Los 10 formularios principales que sus nuevos empleados deben completar

Incorporar a un nuevo empleado es muy emocionante. Pero antes de que su empleado estrella comience a causar sensación, hay papeleo esperando.

Los nuevos empleados están emocionados de iniciar su carrera y RR.HH. está ocupado gestionando y entrevistando. Ahora lo último que alguien quiere es un proceso de incorporación complicado.

Por eso es clave tener una lista de verificación de incorporación completa para los nuevos empleados. Y con los formularios para nuevos empleados adecuados, también puede hacer que el proceso de incorporación de sus empleados sea fluido y sin complicaciones.

Este artículo muestra exactamente eso: Los 10 mejores formularios para nuevos empleados que sus nuevos empleados deben completar.

Sin tonterías, justo lo que necesita para que sus nuevos empleados estén listos para comenzar a trabajar.

Formulario de carta de oferta

La carta de oferta es el formulario oficial de oferta de trabajo que la empresa envía únicamente a los candidatos seleccionados. Muestra que han superado con éxito todas las rondas de entrevistas y han sido seleccionados para unirse a su empresa.

Cubre detalles importantes del empleo y lo que una empresa ofrece al empleado.

Esto es lo que debe incluir en un formulario de carta de oferta:

• Nombre del empleado
• Título y descripción del puesto del empleado.
• Fecha de inicio
• Horario de trabajo
• Estructura de informes
• Ubicación de la empresa
• Beneficios para empleados
• Términos y condiciones
• Plazo de aceptación
• Campo de firma para aceptación

También puede mencionar el Salario, Bonificaciones o Comisiones de los empleados. Sin embargo, recuerde solo si es aplicable según los términos y políticas de su empresa.

Formulario de incorporación de empleados

El formulario de incorporación de empleados aparece justo después de la carta de oferta.

Recopila toda la información personal y laboral importante sobre sus nuevos empleados en un solo lugar.

Si es personal de recursos humanos, será muy útil para mantenerse organizado y asegurarse de que no se pierda ningún detalle importante para un proceso de incorporación fluido.

Dicho esto, esto es lo que se debe considerar agregar en un formulario de incorporación de empleados:

• Nombre legal completo y datos de contacto.
• Nombre y pronombres preferidos
• Gerente de departamento, rol y generación de informes
• Información de contacto de emergencia
• Reconocimiento de las políticas de la empresa.
• Cualquier certificación o documento requerido.

Vale la pena recordarlo:puede utilizar un formulario de varias páginas para que sea más fácil para los empleados completarlo y para RR.HH. gestionarlo.

¿La mejor parte? ARForms es la mejor opción en la que confían miles de usuarios para crear formularios inteligentes de varios pasos. Así que no hay necesidad de asustar a sus nuevos empleados mostrándoles un formulario largo.

Simplemente decida, divida y proporcione a sus empleados una incorporación sencilla.

Además, aunque algún empleado deje el formulario a medio rellenar, no tienes de qué preocuparte. ARForms obtuvo el progreso del formulario de guardado automático, por lo que todos sus datos se guardan y recuperan automáticamente.

Verificación de elegibilidad laboral (formulario I-9)

El formulario de verificación de elegibilidad para el empleo, a veces también llamado Formulario I-9, es un documento legal en los EE. UU. Es necesario para verificar que los nuevos empleados son elegibles para trabajar en los Estados Unidos.

Entonces, si su empresa está dentro de los EE. UU., este formulario es un paso importante para garantizar el cumplimiento de las leyes laborales federales.

Sin embargo, si su empresa no está dentro de los EE. UU., este formulario aún puede confirmar el derecho legal de un empleado a trabajar en su país.

Cosas que se deben incluir al crear un formulario de verificación de elegibilidad para el empleo:

• Información personal del empleado (nombre, dirección, fecha de nacimiento)
• Estado de ciudadanía
• Estado de la autorización de trabajo
• Comprobante de documentación (pasaporte, licencia de conducir, tarjeta de Seguro Social)
• Firma y fecha

Consejo profesional de ARForms:utilice campos de carga de archivos para el envío de documentos y lógica condicional para campos opcionales

Formulario de impuestos para empleados

El formulario de impuestos para empleados es un formulario simple para nuevos empleados que muestra cuánto del salario de un empleado deberá deducirse para el impuesto sobre la renta.

Nuevamente, si vive en los EE. UU., el formulario W-4 siempre debe ser parte de la documentación de su nuevo empleado. Decide la cantidad correcta de impuesto federal sobre la renta que se retendrá del cheque de pago de su empleado.

Detalles clave para incluir en el certificado de retención de su empleado:

• Información personal (nombre, número de Seguro Social)
• Selección del estado civil para efectos de la declaración
• Número de dependientes
• Opciones de retención adicionales

Ahora, como RRHH, debes asegurarte de que tus nuevos empleados completen este formulario antes de recibir su primer cheque de pago para facilitar las cosas y evitar confusiones.

