I 10 principali moduli che i tuoi nuovi dipendenti devono compilare

Portare a bordo un nuovo dipendente è davvero emozionante. Ma prima che il tuo dipendente di punta inizi a fare scalpore, ci sono dei documenti in attesa.

I nuovi dipendenti sono entusiasti di iniziare la loro carriera e le risorse umane sono impegnate nella gestione e nei colloqui. Ora l'ultima cosa che chiunque vuole è un processo di onboarding disordinato.

Ecco perché è fondamentale disporre di una checklist completa per l'onboarding dei nuovi assunti. E con i moduli giusti per i nuovi dipendenti, puoi anche rendere il processo di onboarding dei tuoi dipendenti fluido e senza problemi.

Questo articolo mostra esattamente questo: i 10 migliori moduli per nuovi dipendenti che i tuoi nuovi dipendenti devono compilare.

Nessuna sciocchezza, proprio quello che ti serve per preparare i tuoi nuovi assunti a partire con successo.

Modulo lettera di offerta

La lettera di offerta è il modulo ufficiale di offerta di lavoro inviato dall'azienda solo ai candidati selezionati. Dimostra che hanno superato con successo tutti i round di colloqui e sono stati selezionati per entrare a far parte della tua azienda.

Copre dettagli importanti sull'occupazione e ciò che un'azienda offre al dipendente.

Ecco cosa includere nel modulo di una lettera di offerta:

• Nome del dipendente
• Titolo e descrizione del lavoro del dipendente
• Data di inizio
• Orario di lavoro
• Struttura del reporting
• Ubicazione dell'azienda
• Benefici per i dipendenti
• Termini e Condizioni
• Termine di accettazione
• Campo firma per accettazione

Puoi anche menzionare lo stipendio, i bonus o le commissioni dei dipendenti. Tuttavia, ricorda solo se è applicabile in base ai termini e alle politiche della tua azienda.

Modulo di onboarding dei dipendenti

Il modulo di onboarding dei dipendenti segue subito dopo la lettera di offerta.

Raccoglie tutte le informazioni personali e lavorative importanti sui tuoi nuovi assunti in un unico posto.

Se sei un HR, sarà molto utile rimanere organizzati e assicurarsi che nessun dettaglio importante venga perso per un processo di onboarding regolare.

Detto questo, ecco cosa considerare di aggiungere in un modulo di onboarding del dipendente:

• Nome legale completo e dettagli di contatto
• Nome e pronomi preferiti
• Responsabile di reparto, ruolo e reporting
• Informazioni di contatto di emergenza
• Riconoscimento delle politiche aziendali
• Eventuali certificazioni o documenti richiesti

Vale la pena ricordare:è possibile utilizzare un modulo multipagina per semplificarne la compilazione da parte dei dipendenti e la gestione da parte delle risorse umane.

La parte migliore? ARForms è la scelta migliore a cui si affidano migliaia di utenti per creare moduli multifase intelligenti. Quindi non c'è bisogno di spaventare i tuoi nuovi assunti mostrando un modulo lungo.

Basta decidere, dividere e distribuire ai tuoi dipendenti un semplice onboarding.

Inoltre, anche se un dipendente lascia il modulo compilato a metà, non devi preoccuparti. ARForms ha ottenuto il salvataggio automatico dell'avanzamento del modulo in modo che tutti i dati vengano salvati e recuperati automaticamente.

Verifica dell'idoneità all'occupazione (modulo I-9)

Il modulo di verifica dell'idoneità all'occupazione, a volte chiamato anche modulo I-9, è un modulo di documento legale negli Stati Uniti. È necessario per verificare che i nuovi dipendenti siano idonei a lavorare negli Stati Uniti.

Pertanto, se la tua azienda ha sede negli Stati Uniti, questo modulo rappresenta un passo importante per garantire la conformità alle leggi federali sul lavoro.

