10 najważniejszych formularzy, które muszą wypełnić Twoi nowi pracownicy

Zaangażowanie nowego pracownika jest niezwykle ekscytujące. Zanim jednak Twój gwiazdor zacznie robić zamieszanie, czekają Cię formalności.

Nowi pracownicy są podekscytowani rozpoczęciem kariery, a dział HR jest zajęty zarządzaniem i rozmowami kwalifikacyjnymi. Teraz ostatnią rzeczą, jakiej ktokolwiek chce, jest niechlujny proces wdrażania.

Dlatego posiadanie pełnej listy kontrolnej dotyczącej wdrożenia nowych pracowników jest kluczowe. Dzięki odpowiednim nowym formularzom pracowniczym możesz także sprawić, że proces wdrażania pracowników będzie płynny i bezproblemowy.

Ten artykuł dokładnie to pokazuje: 10 najlepszych formularzy dla nowych pracowników, które muszą wypełnić Twoi nowi pracownicy.

Żadnych bzdur, tylko to, czego potrzebujesz, aby przygotować nowych pracowników do rozpoczęcia pracy.

Formularz listu ofertowego

List ofertowy to oficjalny formularz oferty pracy wysyłany przez firmę wyłącznie do wybranych kandydatów. Pokazuje, że pomyślnie przeszli wszystkie rundy rozmów kwalifikacyjnych i zostali wybrani do pracy w Twojej firmie.

Obejmuje ważne szczegóły dotyczące zatrudnienia i tego, co firma oferuje pracownikowi.

Oto, co należy uwzględnić w formularzu listu ofertowego:

• Imię i nazwisko pracownika
• Nazwa i opis stanowiska pracownika
• Data rozpoczęcia
• Harmonogram pracy
• Struktura raportowania
• Lokalizacja firmy
• Świadczenia pracownicze
• Regulamin
• Termin odbioru
• Pole podpisu do akceptacji

Można także wspomnieć o wynagrodzeniu, premiach czy prowizjach pracowników. Pamiętaj jednak tylko wtedy, gdy ma to zastosowanie w oparciu o warunki i zasady Twojej firmy.

Formularz wdrożenia pracownika

Formularz wdrożenia pracownika znajduje się zaraz po liście ofertowym.

Gromadzi wszystkie ważne informacje osobiste i związane z pracą na temat nowych pracowników w jednym miejscu.

Jeśli jesteś działem HR, będzie to bardzo pomocne w utrzymaniu porządku i upewnieniu się, że żaden ważny szczegół nie zostanie pominięty, aby proces wdrożenia przebiegł sprawnie.

W związku z tym rozważ dodanie formularza wdrożenia pracownika:

• Pełna nazwa prawna i dane kontaktowe
• Preferowane imię i zaimki
• Kierownik działu, roli i raportowania
• Dane kontaktowe w sytuacjach awaryjnych
• Potwierdzenie polityki firmy
• Wszelkie wymagane certyfikaty i dokumenty

Warto pamiętać:Możesz skorzystać z wielostronicowego formularza, aby ułatwić pracownikom jego wypełnianie i zarządzanie nim przez dział HR.

Najlepsza część? ARForms to najlepszy wybór, któremu zaufały tysiące użytkowników, jeśli chodzi o tworzenie inteligentnych, wieloetapowych formularzy. Nie musisz więc straszyć nowych pracowników, pokazując jeden długi formularz.

Po prostu zdecyduj, podziel i zapewnij swoim pracownikom proste wdrożenie.

Co więcej, nawet jeśli którykolwiek pracownik opuści formularz w połowie wypełniony, nie musisz się martwić. ARForms ma funkcję automatycznego zapisywania postępu formularza, dzięki czemu wszystkie dane są zapisywane i pobierane automatycznie.

Weryfikacja uprawnień do zatrudnienia (formularz I-9)

Formularz weryfikacji uprawnień do zatrudnienia, czasami nazywany także Formularzem I-9, to dokument prawny obowiązujący w USA. Jest niezbędny do sprawdzenia, czy nowi pracownicy kwalifikują się do pracy w Stanach Zjednoczonych.

Jeśli więc Twoja firma znajduje się na terenie Stanów Zjednoczonych, ten formularz jest ważnym krokiem w celu zapewnienia zgodności z federalnymi przepisami prawa pracy.

