Jak stworzyć kalendarz redakcyjny [Przykłady + Szablony]

Jeśli jesteś podobny do mnie, konsekwentnie pracujesz z co najmniej 20 kartami przeglądarki, czterema czasopismami, żółtym notatnikiem lub dwoma i mnóstwem karteczek samoprzylepnych przyklejonych do monitora komputera.

Dla przeciętnego nadzorcy to po prostu chaos. Dla blogera to dowód (desperackiej) potrzeby posiadania kalendarza redakcyjnego.

Mój pogmatwany system zmienia się dramatycznie, gdy pracuję z zespołem. Zdaję sobie sprawę z potrzeby organizacji i struktury, a to nie może być bardziej potrzebne niż prowadzenie bloga. Bez wspólnie uzgodnionego systemu planowania, pisania i harmonogramowania treści co tydzień możesz znaleźć się w stosie niedotrzymanych terminów, nieedytowanych postów na blogu i sporej ilości napięcia w zespole.

Idealny kalendarz redakcyjny nie istnieje — wszystko zależy od potrzeb Twojego zespołu. Jest jednak kilka pytań, które powinieneś sobie zadać, aby określić, jak powinien wyglądać Twój kalendarz redakcyjny. Obejmują one:

• Jak często publikujesz treści? Czy masz rzeczy, które pojawiają się na żywo każdego dnia? Raz w tygodniu? Może kilka razy dziennie? Dowiedzenie się, jak często publikujesz, może podpowiedzieć, jak najlepiej regularnie wizualizować swój kalendarz redakcyjny.
• Tworzysz więcej niż jeden rodzaj treści? Jeśli przesyłasz do YouTube tyle filmów wideo, ile publikujesz artykułów na blogu firmowym, kalendarz redakcyjny będzie musiał rozróżnić te dwa.
• Ile osób będzie korzystać z tego kalendarza redakcyjnego? Najlepsze kalendarze redakcyjne umożliwiają wielu osobom przeprowadzanie burzy mózgów, współpracę i przekazywanie opinii o zadaniach w czasie rzeczywistym — bezpośrednio w kalendarzu.
• Jakie są różne etapy, przez które przechodzi zawartość przed opublikowaniem? Jak złożony jest Twój potok treści? Czy każdy element treści przechodzi istotny proces sprawdzania lub zatwierdzania? Upewnij się, że Twój kalendarz rozróżnia dwa podobne zadania, które są na różnych etapach tworzenia.
• Jakiego formatu użyjesz do zorganizowania tego kalendarza? Będziesz chciał wybrać system, który najlepiej odpowiada Twoim celom i przepływom pracy Twojego zespołu. W następnej sekcji omówiono najpopularniejsze formaty.

Wykorzystajmy te punkty i zastosujmy je w praktyce, aby stworzyć swój idealny kalendarz redakcyjny.

Jak stworzyć kalendarz redakcyjny

Udany kalendarz redakcyjny to żywy projekt, który Twoja firma zmieni wraz z rozwojem i skalowaniem strategii mediów społecznościowych. Aby rozpocząć proces tworzenia własnego, mamy pewne zasoby, aby uprościć ten proces.

Mając do dyspozycji wszystkie rodzaje kalendarzy, które możesz utworzyć, omówimy różne typy, które możesz wybrać, oraz sposoby planowania z nimi udostępniania Twoich niesamowitych treści.

1. Wybierz format organizacji kalendarza redakcyjnego.

Nie ma czegoś takiego jak idealny kalendarz redakcyjny, ale niektóre formaty lepiej niż inne pomogą Ci osiągnąć cele Twojego zespołu. Po wybraniu formatu będziesz także chciał zdecydować, w jaki sposób go zaimplementujesz — wybierając narzędzie lub platformę, która oferuje funkcje lub interfejs, których Twoja firma najbardziej potrzebuje.

Oto kilka różnych sposobów formatowania kalendarza redakcyjnego:

Tradycyjny kalendarz lub aplikacja kalendarza

Źródło obrazu

Niezależnie od tego, czy śledzisz terminy w dużym papierowym kalendarzu na biurku, czy za pomocą aplikacji takiej jak Kalendarz Google, jest to jeden z najprostszych sposobów na sprawdzenie, co się dzieje i kiedy.

Wadą jest jednak to, że zarządzanie projektami i treścią to coś więcej niż publikowanie dat, a sam kalendarz może nie zawsze być wystarczająco skuteczny.