Consejo de ARForms:utilice menús desplegables y botones de opción para simplificar las selecciones

Formulario de autorización de depósito directo

El formulario de autorización de depósito directo también debe completarse antes del primer cheque de pago de un nuevo empleado. Es más como un formulario de permiso para enviar el pago directamente a la cuenta bancaria de un empleado.

Al pedirles a sus nuevos empleados que firmen este formulario de nuevo empleado, puede ahorrar tiempo y asegurarse de que no haya lugar a errores o pagos incorrectos.

Qué incluir en un formulario de autorización de depósito directo:

• Detalles de la cuenta bancaria del empleado (número de cuenta y ruta)
• Tipo de cuenta (corriente/ahorros)
• Firma
• Casilla de autorización
• Fecha de inicio para depósitos directos

Estos son los campos que debe agregar en su formulario de nuevo empleado para que su nuevo empleado pueda completarlo con precisión para obtener un cheque de pago preciso y oportuno.

Consejo profesional a considerar:agregue siempre un campo de entrada enmascarado para proteger la información bancaria confidencial

Formulario de información de contacto de emergencia

¡Pon la seguridad en primer lugar para cada nuevo miembro del equipo que se una a tu empresa!

Por lo tanto, debe asegurarse de que los nuevos empleados conozcan los protocolos de seguridad desde el primer día.

Una información de contacto de emergencia recopila la información personal de su empleado y los detalles de contacto de sus familiares o amigos a quienes deben contactar en caso de emergencia.

Lo que debe contener todo formulario de información de contacto de emergencia:

• información personal del empleado
• Nombre y relación de la persona a contactar
• Números de teléfono (casa, familia o amigos)
• Opciones de contacto alternativas (correo electrónico)
• Información Médica (Alergias, condiciones de salud existentes)

ARForms Hack:utilice campos repetidos para que los empleados puedan agregar varios contactos fácilmente

Formulario de reconocimiento del manual del empleado

Las reglas son las que dan forma a una organización. Por lo tanto, siempre debe confirmar que el nuevo empleado haya recibido y revisado el manual del empleado.

Un formulario de reconocimiento del manual del empleado hace exactamente lo mismo.

Este formulario para nuevos empleados confirma que sus nuevos empleados recibieron el manual de su empresa y entendieron las reglas.

Campos de formulario importantes para agregar a un formulario de reconocimiento del Manual del empleado:

• Casilla de verificación para reconocimiento
• Fecha de recepción
• Campo de firma
• Cuadro de comentarios opcional para preguntas.

La mejor parte de crear este formulario es que agrega un registro claro para RR.HH. y reduce los malentendidos sobre las políticas de la empresa en el futuro.

Consejo rápido de ARForms:habilite la casilla de verificación de reconocimiento como campo obligatorio

Acuerdo de confidencialidad/NDA

La información de la empresa es demasiado importante para compartirla. Por lo tanto, si confían en el nuevo empleado, es necesario un acuerdo de confidencialidad.

Un acuerdo de confidencialidad (NDA) garantiza que la información confidencial de la empresa permanezca privada, únicamente dentro de la empresa.

Además, es importante especialmente para los nuevos empleados que están a punto de manejar secretos comerciales de la empresa, información de clientes o datos de propiedad exclusiva.

Por eso, proteger la información confidencial de la empresa comienza con un reconocimiento de NDA claro.

Esto es lo que debe incluir para obtener un formulario de acuerdo de confidencialidad claro:

• Definición de información confidencial
• Duración de las obligaciones de confidencialidad
• Propósito de la divulgación
• Consecuencias del incumplimiento
• Excepción a la confidencialidad (opcional)
• Ley aplicable (opcional)
• Firma y fecha del empleado

Consejo para aprovechar ARForms al máximo:las firmas digitales con ARForms facilitan el almacenamiento y la recuperación. Además, puede utilizar una opción de archivo adjunto en PDF para que los empleados descarguen el NDA antes de firmar con ARForms PDF Creator Addon.

Formulario de reconocimiento de política y código de conducta

Las políticas importan. Así que confirma que tu equipo los conoce a la perfección.

Para asegurarse de que todos los empleados estén en sintonía, obtenga un formulario de reconocimiento del código de conducta.

Este formulario confirma que los empleados comprenden y aceptan seguir las reglas, la ética y las políticas de conducta de la empresa también. Aquí puede resaltar las reglas clave y asegurarse de que todos sus nuevos empleados las comprendan.

El formulario de reconocimiento del código de conducta debe tener campos de formulario

• Políticas de la empresa (internet, seguridad, redes sociales, asistencia)
• Casilla de verificación de reconocimiento (acepto cumplir)
• Campo de firma (opcional)

Recuerde actualizar este formulario periódicamente, ya que las políticas de la empresa pueden cambiar de vez en cuando.