Jeśli jednak Twoja firma nie znajduje się na terenie Stanów Zjednoczonych, ten formularz może nadal potwierdzać prawo pracownika do pracy w Twoim kraju.

Rzeczy, które należy uwzględnić podczas tworzenia formularza weryfikacji uprawnień do zatrudnienia:

• Dane osobowe pracownika (imię i nazwisko, adres, data urodzenia)
• Status obywatelstwa
• Stan autoryzacji pracy
• Dokument potwierdzający (paszport, prawo jazdy, karta ubezpieczenia społecznego)
• Podpis i data

Wskazówka ARForms Pro:Użyj pól przesyłania plików do przesyłania dokumentów i logiki warunkowej w przypadku pól opcjonalnych

Formularz podatkowy pracownika

Formularz podatkowy pracownika to nowy, prosty formularz pracowniczy, który pokazuje, jaka część wynagrodzenia pracownika będzie musiała zostać odliczona z tytułu podatku dochodowego.

Ponownie, jeśli mieszkasz w USA, formularz W-4 powinien zawsze znajdować się w dokumentach nowo zatrudnionego pracownika. Decyduje o prawidłowej kwocie federalnego podatku dochodowego, którą należy potrącić z wypłaty pracownika.

Kluczowe dane, które należy uwzględnić w zaświadczeniu o potrąceniu podatku przez pracownika:

• Dane osobowe (imię i nazwisko, numer ubezpieczenia społecznego)
• Wybór statusu archiwizacji
• Liczba osób na utrzymaniu
• Dodatkowe opcje potrąceń

Teraz, jako HR, musisz upewnić się, że nowi pracownicy wypełnią ten formularz przed pierwszą wypłatą, aby ułatwić sobie pracę i uniknąć nieporozumień.

Wskazówka ARForms:Użyj list rozwijanych i przycisków opcji, aby uprościć dokonywanie wyborów

Formularz autoryzacji wpłaty bezpośredniej

Formularz autoryzacji wpłaty bezpośredniej należy również wypełnić przed pierwszą wypłatą nowego pracownika. To raczej formularz zgody na przesłanie płatności bezpośrednio na konto bankowe pracownika.

Prosząc nowych pracowników o podpisanie formularza nowego pracownika, możesz zaoszczędzić czas i mieć pewność, że nie będzie miejsca na pomyłkę lub niewłaściwą płatność.

Co należy uwzględnić w formularzu autoryzacji bezpośredniej wpłaty:

• Dane konta bankowego pracownika (konto i numer rozliczeniowy)
• Rodzaj konta (czekowe/oszczędnościowe)
• Podpis
• Pole wyboru autoryzacji
• Data rozpoczęcia wpłat bezpośrednich

Są to pola, które musisz dodać w formularzu nowego pracownika, aby nowy pracownik mógł go dokładnie wypełnić i uzyskać dokładną i terminową wypłatę.

Wskazówka do rozważenia:zawsze dodawaj zamaskowane pole wejściowe, aby chronić poufne informacje bankowe

Formularz danych kontaktowych w sytuacjach awaryjnych

Postaw bezpieczeństwo na pierwszym miejscu dla każdego nowego członka zespołu dołączającego do Twojej firmy!

Dlatego musisz upewnić się, że nowi pracownicy od pierwszego dnia są świadomi protokołów bezpieczeństwa.

Informacje kontaktowe w sytuacjach awaryjnych obejmują dane osobowe Twojego pracownika oraz dane kontaktowe jego rodziny lub przyjaciół, z którymi powinien się skontaktować w nagłych przypadkach.

Co powinien zawierać każdy formularz danych kontaktowych w nagłych przypadkach:

• Dane osobowe pracownika
• Imię i nazwisko oraz pokrewieństwo osoby, z którą należy się kontaktować
• Numery telefonów (dom, rodzina lub przyjaciele)
• Alternatywne możliwości kontaktu (e-mail)
• Informacje medyczne (alergie, istniejące schorzenia)

ARForms Hack:użyj pól powtarzających, aby pracownicy mogli łatwo dodawać wiele kontaktów

Formularz potwierdzenia podręcznika pracownika

Zasady kształtują organizację. Dlatego zawsze powinieneś potwierdzić, że nowy pracownik otrzymał i zapoznał się z podręcznikiem pracownika.

Formularz potwierdzenia podręcznika pracownika działa dokładnie tak samo.

Ten nowy formularz pracownika potwierdza, że ​​nowi pracownicy otrzymali podręcznik Twojej firmy i zrozumieli zasady.