Arkusz

Źródło obrazu

Arkusze kalkulacyjne zawsze były ulubionym miejscem zarządzania treścią. Jest coś tak satysfakcjonującego w wyświetlaniu wszystkich niezbędnych punktów danych zagregowanych w jednym miejscu i uporządkowanych w rzędy i kolumny. Dzięki Microsoft Excel i Arkuszom Google arkusze kalkulacyjne są łatwo dostępne i nie wymagają dużej nauki.

Jedną z zalet korzystania z arkuszy kalkulacyjnych jest to, że można je łatwo sparować z aplikacjami kalendarza i narzędziami do zarządzania treścią. Importując plik .csv, możesz załadować informacje w wielu miejscach, zgodnie z potrzebami do wykonania zadań (zobacz kombinację Arkuszy Google i Planera Hootsuite w następnej sekcji, aby uzyskać inspirację).

Tablica Kanban lub inne narzędzie do zarządzania projektami

Źródło obrazu

Kanban to wizualny system do zarządzania projektami, który polega na przenoszeniu kart przez różne etapy projektu. Jest popularny w zarządzaniu redakcją, ponieważ można go łatwo wykorzystać do reprezentowania przepływu pracy redakcyjnej, bez względu na to, jaki jest proces zapewniania jakości lub ile rąk dotyka fragmentu przed jego opublikowaniem.

Oznacza to, że tablica Kanban może z łatwością pomieścić Twój kalendarz treści, jeśli potrzebujesz więcej planowania i zarządzania, aby wprowadzać rzeczy w życie. Popularne opcje tego typu systemu to Trello, Airtable i Meistertask.

Aplikacje do kalendarza treści (i zarządzania)

Źródło obrazu

Idąc nieco dalej w koncepcji kalendarza, istnieją aplikacje i platformy oprogramowania zaprojektowane specjalnie do zarządzania treścią. Obejmują one zarówno kalendarz, jak i aspekty związane z zarządzaniem projektami, które są wymagane do wykonania zadania, a także inne przydatne funkcje dla zespołów zajmujących się marketingiem treści o dużej objętości. Przykładami takich platform są CoSchedule, Contently i Loomly.

2. Wyznacz główne kanały marketingowe.

Kalendarze redakcyjne to bardzo wizualne narzędzia, a zróżnicowanie kalendarza za pomocą koordynacji kolorów dla różnych kanałów, w których publikujesz, może wyeliminować zamieszanie wśród członków zespołu marketingowego.

Ułatw interpretację kalendarza redakcyjnego, dzieląc typy postów lub tematów za pomocą różnych wskazówek wizualnych, aby mieć pewność, że zaplanujesz odpowiednią treść we właściwym czasie.

3. Konsekwentnie planuj swoje posty.

Zorganizowanie kalendarza redakcyjnego, który będzie publikowany w tym samym tygodniowym harmonogramie, może zwiększyć widoczność Twoich stron za pomocą algorytmów mediów społecznościowych i potencjalnie zwiększyć w rezultacie Twoje zaangażowanie.

Widzisz, kiedy często publikujesz posty i często korzystasz z platformy mediów społecznościowych, z kolei sprawiasz, że Twoi obserwatorzy również wracają na platformę. Platformy nagradzają profile, które napędzają to zaangażowanie, większą widocznością, a w końcu te platformy chcą przyciągnąć i utrzymać uwagę ludzi.

Kanały mediów społecznościowych preferują profile, które często korzystają z ich witryny, a gdy dodasz do niej wzorcowy lub spójny cykl publikowania, korzystasz z platformy w zoptymalizowany sposób.

4. Przestudiuj częstotliwość publikowania przez konkurencję.

Spójrz na inne firmy, które publikują w tej samej branży lub niszy, co Twoja, zbadaj, które z powodzeniem przyciągają tę uwagę i jak osiągnęli ten poziom sukcesu.

W żadnym wypadku nie należy kopiować tematu treści innych osób ani dokładnych dat lub godzin, które publikują, ale zamiast tego czerp inspirację i stwórz własny kalendarz redakcyjny, który może przyciągnąć uwagę w dniach lub godzinach, których nie publikują konkurenci.

