أهم 10 نماذج يحتاج موظفوك الجدد إلى ملؤها

إن جلب موظف جديد إلى العمل أمر مثير للغاية. ولكن قبل أن يبدأ موظفك المتميز في إحداث ضجة، هناك أوراق تنتظرك.

الموظفون الجدد متحمسون لبدء حياتهم المهنية والموارد البشرية مشغولة بالإدارة وإجراء المقابلات. الآن آخر شيء يريده أي شخص هو عملية تأهيل فوضوية.

ولهذا السبب يعد وجود قائمة مرجعية كاملة للتأهيل للموظفين الجدد أمرًا أساسيًا. ومن خلال نماذج الموظفين الجدد الصحيحة، يمكنك أيضًا جعل عملية تأهيل موظفيك سلسة وخالية من المتاعب.

توضح هذه المقالة بالضبط ما يلي: أفضل 10 نماذج للموظفين الجدد يجب على موظفيك الجدد ملؤها.

لا يوجد زغب، فقط ما تحتاجه لإعداد الموظفين الجدد للانطلاق بسرعة.

نموذج خطاب العرض

خطاب العرض هو النموذج الرسمي لعرض الوظيفة الذي ترسله الشركة إلى المرشحين المختارين فقط. يُظهر أنهم نجحوا في اجتياز جميع جولات المقابلات وتم اختيارهم للانضمام إلى شركتك.

ويغطي تفاصيل مهمة عن التوظيف وما تقدمه الشركة للموظف.

إليك ما يجب تضمينه في نموذج خطاب العرض:

• اسم الموظف
• المسمى الوظيفي والوصف الوظيفي للموظف
• تاريخ البدء
• جدول العمل
• هيكل التقارير
• موقع الشركة
• فوائد الموظف
• الشروط والأحكام
• الموعد النهائي للقبول
• حقل التوقيع للقبول

يمكنك أيضًا ذكر رواتب الموظفين أو المكافآت أو العمولات. ومع ذلك، تذكر فقط إذا كان ذلك قابلاً للتطبيق بناءً على شروط وسياسات شركتك.

نموذج تأهيل الموظف

يتبع نموذج تأهيل الموظف مباشرة بعد خطاب العرض.

فهو يجمع كل المعلومات الشخصية والمعلومات المهمة المتعلقة بالوظيفة حول الموظفين الجدد في مكان واحد.

إذا كنت من موظفي الموارد البشرية، فسيكون ذلك مفيدًا جدًا للبقاء منظمًا والتأكد من عدم تفويت أي تفاصيل مهمة من أجل عملية تأهيل سلسة.

مع ذلك، إليك ما يجب التفكير في إضافته في نموذج تأهيل الموظف:

• الاسم القانوني الكامل وتفاصيل الاتصال
• الاسم والضمائر المفضلة
• القسم والدور ومدير التقارير
• معلومات الاتصال في حالات الطوارئ
• الإقرار بسياسات الشركة
• أي شهادات أو وثائق مطلوبة

جدير بالتذكر:يمكنك استخدام نموذج متعدد الصفحات لتسهيل إكماله على الموظفين وإدارة الموارد البشرية له.

أفضل جزء؟ يعد ARForms الخيار الأفضل الذي يثق به آلاف المستخدمين لإنشاء نماذج ذكية متعددة الخطوات. لذلك لا داعي لإخافة موظفيك الجدد من خلال إظهار نموذج واحد طويل.

ما عليك سوى اتخاذ قرار وتقسيم ومنح موظفيك عملية تأهيل بسيطة.

بالإضافة إلى ذلك، حتى لو ترك أي موظف النموذج نصف مكتمل، فلا داعي للقلق. حصلت ARForms على تقدم نموذج الحفظ التلقائي بحيث يتم حفظ جميع بياناتها واستردادها تلقائيًا.

التحقق من أهلية التوظيف (النموذج I-9)

نموذج التحقق من أهلية التوظيف، والذي يُطلق عليه أحيانًا النموذج I-9، هو نموذج مستند قانوني في الولايات المتحدة، وهو ضروري للتحقق من أن الموظفين الجدد مؤهلون للعمل في الولايات المتحدة.

لذلك، إذا كانت شركتك داخل الولايات المتحدة، فإن هذا النموذج يعد خطوة مهمة للتأكد من الامتثال لقوانين التوظيف الفيدرالية.

ومع ذلك، إذا لم تكن شركتك داخل الولايات المتحدة، فلا يزال بإمكان هذا النموذج تأكيد الحق القانوني للموظف في العمل بناءً على بلدك.

