10 Formulir Teratas yang Harus Diisi Karyawan Baru Anda

Membawa karyawan baru ke dalam tim adalah hal yang sangat menarik. Namun sebelum karyawan bintang Anda mulai membuat terobosan, ada dokumen yang menunggu.

Karyawan baru bersemangat untuk memulai karir mereka dan HR sibuk mengelola dan mewawancarai. Sekarang, hal terakhir yang diinginkan siapa pun adalah proses orientasi yang berantakan.

Itu sebabnya memiliki daftar orientasi lengkap untuk karyawan baru adalah kuncinya. Dan dengan formulir karyawan baru yang tepat, Anda juga dapat membuat proses orientasi karyawan Anda lancar dan tidak merepotkan.

Artikel ini menunjukkan dengan tepat bahwa: 10 formulir karyawan baru terbaik yang harus diisi oleh karyawan baru Anda.

Tanpa basa-basi, hanya apa yang Anda perlukan agar karyawan baru Anda siap untuk mulai bekerja.

Formulir Surat Penawaran

Surat penawaran adalah formulir penawaran kerja resmi yang dikirimkan perusahaan kepada kandidat terpilih saja. Ini menunjukkan bahwa mereka telah berhasil melewati semua tahap wawancara dan telah terpilih untuk bergabung dengan perusahaan Anda.

Ini mencakup rincian penting tentang pekerjaan dan apa yang ditawarkan perusahaan kepada karyawannya.

Berikut hal-hal yang harus disertakan dalam formulir surat penawaran:

• Nama karyawan
• Judul dan deskripsi pekerjaan karyawan
• Tanggal mulai
• Jadwal kerja
• Struktur pelaporan
• Lokasi perusahaan
• Tunjangan karyawan
• syarat dan Ketentuan
• Batas waktu penerimaan
• Bidang tanda tangan untuk penerimaan

Anda juga dapat menyebutkan Gaji, Bonus atau Komisi karyawan. Namun ingat hanya Jika itu berlaku berdasarkan syarat dan kebijakan perusahaan Anda.

Formulir Orientasi Karyawan

Formulir Orientasi Karyawan mengikuti tepat setelah surat penawaran.

Ini mengumpulkan semua informasi penting pribadi dan pekerjaan terkait karyawan baru Anda di satu tempat.

Jika Anda seorang HR, akan sangat membantu untuk tetap terorganisir dan memastikan tidak ada detail penting yang terlewat untuk kelancaran proses orientasi.

Oleh karena itu, inilah yang perlu dipertimbangkan untuk ditambahkan dalam formulir orientasi karyawan:

• Nama resmi lengkap dan rincian kontak
• Nama dan kata ganti pilihan
• Manajer departemen, peran, dan pelaporan
• Info kontak darurat
• Pengakuan terhadap kebijakan perusahaan
• Sertifikasi atau dokumen apa pun yang diperlukan

Patut diingat:Anda dapat menggunakan formulir multihalaman untuk memudahkan karyawan mengisi dan mengelola HR.

Bagian terbaiknya? ARForms adalah pilihan utama yang dipercaya oleh ribuan pengguna untuk membuat formulir multilangkah yang cerdas. Jadi tidak perlu menakut-nakuti karyawan baru Anda dengan menunjukkan satu formulir yang panjang.

Putuskan saja, bagi, dan berikan orientasi sederhana kepada karyawan Anda.

Selain itu, meskipun ada karyawan yang meninggalkan formulir setengah lengkap, Anda tidak perlu khawatir. ARForms mendapat Kemajuan Formulir Simpan Otomatis sehingga semua datanya disimpan dan diambil secara otomatis.

Verifikasi Kelayakan Pekerjaan (Formulir I-9)

Formulir verifikasi kelayakan kerja, terkadang juga disebut Formulir I-9, adalah formulir dokumen resmi di AS yang diperlukan untuk memverifikasi bahwa karyawan baru memenuhi syarat untuk bekerja di Amerika Serikat.

Jadi, jika perusahaan Anda berlokasi di AS, formulir ini merupakan langkah penting untuk memastikan kepatuhan terhadap undang-undang ketenagakerjaan federal.