Ważne pola formularza, które należy dodać do formularza potwierdzenia podręcznika pracownika:

• Pole wyboru potwierdzenia
• Data otrzymania
• Pole podpisu
• Opcjonalne pole komentarza w przypadku pytań

Najlepszą częścią tworzenia tego formularza jest to, że dodaje on przejrzysty zapis dla HR i ogranicza nieporozumienia dotyczące polityki firmy w przyszłości.

Szybka wskazówka ARForms:Włącz pole wyboru potwierdzenia jako pole wymagane

Umowa o zachowaniu poufności / NDA

Informacje o firmie są zbyt ważne, aby je udostępniać. Jeśli zatem powierzają to nowemu pracownikowi, konieczna jest umowa o zachowaniu poufności.

Umowa o zachowaniu poufności (NDA) gwarantuje, że wrażliwe informacje firmy pozostaną prywatne, wyłącznie w obrębie firmy.

Co więcej, jest to ważne szczególnie dla nowych pracowników, którzy mają zajmować się tajemnicami handlowymi firmy, informacjami o klientach lub danymi zastrzeżonymi.

Dlatego ochrona wrażliwych informacji firmy zaczyna się od wyraźnego potwierdzenia NDA

Oto, co należy uwzględnić w przejrzystym formularzu umowy o zachowaniu poufności:

• Definicja informacji poufnych
• Czas trwania zobowiązań dotyczących zachowania poufności
• Cel ujawnienia
• Konsekwencje naruszenia
• Wyjątek od poufności (opcjonalnie)
• Obowiązujące prawo (opcjonalnie)
• Podpis i data pracownika

Wskazówka, jak najlepiej wykorzystać ARForms:Podpisy cyfrowe w ARForms ułatwiają przechowywanie i odzyskiwanie. Ponadto możesz skorzystać z opcji załącznika PDF, aby pracownicy mogli pobrać umowę NDA przed podpisaniem umowy za pomocą dodatku ARForms PDF Creator Addon.

Formularz potwierdzenia Polityki i Kodeksu postępowania

Polityka ma znaczenie. Upewnij się więc, że Twój zespół zna ich od podszewki.

Aby mieć pewność, że wszyscy pracownicy są na tej samej stronie, uzyskaj formularz potwierdzenia kodeksu postępowania.

Ten formularz potwierdza, że ​​pracownicy rozumieją i zgadzają się przestrzegać zasad firmy, etyki i zasad postępowania. Tutaj możesz podkreślić kluczowe zasady i upewnić się, że wszyscy nowi pracownicy je rozumieją.

Formularz potwierdzenia Kodeksu postępowania musi zawierać pola formularza

• Polityka firmy (internet, bezpieczeństwo, media społecznościowe, frekwencja)
• Pole wyboru potwierdzenia (zgadzam się przestrzegać)
• Pole podpisu (opcjonalnie)

Pamiętaj o regularnej aktualizacji tego formularza, ponieważ zasady firmy mogą od czasu do czasu ulegać zmianom.

Wskazówka ARForms Pro:Możesz użyć logiki warunkowej, aby wyświetlić pola zasad w oparciu o dział lub rolę.

Formularz odbioru sprzętu i majątku

Spraw, aby przekazanie sprzętu było płynne i przejrzyste dzięki prostemu formularzowi dla pracowników.

Powinieneś poprosić nowych pracowników o wypełnienie tego formularza już w dniu przekazania firmowego uniformu, laptopa, telefonu czy torby. Formularz ten idealnie nadaje się do śledzenia majątku firmy przekazanego pracownikom.

Co więcej, chroni zarówno firmę, jak i pracownika, ponieważ posiada przejrzystą dokumentację.

Wszystko, co musisz zrobić, to poprosić nowych pracowników o podpisanie tego formularza, co stanowi potwierdzenie, że otrzymali wszystkie rzeczy i się nimi zajmą.

Co należy uwzględnić, aby formularz odbioru sprzętu i majątku był kompletny:

• Informacje o pracowniku
• Lista wydanego sprzętu lub aktywów (laptop, telefon, karta-klucz, oprogramowanie)
• Numery seryjne lub szczegóły identyfikacyjne przekładni
• Stan w momencie wydania
• Podpis pracownika potwierdzający odbiór

Formularz ten przydaje się, gdy pracownik będzie chciał w przyszłości wymienić jakiś sprzęt. Ponadto pomaga działowi kadr w kontrolowaniu audytów zapasów.