Tuttavia, se la tua azienda non ha sede negli Stati Uniti, questo modulo può comunque confermare il diritto legale di un dipendente a lavorare nel tuo Paese.

Cose da includere quando si crea un modulo di verifica dell'idoneità all'occupazione:

• Informazioni personali del dipendente (nome, indirizzo, data di nascita)
• Stato di cittadinanza
• Stato di autorizzazione al lavoro
• Prova della documentazione (passaporto, patente di guida, tessera di previdenza sociale)
• Firma e data

Suggerimento per ARForms Pro:utilizzare i campi di caricamento file per l'invio di documenti e la logica condizionale per i campi facoltativi

Modulo fiscale dei dipendenti

Il modulo fiscale dei dipendenti è un semplice modulo per i nuovi dipendenti che mostra la percentuale dello stipendio di un dipendente che dovrà essere detratta dall'imposta sul reddito.

Anche in questo caso, se vivi negli Stati Uniti, il modulo W-4 dovrebbe sempre far parte della documentazione di nuova assunzione. Decide l'importo corretto dell'imposta federale sul reddito da trattenere dallo stipendio del dipendente.

Dettagli chiave da includere nel certificato di ritenuta d'acconto del dipendente:

• Informazioni personali (nome, numero di previdenza sociale)
• Selezione dello stato di archiviazione
• Numero di persone a carico
• Ulteriori opzioni di ritenuta d'acconto

Ora, come HR, devi assicurarti che i tuoi nuovi assunti completino questo modulo prima del loro primo stipendio per rendere le cose più facili ed evitare confusioni.

Suggerimento ARForms:utilizzare i menu a discesa e i pulsanti di opzione per semplificare le selezioni

Modulo di autorizzazione al deposito diretto

Il modulo di autorizzazione al deposito diretto deve essere compilato anche prima del primo stipendio di un nuovo dipendente. È più simile a un modulo di autorizzazione per inviare il pagamento direttamente sul conto bancario di un dipendente.

Chiedendo ai tuoi nuovi assunti di firmare questo modulo per nuovi dipendenti, puoi risparmiare tempo e assicurarti che non ci siano margini di errore o pagamenti errati.

Cosa includere in un modulo di autorizzazione al deposito diretto:

• Dettagli del conto bancario del dipendente (conto e numero di routing)
• Tipo di conto (assegno/risparmio)
• Firma
• Casella di controllo di autorizzazione
• Data di inizio per i depositi diretti

Questi sono i campi che devi aggiungere nel modulo del nuovo dipendente in modo che il nuovo assunto possa compilarlo accuratamente per uno stipendio accurato e tempestivo.

Suggerimento da considerare:aggiungi sempre un campo di input mascherato per proteggere le informazioni bancarie sensibili

Modulo per le informazioni di contatto di emergenza

Metti la sicurezza al primo posto per ogni nuovo membro del team che si unisce alla tua azienda!

Pertanto, è necessario assicurarsi che i nuovi assunti siano a conoscenza dei protocolli di sicurezza fin dal primo giorno.

Le informazioni di contatto di emergenza raccolgono le informazioni personali dei tuoi dipendenti e i dettagli di contatto dei loro familiari o amici che dovrebbero contattare in caso di emergenza.

Cosa dovrebbe contenere ogni modulo di informazioni di contatto di emergenza:

• Informazioni personali del dipendente
• Nome e relazione della persona da contattare
• Numeri di telefono (casa, famiglia o amici)
• Opzioni di contatto alternative (e-mail)
• Informazioni mediche (allergie, condizioni di salute esistenti)

ARForms Hack:utilizza i campi ripetitori in modo che i dipendenti possano aggiungere facilmente più contatti

Modulo di conferma del Manuale del dipendente

Le regole sono ciò che modella un’organizzazione. Pertanto dovresti sempre confermare che il nuovo assunto abbia ricevuto e esaminato il manuale del dipendente.