5. Przeprowadź audyt i dostosuj swój kalendarz redakcyjny w razie potrzeby.

Podczas tworzenia kalendarza wszystko jest kwestią prób i błędów. Jeśli zaczynasz od niskiego zaangażowania przez pierwsze kilka miesięcy, powinieneś przeprowadzić audyt treści firmy i dostosować kalendarz treści, aby lepiej angażować swoich obserwatorów.

Przede wszystkim stworzenie kalendarza redakcyjnego sprawi, że Twój zespół marketingowy będzie pracował w bardziej sprawny, zorganizowany sposób. Mając to na uwadze, spójrzmy na niektóre istniejące wcześniej kalendarze, które są optymalnie zorganizowane.

Przykłady kalendarzy wydawniczych

Aby pomóc Ci we wdrożeniu kalendarza redakcyjnego, dołączyliśmy również prawdziwe przykłady z kilku najbardziej udanych zespołów zajmujących się treścią. Sprawdź je poniżej i dowiedz się, dlaczego ich kalendarz jest tak przydatny.

1. Kalendarz redakcyjny HubSpot [Szablon]

Platforma: Excel

Darmowe pobieranie

Interaktywny szablon kalendarza redakcyjnego HubSpot został stworzony dla autorów i strategów treści, aby nakreślić ich strategię publikowania. Dołączone są monity o tytuł treści, opis meta, adres URL, wezwanie do działania i inne. Ten szablon jest całkowicie darmowy i można go używać zarówno w Arkuszach Google, jak i w programie Excel.

2. Kalendarz redakcyjny bufora

Platforma: Trello

To jest rzeczywisty kalendarz redakcyjny Buffer, platformy do planowania treści w mediach społecznościowych. Treść firmy jest oczywiście wspierana przez kalendarz redakcyjny, który opisuje autora pracy, tytuł, datę publikacji oraz miejsce w obiegu pracy redakcyjnej firmy (treść może znajdować się na etapie „Pomysły”, w „Pipeline”, „W Postęp” lub „Edycja”).

Każdy prostokątny kafelek pokazany powyżej reprezentuje pojedynczy fragment treści — czy jest to post na blogu, wideo, czy nawet odcinek podcastu.

Jak być może wiesz, kalendarz redakcyjny Buffer jest oparty na Trello, popularnym narzędziu do zarządzania projektami. I chociaż możesz korzystać z Trello na więcej niż jeden sposób, Buffer korzysta z większości dostępnych funkcji, dzięki czemu każdy ma potrzebne informacje za pomocą kilku kliknięć — niezależnie od tego, co robi dla firmy i jak kalendarz wpływa na jego pracę.

„Kalendarz redakcyjny powinien być zasobem dla całego zespołu, a nie tylko dla twórców treści”, mówi Ash Read, dyrektor redakcyjny Buffer. „Powinno to być coś, do czego każdy może łatwo uzyskać dostęp, aby zobaczyć, co nadchodzi, a także sugerować pomysły dotyczące treści. Czasami najlepsze sugestie dotyczące treści będą pochodzić od osób spoza zespołu marketingowego”.

Na następnym zrzucie ekranu powyżej możesz zobaczyć, co znajduje się wewnątrz każdej prostokątnej płytki. Po kliknięciu przypisania Buffer rejestruje opinie podczas tworzenia i przeglądania treści. Mówi Ash: „To nie tylko kalendarz, ale miejsce do dzielenia się opiniami, edytowania notatek, prezentacji, pomysłów i nie tylko”.

3. Kalendarz redakcyjny Unbounce

Platforma: Arkusze Google

To kalendarz redakcyjny Unbounce, twórcy stron docelowych i powiązanych narzędzi do konwersji dla marketerów, a także partnera integracyjnego HubSpot. W przeciwieństwie do Buffer, ta firma używa Arkuszy Google do zarządzania całą produkcją treści, a sposób, w jaki dostosowali powyższy arkusz kalkulacyjny, byłby przyjemny dla oczu każdego twórcy treści.

Oprócz organizowania ich projektów według miesięcy, na powyższym zrzucie ekranu możesz zauważyć, że Unbounce sortuje również ich zawartość według kampanii, którą obsługują – zgodnie z pierwszymi dwiema kolumnami po lewej stronie. Dzięki temu firma może zobaczyć, co łączy wiele zadań — wymienionych pionowo w trzeciej kolumnie — i śledzić zawartość wykraczającą poza blog Unbounce.