Co więcej, jeśli Twój nowy pracownik kiedykolwiek zdecyduje się odejść, zwrot sprzętu stanie się niezwykle łatwy.

Wskazówka dla ARForms: możesz używać list pól wyboru lub list rozwijanych w formularzu, aby pracownicy mogli łatwo je zaznaczyć

Ułatw sobie wdrażanie nowych pracowników dzięki odpowiednim formularzom nowych pracowników

Te nowe formularze pracownicze zapewniają szybki i łatwy sposób zarówno firmom, jak i nowym pracownikom, uzyskania tej samej informacji. Wszystkie nowe formularze pracownicze są doskonale zaprojektowane i przemyślane, więc nie musisz się męczyć i zapewnić płynne wdrożenie pracownika.

Dzięki ARForms możesz to umożliwić. ARForms to potężny kreator formularzy, zaprojektowany tak, aby w mgnieniu oka tworzyć wszystkie nowe formularze pracownicze.

Zawiera ponad 50 dobrze zaprojektowanych szablonów, przykładowych formularzy i rozbudowanych opcji stylizacji, a także ponad 33 zaawansowanych formularzy pól. Najlepsze jest to, że zawiera zaawansowaną analizę danych, dzięki czemu możesz łatwo sprawdzić wszystkie nowe wpisy w formularzu zatrudnienia i zachować czysty rejestr.

Więc na co czekasz? Spraw, aby Twoje wdrożenie było łatwiejsze niż kiedykolwiek, tworząc nowe formularze pracownicze za pomocą ARForms!

Polecane artykuły:

• Dlaczego Twoja witryna potrzebuje narzędzia do tworzenia formularzy: przykłady według branży
• 8 powodów, dla których warto skorzystać z formularza kontaktowego w swojej witrynie
• 6 doskonałych wtyczek do tablicy ogłoszeń WordPress na rok 2026

Często zadawane pytania

Jakiego formularza potrzebuję dla nowego pracownika?

Oto formularze potrzebne nowemu pracownikowi:

• List ofertowy
• Formularz wdrożenia pracownika
• Formularz weryfikacji uprawnień pracownika
• Formularz podatkowy pracownika
• Formularz autoryzacji wpłaty bezpośredniej
• Formularz danych kontaktowych w sytuacjach awaryjnych
• Formularz potwierdzenia podręcznika pracownika
• Formularz NDA
• Formularz potwierdzenia Kodeksu postępowania
• Formularz odbioru sprzętu i aktywów

Jakie formularze należy wydać nowemu pracownikowi?

Każdy nowy pracownik musi otrzymać formularze weryfikujące jego tożsamość, ustalające listę płac i potwierdzające politykę firmy. Możesz poprosić ich o przesłanie listu ofertowego, formularza I-9, formularza W-4, autoryzacji bezpośredniego depozytu i potwierdzenia podręcznika pracownika.

Jakie formularze są potrzebne pracownikom?

Oto główne formularze, które są niezbędne nowym pracownikom:

• List z ofertą pracy
• Formularz potrącenia podatku (W-4)
• Weryfikacja uprawnień do zatrudnienia (I-9)
• Formularz kontaktowy w sytuacjach awaryjnych
• Poufność i zasady Potwierdzenia
• Formularz odbioru sprzętu i majątku

Co to jest formularz I9?

Formularz weryfikacji uprawnień do zatrudnienia, czasami nazywany także Formularzem I-9, to dokument prawny obowiązujący w USA. Jest niezbędny do sprawdzenia, czy nowi pracownicy kwalifikują się do pracy w Stanach Zjednoczonych.

Co to jest formularz W-2?

Formularz W-2 to formularz pracownika podatkowego, który pokazuje, jaka część wynagrodzenia pracownika będzie musiała zostać odliczona z tytułu podatku dochodowego. Decyduje o prawidłowej kwocie federalnego podatku dochodowego, którą należy potrącić z wypłaty pracownika.

Co to jest dokumentacja onboardingowa?

Dokumentacja dotycząca wdrożenia obejmuje wszystkie formularze nowych pracowników, które dział HR musi wypełnić nowym pracownikom. Może obejmować umowę o pracę, formularz podatkowy, formularz NDA, formularz wpłaty bezpośredniej i wiele innych.