Die 10 wichtigsten Formulare, die Ihre neuen Mitarbeiter ausfüllen müssen

Es ist super spannend, einen neuen Mitarbeiter an Bord zu holen. Doch bevor Ihr Star-Mitarbeiter für Aufsehen sorgt, wartet noch der Papierkram.

Neue Mitarbeiter freuen sich darauf, ihre Karriere anzukurbeln, und die Personalabteilung ist mit der Verwaltung und Befragung beschäftigt. Das Letzte, was jemand will, ist ein chaotischer Onboarding-Prozess.

Deshalb ist eine vollständige Onboarding-Checkliste für neue Mitarbeiter von entscheidender Bedeutung. Und mit den richtigen Formularen für neue Mitarbeiter können Sie auch den Onboarding-Prozess Ihrer Mitarbeiter reibungslos und problemlos gestalten.

Dieser Artikel zeigt genau das: Die 10 besten neuen Mitarbeiterformulare, die Ihre neuen Mitarbeiter ausfüllen müssen.

Kein Schnickschnack, sondern genau das, was Sie brauchen, um Ihre neuen Mitarbeiter startklar zu machen.

Angebotsschreiben-Formular

Das Angebotsschreiben ist das offizielle Stellenangebotsformular, das das Unternehmen nur an ausgewählte Kandidaten sendet. Es zeigt, dass sie alle Interviewrunden erfolgreich bestanden haben und für den Beitritt zu Ihrem Unternehmen ausgewählt wurden.

Es deckt wichtige Details der Beschäftigung und der Angebote ab, die ein Unternehmen dem Arbeitnehmer bietet.

Folgendes sollte in ein Angebotsschreiben-Formular aufgenommen werden:

• Name des Mitarbeiters
• Berufsbezeichnung und Beschreibung des Mitarbeiters
• Startdatum
• Arbeitsplan
• Berichtsstruktur
• Standort des Unternehmens
• Leistungen an Arbeitnehmer
• Geschäftsbedingungen
• Annahmeschluss
• Unterschriftenfeld zur Annahme

Sie können auch das Gehalt, die Boni oder Provisionen der Mitarbeiter angeben. Denken Sie jedoch nur daran, ob dies gemäß den Bedingungen und Richtlinien Ihres Unternehmens anwendbar ist.

Onboarding-Formular für Mitarbeiter

Das Mitarbeiter-Onboarding-Formular folgt direkt nach dem Angebotsschreiben.

Es sammelt alle wichtigen persönlichen und berufsbezogenen Informationen über Ihre neuen Mitarbeiter an einem Ort.

Wenn Sie in der Personalabteilung tätig sind, wird es für einen reibungslosen Onboarding-Prozess sehr hilfreich sein, den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass kein wichtiges Detail übersehen wird.

Folgendes sollten Sie daher in Betracht ziehen, ein Mitarbeiter-Onboarding-Formular hinzuzufügen:

• Vollständiger Firmenname und Kontaktdaten
• Bevorzugter Name und Pronomen
• Abteilungs-, Rollen- und Berichtsmanager
• Kontaktinformationen für den Notfall
• Anerkennung der Unternehmensrichtlinien
• Alle erforderlichen Zertifizierungen oder Dokumente

Denken Sie daran:Sie können ein mehrseitiges Formular verwenden, um es den Mitarbeitern zu erleichtern, es auszufüllen und der Personalabteilung die Verwaltung zu erleichtern.

Das Beste daran? ARForms ist die erste Wahl, der Tausende von Benutzern vertrauen, wenn es um die Erstellung intelligenter mehrstufiger Formulare geht. Sie müssen Ihre neuen Mitarbeiter also nicht durch das Vorzeigen eines langen Formulars verschrecken.

Entscheiden Sie einfach, teilen Sie Ihre Mitarbeiter ein und geben Sie ihnen ein einfaches Onboarding.

Und selbst wenn ein Mitarbeiter das Formular halb ausgefüllt zurücklässt, müssen Sie sich keine Sorgen machen. ARForms verfügt über die Funktion „Formularfortschritt automatisch speichern“, sodass alle Daten automatisch gespeichert und abgerufen werden.

Überprüfung der Beschäftigungsberechtigung (Formular I-9)

Das Formular zur Überprüfung der Beschäftigungsberechtigung, manchmal auch Formular I-9 genannt, ist in den USA ein Rechtsdokument. Es wird benötigt, um zu überprüfen, ob neue Mitarbeiter berechtigt sind, in den Vereinigten Staaten zu arbeiten.

Wenn sich Ihr Unternehmen also in den USA befindet, ist dieses Formular ein wichtiger Schritt, um die Einhaltung der Bundesarbeitsgesetze sicherzustellen.