Jak pokazano poniżej, blog Unbounce ma osobny kalendarz redakcyjny w Arkuszach Google, który umożliwia współpracę bloga z większymi inicjatywami firmowymi. Niemniej jednak, korzystanie z arkuszy kalkulacyjnych dla obu przepływów treści okazało się najlepszym wyborem dla rozwijającej się działalności firmy.

„Jesteśmy małym zespołem ds. treści, więc inne platformy prawdopodobnie nadmiernie skomplikowałyby sprawy”, mówi Colin Loughran, redaktor naczelny Unbounce.

Ostatecznie ten kalendarz redakcyjny zapewnia synchronizację zespołu Colina. „Chociaż staramy się blokować daty z kilkutygodniowym wyprzedzeniem”, wyjaśnia, „w rzeczywistości czasami musimy wprowadzać zmiany bardzo szybko. Premiera produktu może zostać przeniesiona do przedziału, który zaplanowaliśmy na przykład na coś innego, albo gość współtwórca opóźni się z dostarczeniem poprawionej wersji roboczej. W takim przypadku posiadanie scentralizowanych zasobów, które każdy może sprawdzić, jest niezbędnym kocem bezpieczeństwa”.

4. Kalendarz treści Digital Authority

Platforma: CoSchedule

Digital Authority, agencja marketingowa specjalizująca się w treściach i mediach społecznościowych, rozróżnia między swoimi ogólnymi celami związanymi z treścią a mniejszymi zadaniami związanymi z treścią.

Źródło obrazu

Digital Authority wykorzystuje CoSchedule do planowania ram czasowych dla takich elementów, jak blogi i posty w mediach społecznościowych. Zaletą tego jest kategoryzacja według kolorów, widoki kalendarza i zadań oraz możliwość tworzenia postów społecznościowych na różnych platformach z poziomu jednego portalu.

Istnieją również funkcje, dzięki którym zespół działa na tej samej stronie i jest elastyczny dzięki funkcjom przeciągania i upuszczania.

5. Kalendarz treści Hootsuite

Platforma: Arkusze Google i Hootsuite Planner

Hootsuite, kolejna platforma do planowania mediów społecznościowych, ma mnóstwo treści do publikowania zarówno codziennie, jak i z dużym wyprzedzeniem. To sprawia, że ​​ich kalendarz treści jest głównym elementem ich strategii produkcyjnej.

Źródło obrazu

Ze względu na wielkość zespół Hootsuite tworzy treści z dużym wyprzedzeniem, korzystając z Arkuszy Google, aby planować i organizować różne kanały. Po utworzeniu i wykonaniu strategii posty, które są gotowe do opublikowania, są prezentowane w Hootsuite Planner.

Szablon kalendarza redakcyjnego

Gotowy do stworzenia własnego kalendarza redakcyjnego? Bez względu na platformę, na której ostatecznie chcesz pracować, arkusz kalkulacyjny może pomóc w stworzeniu spisu posiadanych treści i szybkości ich przemieszczania się od początku do końca. Wypróbuj nasze bezpłatne szablony kalendarzy redakcyjnych bloga.

Korzystając z szablonów, do których linki znajdują się powyżej, będziesz mógł organizować, kategoryzować i kodować kolorami zgodnie z treścią twojego serca. Skorzystaj z tych szablonów, aby dotrzeć do odpowiednich czytelników, zoptymalizować posty za pomocą najlepszych słów kluczowych i połączyć każdy temat z zabójczym wezwaniem do działania.

W tym pliku do pobrania umieściliśmy trzy różne szablony do wyboru. Dlaczego trzy? Zdajemy sobie sprawę, że nie wszystkie zespoły ds. treści są takie same. Podczas gdy niektórzy czują się najbardziej wydajni dzięki scentralizowanemu rozwiązaniu kalendarza redakcyjnego, inni mogą potrzebować delikatnego wprowadzenia nadchodzącego terminu bezpośrednio w swoim kalendarzu. Dzięki temu będziesz mieć dostęp do wszystkich trzech szablonów w programie Microsoft Excel, Arkuszach Google i Kalendarzu Google.

Zaplanuj swój kalendarz redakcyjny z łatwością

Przy odrobinie dostosowania Twój kalendarz bloga będzie działał płynnie, pozostawiając Ci czas na pisanie treści i generowanie potencjalnych klientów, do czego dążysz.

Uwaga redaktora: ten artykuł został pierwotnie opublikowany w maju 2020 r. i został zaktualizowany w celu zapewnienia wyczerpującego charakteru.