Cómo Crear un Calendario Editorial [Ejemplos + Plantillas]

Si eres como yo, estás trabajando constantemente con al menos 20 pestañas del navegador, cuatro diarios, uno o dos blocs de notas amarillos y una miríada de notas Post-it pegadas en el monitor de tu computadora.

Para el supervisor promedio, es nada menos que un caos. Para el blogger, es evidencia de una necesidad (desesperada) de un calendario editorial.

Mi sistema confuso se transforma dramáticamente cuando trabajo con un equipo. Me doy cuenta de la necesidad de organización y estructura, y esto no podría ser más necesario que administrar un blog. Sin un sistema acordado mutuamente para planificar, escribir y programar contenido cada semana, puede encontrarse en una pila de plazos incumplidos, publicaciones de blog sin editar y una gran cantidad de tensión en el equipo.

No existe un calendario editorial perfecto: todo depende de las necesidades de su equipo. No obstante, hay varias preguntas que debes hacerte para determinar cómo debe ser tu calendario editorial. Éstos incluyen:

• ¿Con qué frecuencia publicas contenido? ¿Tienes cosas en vivo todos los días? ¿Una vez por semana? ¿Quizás varias veces al día? Averiguar con qué frecuencia publica puede decirle cuál es la mejor manera de visualizar su calendario editorial con regularidad.
• ¿Creas más de un tipo de contenido? Si subes tantos videos a YouTube como artículos publicas en el blog de tu empresa, tu calendario editorial deberá distinguir entre los dos.
• ¿Cuántas personas utilizarán este calendario editorial? Los mejores calendarios editoriales permiten que varias personas intercambien ideas, colaboren y brinden comentarios sobre las tareas en tiempo real, directamente en el calendario.
• ¿Cuáles son las distintas etapas por las que pasa el contenido antes de publicarse? ¿Qué tan complejo es su flujo de contenido? ¿Hay un proceso sustancial de revisión o aprobación por el que pasa cada contenido? Asegúrese de que su calendario pueda distinguir entre dos tareas similares que se encuentran en diferentes etapas de creación.
• ¿Qué formato usarás para organizar este calendario? Querrá elegir el sistema que mejor se alinee con sus objetivos y los flujos de trabajo de su equipo. En la siguiente sección se analizan los formatos más comunes.

Tomemos estos puntos y pongámoslos en práctica para crear tu calendario editorial perfecto.

Cómo crear un calendario editorial

Un calendario editorial exitoso es un proyecto vivo que su negocio cambiará a medida que crezca y escale su estrategia de redes sociales. Para comenzar el proceso de crear el tuyo, tenemos algunos recursos para simplificar el proceso.

Con todos los diferentes tipos de calendarios que puede crear, analizaremos los diferentes tipos que puede elegir y cómo planificar el lanzamiento de su increíble contenido con ellos.

1. Elige un formato para organizar tu calendario editorial.

No existe un calendario editorial perfecto, pero algunos formatos serán mejores que otros para ayudarte a resolver los objetivos de tu equipo. Una vez que elija un formato, también querrá decidir cómo lo implementará: elegir una herramienta o plataforma que ofrezca las funciones o la interfaz que su empresa más necesita.

Estas son algunas de las diferentes formas de dar formato a su calendario editorial:

Calendario tradicional o aplicación de calendario

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Ya sea que esté siguiendo los plazos en un gran calendario de papel en su escritorio o a través de una aplicación como Google Calendar, esta es una de las formas más sencillas de saber qué va a salir y cuándo.

Sin embargo, la desventaja es que hay más en la gestión de proyectos y contenido que las fechas de publicación, y un calendario no siempre puede ser lo suficientemente efectivo por sí solo.

Hoja de cálculo

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Las hojas de cálculo siempre han sido las favoritas para la gestión de contenido. Hay algo tan satisfactorio en ver todos los puntos de datos necesarios agregados en un solo lugar y organizados ordenadamente en filas y columnas. Con Microsoft Excel y Google Sheets, las hojas de cálculo son fácilmente accesibles y no tienen una curva de aprendizaje alta.

Una ventaja de usar hojas de cálculo es que se pueden combinar fácilmente con aplicaciones de calendario y herramientas de administración de contenido. Al importar un archivo .csv, puede cargar la información en varios lugares según sea necesario para las tareas en cuestión (consulte la combinación de Google Sheets y Hootsuite Planner en la siguiente sección para inspirarse).

Tablero Kanban u otra herramienta de gestión de proyectos

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Kanban es un sistema visual para la gestión de proyectos que implica mover tarjetas a través de diferentes etapas de un proyecto. Es popular en la gestión editorial porque se puede usar fácilmente para representar un flujo de trabajo editorial sin importar cuál sea su proceso de control de calidad o cuántas manos toquen una pieza antes de que se publique.