Wenn sich Ihr Unternehmen jedoch nicht in den USA befindet, kann dieses Formular dennoch das gesetzliche Arbeitsrecht eines Mitarbeiters in Ihrem Land bestätigen.

Was Sie bei der Erstellung eines Formulars zur Überprüfung der Beschäftigungsberechtigung berücksichtigen sollten:

• Persönliche Daten des Mitarbeiters (Name, Adresse, Geburtsdatum)
• Staatsbürgerschaftsstatus
• Arbeitsgenehmigungsstatus
• Dokumentationsnachweis (Reisepass, Führerschein, Sozialversicherungskarte)
• Unterschrift und Datum

ARForms Pro-Tipp:Verwenden Sie Datei-Upload-Felder für die Dokumentübermittlung und bedingte Logik für optionale Felder

Steuerformular für Arbeitnehmer

Das Mitarbeitersteuerformular ist ein einfaches Formular für neue Mitarbeiter, das angibt, wie viel vom Gehalt eines Mitarbeiters für die Einkommensteuer abgezogen werden muss.

Auch wenn Sie in den USA leben, sollte das Formular W-4 immer Teil Ihrer neuen Einstellungsunterlagen sein. Es bestimmt den korrekten Betrag der Bundeseinkommensteuer, der vom Gehaltsscheck Ihres Mitarbeiters einbehalten wird.

Wichtige Details, die Sie in die Quellensteuerbescheinigung Ihres Mitarbeiters aufnehmen sollten:

• Persönliche Daten (Name, Sozialversicherungsnummer)
• Auswahl des Anmeldestatus
• Anzahl der Angehörigen
• Zusätzliche Einbehaltungsoptionen

Als HR-Mitarbeiter müssen Sie nun sicherstellen, dass Ihre neuen Mitarbeiter dieses Formular vor ihrem ersten Gehaltsscheck ausfüllen, um die Arbeit zu vereinfachen und Verwirrungen zu vermeiden.

ARForms-Tipp:Verwenden Sie Dropdown-Menüs und Optionsfelder, um die Auswahl zu vereinfachen

Formular zur Autorisierung einer Direkteinzahlung

Das Autorisierungsformular für die direkte Einzahlung sollte auch vor dem ersten Gehaltsscheck eines neuen Mitarbeiters ausgefüllt werden. Es handelt sich eher um ein Erlaubnisformular für die direkte Überweisung einer Zahlung auf das Bankkonto eines Mitarbeiters.

Indem Sie Ihre neuen Mitarbeiter bitten, dieses Formular für neue Mitarbeiter zu unterzeichnen, können Sie Zeit sparen und sicherstellen, dass es keinen Raum für Fehler oder falsche Zahlungen gibt.

Was in einem Autorisierungsformular für die direkte Einzahlung enthalten sein muss:

• Bankkontodaten des Mitarbeiters (Konto- und Bankleitzahl)
• Art des Kontos (Giro-/Sparkonto)
• Unterschrift
• Kontrollkästchen Autorisierung
• Startdatum für Direkteinzahlungen

Dies sind die Felder, die Sie in Ihrem Formular für neue Mitarbeiter hinzufügen müssen, damit Ihr neuer Mitarbeiter es korrekt ausfüllen kann, um eine genaue und pünktliche Gehaltsabrechnung zu erhalten.

Zu berücksichtigender Profi-Tipp:Fügen Sie immer ein maskiertes Eingabefeld hinzu, um vertrauliche Bankinformationen zu schützen

Formular für Notfallkontaktinformationen

Stellen Sie die Sicherheit für jedes neue Teammitglied, das Ihrem Unternehmen beitritt, an die erste Stelle!

Daher müssen Sie sicherstellen, dass neue Mitarbeiter vom ersten Tag an mit den Sicherheitsprotokollen vertraut sind.

Eine Notfallkontaktinformation erfasst die persönlichen Daten Ihres Mitarbeiters und die Kontaktdaten seiner Familie oder Freunde, die er im Notfall kontaktieren sollte.

Was jedes Notfall-Kontaktinformationsformular enthalten sollte:

• Persönliche Daten des Mitarbeiters
• Name und Verwandtschaftsverhältnis der zu kontaktierenden Person
• Telefonnummern (Privat, Familie oder Freunde)
• Alternative Kontaktmöglichkeiten (E-Mail)
• Medizinische Informationen (Allergien, bestehende Gesundheitszustände)

ARForms-Hack:Verwenden Sie Wiederholungsfelder, damit Mitarbeiter problemlos mehrere Kontakte hinzufügen können

Bestätigungsformular für das Mitarbeiterhandbuch

Regeln prägen eine Organisation. Daher sollten Sie immer bestätigen, dass der neue Mitarbeiter das Mitarbeiterhandbuch erhalten und überprüft hat.

Ein Anerkennungsformular für ein Mitarbeiterhandbuch bewirkt genau das Gleiche.