Namun, jika perusahaan Anda tidak berlokasi di AS, formulir ini tetap dapat mengonfirmasi hak hukum karyawan untuk bekerja berdasarkan negara Anda.

Hal-hal yang Perlu Disertakan Saat Membuat Formulir Verifikasi Kelayakan Pekerjaan:

• Info pribadi karyawan (nama, alamat, DOB)
• Status Kewarganegaraan
• Status izin kerja
• Bukti dokumentasi (paspor, SIM, kartu Jamsostek)
• Tanda tangan dan tanggal

Tip ARForms Pro:Gunakan bidang unggah file untuk pengiriman dokumen dan logika kondisional untuk bidang opsional

Formulir Pajak Pegawai

Formulir pajak pegawai adalah formulir pegawai baru sederhana yang menunjukkan berapa besar gaji pegawai yang perlu dipotong untuk pajak penghasilan.

Sekali lagi jika Anda tinggal di AS, Formulir W-4 harus selalu menjadi bagian dari dokumen perekrutan baru Anda. Ini memutuskan jumlah pajak pendapatan federal yang tepat untuk dipotong dari gaji karyawan Anda.

Detail Penting yang Harus Disertakan dalam Sertifikat Pemotongan Karyawan Anda:

• Info pribadi (nama, nomor Jaminan Sosial)
• Pemilihan status pengarsipan
• Jumlah tanggungan
• Opsi pemotongan tambahan

Sekarang sebagai HR, Anda harus memastikan karyawan baru Anda melengkapi formulir ini sebelum gaji pertama mereka untuk mempermudah dan menghindari kebingungan.

Tip ARForms:Gunakan dropdown dan tombol radio untuk menyederhanakan pilihan

Formulir Otorisasi Setoran Langsung

Formulir otorisasi setoran langsung juga harus diisi sebelum gaji pertama karyawan baru. Ini lebih seperti formulir izin untuk mengirimkan pembayaran langsung ke rekening bank karyawan.

Dengan meminta karyawan baru Anda menandatangani formulir karyawan baru ini, Anda dapat menghemat waktu dan memastikan tidak ada ruang untuk kesalahan atau pembayaran yang salah.

Apa yang Harus Disertakan dalam Formulir Otorisasi Deposit Langsung:

• Detail rekening bank karyawan (nomor rekening dan perutean)
• Jenis rekening (giro/tabungan)
• Tanda tangan
• Kotak centang otorisasi
• Tanggal mulai untuk setoran langsung

Ini adalah bidang yang harus Anda tambahkan di formulir karyawan baru Anda sehingga karyawan baru Anda dapat mengisinya secara akurat untuk mendapatkan gaji yang akurat dan tepat waktu.

Kiat Pro yang Perlu Dipertimbangkan:Selalu tambahkan kolom masukan bertopeng untuk melindungi informasi sensitif perbankan

Formulir Informasi Kontak Darurat

Utamakan keselamatan bagi setiap anggota tim baru yang bergabung dengan perusahaan Anda!

Oleh karena itu, Anda harus memastikan karyawan baru mengetahui protokol keselamatan sejak hari pertama.

Informasi kontak darurat mengumpulkan informasi pribadi karyawan Anda dan rincian kontak keluarga atau teman mereka yang harus mereka hubungi jika terjadi keadaan darurat.

Apa yang Harus Berisi Setiap Formulir Informasi Kontak Darurat:

• Info pribadi karyawan
• Nama dan hubungan individu yang akan dihubungi
• Nomor telepon (Rumah, keluarga, atau teman)
• Opsi kontak alternatif (Email)
• Informasi Medis (Alergi, kondisi kesehatan yang ada)

Peretasan ARForms:Gunakan bidang pengulang sehingga karyawan dapat menambahkan banyak kontak dengan mudah

Formulir Pengakuan Buku Pegangan Karyawan

Aturan adalah apa yang membentuk sebuah organisasi. Oleh karena itu, Anda harus selalu memastikan bahwa karyawan baru telah menerima dan meninjau buku pegangan karyawan.

Formulir pengakuan buku pegangan karyawan melakukan hal yang persis sama.

Formulir karyawan baru ini menegaskan bahwa karyawan baru Anda telah menerima buku pedoman perusahaan Anda dan memahami peraturannya.