الأشياء التي يجب تضمينها عند إنشاء نموذج التحقق من أهلية التوظيف:

• المعلومات الشخصية للموظف (الاسم، العنوان، تاريخ الميلاد)
• حالة المواطنة
• حالة تصريح العمل
• إثبات الوثائق (جواز السفر، رخصة القيادة، بطاقة الضمان الاجتماعي)
• التوقيع والتاريخ

نصيحة ARForms Pro:استخدم حقول تحميل الملفات لإرسال المستندات والمنطق الشرطي للحقول الاختيارية

نموذج ضريبة الموظف

نموذج ضريبة الموظف هو نموذج موظف جديد بسيط يوضح المبلغ الذي يجب خصمه من راتب الموظف لضريبة الدخل.

مرة أخرى، إذا كنت تعيش في الولايات المتحدة، فيجب أن يكون نموذج W-4 دائمًا جزءًا من أوراق التوظيف الجديدة الخاصة بك. إنها تقرر المبلغ الصحيح لضريبة الدخل الفيدرالية التي سيتم حجبها من راتب الموظف الخاص بك.

التفاصيل الأساسية التي يجب تضمينها في شهادة الاستقطاع الضريبي الخاصة بموظفك:

• المعلومات الشخصية (الاسم، رقم الضمان الاجتماعي)
• اختيار حالة الايداع
• عدد المعالين
• خيارات حجب إضافية

الآن باعتبارك مسؤول موارد بشرية، عليك التأكد من قيام الموظفين الجدد بإكمال هذا النموذج قبل أول راتب لهم لتسهيل الأمور وتجنب الالتباس.

نصيحة ARForms:استخدم القوائم المنسدلة وأزرار الاختيار لتبسيط التحديدات

نموذج تفويض الإيداع المباشر

يجب أيضًا ملء نموذج ترخيص الإيداع المباشر قبل الراتب الأول للموظف الجديد. إنه أشبه بنموذج إذن لإرسال الدفعة مباشرة إلى الحساب البنكي للموظف.

من خلال مطالبة الموظفين الجدد بالتوقيع على نموذج الموظف الجديد هذا، يمكنك توفير الوقت والتأكد من عدم وجود مجال للخطأ أو الدفع الخاطئ.

ما يجب تضمينه في نموذج تفويض الإيداع المباشر:

• تفاصيل الحساب البنكي للموظف (رقم الحساب والتوجيه)
• نوع الحساب (جارى/توفير)
• إمضاء
• خانة الاختيار التفويض
• تاريخ البدء للودائع المباشرة

هذه هي الحقول التي يتعين عليك إضافتها في نموذج الموظف الجديد الخاص بك حتى يتمكن الموظف الجديد من ملئه بدقة للحصول على راتب دقيق وفي الوقت المناسب.

نصيحة احترافية يجب مراعاتها:قم دائمًا بإضافة حقل إدخال مقنع لحماية المعلومات المصرفية الحساسة

نموذج معلومات الاتصال في حالات الطوارئ

ضع السلامة أولاً لكل عضو جديد في الفريق ينضم إلى شركتك!

وبالتالي، عليك التأكد من أن الموظفين الجدد على دراية ببروتوكولات السلامة منذ اليوم الأول.

تقوم معلومات الاتصال في حالات الطوارئ بجمع المعلومات الشخصية لموظفك وتفاصيل الاتصال بأسرته أو أصدقائه الذين يجب عليهم الاتصال بهم في حالة الطوارئ.

ما الذي يجب أن يحتوي عليه كل نموذج معلومات الاتصال في حالات الطوارئ:

• المعلومات الشخصية للموظف
• اسم وعلاقة الفرد للاتصال
• أرقام الهواتف (المنزل أو العائلة أو الأصدقاء)
• خيارات الاتصال البديلة (البريد الإلكتروني)
• المعلومات الطبية (الحساسية، الحالات الصحية الحالية)

ARForms Hack:استخدم حقول المكرر حتى يتمكن الموظفون من إضافة جهات اتصال متعددة بسهولة

نموذج إقرار دليل الموظف

القواعد هي التي تشكل المنظمة. وبالتالي، يجب عليك دائمًا تأكيد استلام الموظف الجديد لدليل الموظف ومراجعته.

نموذج إقرار دليل الموظف يفعل نفس الشيء تمامًا.

يؤكد نموذج الموظف الجديد هذا على أن الموظفين الجدد قد تلقوا دليل شركتك وفهموا القواعد.