Un modulo di riconoscimento del manuale del dipendente fa esattamente la stessa cosa.

Questo modulo per nuovi dipendenti conferma che i tuoi nuovi assunti hanno ricevuto il manuale aziendale e compreso le regole.

Campi modulo importanti da aggiungere al modulo di riconoscimento del Manuale del dipendente:

• Casella di controllo per il riconoscimento
• Data di ricezione
• Campo firma
• Casella di commento opzionale per domande

La parte migliore della creazione di questo modulo è che aggiunge un record chiaro per le risorse umane e riduce le incomprensioni future sulle politiche aziendali.

Suggerimento rapido per ARForms:abilitare la casella di controllo del riconoscimento come campo obbligatorio

Accordo di riservatezza/NDA

Le informazioni aziendali sono troppo importanti per essere condivise. Pertanto, se si affidano al nuovo dipendente, è necessario un accordo di riservatezza.

Un accordo di non divulgazione (NDA) garantisce che le informazioni aziendali sensibili rimangano private, solo all'interno dell'azienda.

Inoltre, è importante soprattutto per i nuovi dipendenti che stanno per gestire segreti commerciali dell'azienda, informazioni sui clienti o dati proprietari.

Ecco perché la protezione delle informazioni sensibili dell'azienda inizia con un chiaro riconoscimento della NDA

Ecco cosa includere per un modulo chiaro di accordo di riservatezza:

• Definizione di informazione riservata
• Durata degli obblighi di riservatezza
• Scopo della divulgazione
• Conseguenze della violazione
• Eccezione alla riservatezza (facoltativo)
• Legge applicabile (facoltativo)
• Firma e data del dipendente

Suggerimento per sfruttare al massimo ARForms:le firme digitali con ARForms semplificano l'archiviazione e il recupero. Inoltre, puoi utilizzare un'opzione di allegato PDF per consentire ai dipendenti di scaricare l'NDA prima di firmare con ARForms PDF Creator Addon.

Modulo di accettazione della politica e del codice di condotta

Le politiche contano. Quindi conferma che la tua squadra li conosce a fondo.

Per assicurarti che tutti i dipendenti siano sulla stessa lunghezza d'onda, ottieni un modulo di riconoscimento del codice di condotta.

Questo modulo conferma che i dipendenti comprendono e accettano di seguire anche le regole, l'etica e le politiche di condotta aziendali. Qui puoi evidenziare le regole chiave e assicurarti che tutti i tuoi nuovi assunti le comprendano.

Il modulo di riconoscimento del codice di condotta deve avere campi del modulo

• Politiche aziendali (internet, sicurezza, social media, presenze)
• Casella di controllo di conferma (accetta di conformarsi)
• Campo firma (facoltativo)

Ricordati di aggiornare regolarmente questo modulo, poiché le politiche aziendali possono cambiare di volta in volta.

Suggerimento per ARForms Pro:è possibile utilizzare la logica condizionale per mostrare i campi policy in base al dipartimento o al ruolo.

Modulo di ricevuta di attrezzature e beni

Rendi le consegne delle attrezzature fluide e trasparenti con un semplice modulo per i dipendenti.

Dovresti far compilare questo modulo ai tuoi nuovi dipendenti il ​​giorno in cui consegni l'uniforme, il laptop, il telefono o la borsa dell'azienda. Questo modulo è perfetto per tenere traccia dei beni aziendali conferiti ai dipendenti.

Inoltre, protegge sia l'azienda che il dipendente avendo una documentazione chiara.

Tutto quello che devi fare è chiedere ai tuoi nuovi dipendenti di firmare questo modulo come riconoscimento che hanno ricevuto tutto il materiale e se ne prenderanno cura.