Bidang Formulir Penting untuk Ditambahkan ke Formulir Pengakuan Buku Pegangan Karyawan:

• Kotak centang untuk pengakuan
• Tanggal penerimaan
• Bidang tanda tangan
• Kotak komentar opsional untuk pertanyaan

Bagian terbaik dari pembuatan formulir ini adalah menambah catatan yang jelas untuk HR dan mengurangi kesalahpahaman tentang kebijakan perusahaan di masa depan.

Tip Cepat ARForms:Aktifkan kotak centang pengakuan sebagai bidang yang wajib diisi

Perjanjian Kerahasiaan / NDA

Informasi perusahaan terlalu penting untuk dibagikan. Jadi, jika mereka mempercayakan hal itu kepada karyawan baru, diperlukan perjanjian kerahasiaan.

Perjanjian Kerahasiaan (NDA) memastikan informasi sensitif perusahaan tetap bersifat rahasia, hanya di dalam perusahaan.

Selain itu, hal ini penting terutama bagi karyawan baru yang akan menangani rahasia dagang perusahaan, informasi klien, atau data kepemilikan.

Itu sebabnya, melindungi informasi sensitif perusahaan dimulai dengan pengakuan NDA yang jelas

Berikut hal-hal yang harus disertakan untuk formulir perjanjian kerahasiaan yang jelas:

• Definisi informasi rahasia
• Durasi kewajiban kerahasiaan
• Tujuan pengungkapan
• Konsekuensi pelanggaran
• Pengecualian terhadap kerahasiaan (opsional)
• Hukum yang mengatur (Opsional)
• Tanda tangan dan tanggal karyawan

Tip untuk Memaksimalkan ARForms:Tanda tangan digital dengan ARForms membuat penyimpanan dan pengambilan menjadi lebih mudah. Selain itu, Anda dapat menggunakan opsi lampiran PDF bagi karyawan untuk mengunduh NDA sebelum menandatangani dengan ARForms PDF Creator Addon.

Formulir Pengakuan Kebijakan & Kode Etik

Kebijakan penting. Jadi pastikan bahwa tim Anda mengenal mereka luar dalam.

Untuk memastikan setiap karyawan mempunyai pemahaman yang sama, dapatkan formulir pengakuan kode etik.

Formulir ini menegaskan bahwa karyawan memahami dan setuju untuk mengikuti peraturan perusahaan, etika, dan juga kebijakan perilaku. Di sini Anda dapat menyoroti aturan-aturan utama dan memastikan semua karyawan baru Anda memahaminya.

Formulir Pengakuan Kode Etik Harus Memiliki Bidang Formulir

• Kebijakan perusahaan (internet, keselamatan, media sosial, kehadiran)
• Kotak centang Pengakuan (setuju untuk mematuhi)
• Bidang tanda tangan (opsional)

Ingatlah untuk memperbarui formulir ini secara berkala, karena kebijakan perusahaan dapat berubah dari waktu ke waktu.

Tip Pro ARForms:Anda dapat menggunakan logika kondisional untuk menampilkan bidang kebijakan berdasarkan departemen atau peran.

Formulir Penerimaan Peralatan & Aset

Jadikan serah terima peralatan lancar dan transparan dengan formulir karyawan sederhana.

Anda harus meminta karyawan baru Anda mengisi formulir ini pada hari Anda menyerahkan seragam, laptop, telepon atau tas perusahaan. Formulir ini sangat cocok untuk mencatat harta benda perusahaan yang diberikan kepada karyawan.

Selain itu, ini juga melindungi perusahaan dan karyawan dengan memiliki catatan yang jelas.

Yang harus Anda lakukan hanyalah meminta karyawan baru Anda menandatangani formulir ini sebagai pengakuan bahwa mereka telah menerima semua barang dan akan mengurusnya.

Apa yang Harus Disertakan untuk Melengkapi Formulir Penerimaan Peralatan dan Aset Anda:

• Informasi karyawan
• Daftar peralatan atau aset yang dikeluarkan (laptop, telepon, keycard, software)
• Nomor seri atau rincian identifikasi roda gigi
• Kondisi pada saat penerbitan
• Tanda tangan karyawan untuk mengakui tanda terima

Formulir ini berguna ketika seorang karyawan menginginkan penggantian peralatan di kemudian hari. Selain itu, ini membantu HR untuk menjaga audit inventaris tetap terkendali.