Esto significa que un tablero Kanban puede acomodar fácilmente su calendario de contenido si necesita más planificación y administración para impulsar las cosas. Las opciones populares para este tipo de sistema incluyen Trello, Airtable y Meistertask.

Aplicaciones de calendario (y administración) de contenido

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Llevando el concepto de calendario un poco más allá, existen aplicaciones y plataformas de software que han sido diseñadas específicamente para la gestión de contenido. Incluyen tanto el calendario como los aspectos de gestión de proyectos que se requieren para realizar el trabajo junto con otras características útiles para los equipos de marketing de contenido de gran volumen. Ejemplos de estas plataformas incluyen CoSchedule, Contently y Loomly.

2. Designe sus principales canales de comercialización.

Los calendarios editoriales son herramientas muy visuales, y diferenciar su calendario usando la coordinación de colores para los diferentes canales en los que publica puede eliminar la confusión entre los miembros de su equipo de marketing.

Haga que su calendario editorial sea más fácil de interpretar dividiendo los tipos de publicaciones o temas usando diferentes señales visuales para asegurarse de programar el contenido correcto en el momento correcto.

3. Planifique sus publicaciones de manera consistente.

Organizar su calendario editorial para que se publique en el mismo horario semanal puede hacer que sus páginas tengan más exposición a través de los algoritmos de las redes sociales y, como resultado, aumentar potencialmente su participación.

Verá, cuando publica con frecuencia y usa una plataforma de redes sociales a menudo, a su vez, hace que sus seguidores también regresen a la plataforma. Las plataformas recompensan a los perfiles que impulsan este compromiso con más visibilidad y, después de todo, estas plataformas buscan capturar y mantener la atención de las personas.

Los canales de redes sociales favorecen a los perfiles que usan su sitio web con frecuencia, y cuando le agrega un ciclo de publicación consistente o con patrones, está usando la plataforma de una manera optimizada.

4. Estudia la frecuencia de publicación de tu competencia.

Mire a otras empresas que publican en la misma industria o nicho que la suya, estudie cuáles tienen éxito en captar esa atención y cómo llegaron a ese nivel de éxito.

De ninguna manera debe copiar el tema del contenido de otros o las fechas u horas exactas en que publican, sino inspirarse y hacer su propio calendario editorial que posiblemente podría llamar la atención sobre los días u horas en que los competidores no publican.

5. Audite y adapte su calendario editorial según sea necesario.

Todo es cuestión de prueba y error a la hora de hacer tu calendario. Si comienza con poca participación los primeros meses, debe realizar una auditoría de contenido de la empresa y adaptar su calendario de contenido para atraer mejor a sus seguidores.

Sobre todo, crear un calendario editorial hará que tu equipo de marketing trabaje de una manera más ágil y organizada. Dicho esto, veamos algunos calendarios preexistentes que están organizados de manera óptima.

Ejemplos de calendario editorial

Para ayudarlo a implementar un calendario editorial, también hemos incluido ejemplos reales de algunos de los equipos de contenido más exitosos que existen. Échales un vistazo a continuación y descubre qué hace que su calendario sea tan útil.

1. Calendario editorial de HubSpot [Plantilla]

Plataforma: Excel

Descarga gratis

La plantilla interactiva de calendario editorial de HubSpot se creó para que escritores y estrategas de contenido describan su estrategia de publicación. Se incluyen indicaciones para el título del contenido, meta descripción, URL, CTA y más. Esta plantilla es completamente gratuita y se puede utilizar tanto en Google Sheets como en Excel.

2. Calendario editorial de Buffer

Plataforma: Trello

Este es el calendario editorial real de Buffer, una plataforma de programación de contenido de redes sociales. Naturalmente, el contenido de la empresa está respaldado por un calendario editorial que describe el autor de la tarea, el título, la fecha de publicación y dónde se encuentra en el flujo de trabajo editorial de la empresa (el contenido puede estar en la etapa de "Ideas", en la "Pipeline", "En Progreso” o “Edición”).

Cada mosaico rectangular que se muestra arriba representa una pieza individual de contenido, ya sea una publicación de blog, un video o incluso un episodio de podcast.

Como podrá ver, el calendario editorial de Buffer se basa en Trello, una herramienta común de gestión de proyectos. Y aunque puede usar Trello de más de una manera, Buffer usa la mayoría de sus funciones disponibles para que todos tengan la información que necesitan con unos pocos clics, independientemente de lo que hagan para la empresa y cómo el calendario afecta su trabajo.

“Un calendario editorial debe ser un recurso para todo su equipo, no solo para los creadores de contenido”, dice Ash Read, director editorial de Buffer. “Debería ser algo a lo que cualquiera pueda acceder fácilmente para ver lo que viene y también sugerir ideas de contenido. A veces, las mejores sugerencias de contenido vendrán de personas ajenas a tu equipo de marketing”.