Dieses neue Mitarbeiterformular bestätigt, dass Ihre neuen Mitarbeiter Ihr Unternehmenshandbuch erhalten und die Regeln verstanden haben.

Wichtige Formularfelder zum Hinzufügen zu einem Mitarbeiterhandbuch-Bestätigungsformular:

• Kontrollkästchen zur Bestätigung
• Eingangsdatum
• Signaturfeld
• Optionales Kommentarfeld für Fragen

Das Beste an der Erstellung dieses Formulars ist, dass es eine klare Aufzeichnung für die Personalabteilung liefert und Missverständnisse über Unternehmensrichtlinien in der Zukunft reduziert.

ARForms-Kurztipp:Aktivieren Sie das Kontrollkästchen der Bestätigung als Pflichtfeld

Vertraulichkeitsvereinbarung / NDA

Unternehmensinformationen sind zu wichtig, um sie weiterzugeben. Wenn sie also dem neuen Mitarbeiter dies anvertrauen, ist eine Vertraulichkeitsvereinbarung erforderlich.

Eine Geheimhaltungsvereinbarung (NDA) stellt sicher, dass vertrauliche Unternehmensinformationen nur innerhalb des Unternehmens privat bleiben.

Darüber hinaus ist dies insbesondere für neue Mitarbeiter wichtig, die mit Geschäftsgeheimnissen des Unternehmens, Kundeninformationen oder geschützten Daten umgehen müssen.

Aus diesem Grund beginnt der Schutz sensibler Unternehmensinformationen mit einer eindeutigen NDA-Bestätigung

Folgendes sollte in ein klares Vertraulichkeitsvereinbarungsformular aufgenommen werden:

• Definition vertraulicher Informationen
• Dauer der Geheimhaltungspflichten
• Zweck der Offenlegung
• Folgen eines Verstoßes
• Ausnahme von der Vertraulichkeit (optional)
• Geltendes Recht (optional)
• Unterschrift und Datum des Mitarbeiters

Tipp, um ARForms optimal zu nutzen:Digitale Signaturen mit ARForms erleichtern das Speichern und Abrufen. Darüber hinaus können Sie mit dem ARForms PDF Creator Add-on eine PDF-Anhangsoption verwenden, mit der Mitarbeiter die Vertraulichkeitsvereinbarung herunterladen können, bevor sie unterschreiben.

Bestätigungsformular für Richtlinien und Verhaltenskodex

Richtlinien sind wichtig. Stellen Sie also sicher, dass Ihr Team sie in- und auswendig kennt.

Um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter auf dem gleichen Stand sind, besorgen Sie sich ein Bestätigungsformular für den Verhaltenskodex.

Dieses Formular bestätigt, dass die Mitarbeiter auch die Unternehmensregeln, Ethik- und Verhaltensrichtlinien verstehen und diesen zustimmen. Hier können Sie die wichtigsten Regeln hervorheben und sicherstellen, dass alle Ihre neuen Mitarbeiter sie verstehen.

Das Bestätigungsformular für den Verhaltenskodex muss über Formularfelder verfügen

• Unternehmensrichtlinien (Internet, Sicherheit, soziale Medien, Anwesenheit)
• Kontrollkästchen „Bestätigung“ (der Einhaltung zustimmen)
• Signaturfeld (optional)

Denken Sie daran, dieses Formular regelmäßig zu aktualisieren, da sich die Unternehmensrichtlinien von Zeit zu Zeit ändern können.

ARForms Pro-Tipp:Sie können bedingte Logik verwenden, um Richtlinienfelder basierend auf Abteilung oder Rolle anzuzeigen.

Empfangsformular für Ausrüstung und Vermögenswerte

Gestalten Sie die Geräteübergabe mit einem einfachen Mitarbeiterformular reibungslos und transparent.

Bitten Sie Ihre neuen Mitarbeiter, dieses Formular am Tag der Übergabe der Firmenuniform, des Laptops, des Telefons oder der Tasche auszufüllen. Dieses Formular eignet sich perfekt, um den Überblick über das den Mitarbeitern überlassene Firmeneigentum zu behalten.

Darüber hinaus schützt es sowohl das Unternehmen als auch den Mitarbeiter durch eine klare Aufzeichnung.

Alles, was Sie tun müssen, ist, Ihre neuen Mitarbeiter dazu zu bringen, dieses Formular zu unterzeichnen, um zu bestätigen, dass sie alles erhalten haben und sich darum kümmern werden.