Selanjutnya, jika karyawan baru Anda memutuskan untuk keluar dari perusahaan, pengembalian peralatan menjadi sangat mudah.

Tip Pro untuk ARForm: Anda dapat menggunakan daftar kotak centang atau dropdown dalam formulir sehingga karyawan dapat dengan mudah mencentangnya

Permudah Orientasi Dengan Formulir Karyawan Baru yang Tepat

Formulir karyawan baru ini menawarkan cara cepat dan mudah bagi bisnis dan karyawan baru untuk mendapatkan pemahaman yang sama. Semua formulir karyawan baru di sini dirancang dan dipikirkan dengan sempurna sehingga Anda tidak perlu memutar otak dan mendapatkan orientasi karyawan yang lancar.

Dengan ARForms, Anda dapat mewujudkannya. ARForms adalah pembuat formulir yang hebat, dirancang untuk membuat semua formulir karyawan baru ini dalam sekejap mata.

Ini memiliki lebih dari 50+ templat yang dirancang dengan baik, contoh formulir, dan opsi gaya yang luas, bersama dengan 33+ formulir bidang tingkat lanjut. Bagian terbaiknya adalah ia hadir dengan analisis data yang kuat, sehingga Anda dapat dengan mudah memeriksa semua entri formulir perekrutan baru dan menyimpan catatan yang bersih.

Jadi tunggu apa lagi? Jadikan orientasi Anda lebih mudah dari sebelumnya dengan membuat formulir karyawan baru dengan ARForms!

Artikel yang Direkomendasikan:

• Mengapa Situs Web Anda Membutuhkan Pembuat Formulir: Contoh Berdasarkan Industri
• 8 Alasan Anda Harus Menggunakan Formulir Kontak di Situs Anda
• 6 Plugin Papan Pekerjaan WordPress Luar Biasa untuk tahun 2026

FAQ

Formulir apa yang saya perlukan untuk karyawan baru?

Berikut adalah formulir yang Anda perlukan untuk karyawan baru:

• Surat penawaran
• Formulir orientasi karyawan
• Formulir verifikasi kelayakan karyawan
• Formulir pajak karyawan
• Formulir otorisasi setoran langsung
• Formulir informasi kontak darurat
• Formulir pengakuan buku pegangan karyawan
• formulir NDA
• Formulir pengakuan kode etik
• Formulir penerimaan peralatan dan aset

Formulir apa saja yang harus diberikan kepada pegawai baru?

Setiap karyawan baru harus diberikan formulir yang memverifikasi identitas mereka, mengatur penggajian, dan mengkonfirmasi kebijakan perusahaan. Anda dapat meminta mereka memberikan surat penawaran, Formulir I-9, Formulir W-4, otorisasi setoran langsung, dan pengakuan buku pegangan karyawan.

Formulir apa yang dibutuhkan untuk karyawan?

Berikut adalah formulir-formulir utama yang wajib dibutuhkan bagi karyawan baru:

• Surat Tawaran Pekerjaan
• Formulir Pemotongan Pajak (W-4)
• Verifikasi Kelayakan Pekerjaan (I-9)
• Formulir Kontak Darurat
• Kerahasiaan dan Pengakuan Kebijakan
• Formulir Penerimaan Peralatan & Aset

Apa itu formulir I9?

Formulir verifikasi kelayakan kerja, terkadang juga disebut Formulir I-9, adalah formulir dokumen resmi di AS yang diperlukan untuk memverifikasi bahwa karyawan baru memenuhi syarat untuk bekerja di Amerika Serikat.

Apa bentuk W-2?

Formulir W-2 merupakan formulir pegawai pajak yang menunjukkan berapa besar gaji pegawai yang perlu dipotong untuk pajak penghasilan. Ini memutuskan jumlah pajak pendapatan federal yang tepat untuk dipotong dari gaji karyawan Anda.

Apa itu dokumen orientasi?

Dokumen orientasi mencakup semua formulir karyawan baru yang harus diisi oleh HR untuk karyawan barunya. Bisa berupa kontrak kerja, formulir pajak, formulir NDA, formulir setoran langsung, dan masih banyak lagi.