En la siguiente captura de pantalla, arriba, puedes ver lo que hay dentro de cada mosaico rectangular. Cuando hace clic en una tarea, Buffer registra comentarios a medida que se crea y revisa el contenido. Ash dice: "No es solo un calendario, sino un lugar para compartir comentarios, editar notas, lanzamientos, ideas y más".

3. Calendario editorial de Unbounce

Plataforma: Hojas de cálculo de Google

Este es el calendario editorial de Unbounce, un creador de páginas de destino y herramientas de conversión relacionadas para especialistas en marketing, así como un socio de integración de HubSpot. A diferencia de Buffer, esta empresa usa Hojas de cálculo de Google para administrar toda su producción de contenido, y la forma en que han personalizado la hoja de cálculo anterior sería agradable a la vista de cualquier creador de contenido.

Además de organizar sus proyectos por mes, lo que puede notar en la captura de pantalla anterior es que Unbounce también ordena su contenido por campaña, según las dos primeras columnas del lado izquierdo. Esto le permite a la empresa ver qué tareas múltiples, enumeradas verticalmente en la tercera columna, tienen en común y rastrear el contenido que se extiende más allá del blog de Unbounce.

A continuación, el blog de Unbounce tiene un calendario editorial separado en Hojas de cálculo de Google que permite que el blog funcione junto con las iniciativas más grandes de la empresa. No obstante, el uso de hojas de cálculo para ambos flujos de trabajo de contenido ha demostrado ser la mejor opción para la creciente operación de la empresa.

“Somos un pequeño equipo de contenido, por lo que otras plataformas probablemente complicarían demasiado las cosas”, dice Colin Loughran, editor en jefe de Unbounce.

En última instancia, este calendario editorial mantiene sincronizado al equipo de Colin. “Si bien tratamos de fijar las fechas con algunas semanas de anticipación”, explica, “la realidad es que a veces necesitamos hacer cambios muy rápido. El lanzamiento de un producto podría pasar a un espacio que habíamos planeado para otra cosa, por ejemplo, o un colaborador invitado se retrasará en la entrega de un borrador revisado. Cuando ese es el caso, tener un recurso centralizado que todos puedan verificar es una manta de seguridad necesaria”.

4. Calendario de contenidos de la Autoridad Digital

Plataforma: CoSchedule

Digital Authority, una agencia de marketing que se especializa en contenido y redes sociales, distingue entre sus objetivos generales de contenido frente a tareas más pequeñas relacionadas con el contenido.

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Digital Authority usa CoSchedule para planificar cronogramas para piezas como blogs y publicaciones en redes sociales. La ventaja de esto es la categorización de colores, las vistas de calendario y tareas, y la capacidad de crear publicaciones sociales en todas las plataformas desde un portal.

También hay funciones para mantener al equipo activo, en la misma página y ágil con funciones de arrastrar y soltar.

5. Calendario de contenido de Hootsuite

Plataforma: Google Sheets y Hootsuite Planner

Hootsuite, otra plataforma de programación de redes sociales, tiene un montón de contenido para publicar tanto a diario como con mucha anticipación. Eso hace que su calendario de contenido sea un componente importante de su estrategia de producción.

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Debido al volumen, el equipo de Hootsuite crea contenido con mucha anticipación utilizando Hojas de cálculo de Google para planificar y organizar en todos los canales. Una vez que se crea y ejecuta la estrategia, las publicaciones que están listas para publicarse se representan en Hootsuite Planner.

Plantilla de calendario editorial

¿Listo para hacer tu propio calendario editorial? No importa en qué plataforma desee trabajar en última instancia, una hoja de cálculo puede ayudarlo a hacer un inventario del contenido que tiene y qué tan rápido se mueve de principio a fin. Pruebe nuestras plantillas de calendario editorial de blog gratuitas.

Con las plantillas vinculadas anteriormente, podrá organizar, categorizar y codificar con colores a su antojo. Utilice estas plantillas para dirigirse a los lectores correctos, optimizar las publicaciones con las mejores palabras clave y combinar cada tema con un llamado a la acción impactante.

En esta descarga, hemos incluido tres plantillas diferentes para que elijas. ¿Por qué tres? Reconocemos que no todos los equipos de contenido son iguales. Mientras que algunos se sienten más eficientes con una solución de calendario editorial centralizado, otros pueden necesitar el empujón suave de una próxima fecha límite en su calendario. Por lo tanto, tendrá acceso a las tres plantillas en Microsoft Excel, Google Sheets y Google Calendar.

Planifique su calendario editorial con facilidad

Con un poco de personalización, el calendario de su blog funcionará sin problemas, dejándole tiempo para ser la máquina de redacción de contenido y generación de clientes potenciales que se esfuerza por ser.

Nota del editor: este artículo se publicó originalmente en mayo de 2020 y se actualizó para que sea completo.