Consejo profesional de ARForms:puede utilizar lógica condicional para mostrar campos de política según el departamento o la función.

Formulario de recibo de equipos y activos

Haga que la entrega de equipos sea fluida y transparente con un sencillo formulario para empleados.

Debes hacer que tus nuevos empleados rellenen este formulario el día en el que entregues el uniforme, el ordenador portátil, el teléfono o el bolso de la empresa. Este formulario es perfecto para realizar un seguimiento de los bienes de la empresa entregados a los empleados.

Además, también protege tanto a la empresa como al empleado al tener un historial claro.

Todo lo que tiene que hacer es hacer que sus nuevos empleados firmen este formulario como reconocimiento de que han recibido todo el material y se encargarán de ello.

Qué incluir para completar el formulario de recibo de equipos y activos:

• información del empleado
• Lista de equipos o activos emitidos (computadora portátil, teléfono, tarjeta de acceso, software)
• Números de serie o datos identificativos de los engranajes
• Condición en el momento de la emisión
• Firma del empleado para acusar recibo

Este formulario es útil cuando un empleado desea reemplazar algún equipo en el futuro. Además, ayuda a RR.HH. a mantener bajo control las auditorías de inventario.

Además, si su nuevo empleado alguna vez decide irse, la devolución del equipo se vuelve muy fácil.

Consejo profesional para ARForms: puede utilizar listas de casillas de verificación o menús desplegables en el formulario para que los empleados puedan marcarlo fácilmente

Facilite la incorporación con los formularios adecuados para nuevos empleados

Estos formularios para nuevos empleados ofrecen una manera rápida y sencilla para que tanto las empresas como los nuevos empleados estén en la misma página. Todos los nuevos formularios para empleados aquí están perfectamente diseñados y pensados ​​para que no tenga que devanarse los sesos y tener una incorporación de empleados sin problemas.

Con ARForms, puedes hacerlo posible. ARForms es el poderoso creador de formularios, diseñado para crear todos estos nuevos formularios para empleados en un abrir y cerrar de ojos.

Tiene más de 50 plantillas bien diseñadas, formularios de muestra y amplias opciones de estilo, junto con más de 33 formularios de campo avanzados. La mejor parte es que viene con un potente análisis de datos, por lo que puedes marcar fácilmente todas las entradas del formulario de nuevas contrataciones y mantener un registro limpio.

Entonces, ¿a qué estás esperando? ¡Haga que su incorporación sea más fácil que nunca creando formularios para nuevos empleados con ARForms!

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Preguntas frecuentes

¿Qué formulario necesito para un nuevo empleado?

Estos son los formularios que necesita para un nuevo empleado:

• carta de oferta
• Formulario de incorporación de empleados
• Formulario de verificación de elegibilidad del empleado
• formulario de impuestos para empleados
• Formulario de autorización de depósito directo
• Formulario de información de contacto de emergencia
• Formulario de reconocimiento del manual del empleado
• formulario de acuerdo de confidencialidad
• Formulario de reconocimiento del código de conducta
• Formulario de recibo de equipos y activos.

¿Qué formularios se deben entregar a un nuevo empleado?

A cada nuevo empleado se le deben entregar formularios que verifiquen su identidad, configuren la nómina y confirmen la política de la empresa. Puede obligarles a que les entreguen una carta de oferta, el formulario I-9, el formulario W-4, la autorización de depósito directo y el acuse de recibo del manual del empleado.

¿Qué formularios se necesitan para los empleados?

Estos son los formularios principales que deben necesitar los nuevos empleados:

• Carta de oferta de trabajo
• Formulario de retención de impuestos (W-4)
• Verificación de elegibilidad laboral (I-9)
• Formulario de contacto de emergencia
• Reconocimientos de confidencialidad y políticas
• Formulario de recibo de equipos y activos

¿Qué es un formulario I9?

El formulario de verificación de elegibilidad para el empleo, a veces también llamado Formulario I-9, es un documento legal en los EE. UU. Es necesario para verificar que los nuevos empleados son elegibles para trabajar en los Estados Unidos.

¿Qué es el formulario W-2?

El formulario W-2 es un formulario de impuestos para empleados que muestra cuánto del salario de un empleado deberá deducirse para el impuesto sobre la renta. Decide la cantidad correcta de impuesto federal sobre la renta que se retendrá del cheque de pago de su empleado.

¿Qué es el papeleo de incorporación?

La documentación de incorporación incluye todos los formularios de nuevos empleados que RR.HH. debe hacer que sus nuevos empleados completen. Puede incluir contrato de trabajo, formulario de impuestos, formulario de NDA, formulario de depósito directo y mucho más.