Cosa includere per completare il modulo di ricevuta dell'attrezzatura e dei beni:

• Informazioni sui dipendenti
• Elenco delle apparecchiature o dei beni rilasciati (laptop, telefono, chiave magnetica, software)
• Numeri di serie o dettagli identificativi degli ingranaggi
• Condizione all'emissione
• Firma del dipendente per ricevuta

Questo modulo è utile quando un dipendente desidera sostituire qualsiasi attrezzatura in futuro. Inoltre, aiuta le risorse umane a tenere sotto controllo gli audit dell'inventario.

Inoltre, se il tuo nuovo dipendente decidesse di trasferirsi, la restituzione dell'attrezzatura diventerà semplicissima.

Suggerimento professionale per ARForms: puoi utilizzare elenchi di caselle di controllo o menu a discesa nel modulo in modo che i dipendenti possano spuntarlo facilmente

Semplifica l'onboarding con i moduli giusti per i nuovi dipendenti

Questi nuovi moduli per i dipendenti offrono un modo semplice e veloce per consentire sia alle aziende che ai nuovi assunti di essere sulla stessa pagina. Tutti i nuovi moduli per i dipendenti qui sono perfettamente progettati e pensati in modo da non doverti scervellare e avere un onboarding agevole dei dipendenti.

Con ARForms puoi renderlo possibile. ARForms è il potente generatore di moduli, progettato per creare tutti questi nuovi moduli per i dipendenti in un batter d'occhio.

Dispone di oltre 50 modelli ben progettati, moduli di esempio e ampie opzioni di stile, insieme a oltre 33 moduli di campo avanzati. La parte migliore è che viene fornito con una potente analisi dei dati, così puoi facilmente controllare tutte le voci del modulo di nuova assunzione e tenere un registro pulito.

Allora cosa stai aspettando? Rendi il tuo onboarding più semplice che mai creando nuovi moduli per i dipendenti con ARForms!

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Domande frequenti

Di quale modulo ho bisogno per un nuovo dipendente?

Ecco i moduli necessari per un nuovo dipendente:

• Lettera di offerta
• Modulo di onboarding del dipendente
• Modulo di verifica idoneità del dipendente
• Modulo fiscale dei dipendenti
• Modulo di autorizzazione al deposito diretto
• Modulo per i contatti di emergenza
• Modulo di presa visione del manuale del dipendente
• Modulo NDA
• Modulo di accettazione del Codice di condotta
• Modulo ricevuta attrezzature e beni

Quali moduli devono essere consegnati ad un nuovo dipendente?

A ogni nuovo dipendente devono essere forniti moduli che ne verifichino l'identità, impostino le buste paga e confermino la politica aziendale. Puoi chiedere loro di fornire loro una lettera di offerta, il modulo I-9, il modulo W-4, l'autorizzazione al deposito diretto e la conferma del manuale del dipendente.

Quali moduli sono necessari per i dipendenti?

Ecco i principali moduli necessari per i nuovi dipendenti:

• Lettera di offerta di lavoro
• Modulo ritenuta d'acconto (W-4)
• Verifica dell'idoneità all'occupazione (I-9)
• Modulo di contatto di emergenza
• Riservatezza e riconoscimenti alle politiche
• Modulo di ricevuta di attrezzature e beni

Cos'è un modulo I9?

Il modulo di verifica dell'idoneità all'occupazione, a volte chiamato anche modulo I-9, è un modulo di documento legale negli Stati Uniti. È necessario per verificare che i nuovi dipendenti siano idonei a lavorare negli Stati Uniti.

Cos'è il modulo W-2?

Il modulo W-2 è un modulo per dipendenti fiscali che mostra quanta parte dello stipendio di un dipendente dovrà essere detratto dall'imposta sul reddito. Decide l'importo corretto dell'imposta federale sul reddito da trattenere dallo stipendio del dipendente.

Cosa sono i documenti di onboarding?

La documentazione di onboarding include tutti i moduli per i nuovi dipendenti che le risorse umane devono far compilare ai nuovi assunti. Può includere contratto di lavoro, modulo fiscale, modulo NDA, modulo di deposito diretto e molto altro ancora.