Was Sie einschließen müssen, damit Ihr Ausrüstungs- und Vermögenswert-Quittungsformular vollständig ist:

• Mitarbeiterinformationen
• Liste der ausgegebenen Geräte oder Vermögenswerte (Laptop, Telefon, Schlüsselkarte, Software)
• Seriennummern oder identifizierende Details von Zahnrädern
• Zustand bei Ausstellung
• Unterschrift des Mitarbeiters zur Empfangsbestätigung

Dieses Formular ist nützlich, wenn ein Mitarbeiter in Zukunft einen Ersatz seiner Ausrüstung wünscht. Darüber hinaus hilft es der Personalabteilung, die Bestandsprüfungen unter Kontrolle zu halten.

Sollte sich Ihr neuer Mitarbeiter außerdem jemals dazu entschließen, das Unternehmen zu verlassen, wird die Rückgabe der Ausrüstung ganz einfach.

Profi-Tipp für ARForms: Sie können Kontrollkästchenlisten oder Dropdowns im Formular verwenden, damit Mitarbeiter es einfach abhaken können

Erleichtern Sie das Onboarding mit den richtigen Formularen für neue Mitarbeiter

Diese neuen Mitarbeiterformulare bieten sowohl Unternehmen als auch Neueinstellungen eine schnelle und einfache Möglichkeit, auf den gleichen Stand zu kommen. Alle neuen Mitarbeiterformulare hier sind perfekt gestaltet und durchdacht, sodass Sie sich nicht den Kopf zerbrechen müssen und ein reibungsloses Mitarbeiter-Onboarding ermöglichen.

Mit ARForms können Sie es möglich machen. ARForms ist der leistungsstarke Formularersteller, mit dem Sie all diese neuen Mitarbeiterformulare im Handumdrehen erstellen können.

Es verfügt über mehr als 50 gut gestaltete Vorlagen, Beispielformulare und umfangreiche Gestaltungsoptionen sowie über 33 erweiterte Feldformulare. Das Beste daran ist, dass es über eine leistungsstarke Datenanalyse verfügt, sodass Sie alle Ihre neuen Einstellungsformulareinträge problemlos abhaken und eine saubere Aufzeichnung führen können.

Worauf warten Sie noch? Machen Sie Ihr Onboarding einfacher als je zuvor, indem Sie mit ARForms Formulare für neue Mitarbeiter erstellen!

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FAQs

Welches Formular benötige ich für einen neuen Mitarbeiter?

Hier sind die Formulare, die Sie für einen neuen Mitarbeiter benötigen:

• Angebotsschreiben
• Onboarding-Formular für Mitarbeiter
• Formular zur Überprüfung der Mitarbeiterberechtigung
• Steuerformular für Arbeitnehmer
• Autorisierungsformular für die direkte Einzahlung
• Formular für Notfallkontaktinformationen
• Anerkennungsformular für das Mitarbeiterhandbuch
• NDA-Formular
• Formular zur Anerkennung des Verhaltenskodex
• Empfangsformular für Ausrüstung und Vermögenswerte

Welche Formulare müssen einem neuen Mitarbeiter ausgehändigt werden?

Jedem neuen Mitarbeiter müssen Formulare zur Überprüfung seiner Identität, zur Erstellung der Gehaltsabrechnung und zur Bestätigung der Unternehmensrichtlinien ausgehändigt werden. Sie können sie bitten, ihnen ein Angebotsschreiben, Formular I-9, Formular W-4, eine Genehmigung zur direkten Einzahlung und eine Bestätigung des Mitarbeiterhandbuchs zu geben.

Welche Formulare werden für Mitarbeiter benötigt?

Hier sind die wichtigsten Formulare, die für neue Mitarbeiter unbedingt benötigt werden:

• Stellenangebotsschreiben
• Steuereinbehaltsformular (W-4)
• Überprüfung der Beschäftigungsberechtigung (I-9)
• Notfall-Kontaktformular
• Vertraulichkeit und Richtlinienanerkennung
• Empfangsformular für Ausrüstung und Vermögenswerte

Was ist ein I9-Formular?

Das Formular zur Überprüfung der Beschäftigungsberechtigung, manchmal auch Formular I-9 genannt, ist in den USA ein Rechtsdokument. Es wird benötigt, um zu überprüfen, ob neue Mitarbeiter berechtigt sind, in den Vereinigten Staaten zu arbeiten.

Was ist das W-2-Formular?

Das W-2-Formular ist ein Steuerformular für Arbeitnehmer, das angibt, wie viel vom Gehalt eines Arbeitnehmers für die Einkommensteuer abgezogen werden muss. Es bestimmt den korrekten Betrag der Bundeseinkommensteuer, der vom Gehaltsscheck Ihres Mitarbeiters einbehalten wird.

Was sind Onboarding-Papiere?

Zu den Onboarding-Unterlagen gehören alle neuen Mitarbeiterformulare, die die Personalabteilung von ihren neuen Mitarbeitern ausfüllen lassen muss. Dazu können Arbeitsverträge, Steuerformulare, NDA-Formulare, Direkteinzahlungsformulare und vieles mehr gehören.