حقول النموذج المهمة التي يجب إضافتها إلى نموذج إقرار دليل الموظف:

• خانة الاختيار للاعتراف
• تاريخ الاستلام
• حقل التوقيع
• مربع التعليق الاختياري للأسئلة

أفضل جزء في إنشاء هذا النموذج هو أنه يضيف سجلاً واضحًا للموارد البشرية ويقلل من سوء الفهم حول سياسات الشركة في المستقبل.

نصيحة سريعة لـ ARForms:قم بتمكين مربع اختيار الإقرار كحقل مطلوب

اتفاقية السرية / NDA

معلومات الشركة مهمة جدًا بحيث لا يمكن مشاركتها. وبالتالي، إذا كانوا يثقون بالموظف الجديد، فمن الضروري عقد اتفاقية السرية.

تعمل اتفاقية عدم الإفشاء (NDA) على التأكد من بقاء المعلومات الحساسة الخاصة بالشركة خاصة، داخل الشركة فقط.

علاوة على ذلك، فهو مهم بشكل خاص للموظفين الجدد الذين هم على وشك التعامل مع الأسرار التجارية للشركة أو معلومات العميل أو بيانات الملكية.

ولهذا السبب، فإن حماية المعلومات الحساسة للشركة تبدأ بإقرار واضح باتفاقية عدم الإفشاء

إليك ما يجب تضمينه للحصول على نموذج اتفاقية سرية واضح:

• تعريف المعلومات السرية
• مدة التزامات السرية
• الغرض من الإفصاح
• عواقب الانتهاك
• استثناء للسرية (اختياري)
• القانون الحاكم (اختياري)
• توقيع الموظف وتاريخه

نصيحة لتحقيق أقصى استفادة من ARForms:التوقيعات الرقمية باستخدام ARForms تجعل التخزين والاسترجاع أسهل. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك استخدام خيار مرفق PDF للموظفين لتنزيل NDA قبل التوقيع باستخدام ARForms PDF Creator Addon.

نموذج إقرار بالسياسة ومدونة قواعد السلوك

السياسات مهمة. لذا تأكد من أن فريقك يعرفهم جيدًا.

للتأكد من أن كل موظف على نفس الصفحة، احصل على نموذج إقرار قواعد السلوك.

يؤكد هذا النموذج أن الموظفين يفهمون ويوافقون على اتباع قواعد الشركة وأخلاقياتها وسياسات السلوك أيضًا. هنا يمكنك تسليط الضوء على القواعد الأساسية والتأكد من أن جميع الموظفين الجدد يفهمونها.

نموذج إقرار قواعد السلوك يجب أن يكون لديه حقول النموذج

• سياسات الشركة (الإنترنت، السلامة، وسائل التواصل الاجتماعي، الحضور)
• مربع اختيار الإقرار (الموافقة على الامتثال)
• حقل التوقيع (اختياري)

تذكر تحديث هذا النموذج بانتظام، حيث يمكن أن تتغير سياسات الشركة من وقت لآخر.

نصيحة ARForms Pro:يمكنك استخدام المنطق الشرطي لإظهار حقول السياسة بناءً على القسم أو الدور.

نموذج استلام المعدات والأصول

اجعل عمليات تسليم المعدات سلسة وشفافة باستخدام نموذج موظف بسيط.

يجب عليك أن تجعل موظفيك الجدد يملؤون هذا النموذج في اليوم الذي تقوم فيه بتسليم الزي الرسمي للشركة أو الكمبيوتر المحمول أو الهاتف أو الحقيبة. هذا النموذج مثالي لتتبع ممتلكات الشركة الممنوحة للموظفين.

علاوة على ذلك، فهو يحمي أيضًا الشركة والموظف من خلال وجود سجل واضح.

كل ما عليك فعله هو أن تجعل موظفيك الجدد يوقعون على هذا النموذج كإقرار بأنهم تلقوا جميع الأشياء وسيهتمون بها.

ما يجب تضمينه لإكمال نموذج استلام المعدات والأصول الخاصة بك:

• معلومات الموظف
• قائمة المعدات أو الأصول الصادرة (الكمبيوتر المحمول، الهاتف، بطاقة المفاتيح، البرامج)
• الأرقام التسلسلية أو تفاصيل تعريف التروس
• الحالة عند الإصدار
• توقيع الموظف على إقرار الاستلام

يكون هذا النموذج مفيدًا عندما يريد الموظف استبدال أي معدات في المستقبل. بالإضافة إلى ذلك، فهو يساعد الموارد البشرية على مراقبة عمليات تدقيق المخزون.

