manual do funcionário:

• Caixa de seleção para confirmação
• Data de recebimento
• Campo de assinatura
• Caixa de comentários opcional para perguntas

A melhor parte da criação deste formulário é que ele adiciona um registro claro para o RH e reduz mal-entendidos sobre as políticas da empresa no futuro.

Dica rápida do ARForms:habilite a caixa de seleção de confirmação como campo obrigatório

Acordo de Confidencialidade/NDA

As informações da empresa são importantes demais para serem compartilhadas. Portanto, se eles estão confiando isso ao novo funcionário, é necessário um acordo de confidencialidade.

Um Acordo de Não Divulgação (NDA) garante que as informações confidenciais da empresa permaneçam privadas, apenas dentro da empresa.

Além disso, é importante especialmente para novos funcionários que estão prestes a lidar com segredos comerciais da empresa, informações de clientes ou dados proprietários.

É por isso que a proteção das informações confidenciais da empresa começa com um reconhecimento claro do NDA

Aqui está o que incluir para um formulário de acordo de confidencialidade claro:

• Definição de informações confidenciais
• Duração das obrigações de confidencialidade
• Objetivo da divulgação
• Consequências da violação
• Exceção à confidencialidade (opcional)
• Lei aplicável (opcional)
• Assinatura e data do funcionário

Dica para aproveitar ao máximo os ARForms:As assinaturas digitais com ARForms facilitam o armazenamento e a recuperação. Além disso, você pode usar uma opção de anexo em PDF para que os funcionários baixem o NDA antes de assinar com o complemento ARForms PDF Creator.

Formulário de reconhecimento de política e código de conduta

As políticas são importantes. Portanto, confirme se sua equipe os conhece de dentro para fora.

Para garantir que todos os funcionários estejam na mesma página, obtenha um formulário de reconhecimento do código de conduta.

Este formulário confirma que os funcionários também entendem e concordam em seguir as regras, a ética e as políticas de conduta da empresa. Aqui você pode destacar as principais regras e garantir que todas as suas novas contratações as entendam.

O formulário de reconhecimento do código de conduta deve ter campos de formulário

• Políticas da empresa (internet, segurança, redes sociais, atendimento)
• Caixa de seleção de reconhecimento (concordar em cumprir)
• Campo de assinatura (opcional)

Lembre-se de atualizar este formulário regularmente, pois as políticas da empresa podem mudar de tempos em tempos.

Dica ARForms Pro:Você pode usar lógica condicional para mostrar campos de política com base no departamento ou função.

Formulário de recebimento de equipamentos e ativos

Torne a entrega de equipamentos tranquila e transparente com um formulário simples para funcionários.

Você deve fazer com que seus novos funcionários preencham este formulário no dia da entrega do uniforme, laptop, telefone ou bolsa da empresa. Este formulário é perfeito para controlar os bens da empresa dados aos funcionários.

Além disso, também protege a empresa e o funcionário ao ter um registro claro.

Tudo o que você precisa fazer é fazer com que seus novos funcionários assinem este formulário como um reconhecimento de que receberam todo o material e cuidarão dele.

O que incluir para preencher o formulário de recebimento de equipamentos e ativos:

• Informações do funcionário
• Lista de equipamentos ou ativos emitidos (laptop, telefone, cartão-chave, software)
• Números de série ou detalhes de identificação das engrenagens
• Condição na emissão
• Assinatura do funcionário para confirmar o recebimento

Este formulário é útil quando um funcionário deseja a substituição de algum equipamento no futuro. Além disso, ajuda o RH a manter as auditorias de estoque sob controle.

Além disso, se o seu novo funcionário decidir desligar, a devolução do equipamento se tornará muito fácil.

Dica profissional para ARForms: você pode usar listas de caixas de seleção ou menus suspensos no formulário para que os funcionários possam marcá-lo facilmente

Facilite a integração com os formulários certos para novos funcionários

Esses formulários para novos funcionários oferecem uma maneira rápida e fácil para as empresas e os novos contratados entrarem na mesma página. Todos os formulários de novos funcionários aqui são perfeitamente projetados e pensados ​​​​para que você não precise quebrar a cabeça e tenha uma integração tranquila de funcionários.

Com ARForms, você pode tornar isso possível. ARForms é um poderoso criador de formulários, projetado para criar todos esses novos formulários de funcionários em um piscar de olhos.

Possui mais de 50 modelos bem projetados, formulários de exemplo e amplas opções de estilo, além de mais de 33 formulários de campo avançados. A melhor parte é que ele vem com uma análise de dados poderosa, para que você possa verificar facilmente todas as entradas do formulário de nova contratação e manter um registro limpo.

Então, o que você está esperando? Torne sua integração mais fácil do que nunca criando formulários para novos funcionários com ARForms!

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Perguntas frequentes

Qual formulário eu preciso para um novo funcionário?

Aqui estão os formulários que você precisa para um novo funcionário:

• Carta de oferta
• Formulário de integração de funcionários
• Formulário de verificação de elegibilidade de funcionário
• Formulário fiscal do funcionário
• Formulário de autorização de depósito direto
• Formulário de informações de contato de emergência
• Formulário de reconhecimento do manual do funcionário
• Formulário de confidencialidade
• Formulário de reconhecimento do código de conduta
• Formulário de recebimento de equipamentos e ativos

Que formulários devem ser entregues a um novo funcionário?

Cada novo funcionário deve receber formulários que verifiquem sua identidade, configurem a folha de pagamento e confirmem a política da empresa. Você pode fazer com que eles forneçam uma carta de oferta, Formulário I-9, Formulário W-4, autorização de depósito direto e reconhecimento do manual do funcionário.

Quais formulários são necessários para os funcionários?

Aqui estão os principais formulários necessários para novos funcionários:

• Carta de oferta de emprego
• Formulário de retenção de imposto (W-4)
• Verificação de elegibilidade para emprego (I-9)
• Formulário de contato de emergência
• Confidencialidade e reconhecimentos de políticas
• Formulário de recebimento de equipamentos e ativos

O que é um formulário I9?

O formulário de verificação de elegibilidade para emprego, às vezes também chamado de Formulário I-9, é um documento legal nos EUA. É necessário para verificar se novos funcionários são elegíveis para trabalhar nos Estados Unidos.

Qual é o formulário W-2?

O formulário W-2 é um formulário fiscal para funcionários que mostra quanto do salário de um funcionário precisará ser deduzido para o imposto de renda. Ele decide o valor correto do imposto de renda federal a ser retido do contracheque do seu funcionário.

O que é a papelada de integração?

A papelada de integração inclui todos os formulários de novos funcionários que o RH deve fazer com que seus novos contratados preencham. Pode incluir contrato de trabalho, formulário fiscal, formulário NDA, formulário de depósito direto e muito mais.