علاوة على ذلك، إذا قرر موظفك الجديد ترك العمل، فإن إعادة المعدات تصبح سهلة للغاية.

نصيحة احترافية لنماذج ARForms: يمكنك استخدام قوائم مربعات الاختيار أو القوائم المنسدلة في النموذج حتى يتمكن الموظفون من تحديدها بسهولة

اجعل عملية الإعداد أسهل باستخدام نماذج الموظفين الجدد المناسبة

توفر نماذج الموظفين الجديدة هذه طريقة سريعة وسهلة لكل من الشركات والموظفين الجدد للوصول إلى نفس الصفحة. جميع نماذج الموظفين الجدد هنا مصممة ومدروسة بشكل مثالي حتى لا تضطر إلى إرهاق عقلك والحصول على موظف سلس.

مع ARForms، يمكنك جعل ذلك ممكنًا. ARForms هو منشئ النماذج القوي، وهو مصمم لإنشاء جميع نماذج الموظفين الجديدة هذه في غمضة عين.

إنه يحتوي على أكثر من 50 قالبًا ونموذجًا نموذجيًا وخيارات تصميم واسعة النطاق، بالإضافة إلى أكثر من 33 نموذجًا ميدانيًا متقدمًا. أفضل ما في الأمر هو أنه يأتي مزودًا بتحليل قوي للبيانات، بحيث يمكنك بسهولة التحقق من جميع إدخالات نماذج التوظيف الجديدة والاحتفاظ بسجل نظيف.

إذن ماذا تنتظر؟ اجعل عملية تأهيلك أسهل من أي وقت مضى من خلال إنشاء نماذج موظفين جديدة باستخدام ARForms!

المقالات الموصى بها:

• لماذا يحتاج موقع الويب الخاص بك إلى أداة إنشاء النماذج: أمثلة حسب الصناعة
• 8 أسباب تدفعك إلى استخدام نموذج الاتصال على موقعك
• 6 ملحقات WordPress Job Board ممتازة لعام 2026

الأسئلة الشائعة

ما النموذج الذي أحتاجه للموظف الجديد؟

فيما يلي النماذج التي تحتاجها للموظف الجديد:

• خطاب العرض
• استمارة تأهيل الموظف
• نموذج التحقق من أهلية الموظف
• نموذج ضريبة الموظفين
• نموذج تفويض الإيداع المباشر
• نموذج معلومات الاتصال في حالات الطوارئ
• نموذج إقرار دليل الموظف
• نموذج التجمع الوطني الديمقراطي
• نموذج إقرار قواعد السلوك
• نموذج إيصال استلام المعدات والأصول

ما هي النماذج التي يجب أن تعطى للموظف الجديد؟

يجب أن يحصل كل موظف جديد على نماذج تتحقق من هويته، وإعداد كشوف المرتبات، وتأكيد سياسة الشركة. يمكنك أن تجعلهم يقدمون لهم خطاب عرض، ونموذج I-9، ونموذج W-4، وتفويض الإيداع المباشر، وإقرار دليل الموظف.

ما هي النماذج المطلوبة للموظفين؟

فيما يلي النماذج الرئيسية التي يجب أن تكون مطلوبة للموظفين الجدد:

• خطاب عرض الوظيفة
• نموذج الاستقطاع الضريبي (W-4)
• التحقق من أهلية التوظيف (I-9)
• نموذج الاتصال في حالات الطوارئ
• السرية وإقرارات السياسة
• نموذج استلام المعدات والأصول

ما هو نموذج I9؟

نموذج التحقق من أهلية التوظيف، والذي يُطلق عليه أحيانًا النموذج I-9، هو نموذج مستند قانوني في الولايات المتحدة، وهو ضروري للتحقق من أن الموظفين الجدد مؤهلون للعمل في الولايات المتحدة.

ما هو نموذج W-2؟

نموذج W-2 هو نموذج موظف ضرائب يوضح المبلغ الذي يجب خصمه من راتب الموظف لضريبة الدخل. إنها تقرر المبلغ الصحيح لضريبة الدخل الفيدرالية التي سيتم حجبها من راتب الموظف الخاص بك.

ما هي الأوراق على متن الطائرة؟

تشتمل أوراق الإعداد على جميع نماذج الموظفين الجدد التي يجب على قسم الموارد البشرية أن يقوم بتعيينهم الجدد بملئها. يمكن أن يشمل عقد العمل، والنموذج الضريبي، ونموذج NDA، ونموذج الإيداع المباشر، وغير ذلك الكثير.